hur ditt Team kan definiera Projektomfång

processen för projektledning är svår att behärska, och kanske den enda aspekten av det som flummoxes Chefer mest är projektomfång. Att skapa en projektcharter eller kartlägga ditt projektschema verkar vara mycket enklare och lättare att göra jämfört med att lägga ut omfattningen.

men det är ett misstag att inte lägga tillräckligt med tid och ansträngning i projektets omfattning. En Harvard-studie fann att det genomsnittliga projektet överträffade sin budget med 27%. Om du vill undvika att göra detsamma måste du spendera mycket tid på scoping-processen så att du inte blir förvånad senare.

om du vet att det är dags att ta itu med projektets omfattning, så här kan du sätta Sunda projektledningsprinciper för att fungera och producera en som gör projektet till en rungande framgång.

översikt: vad är projektets omfattning?

Projektomfång avser listan över projektmål, tidsfrister och uppgifter. Projektets omfattning beskrivs ofta i ett dokument som kallas en omfattning uttalande eller redogörelse för arbete.

genom att lägga ut ett projektomfång i ett dokument ger du hela teamet en guide om alla aspekter av projektet, från de uppgifter som ska slutföras till de resurser som behövs till de mål som ska uppnås. Projektets omfattning kan breddas om mer behöver åstadkommas än man tidigare trott, och det kan minskas om projektet är för stort för laget att ta itu med.

ett projektomfång är en viktig del av projektledarens ansvar, och det hjälper dig att hålla dig på uppgiften och undvika projektomfång.

hur man definierar projektomfång

det är lätt att säga vad ett projektomfång är, men det är inte så lätt att skapa ett projektomfång dokument. Det kan ha mycket detaljer och rörliga delar, och det är inte något att ta lätt på. Men om du bryter ner det i fem steg blir processen ganska enkel.

Steg 1: definiera målen

det första steget för att definiera projektets omfattning är att definiera slutprodukten eller målen — även kallade ”resultat” — för projektet. Du måste vara kristallklar om vad du hoppas att detta projekt kommer att åstadkomma. Det är bra att beskriva dina mål med hjälp av SMART-regeln:

• specifikt (projektets omfattning anger exakt vad projektet ska uppnå)
• mätbart (målet är mätbart inte vagt)
• uppnåbart (det är rimligt att tro att laget kan uppnå detta mål)
• realistiskt (det kan uppnås relativt enkelt utan att gå över budgeten)
• tid (det kan uppnås inom den definierade tidsramen)

Tips för att definiera målen:

definiera mål är så viktigt eftersom det anger tonen för resten av ditt projektomfång. Här är några sätt du kan se till att du sätter rätt mål.

• Var flexibel: ibland kan mål förändras eller förändras helt under projektets gång, och det är OK. Till exempel, om ditt mål är att bygga en två våningar hem, och du har möjlighet att bygga en veranda om du kommer in under en viss budget, är det OK att ge utrymme för utrymme att flytta i enlighet med dina mål.
• involvera alla: mål bör inte utvecklas av en person; alla intressenter bör väga in och ta med sig sitt eget perspektiv, vilket kan hjälpa dig att inkludera saker du missat, eller undvika mål som inte bör eftersträvas.

steg 2: Definiera potentiella hinder

nästa steg för effektiv projektplanering är att identifiera områden där ditt projekt kan spåras. Vad kan hota projektets budget? Vad kan orsaka stora förseningar?

om du till exempel byggde ett litet hus kan du stöta på ett problem med vädret, om det fanns dubbelt så många regniga dagar som det vanligtvis är vid den tiden på året, kan det försena dina framsteg. Eller kanske priset på virke går upp med 5% När du beställer en försändelse.

Tips för att definiera potentiella hinder:

hinder kan vara svåra att förutsäga, men chansen är att du redan har en bra uppfattning om vad som är mest sannolikt att gå fel med projektet, så börja med det och arbeta utåt.

• Lämna Inget ut: Skriv ner alla möjliga saker som kan gå fel med projektet.
• ha en plan: utarbeta en beredskapsplan som anger vad du ska göra för att mildra konsekvenserna för varje hinder, så du är beredd om det händer.

steg 3: identifiera nödvändiga resurser

hur mycket pengar kommer projektet att kosta? Vilka leveranser behövs? Hur många arbetstimmar kommer att krävas? Alla dessa frågor måste besvaras i detalj. Du bör göra omfattande forskning och komma med exakta siffror; utbildade gissningar kommer nästan säkert att leda till kostnadsöverskridanden som kan spåra hela projektet.

Tips för att identifiera nödvändiga resurser:

en korrekt redovisning av resurser kommer att säkerställa att alla har de verktyg de behöver för att hålla projektet på schemat, så detta är ett viktigt steg.

• var uttömmande: även små kostnader kan lägga till, så skapa en lista över alla möjliga saker du kan tänka på som projektet behöver för att lyckas.
• rådgör med andra: Dela listan du har skapat med andra intressenter i projektet för att se vad de tycker och om du har lämnat något utanför listan.

steg 4: ge en milstolpe schema

nu när du har lagt ut mål, hinder och resurser, du kan sätta ihop en allmän tidslinje för vad du kan uppnå. Det är viktigt att avsätta specifika milstolpar som hjälper alla att övervaka projektets framsteg.

om du till exempel bygger ett hus kan den första milstolpen vara att lägga grunden, den andra kan vara att bygga strukturens ram, den tredje kan vara att installera el och VVS, och den fjärde kan vara det färdiga huset.

Tips för att ge en milstolpe schema:

att komma med milstolpar är en viktig del av att sätta projektets omfattning tillsammans. När det är på plats är du nästan klar, och det handlar om planomfattningshantering härifrån och Ut.

• bifoga datum till varje milstolpe: Det är inte tillräckligt bra att helt enkelt ha milstolpar, du måste också bifoga datum till dem, eller det finns ingen känsla av prioritet i dina uppgifter och du riskerar att inte slutföra projektet i tid.
• ha en beredskapsplan: om du missar en milstolpe måste du ha en plan på plats om vilka åtgärder du kommer att vidta för att uppnå nästa milstolpe i tid.

Steg 5: lista intressenterna

med ditt projekts mål definierade är det nu dags att skapa en lista över intressenter. En intressent är alla som har intresse eller oro i projektet. För ett byggföretag, till exempel, skulle det inkludera verkställande direktören, Ekonomichefen, investerarna och byggchefen.

lista alla individer som borde vara i slingan på detta projekt och ha något betydande ansvar för att se till att projektet genomförs.

Tips för att lista intressenterna:

det är viktigt att ha en uttömmande lista över alla intressenter, för om du saknar någon kan det få stora konsekvenser för projektet eftersom uppgifterna inte slutfördes på grund av att någon utelämnas.

• gå igenom milstolparna: ett bra sätt att identifiera intressenter är att gå igenom alla aspekter av projektets omfattning du hittills har byggt upp. Fråga dig själv vad människor är ansvariga för att uppnå varje milstolpe, för att förvärva varje resurs och för att övervinna varje hinder. Detta hjälper dig att undvika att glömma någon.
• bifoga intressenter till delar av planen: genom att tilldela namn till element i omfattningen som resurser, uppgifter och milstolpar är det tydligt vad allas ansvar är, vilket hjälper projektet att gå smidigare.

den bästa projekthanteringsprogramvaran för projektomfång

att skapa ett projektomfång från början är lite skrämmande, men det finns många programalternativ där ute som kan vägleda dig. Här är tre av de bästa alternativen för projekthanteringsprogramvara som är särskilt effektiva för att hjälpa dig att lägga ut ett projektomfång.

monday.com

monday.com erbjuder en uppgiftsschemaläggare med prioritering, som hjälper dig att lägga ut milstolparna och en delad lagkalender som låter dig involvera alla intressenter. Ett resurshanteringsverktyg hjälper användare att spåra projektets resurser.

du kan visa alla uppgifter och de intressenter de är associerade med via monday.com instrumentpanelen.

Podio

Podio har också uppgift prioritering och schemaläggning funktioner och ett enkelt sätt att mata in nya uppgifter genom att helt enkelt slå ”T” på tangentbordet. Det har också dokumentlagring, så att du kan behålla projektomfånget på fil och rapportering, så att du kan samla in data om hur bra projektet går.

Podios instrumentpanel gör det enkelt att se projektets intressenter och uppgifter.

Scoro

Scoro har anpassade fält så att du kan spåra och hantera resurser. Det har också ett uppgiftsskapande och listsystem som gör att du kan hantera dina milstolpar och du kan tagga relevanta intressenter. Det har också dokumentlagring och fildelning, samt budgetrapporter och instrumentpaneler så att du kan titta på ekonomin.

Scoros instrumentpanel håller alla aspekter av projektets omfattning på ett ställe.

det är dags att skapa ditt eget projektomfång

nu när du vet vad allt går till att skapa ett arbetsområde är det dags att börja arbeta på egen hand. Ställ dig själv dessa frågor:

• vilka är faserna i min projektlivscykel?
• har jag redan ett projektomfång som jag kan anpassa och expandera på?
• hur bred eller hur smal ska omfattningen av ett projekt vara, och har jag genomfört en projektomfattningsanalys ännu för att bestämma det?
• Vad är en omfattning kunskapsområde jag behöver ta itu med?

avsätt några timmar i nästa vecka eller två för att sitta ner och gå igenom stegen ovan. Titta på ett projektomfång exempel eller två för att se hur andra har gjort det. Och sedan bara komma till jobbet och rita en upp.