9 viktiga steg för att starta företag i Malaysia

Läs tid: 7 minuter

oavsett om du är en lokal eller en utlänning som har beslutat att starta ett nytt företag i eller utöka ett befintligt företag i Malaysia, här är en checklista med 9 viktiga åtgärder steg som man kan vidta för att planera och genomföra processen smidigt. Dessa steg är inte strikt sekventiella utan en lista över viktiga rörliga delar, av vilka några kan göras samtidigt.

vi har också inkluderat en enkel referens checklista i slutet av denna artikel som ger en bred indikation på den allmänna sekvensen, tidpunkten och kostnaden för varje åtgärdssteg.

#1. Sök lokala proffs & råd

även om det inte är omöjligt att få saker gjorda av sig själv, kan vissa kritiska applikationer, arkiveringar eller inlagor vara utmanande utan att engagera lokala tjänsteleverantörer, agenter eller löpare som är bekanta med nyanser och egenheter i systemet. Exempel på kritiska steg som kan vara utmanande att utföra utan hjälp av sådana tjänsteleverantörer inkluderar upphandlande affärslokaler och skyltlicenser från kommunfullmäktige, arbetsvisum och tillstånd från immigrationsmyndigheten, arkivering av dokument med statens markkontor för fastighetsrelaterade affärer, skatterelaterade registreringar och anmälningar etc.

Malaysias nationella språk (Bahasa Malaysia) är standardspråket som används vid statliga kontor och för officiella dokument, ofta utan att engelska översättningar är tillgängliga. Utlänningar kan också uppleva svårigheter att få korrekt information eller uppdaterade dokument online eller via telefon förfrågningar, och kan ofta finna att vissa processer görs bäst ’över disk’.

därför är kortlista och engagerande professionella tjänster som revisorer, revisorer, skatteagenter, företagssekreterare, advokater, arbetstillstånd & viseringsagenter, immateriella agenter, fastighetsagenter etc ett kritiskt första steg. Dessa yrkesverksamma kommer också att kunna ansluta dig till andra servicepersonal eller specialister, vilket sparar ovärderlig tid, pengar och i slutändan frustration.

#2. Bestäm branschspecifika licenser & krav (endast om tillämpligt)

medan Malaysia har liberaliserat begränsningar för utländskt deltagande i många sektorer under det senaste decenniet, är vissa specifika branscher fortfarande begränsade eller skyddade på grund av nationella politiska skäl. Exempel på branscher som involverar specifika licenser och villkor är olja & gastjänster, tullager och frakt, landtransporttjänster, grossist &detaljhandel, researrangörer, f& B restaurang/cafeer, franchise etc.

det är viktigt att i början avgöra om den affärsverksamhet du vill fortsätta i Malaysia är föremål för:

• några specifika licenser eller villkor,
• några restriktioner för utländskt aktieägande,
• eventuella minimikapitalkrav, eller
• några krav för Bumiputera (dvs. Malaysiska) styrelseledamöter eller lokalt aktieägande.

ovanstående är inte uttömmande och kan alltid inte vara lätt att avgöra, eftersom en enda affärsverksamhet kan kräva flera licenser och godkännanden. Att få tydlig synlighet på denna punkt hjälper dig att planera din företagsstruktur, rörelsekapital och kommer också att ge dig en realistisk tidsram på det faktiska datumet för påbörjandet av ditt företag.

Åtgärdstips: skapa en checklista över tillämplig licens, licenskrav, relevant licensmyndighet, relevant tjänsteleverantör/facilitator (om någon), beräknad tidsram och kostnad för att säkra sådana licenser.

#3. Öppna ett bankkonto

Öppnande av ett enskilt eller företags bankkonto lokalt (och helst nära den avsedda affärslokalen) är en av de första sakerna som måste göras för att genomföra betalningar, aktieemission, inlåning och avgifter som vanligtvis kräver lokal valuta. Att fråga i förväg med lokala eller internationella banker om exakt dokumentation, krav och tidsbehov för att öppna ett bankkonto kommer att vara klokt, med tanke på efterlevnadskontrollerna mot penningtvätt och kraven ”Känn din kund” som alla banker måste uppfylla innan de godkänner det nya bankkontot.

Åtgärdstips: identifiera vilken dokumentation / information / Adress som behövs för att öppna ett bankkonto och om ett valutakonto / gränsöverskridande monetära överföringar eller lån behövs (och i så fall eventuella tillämpliga valutakontrollregler som kan gälla.)

#4. Införliva ett företag / affärsenhet

om det har beslutats att ett privat företag begränsat av aktier (känd som ’Sendirian Berhad’ eller ’Sdn. Bhd. att söka och reservera ett företagsnamn och införliva ett företag görs nu procedurellt enklare och snabbare enligt aktiebolagslagen 2016, som möjliggör användning av en superform via en elektronisk mall som skickas 24/7 online via MyCoID 2016-portalen. Processen kan göras av sig själv individuellt eller genom en professionell och införlivandet bör ta mindre än 3 arbetsdagar efter inlämning. Aktiebolagslagen 2016 tillåter också privata företag att ha en enda utländsk medlem / aktieägare och en enda utländsk direktör förutsatt att den utländska direktören har en huvudort i Malaysia.

Åtgärd Tips: Att gå igenom punkt 2 (ovan) är avgörande för att bestämma vilken typ av affärsfordon som ska införlivas, eftersom vissa statliga licenser endast kan utfärdas till specifika affärsenheter som det privata företaget begränsat av aktier och inte andra (till exempel kan LLP inte erkännas av vissa avdelningar ännu).

#5. Säkra en företagsadress & lokaler

oavsett om det är i form av hyrda eller köpta lokaler, virtuellt kontor, servicekontor eller till och med en permanent bostadsadress, krävs vanligtvis en fysisk premiss eller postadress i Malaysia i andra ansökningar om bankkonto, företagsbildning, licenser och Arbetstillstånd etc. Utlänningar kan överväga att prenumerera på virtuella kontor eller hyra servicekontor eller co-working utrymmen, som ofta ligger på prestigefyllda affärsställen, för en snabb och prisvärd ’tillfällig företagsadress’ innan de bestämmer sig för en längre sikt hyresrätt eller fastighetsköp.

Åtgärdstips: vissa företagssekreterartjänsteleverantörer kan eventuellt tillhandahålla användningen av sin befintliga företagsadress som en tillfällig registrerad och/eller företagsadress.

#6. Säkra Invandringstillstånd & visum (endast om tillämpligt)

även om det finns en rad möjligheter för utlänningar att komma in och stanna i Malaysia, kan olika typer av arbetstillstånd och visum gälla beroende på vilken typ av aktivitet som ska genomföras och vistelsens längd i Malaysia. Exempel inkluderar:

• besökare (enkel inresa eller visum för flera inresor),
• make / maka (äktenskapsvisum / långsiktigt Socialt besökskort),
• migration (under Malaysia My Second Home-programmet),
• anställd (typer av anställningspass kan variera beroende på kompetens och lön),
• korttidsavtal & uppdrag (professional visit pass),
• en aktieägare eller direktör för ett nybildat företag (arbetstillstånd),
• eller när man startar ett regionalt kontor / representationskontor där ett företag redan har etablerats i hemföretaget (arbetstillstånd).

de specifika kraven och förfarandena för att få rätt arbetstillstånd eller visum kan vara förvirrande för många utlänningar, för att inte tala om de faktiska inlämningarna och kommunikationen med invandringsavdelningen. Olika arbetstillstånd kan också ha olika krav när det gäller minimibetalda aktiekapital på det sökande bolaget. Dessa kapitalkrav kan då variera beroende på om det sökande företaget är helt utlandsägt eller nivån på malaysiskt aktieägande i företaget.

det skulle också vara klokt att förutse antalet arbetstillstånd / visum som en verksamhet kommer att kräva om den avser att anställa utlänningar som anställda. Vissa statliga incitament som att få Multimedia Super Corridor (MSC) status bör övervägas som kan göra det lättare för företaget att anställa utlänningar / utlänningar.

Åtgärdstips: Bestäm i planeringsstadiet typen och antalet arbetstillstånd / visum som den utländska ägaren och verksamheten behöver innan de flyttar till eller startar ett företag i Malaysia (se punkt 2 och 4 ovan). Några användbar information kan hittas från Expatriate Services Division av Immigration Department of Malaysia.

#7. Mänskliga resurser och sysselsättning

Malaysia erbjuder en stor pool av utbildade och skickliga mänskliga resurser, till relativt överkomliga löner, många med förmåga att tala flera språk eller dialekter (främst engelska, malaysiska, kinesiska, Tamil, kantonesiska, Hokkien). Det finns också en hög rörlighet för talang från mindre städer i Malaysia som är hungriga efter möjligheten till bättre karriärmöjligheter. Varje företagare bör vara uppmärksam på sina skyldigheter som arbetsgivare när det gäller anställdas relaterade lagstadgade avdrag och avgifter (såsom anställdas försäkringsfond, Socialförsäkringsorganisation, Personalutvecklingsfond och månatliga skatteavdrag) innan de anställer sina första anställda.

dessutom uppfattas Malaysiska arbetslagar ofta för att gynna arbetstagaren, vilket kan öka risken för stridsåtgärder mot arbetsgivaren om arbetsgivaren är okunnig eller bryter mot lokala arbetsmetoder. Att vara kunnig om och överensstämma med hela strängen av lokala anställningslagar och praxis (som finns i anställningslagen & föreskrifter, arbetarskyddslagen, Minimilönsorder, Arbetarkompensationslagen, arbetsmarknadslagen och andra) är en professionell disciplin på egen hand och kan vara näst intill omöjligt för ett företag att åta sig på egen hand. Att söka professionell rådgivning om efterlevnad, kontrakt, förfaranden och policyer som överensstämmer med lokala lagar och praxis kommer att gynna verksamheten på lång sikt.

#8. Genomföra sökningar på Immateriella Rättigheter & registrering(endast om tillämpligt)

Malaysia har en robust rättslig ram samt ett prisvärt och tillgängligt system för registrering och skydd av immateriella rättigheter. Ta de preliminära stegen för att göra varumärkessökningar online eller söka i stor utsträckning online för ditt avsedda företagsnamn för att säkerställa att det inte redan är registrerat eller används av någon tredje part lokalt. Detta steg kan rädda dig från att behöva tänka om ditt företagsnamn eller logotyp, till något som förlamande som att vara inblandad i en rättegång för intrång i immateriella rättigheter. Ett företagsnamn (även känt som ’handelsnamn’ eller ’varumärke’) är det namn som allmänheten och dina kunder identifierar dina produkter och tjänster med. Ditt företags namn behöver inte vara detsamma som ditt företagsnamn.

Åtgärd Tips: Om varumärkesskydd eller ägande av immateriella rättigheter är en nyckelkomponent i ditt företag, engagera dig tidigt med advokater för immateriella rättigheter eller registrerade agenter för att undersöka lämpligheten och kostnaderna för ansökan om varumärkes-och patentregistreringar från början, eftersom hela registreringsprocessen lätt kan ta 6 till 12 månader.

#9. Skatteplanering & registreringar

skattekonsekvenser och efterlevnadskrav bör aldrig vara en eftertanke. I det tidiga skedet av beslut om vilken typ av affärsfordon som ska användas bör vederbörlig hänsyn tas till de olika inkomstskattesatserna, tillåtna skatteavdrag, tillgång till skatteincitament, skatteansökningar och efterlevnad, som kan variera beroende på om man använder ett privat aktiebolag, aktiebolag, partnerskap eller enskild innehavare. De viktigaste typerna av skatter som de flesta företag kommer att kämpa med är inkomstskatt, källskatt, fastighetsvinstskatt, stämpelskatt, varor och tjänster skatt (GST).

precis som ett enkelt exempel, lämnar GST registrering som en eftertanke kan leda till missade möjligheter att kräva värdefulla ingående skattelättnader på stora biljett setup kostnader. På samma sätt kan du veta vilken preoperativ och pre-påbörjande av företagskostnader som är avdragsgilla mot Malaysisk inkomstskatt kan ge dig omedelbara skattebesparingar för ditt företag.

Åtgärdstips: konsultera en skatterådgivare innan några större utgifter uppstår.

checklista över åtgärdssteg (med tid / hastighet & kostnadsindikatorer)

kontakta Shawn Ho av Donovan & Ho. för eventuella frågor!

denna artikel är skriven av Shawn Ho från Donovan & Ho, förespråkar & advokater och redigerad av Clarice Ch ’ ng från Asia Law Network.

denna artikel utgör inte juridisk rådgivning eller ett juridiskt yttrande i någon fråga diskuteras och, följaktligen, det bör inte åberopas. Det bör inte betraktas som en omfattande redogörelse för lag och praxis på detta område. Om du behöver råd eller information, tala med praktiserande advokat i din jurisdiktion. Ingen person som är medlem, partner, aktieägare eller konsult i, i eller till någon del av Interstellar Group Pte. Ltd. accepterar eller tar ansvar, eller har något ansvar, till någon person med avseende på denna artikel.