22 Aug hur länge måste du behålla löneposter?
Socialförsäkringsverket och IRS har utfärdat en gemensam publikation som erbjuder värdefulla tips för arbetsgivare som vill städa upp sina gamla lönefiler. I de flesta (men inte alla) fall betyder det att man följer en fyraårig retentionsregel.
publikationen varnar för att underlåtenhet att uppfylla kraven på rekordlagring kan leda till betydande påföljder och stora avvecklingsutmärkelser för arbetsgivare som inte kan tillhandahålla den information som krävs på begäran av IRS eller som en del av en anställningsrelaterad rättegång. (Register kan också begäras av statliga myndigheter.)
den allmänna regeln
som tillämpas på arbetsgivare som håller tillbaka och betalar federal inkomst, Social trygghet och Medicare skatter, säger ssa/IRS-reportern att register över sådana skatter måste hållas i minst fyra år efter förfallodagen för arbetstagarens personliga inkomstdeklaration (i allmänhet 15 April) för det år då betalningen gjordes.
enligt ssa / IRS-reportern inkluderar dessa poster:
- arbetsgivarens identifikationsnummer;
- anställdas namn, adresser, yrken och personnummer;
- de totala beloppen och datumen för betalning av ersättning och belopp som hölls för skatter eller på annat sätt, inklusive rapporterade tips och det verkliga marknadsvärdet av icke-kontanta betalningar;
- ersättningsbeloppen som är föremål för källskatt för federal inkomst, Social trygghet och Medicare skatter och motsvarande belopp som hölls för varje skatt (och det datum som hölls om källskatt inträffade på en annan dag datum);
- den löneperiod som omfattas av varje utbetalning av ersättning;
- i förekommande fall, anledningen till att den totala ersättningen och beskattningsunderlaget för varje skattesats är olika;
- arbetstagarens blankett W-4, arbetstagarens källskatt certifikat;
- varje anställds början och slutdatum för anställning;
- uttalanden från de mottagna medarbetarrapporteringstipsen;
- förmåner som ges till anställda och eventuell nödvändig underbyggnad;
- justeringar eller avräkningar av skatter; och
- belopp och datum för skatteinlåning.
arbetsgivare bör också följa den fyraåriga retentionsregeln för register som rör fortsatta lönebetalningar till anställda av arbetsgivaren eller tredje part enligt en olycks-eller hälsoplan. Sådana register bör innehålla början och slutdatum för frånvaroperioden och beloppet och veckopriset för varje betalning (inklusive betalningar från tredje part). Arbetsgivare bör också behålla kopior av arbetstagarens blankett W-4, begäran om Federal inkomstskatt från sjuklön och, i förekommande fall, kopior av formulär 8922, tredje parts sjuklön.
en annan regel gäller för poster som styrker eventuella informationsavkastningar och arbetsgivarutlåtanden till anställda angående tip-allokeringar. Enligt skattelagen måste dessa register hållas i minst tre år efter förfallodagen för avkastningen eller uttalandet som de avser.
fordringar på återbetalning av innehållna skatter
ssa/IRS-reportern säger att arbetsgivare som ansöker om återbetalning, kredit eller minskning av innehållna inkomst-och anställningsskatter måste behålla register relaterade till fordran i minst fyra år efter ansökningsdagen för fordran.
Fringe Benefit Records
skattelagen ger ett uttryckligt registerföringskrav för arbetsgivare med uppräknade fringe benefit-planer, såsom sjukförsäkring, cafeteria, utbildningshjälp, adoptionshjälp eller vårdbiståndsplan. De är skyldiga att hålla de register som behövs för att avgöra om planen uppfyller kraven för att utesluta förmånsbeloppen från inkomst.
Obs: skattelagstiftningen bestämmelser om Frans förmåns poster inte ange hur länge poster avseende specificerade Frans förmåner bör hållas. Förmodligen, de omfattas av fyraårsregeln enligt den allmänna regeln som nämns ovan, och bör därför hållas minst fyra år efter förfallodagen för sådan skatt för den returperiod som bokföringen avser eller det datum då sådan skatt betalas, beroende på vilket som inträffar senare.
varning: i den utsträckning som eventuella marginalförmånsposter också måste överensstämma med ERISA-avdelning I, gäller en längre lagringsperiod på sex år.
Arbetslöshetsskatteposter
Federal Arbetslöshetsskattelagen (FUTA) kräver att arbetsgivare behåller register över intjänade ersättningar och arbetslöshetsbidrag. Enligt den allmänna regeln måste sådana register behållas i fyra år efter förfallodagen för formuläret 940, arbetsgivarens årliga federala Arbetslöshetsdeklaration eller det datum då den erforderliga FUTA-skatten betalades, beroende på vilket som är senare.
register bör behållas som styrker:
- det totala beloppet för ersättningar till anställda som betalats ut under kalenderåret;
- ersättningsbeloppet som är föremål för FUTA-skatt;
- Statliga arbetslöshetsavgifter som gjorts, med separata summor för belopp som betalats av arbetsgivaren och belopp som hålls kvar från anställdas löner (för närvarande kräver Alaska, New Jersey och Pennsylvania anställdas bidrag);
- All information som visas på formulär 940 (med Schema A och/eller R som tillämpligt); och
- om tillämpligt, anledningen till att den totala ersättningen och skattepliktiga belopp är olika.
ssa / IRS-reportern påminner arbetsgivare om att rekordhållningskrav också fastställs av federal Department of Labor och statliga löne-och arbetslöshetsförsäkringsbyråer.
tre år
följande måste behållas i minst tre år: informationen om Affordable Care Act returnerar (blanketter 1094-B, 1095-B, 1094-C och 1095-C). Behåll dem i minst tre år från rapporteringsdagen. Behåll också informationsavkastningar och arbetsgivarutlåtanden till anställda vid tip-anslag i minst tre år efter förfallodagen för avkastningen eller uttalandet som de hänför sig till.
Payroll Partners har åtagit sig att hjälpa kunder att hålla sig informerade om löner och mänskliga resurser nyheter, utveckling och aktuella händelser. Denna artikel är avsedd att ge läsarna allmän information om lönefrågor. Artikeln utgör inte, och bör inte behandlas som professionell rådgivning om användningen av någon särskild lönepraxis. Alla ansträngningar har gjorts för att säkerställa riktigheten i informationen. Payroll Partners tar inte ansvar för någon individs beroende av informationen i artikeln. Läsarna bör självständigt verifiera all information innan de tillämpar den på en viss faktasituation och bör självständigt bestämma effekterna av en viss lönepraxis. Om du söker redovisningsrådgivning uppmuntras du att konsultera en auktoriserad revisor.