dessa dagar, arbetar med e-post och använder e-postklienter som Microsoft Outlook eller Apple Mail är ganska kör av bruket Grejer. Det finns dock lite mer att skicka e-postbilagor, särskilt stora filer, än vad som är allmän kunskap.
i denna snabba kompetens post, Vi täcker allt du behöver veta för att skicka stora filer framgångsrikt via e-post.
hitta mer användbara strategier för jurister i vår felsökningsguide för Microsoft Word. Ladda ner nu>>
vad är den maximala storleken på en e-postbilaga?
i allmänhet kan du vara ganska säker på att upp till 10 MB bilagor kommer att vara okej när du bifogar filer till ett e-postmeddelande. Idag har få e-postservrar mindre gränser än detta (även om vissa gamla kontorsuppsättningar kan ha lägre gränser). Gmail och Yahoo Mail, som exempel, låter dig båda bifoga upp till 25 MB.
men bara för att du kan bifoga och skicka det betyder det inte nödvändigtvis att det kan tas emot. Servern som används av den avsedda mottagaren måste ställas in för att acceptera bilagor större än 10 MB, och det är långt ifrån en säkerhet.
Hur vet du hur mycket du har bifogat? Alla e-posttjänster visar storleken på filen inom parentes. Håll bara reda på vad dina bilagor lägger till. Om dina bilagor överstiger 10 MB, överväga ett av alternativen nedan.
ibland visas filstorleken i KB (kilobyte), snarare än MB (megabyte). Det finns 1024 kilobytes i en megabyte, men för snabb mental aritmetik kan du arbeta utifrån att de är 1000 (Om du är ute efter ett exakt svar kommer Google att visa en snabb konverteringsräknare om du söker fraser som ”hur många MB är 716,8 KB”).
krympa filen
vilka alternativ har du när du verkligen behöver skicka en fil, men du har nått uppladdningsgränsen? Om du bara är lite över gränsen kan du kanske lösa problemet helt enkelt genom att komprimera din ursprungliga fil.
för att göra detta, hitta bara filen i mappen, högerklicka över den och välj ”Komprimera.”Att komprimera en fil på detta sätt rakar ofta runt 20% av en fil, vilket hjälper dig att smyga in under bifogningsbegränsningen.
dela upp filer i flerdelade arkiv
om du fortfarande vill skicka din fil via e-post kan du vidta åtgärder för att dela upp din fil i mindre delar. Om du till exempel hade ett 15 MB-dokument som du behövde maila, kan du välja att använda filkomprimeringsprogram som 7-Zip (fungerar endast med Windows) för att skapa ett arkiv som innehåller den filen och dela den i två 7.5 MB-bitar.
det finns steg-för-steg-instruktioner för att dela upp större filer i mindre delar på How-To Geek-bloggen.
du kan sedan bifoga var och en av de enskilda bitarna till separata e-postmeddelanden, kom ihåg att varna mottagaren om att du gör det här. Mottagaren måste ladda ner varje bilaga separat och sedan använda ett filutvinningsprogram för att extrahera den större, uppdelade filen och dela den ihop igen.
denna metod fungerar men är ganska tidskrävande. Det finns dock ett annat alternativ.
skicka filer via en molnlagringstjänst
det enklaste alternativet, när du skickar filer som är för stora eller för många, är istället att använda en molnlagrings-och fildelningstjänst. Det finns flera säkra och pålitliga alternativ tillgängliga, inklusive Dropbox och Google Drive.
de två största webbaserade e-posttjänsterna, Gmail och Outlook.com, har båda integrerat sina fildelningstjänster (Google Drive respektive SkyDrive) i sina produkter. Försök att skicka en fil som är för stor och du blir ombedd att ladda upp den till molnet och dela en länk istället.
om du skickar ditt meddelande via Outlook på skrivbordet, eller om du föredrar en online lagringstjänst som inte integreras direkt med en e-postleverantör (t.ex. Dropbox), oroa dig inte. Ladda bara upp din fil, högerklicka över den och välj ”Dela länk”. Klistra bara in länken i din e-post och mottagaren kommer att kunna komma åt filen genom att klicka på den.
visste du att en juridisk kan granska, montera och skicka in dina domstolsansökningar för din räkning om du skickar dem till oss via e-post?
Läs mer om e-post till fil>>
