dina högtalare spelar en avgörande roll för framgången för ditt evenemang. Bra högtalare kan göra ditt evenemang attraktivt för deltagarna. De lockar gäster som vill lära sig och nätverk.
men att anlita rätt högtalare är svårt, särskilt om du är värd för ditt första evenemang. 89% av konferensskaparna säger att det är deras största utmaning att hitta kvalitetshögtalare. Tyvärr är det inte så enkelt att nå ut till evenemangshögtalare som att spränga ut en snabb e-post.
om du vill ha kvalitetshögtalare måste du närma dig dem strategiskt genom att följa dessa bästa metoder.
om du vill ha kvalitetshögtalare måste du närma dig dem strategiskt genom att följa dessa bästa metoder. Klicka för att Tweet
nå ut till höger högtalare
de flesta högtalare är inte i ”professionell talande verksamhet.”Om de talar för att leva, är de sannolikt dyra.
de flesta högtalare är människor som gör det när rätt möjlighet kommer i sin inkorg. De kan begränsa sitt offentliga tal till ett smalt utbud av evenemang, eller bara delta i evenemang som passar deras schema. Du får de bästa resultaten när du når ut till evenemangshögtalare genom att rikta in dig på de som är mest benägna att svara på ditt evenemang.
det betyder att du måste göra lite forskning, vilket kommer att ta lite tid. Men i slutändan kommer du att spendera mindre tid på att undersöka än du skulle kalla pitchinghögtalare som inte är rätt för ditt evenemang.
här är några sätt du kan undersöka för kvalitetshögtalare:
- Bläddra online diskussionsforum.
- bläddra igenom Facebook-och LinkedIn-grupper.
- Poll dina nuvarande registrerade gäster.
- Poll gäster från din senaste händelse.
- Om du arbetar internt, fråga personer på ditt företag om rekommendationer.
- leta efter kommande bokutgåvor i din nisch / bransch.
- Bläddra populära bloggar i din bransch. Var särskilt uppmärksam på författare till gästbloggar, eftersom dessa människor aktivt vill utöka sin räckvidd.
- kamma igenom dina LinkedIn-kontakter eller gör ett inlägg som söker rekommendationer.
för mer information, kolla in dessa två guider:
- hur man berättar om en högtalare är rätt passform för ditt evenemang
- hur man lockar bra högtalare för dina evenemang
upprätta ditt värdeförslag
ditt första steg är att bestämma hur talaren drar nytta av att prata vid ditt evenemang. Du måste veta detta när du når ut första gången.
ditt värde kan vara så enkelt som en generös betalning. Det finns gott om människor som talar för en levande som anser ersättning en kritisk del av affären. (Saker som gratis Resor, Boende, mat och dryck räknas också som kompensation.)
det är också bra att inkludera några skäl som talaren skulle dra nytta av genom att delta i ditt evenemang bortsett från pengar. Om de är upptagna måste de veta varför de ska välja ditt evenemang framför ett annat.
du kan till exempel låta potentiella högtalare veta vem du redan har radat upp. Talaren kan bli upphetsad om han tror att han får möjlighet att stå bredvid några inflytelserika människor.
vad du än gör, använd inte ”exponering” som en fördel. Kreativa människor uppskattar inte att erbjudas exponering som kompensation. Du hittade dem, så de behöver uppenbarligen inte exponering.
lägg ut detaljerna tydligt
tvinga inte potentiella högtalare att läsa igenom stycken med information om ditt evenemang som inte spelar någon roll för dem. De bryr sig inte varför du valde att vara värd för evenemanget i oktober. De behöver inte veta din tankeprocess för att välja ett tema.
i din kalla e-post lägger du ut dina evenemangsuppgifter i lättsmälta kulor. Här är några datapunkter som du vill inkludera:
- temat för evenemanget
- Datum, tid och plats
- vem annars kommer att tala/presentera
- storleken på arenan / hur många personer de kommer att prata med
- detaljer om din förväntade publik
- tidsåtagandet du behöver
- hur du marknadsför evenemanget
- oavsett om du är beredd att möta deras tekniska behov
- oavsett om du hjälper till med deras resor och boende
- den typ av samtal du letar efter
- alla tidsfrister du behöver dem för att uppfylla
var helt tydlig om att du dina förväntningar. Du vill inte undersell deras engagemang för att få dem ombord, annars kan de dra ut i sista minuten när de inser att du behöver mer från dem än du ursprungligen angav.
viktigast av allt, förklara varför du är värd för ditt evenemang. Vad är ditt mål? Vad är meningen med allt detta? Om du förklarar syftet med ditt evenemang väl kan potentiella talare vara villiga att avstå från andra möjligheter att vara en del av ditt uppdrag.
ge din högtalare lite Latitud
som evenemangsplanerare vill du naturligtvis styra händelsen ner till minsta detalj för att se till att det går bra. Du kanske frestas att tilldela ämnen till dina högtalare, men det skulle vara ett misstag.
högtalare har sin egen expertis, intressen och mål. Om du instruerar dem vad de ska tala om finns det en god chans att de kommer att dra sig ur ditt evenemang. Även en stark rekommendation kan komma över som för kontrollerande.
det är okej att göra några förslag, men gör det genom att erbjuda lite information om vilken typ av publik du förväntar dig att delta. Du kan till exempel säga, ”från vår tidiga omröstning säger våra registrerade gäster att de är intresserade av AI, maskininlärning och praktiska tillämpningar av virtuell verklighet.”
denna typ av tillvägagångssätt ger talaren något att arbeta med så att de kan skapa innehåll eller skräddarsy sitt vanliga samtal för att behaga din publik, men det är inte mikromanaging.
”ge gärna feedback på presentationstitlar och abstrakter, men spela inte creative director när det gäller deras däck”, säger Susannah Shattuck, en marknadschef som hjälper talare att skapa presentationer. ”Chansen är stor att dina talare har gett någon version av sin presentation tidigare. Lita på dem att leverera sitt budskap på rätt sätt.”
Anslut via professionella organisationer
det finns en professionell organisation för allt. I själva verket finns det sannolikt flera organisationer i varje bransch. Många av dem gäller för specifika regioner.
dessa typer av organisationer kan vara fantastiska resurser för att nå högtalare. De har tusentals (ibland hundratusentals) medlemmar. De kan sätta dig i kontakt med människor du inte har hört talas om eller människor som aldrig har talat offentligt tidigare. Eftersom många professionella organisationer värd händelser själva, Du kan också be om deras personliga rekommendationer.
om du inte har mycket tur med en professionell organisation i din bransch, utforska en general speakers ’bureau, till exempel…
- American Program Bureau
- Keppler högtalare
- Macmillan högtalare
- National Speaker’ s Bureau
- Washington Speakers Bureau
- Premiere Speakers Bureau
om du är värd för regelbundna evenemang i samma bransch eller nisch, vill du göra några anslutningar i relaterade yrkesorganisationer. Med tiden kan dessa vara lukrativa källor till talare och deltagare.
Följ upp några gånger
vissa högtalare är ganska upptagna, särskilt om de reser mycket. De kanske inte kan svara på din e-post omedelbart. Om de inte känner dig kan de bortse från din e-post om du inte är ihållande.
Följ upp om du inte får svar inom en vecka. Skicka en enkel, vänlig påminnelse så att du vet om de är intresserade eller vill ha mer information.
det är okej att skicka en andra uppföljning (vilket skulle vara ditt tredje e-postmeddelande) efter ytterligare sju dagar, men undviker att skicka mer. Om du blir för påträngande kan de bli irriterade och klaga. Du vill definitivt inte att de säger till andra talare att inte prata vid ditt evenemang.
om ditt tredje e-postmeddelande går obesvarat, antar att den potentiella talaren inte är intresserad och går vidare till andra.
ta dina avslag graciöst
du kommer utan tvekan att få några ”Nej tack” svar. Det kan förväntas. Potentiella talare kommer att minska av många skäl. Vissa gillar inte ersättningen. Andra tror inte att de är rätt för ditt evenemang. Och vissa kommer att minska eftersom de bara inte vill komma.
Ansiktsavstötning med huvudet högt. Tacka dem för deras övervägande, fråga dem om de kan rekommendera någon och gå vidare till nästa potentiella talare på din lista.
slösa inte din tid på att försöka uppvakta en talare som inte vill tala vid ditt evenemang. Även om du på något sätt övertygar dem att tala, finns det en god chans att de inte kommer att ge det sitt bästa.
Key Takeaway
som du kan föreställa dig kan det ta lite tid att nå ut till händelsehögtalare. Det är bäst att starta denna process så tidigt som möjligt så att du har tid för det oundvikliga fram och tillbaka. Dessa bästa metoder hjälper dig att hitta bra talare som kommer att göra ditt evenemang till en framgång.