Hur blir ett företag ISO 9001-certifierat (komplett Guide)

hur blir ett företag ISO 9001-certifierat?

1. lär dig allt om ISO 9001
2. Förbered ditt Team
3. gör en Plan
4. få dina dokument i ordning
5. implementera det nya systemet
6. utför en internrevision
7. Förbered din Registreringsrevision
8. behåll framgång och fortsätt att förbättra

alla erfarna ISO – kvalitetschefer kommer att berätta för dig-hemligheten med att planera en framgångsrik ISO-implementering är att bryta processen ner i hanterbara steg och få stöd från toppledningen för din projektplan.

1 Lär dig allt om ISO 9001

när det gäller att göra en så stor förändring i din organisation är kunskap makt. ISO 9001 kan vara svårt att förstå. Kraven Det lägger ut är många men de är alla där av en anledning. Innan du tar några steg mot certifiering är det viktigt att du vet exakt vad som efterfrågas av dig.

du bör först och främst bestämma vilken typ av tillvägagångssätt du vill ta till certifiering. Detta hjälper dig på din resa till certifiering. Det finns några sätt att implementera ISO 9001 i ditt företag:

1. Intern implementering-människor inom ditt företag ställer in ISO 9001 eftersom det bäst passar din organisation.
2. hyr en konsult – någon från utsidan kommer in för att hjälpa till att ställa in ISO 9001. Kostnaden är högre och eftersom de inte känner till ditt företag inifrån och ut ibland är de resulterande processerna inte den bästa passformen.
3. mall eller Certifieringssats – ett färdigt kit som hjälper dem inom ditt företag att enkelt och effektivt implementera ISO 9001.

det mest populära tillvägagångssättet är överlägset att implementera ISO 9001 internt. Huruvida ett företag väljer att köpa en ISO-mall eller certifieringssats är upp till dem. Dessa kit är relativt billiga och en bra tidsbesparing om du inte behöver ha någon form av tidigare erfarenhet, men om du kanske känner att du har tillräckligt bra grepp om materialet för att kunna göra allt själv. För all del, gå för det!

en stor del av att bekanta dig med ISO 9001 är att förstå de krav du måste uppfylla och hur de relaterar till ditt företag. Dessa krav är uppdelade i sektioner i standarden. Med dessa avsnitt kan du enkelt separera processerna inom din organisation i vilket avsnitt av krav de gäller.

avsnitt 4-10 är de du bör titta på för att hitta kraven i standarden.

avsnitten i ISO 9001

1. omfattning – omfattningen av standarden
2. Normativa referenser – referenser till stödjande standarder
3. termer och definitioner – de termer som du hittar i standarden
4. organisationens sammanhang – anpassa dina affärsmål och avsikter noggrant med kvalitetsstyrningssystemet
5. ledarskap – säkra det fulla engagemanget för toppledningen
6. planering – gör en plan för kvalitetsstyrningssystemet för att hantera risker, möjligheter, förändringar och mål
7. Support – vilka resurser behövs för kvalitetsledningssystemet
8. Drift-de processer som behövs för att uppfylla kraven för produkter och tjänster
9. prestandautvärdering-övervaka, mäta, analysera och utvärdera kvalitetsledningssystemet
10. förbättring – ständigt förbättra kvalitetsledningssystemet

2 Förbered ditt Team

du bör besluta om en person i din organisation som kommer att vara ledande under hela certifieringsprocessen. Den här personen är i allmänhet en kvalitetschef eller en ledare som redan är otroligt bekant med hur din organisation fungerar. Din ledare kommer att bli känd som din Ledningsrepresentant.

Ledningsrepresentanten ansvarar för hela implementeringen av ISO 9001 i din verksamhet. De bör ha lämplig behörighet att göra ändringar i verksamheten och ha ett starkt grepp om ISO 9001 och hur det fungerar för ditt företag.

om ditt företag har mer än en fysisk plats bör en Ledningsrepresentant utses vid var och en. En huvudledningsrepresentant från företag skulle övervaka framstegen för alla lokala Ledningsrepresentanter för att säkerställa att de gör sina jobb.

förutom topppersonen bör varje medlem i ditt högsta ledningsgrupp vara 100% ombord med förändringen på väg att hända. Du bör ha stöd och förståelse för varje medlem av ledarskapet. Detta är avgörande för en smidig övergång.

grunden för din övergång till ett ISO 9001-kompatibelt system stöds av din högsta ledning. Utbildning kommer att krävas för att säkerställa att de vet exakt vad det kommer att hända.

Toppledningsutbildning bör innehålla

1. interna, operativa och marknadsföringsfördelar med ISO 9001
2. de kostnader och resurser som krävs för ISO 9001-certifiering
3. hur de kommer att påverkas och vilket engagemang som förväntas av dem

när toppledningen är redo att gå vidare bör du involvera och informera resten av dina anställda. ISO 9001-implementeringen kommer att påverka alla nivåer i ditt företag och de processer som gör att det fungerar. Det är bäst att låta alla som arbetar med dessa processer tidigt veta vad de är ute efter och få sitt stöd.

medarbetarutbildning bör omfatta

1. hur få ISO 9001 certifierade verk
2. hur det kommer att gynna dem och deras arbete
3. vad förväntas av dem från deras ledare

stödet från alla anställda är avgörande för framgången med ISO 9001. Om de känner sig hotade av en förändring som de inte visste skulle komma kan de bli mer ett hinder än en hjälp. Du bör ha möten och seminarier med grupper av anställda från de olika sektorerna i ditt företag och presentera all nödvändig information på ett sätt som de kan förstå.

3 Gör en Plan

konstruera en ISO 9001 projektplan. Top Management buy-in är viktigt att inte bara planering Management recensioner, men se till att hela processen går smidigare.

en plan skapas bäst när du har ett team på plats som kan nå dina mål. Ditt team ska bestå av chefer från de olika områdena i ditt företag som har befogenhet att genomföra förändringar i sitt område. De kommer alla att vara under din Ledningsrepresentant.

att ha ett team på plats kommer att göra det mycket lättare att uppnå certifiering. De kommer var och en att ha fastställt ansvar och kunna hålla alla i sitt område på uppgift. Teamet kommer att träffas regelbundet under genomförandet för att övervaka framsteg, fördela resurser, svara på frågor och samordna alla aspekter av det nya kvalitetsstyrningssystemet.

när du vet hur du redan gör det är det dags att sitta ner och göra en plan för framtiden. Du bör skapa en tidslinje för implementering med fastställda datum och tidsfrister för att få saker gjorda. Med en tidslinje inställd på plats kan du lättare stanna på uppgiften utan att andra saker drar ditt fokus.

en gap-analys är ett bra sätt att se hur det system du redan har på plats kan jämföras med ISO 9001-standarden. Genom att göra detta kommer du att kunna göra listor över vad som redan finns och vad som måste sättas på plats för att uppfylla kraven. Du kanske kan göra att göra-listor för varje avsnitt i standarden.

det finns många checklistor för gapanalys tillgängliga online (läs om våra Gap-analysverktyg) som kan vara till hjälp för ditt företag när det gäller att ta reda på hur du staplar upp mot ISO 9001 i ditt nuvarande tillstånd. Du kan också anställa en revisor och låta dem veta att du vill se vilka delar av ditt system som redan uppfyller kraven.

4 få dina dokument i ordning

att utveckla din dokumentation kan vara en tråkig uppgift, en som många inte ser fram emot. Det finns många tekniska krav på dokumentation inom ISO 9001-standarden som förmodligen kommer att innebära att du har mycket omarbetning att göra.

det är viktigt att din dokumentation utvecklas i enlighet med ISO 9001-kraven, och inte bara för att söka certifiering. Med korrekt skrivna och tillgängliga instruktioner och procedurer blir det mycket lättare att introducera nya processer i veckan. Alla kan dra nytta av korrekt dokumentation.

eftersom det är i början av processen, att få all din dokumentation klar kan till synes sakta ner processen till ett skrikande stopp. Det finns sätt att påskynda det. Du kan köpa färdiga mallar som gör inmatning av informationen snabbt och enkelt. Eller så kan du skapa egna mallar som passar ditt företags behov.

dokumentation som krävs enligt ISO 9001-standarden

1. kvalitetspolicy
2. kvalitetsmål
3. processkarta
4. arbetsinstruktioner
5. procedurer
6. formulär
7. omfattningen av kvalitetsledningssystemet

all din dokumentation ska vara specifik för din organisation och helt relevant. Det ska också skrivas på ett tydligt sätt som är lätt att navigera och förstå. Dokument ska vara enkla för alla inom företaget att få tillgång till om de behöver dem.

du måste ha ett styrsystem på plats för din dokumentation som visar register över godkännande, uppdateringar och revideringar av dokument. Endast den senaste versionen av något dokument ska vara tillgänglig för dina anställda att komma åt, vilket bara ger dem den information de behöver.

5 implementera det nya systemet

det är nu dags att börja sätta ditt nya system i aktion. Du kommer att börja följa de noggrant planerade planerna du gjorde för att övergå till det kvalitetsledningssystem du behöver. Det är viktigt att ta denna del ett steg i taget.

att implementera ett nytt system kommer sannolikt att påverka varje enskild anställd inom din organisation och hur de utför ditt arbete. Inkludera de anställda i att utveckla arbetsinstruktioner när det är möjligt. På det sättet, om de ändras på något sätt för att uppfylla kraven, kommer de att vara med på det från början. De är mer benägna att förstå vad som ställs av dem om de har en hand i att utveckla den.

under implementeringsprocessen måste du göra ett antal ledningsgranskningar. Dessa recensioner tar resultatet av vilka ändringar du har gjort och var förbättringar kan göras. Använd all information du har till hands från varje process som bidrar till ditt kvalitetsledningssystem. Hitta alltid sätt att göra det bättre.

6 Utför en internrevision

under genomförandet och även efter certifieringen måste du utföra interna revisioner för att säkerställa att ditt kvalitetsledningssystem uppfyller kraven. Dessa revisioner utförs av en eller flera medlemmar av din egen personal som har utbildats för att göra det.

utbildning av en anställd för att göra en internrevision kan göras med enkla onlinekurser som ger dem alla verktyg de behöver för att göra sitt jobb. På mindre företag kan det vara Ledningsrepresentanten som granskar hela företaget annat än det arbete de är direkt ansvariga för. Om någon granskar sitt eget arbete anses det vara en avvikelse.

du behöver inte granska hela företaget på en gång. Det är möjligt att bara granska ett enda område eller process inom ditt företag åt gången. Du bör börja interna revisioner under implementeringsprocessen så att du kan se var saker kanske inte fungerar riktigt. Resultaten av dessa revisioner kan användas vid ledningsgranskningar för att göra förbättringar.

7 Förbered dig för din Registreringsrevision

när du är redo att gå är det dags för någon oberoende av ditt företag att komma in och granska det. Denna person kommer att vara din registrator och kommer att föra dig vidare till certifiering. Se till att välja en registrar som är ackrediterad av ett nationellt certifieringsorgan. Oavsett revisor du arbetar med bör vara fullt kvalificerad att granska din specifika organisation.

när du väljer en registrator skickar de en revisor till din organisation för att utvärdera hur bra du uppfyller kraven. De kommer att granska både din dokumentation och dina processer. Om de inte upptäcker betydande problem med ditt kvalitetsledningssystem kommer du sannolikt att få DIN ISO 9001-certifiering.

innan revisionen är det viktigt att förbereda dina anställda för vad som kommer. Se till att de alla vet när revisionen kommer att äga rum och syftet med den. Det skulle vara bra att öva på att svara på frågor som revisorn kan ställa. De ska svara tydligt och visa att de har en god förståelse för sin del i systemet.

kontrollera att din anläggning är redo för granskningen. Rengör allt och bli av med all röra som kan ligga runt. Sätt alla dokument på plats och se till att ingen ligger där de inte är avsedda att vara. Kontrollera att anslagstavlor är alla aktuell information.

har någonstans för revisorn att arbeta, ett tyst kontor av något slag. De kommer att behöva spendera en bra tid på att kontrollera din dokumentation och kommer inte att vara ute i anläggningen hela tiden. Se till att du har din kvalitetspolicy och rutiner lätt tillgängliga.

det bör finnas en anställd som ska ta revisorn genom anläggningen för att visa dem var de olika områdena finns. De bör utbildas för att inte svara på några frågor om de inte riktas specifikt till dem. De andra anställda bör vara de som ska svara.

om du inte har några större avvikelser i ditt kvalitetsledningssystem får du DIN ISO 9001-certifiering. Processen slutar dock inte där. Ett av kraven i ISO 9001 är att fortsätta förbättra, något som certifieringsorganet kommer att hålla reda på.

8 behåll framgång och fortsätt att förbättra

du bör inte tappa fokus på din certifiering och underhåll av ditt kvalitetsstyrningssystem efter att du fått det. En revisor kommer att skickas för att utföra en övervakningsrevision en eller två gånger om året för att säkerställa att din organisation fortsätter att följa standarden och ständigt förbättras.

konstant övervakning och översyn av ditt kvalitetsledningssystem är ett måste. Du bör ha mål på plats som gör resultaten lätta att mäta och tolka av alla medlemmar i ditt team. Dessa granskningar bör granska var ändringar måste göras samt områden för möjligheter.

interna revisioner och ledningsgranskningar är ett utmärkt sätt att hålla reda på resultatet för ditt kvalitetsledningssystem. Båda dessa förfaranden bör planeras med jämna mellanrum för att säkerställa att inget faller bakom kraven. Det är också lättare att hitta risker och möjligheter när du har den här typen av information.

med tillägg av kund-och medarbetaråterkoppling blir det enkelt för din organisation att ständigt förbättra ditt system. Du kan implementera en Plan-Do-Check-Act typ av system för att styra dina förbättringsinsatser. Dessa fyra steg ger dig en enkel ram för att arbeta mot framgångsrik förändring.

Grattis till DIN ISO 9001-certifiering

med hjälp av dessa steg kan din organisation skapa ett effektivt kvalitetshanteringssystem som passar perfekt till ISO 9001-standarden. När du har allt på plats blir det lätt att fortsätta uppfylla kraven. Bra övervaknings-och granskningsmetoder säkerställer att ditt system förblir upp till standarden långt in i framtiden.

kom ihåg att inte titta på certifieringsprocessen som helhet. Det är omöjligt att börja om du redan är orolig för din slutliga revision. Ta det ett steg i taget och sätt dig upp för framgång från början. Innan du vet ordet av kommer du att ha DIN ISO 9001-certifiering i handen.