om du inte har obegränsad lagring i ditt hem eller kontor, kan du hitta dig själv undrar om du verkligen behöver för att hålla alla dina pappersarbete och, om så är fallet, hur länge. Det finns ingen one-size-fits-all svar. Tidslängden beror på typen av dokument och relaterade utgifter eller händelser. Innan du slår på dokumentförstöraren, här är några allmänna riktlinjer för dokumentretention relaterade till fastighetsaffärer.
IRS tumregel
IRS säger att du ska behålla skattedeklarationer och stöddokumenten i minst tre år efter att du lämnat in avkastningen. Varför? Preskriptionstiden (den tid som IRS måste granska dig eller den tid du kan ändra din avkastning) är i allmänhet tre år. Reglerna ändras dock från tre år om du (1) behåller styrkande handlingar i sex år om du underrapporterade inkomster med mer än 25% av bruttoinkomsten som visas vid din avkastning; eller (2) om ingen avkastning lämnas in eller det finns bedrägeri, är stadgan öppen på obestämd tid. Finansiella experter rekommenderar att du behåller dina dokument i minst sju år efter att din retur har lämnats in.
dokument för husägare
dokument att behålla så länge du eller din make äger fastigheten
- fastighetshandlingar
- Condo association förbund, koder och begränsningar
- kapitalförbättring kvitton och fakturor
- hem inspektionsrapporter
dokument att behålla tills din garanti eller policy löper ut
- serviceavtal och hemgarantier
- husägare försäkringar
- hemreparationskvitton
dokument att behålla på obestämd tid
- register över betalda inteckningar (intyg om tillfredsställelse eller lien release)
- avslutande upplysningar (settlement statement eller HUD-1 settlement sheet)
- lista över hushållens ägodelar
dokument att behålla tills preskriptionstiden löper ut (vanligtvis tre år efter förfallodagen för avkastningen)
- skattedeklarationer
- utgående upplysningar
- fastighetsskatt betalningar (behålla skatte räkningar och annullerade kontroller)
- kapitalförbättring kvitton och fakturor
- Form 1098 inteckning Räntedeklarationer
- Form 1099-S intäkter från fastighetstransaktioner
- bevis på att ditt hem var din primära bostad i minst två av de tidigare fem åren (t. ex. räkningar, väljarregistreringar, tidigare skattedeklarationer)
- anställningsregister för live-in-Hjälp (t. ex., Form W-2s, Form W-4s, lön och förmåner uttalanden) föra alla register över sysselsättning skatter för minst fyra år efter arkivering Q4 för året
dokument för investeringar fastigheter
dokument för att behålla så länge du äger fastigheten
- egendom gärningar
- bedömningar eller värderingar som används för att bestämma avskrivningar
- kapitalförbättring kvitton och fakturor
- kvitton för reparationer och underhåll
- försäkringsbetalningskvitton
dokument att behålla tills din policy eller avtal löper ut
- försäkringar
- hyresgäst leasingavtal
dokument för att behålla på obestämd tid
- partnerskaps-eller LLC-avtal för fastighetsinvesteringar
- avslutande upplysningar (aka settlement statement eller HUD-1 settlement sheet)
diverse dokument
dokument att behålla så länge du eller din make äger fastigheten
- ursprungliga ägares köpeavtal och handlingar för ett hem mottaget som gåva
- verkligt marknadsvärde för ärvda fastigheter på dagen för den avlidnes död och eventuella regler för arvtagarnas användning av hem
- skilsmässa dekret med hem försäljning klausul
dokument att behålla tills uppdaterad
- testamenten och property trusts
State dokument lagringskrav
vägledningen ovan följer IRS riktlinjer. När du bestämmer hur länge du ska behålla dina dokument, glöm inte att undersöka statens krav på skatteretention. Det finns vissa stater där preskriptionstiden är längre än IRS.
hur du lagrar dina dokument är lika viktigt
när det gäller arkivering av dokument, överväga hur du säkert och säkert lagrar dem. Dokument kan lagras traditionellt via papper, digitalt eller en kombination.
Papperslagring
att lagra dokument i pappersform kan verka överflödigt i dagens digitala värld, men det finns skäl att överväga detta alternativ. En papperskopia är en bra säkerhetskopia vid dataförlust. Dokument ska förvaras i ett låst brandsäkert skåp eller Värdeskåp.
Digital lagring
du kan också skanna och lagra dina dokument digitalt. Många företag erbjuder molnbaserad lagring där du enkelt kan komma åt alla dina filer. När du har laddat upp dina dokument, strimla alla onödiga papperskopior.
se till att alla berörda parter är medvetna om var dokumenten lagras och hur de kan komma åt dem. Och Rådgör alltid med din revisor och/eller advokat när du skapar en policy för lagring av poster. Juridiska krav kan skilja sig under vissa omständigheter och bör beaktas när man skapar en policy.