7 Nycklar för att kommunicera bättre med dina medarbetare

7 December 2020

Nikola Baldikov

kommunikation är oerhört viktigt. Medan få skulle bestrida detta, vi tenderar att betona att kommunicera i våra personliga liv. Företag, å andra sidan, fokuserar ofta på hur man kommunicerar bättre med kunderna.

tyvärr överväger vi sällan konsekvenserna av hur vi kommunicerar på jobbet. Men att försumma dessa horisontella och vertikala kommunikationslinjer på arbetsplatsen kan ha en dramatisk effekt. Dålig kommunikation kan påverka allt från samarbete mellan medarbetare till beslutsfattande, implementering av ledningsfilosofier och strategier, effektiviteten där saker görs och övergripande affärsframgång.

varför bra intern kommunikation är viktigt

bra intern kommunikation blir svårare att uppnå, särskilt eftersom fler och fler team arbetar virtuellt. Men det är just därför det är viktigare än någonsin.

produktivitet

upp till 28 timmar i veckan spenderas på att skriva e-post, söka efter information och samarbeta internt. Effektiva kommunikationskanaler hindrar inte bara dina kunskapsarbetare från att slösa nästan hela arbetsveckan i cirklar, utan hjälper dig också att undvika att krossa anställdas engagemang och moral.

flexibilitet

fjärrarbete är här. Medan COVID-19-pandemin har påskyndat denna övergång kräver anställda alltmer mer flexibla arbetsförhållanden. Affärsspecifik teknik som snabbmeddelandeappar, videokonferensverktyg och programvara för virtuellt samarbete säkerställer smidighet på arbetsplatsen utan att offra produktiviteten.

Team Culture

intern kommunikation är ofta den största olyckan i fjärrarbete. Faktum är att fjärrarbetare citerar ensamhet och kopplar bort som de största nackdelarna med att arbeta hemifrån. Att ha en effektiv intern kommunikationsstrategi på plats hjälper dig att undvika en urkopplad arbetskraft och banar väg för en sann lagkultur som driver prestanda.

hur man kommunicerar bättre på jobbet

hälsosam kommunikation kan bara slå rot genom att vara proaktiv. Lyckligtvis är det därför du är här! Med dessa enkla steg kan du börja främja en kultur av verklig anslutning och samarbete. Ännu bättre, de kan uppnås i praktiskt taget alla arbetsmiljöer.

1. Sätt på plats tydliga kommunikationskanaler

kommunikation på jobbet kan drabbas av det enkla faktum att anställda inte vet hur de ska kommunicera. Om maktstrukturen är tvetydig kanske det inte är klart vem som rapporterar till vem. Andra gånger kanske anställda inte vet var de ska hitta information. Och om du inte har robusta kanaler för att hantera olika informationsflöden kan kommunikationen stoppa.

en bra kommunikationsstrategi bör ta hänsyn till allt detta. Varje lag, oavsett storlek, funktionalitet eller formalitetsnivå, måste ha en tydligt definierad rangordning där varje anställd vet var de passar. Detta hjälper till att snabbare lösa problem och gör det lättare att kommunicera och samarbeta.

implementera en sökbar företagswiki med en utsedd knowledge manager. Detta minskar antalet onödiga frågor och vildgåsjakter för information som stör arbetsflöden.

slutligen överväga ett teamkommunikationsverktyg, som Brosix. En allt-i-ett snabbmeddelandeprogramvara för företag, Brosix erbjuder rika kommunikations-och samarbetsfunktioner, inklusive en-till-en och gruppchatt, röst-och videosamtal, en serie samarbetsverktyg och robusta administrativa kontrollfunktioner. Den är utformad för att främja bättre kommunikation mellan medarbetare.

2. Respektera andras kommunikationspreferenser

det finns naturligtvis en mängd föredragna kommunikationsmetoder runt kontoret. Trots allt, inte bara är olika generationer som arbetar tillsammans under samma företags tak, men flera sätt att kommunicera, för.

om det finns en kollega som aldrig svarar på e-postmeddelanden, sluta maila dem. Om IT-teamet föredrar att nås via chatt, Skicka en IM istället för att undra varför de inte hämtar.

om du har ett företags intranät eller HR-portal med medarbetarprofiler, låt teammedlemmarna ange sina föredragna kommunikationsmetoder och verktyg. Lär känna dina medarbetares individuella preferenser och hitta dem där.

3. Undersök hur du kommunicerar

ibland ineffektiv kommunikation är inte ner till den andra parten alls. Det är du. Tala i företags jargong eller öppna upp för mycket personligen och medarbetare kan ställa ut eller skygga dig helt och hållet. Packa dina snabbmeddelanden och e-postmeddelanden med emojis och kollegor kanske inte tar dig på allvar. Är ditt språk lämpligt för möten eller samtal med överordnade?

dessutom uppmärksamma icke-verbala signaler som brist på ögonkontakt eller dåligt kroppsspråk, vilket kan få andra att bortse från dig eller dra nytta av dig.

hur du kommunicerar är en återspegling av din professionalism. Om du kämpar för att få ditt budskap, undersöka din egen kommunikationsstil och preferenser. Att ha ett bättre grepp om hur du kommunicerar kan hjälpa dig att rätta till eventuella svaga punkter, samt hävda dig själv och ditt budskap mer effektivt.

4. Håll skriftlig kommunikation enkel och direkt

Håll skriftlig kommunikation kort och koncist. Det finns inte tillräckligt med tid på dagen för att gräva igenom stycken-långa e-postmeddelanden. Alltför komplexa förklaringar och rekommendationer från get-go kan förvirra. Anta istället att mottagaren antingen förstår allt direkt eller svarar med sina egna frågor; då kan du klargöra eller utarbeta efter behov. Undvik också akronymer och alltför teknisk jargong när de saktar ner processen. Om du måste gå djupt in i detaljer, Använd underrubriker, punktpunkter och djärva teckensnitt för att markera viktiga takeaways.

5. Bygg meningsfulla, professionella relationer

att hitta sätt att interagera på en mer personlig nivå öppnar dörren för meningsfull kommunikation. Så Ägna lite tid åt att lära känna dina kollegor. När allt kommer omkring spenderar du redan större delen av veckan med dessa människor!

enkla teambuilding-aktiviteter kan hjälpa, och de behöver inte planeras noggrant. Att dela foton, ägna en kanal för avslappnad konversation, ha ett virtuellt kaffe eller spela virtuella frågespel kan utföras på kanaler som du förmodligen redan använder, till exempel snabbmeddelanden, gruppchattar och videosamtal.

detta gör det möjligt för medarbetare att dela personliga erfarenheter och bygga professionella relationer som drivs av förtroende och ömsesidig respekt. Det gör det även möjligt för anställda att bygga uppriktig kamratskap med teamledare och arbetsledare, utjämning arbetsflödet för ditt företag.

6. Lyssna uppmärksamt

av alla kontrollampa tecken på att kommunikationen kan vara bättre, lyssnar flyger under radarn. Det beror på att de flesta av oss faktiskt är dåliga lyssnare, men vi vet inte ens det. Multi-tasking medan någon pratar med dig, planerar redan ditt svar eller avbryter, är alla indikationer på att dina lyssningsförmåga kan använda lite arbete.

när någon pratar med dig, ge din fulla uppmärksamhet. Ta anteckningar, anteckna snabba påminnelser om ett eller två ord. Vänta tills de är klara och ställ sedan frågor för att validera sina poäng. Att öva empatisk lyssnande kan ha knock-on-effekten av att uppmuntra dina kollegor att förbättra sitt eget lyssnande också.

7. Kritisera konstruktivt

ingen tycker om att ha sina fel påpekade. Så när du måste ha en tuff konversation, håll den konstruktiv. Att genera någon eller förnedra dem kommer inte att ge ett bättre resultat. Ge konkreta råd eller tips om hur du kan förbättra. Tänk på regelbunden feedback som innehåller positiv förstärkning. När personalen konsekvent hålls i slingan om prestationsrelaterade frågor är feedback och kritik mindre skrämmande.

fördelar med effektiv kommunikation på jobbet

genom att helt enkelt kommunicera bättre kan företag inse många specifika fördelar. Dessa är några av de mest påtagliga fördelarna enligt ledande professionella tankar om kommunikation.

• informations-och kunskapsdelning i realtid
• spårning av projekt-och uppgiftsförlopp
• samordning av scheman och ansvar
• informationssäkerhet och säkerhet

på Brosix tar vi detta råd till hjärtat. Kommunikation är kärnan i vår verksamhet, trots allt. Vi strävar efter att hjälpa medarbetare och team att kommunicera bättre genom våra realtidsmeddelanden och samarbetsverktyg, avancerade administrativa kontrollalternativ och klassens bästa säkerhet. Prova Brosix idag och upptäck hur det kan hjälpa ditt företag.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov är en digital marknadschef på Brosix, specialiserad på SAAS-marknadsföring, SEO och uppsökande strategier. Förutom sin passion för digital marknadsföring, han är en ivrig fan av fotboll och jag älskar att dansa. Anslut med honom på LinkedIn eller Twitter på @baldikovn