10 Skäl till att förändringshanteringsprocessen misslyckas (och hur du kan lyckas)

över 70% av organisatorisk förändringsledning processinitiativ misslyckas, men förändring i sig är inte stötestenen. Förändring är vanligt och naturligt, till och med oundvikligt. Årstiderna förändras, människor förändras, bergskedjor förändras – men framgångsrik förändringshantering är fortfarande en hög, till och med oöverstiglig utmaning för många organisationer.

Varför är det?

organisationsförändring sker varje dag som en självklarhet. Utmaningen ligger i att införa och hantera tillverkade förändringar i en avsiktlig och fokuserad riktning, och inom en viss tidsram.

att ändra en flods kurs under många år i en specifik riktning kräver betydande ansträngningar. Om du bygger en rå damm med liten tanke på dess inverkan nedströms kan resultaten vara förödande.

det arbete du gör när du inleder en processförändring eller organisatoriska principer är som att ändra en flod. Utan nödvändig ansträngning, övervägande och verktyg på plats kommer resultaten att vara oförutsägbara i bästa fall och skadliga i värsta fall.

även om varje team står inför en unik förändringsledningsutmaning fann vi tio gemensamma hinder i nästan alla branscher.

Låt oss ta itu med varje barriär och skissera forskningsstödda strategier för att övervinna dem.

topp 10 Anledningar till att förändringshanteringsprocessen misslyckas

1. strategiska brister
2. underskattar skala och omfattning
3. försummade intressenter
4. dålig kommunikation
5. brist på inköp
6. brist på syn
7. aktivt motstånd
8. brist på verktyg
9. tröghet
10. brist på uthållighet

strategiska brister

om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas.

framgångsrik förändringshantering börjar med en sund strategi. Du måste veta varför du vill ha förändring, förväntat resultat, vem det kommer att påverka och hur du planerar att förändras. Många förändringshanteringsprocesser misslyckas eftersom enkla logistiska eller taktiska detaljer förbises eller laget inte var ordentligt utrustat.

Hur fixar du strategiska brister?

Analysramverket styrkor, svagheter, hinder, Hot (SWOT) kan vara ett bra ställe att börja formulera din strategi.

• vilka är ditt lags unika styrkor och svagheter, och hur kan du utnyttja dem i din förändringshanteringsplan?
• finns det möjligheter för dig här och nu?
• vilka hot eller hinder står i vägen för din förmåga att genomföra förändring?

du kan inte planera för varje beredskap, men att bedöma problem tidigt kan spara massiva framtida huvudvärk. Eller ännu värre, ett misslyckat förändringsinitiativ.

underskattar skala och omfattning

vad kommer det att ta för att uppnå den organisatoriska förändring du hoppas uppnå?

som med de flesta betydande företag finns det ofta en större mängd resurser och tid som krävs för att uppnå framgång än vad som ursprungligen förväntades. Många processförändringsinitiativ misslyckades på grund av en underskattad omfattning, brist på resurser eller klockan slut.

Hur hanterar du förståelse skala och omfattning?

innan du tar ett enda steg mot att genomföra förändring, tänk på processen från början till slut.

• planera dina resurser i förväg. Beskriv de resurser du behöver när du behöver dem och hur länge du behöver dem.
• hur stor är denna förändring? Är det tillräckligt liten för att bara påverka ett fåtal personer eller en storskalig organisationsskifte?
  • försök inte hålla allt i ditt huvud; använd ett projektledningssystem för att spåra och hantera dessa krav.

genom att scoping det arbete som ligger framåt har du lättare att genomföra och tjäna inköp från dina kollegor.

försummade intressenter

det är lätt att anta vilka dina viktigaste intressenter kommer att vara i förändringshanteringsprocessen. Det är ännu lättare att glömma andra. De har en lika stor andel i resultatet.

som Bruce Harpham förklarar i sin CIO-artikel, ”8 Ways You’ re Failing at Change Management”

”framgångsrik förändringshantering kräver stark input från intressenter, men om du misslyckas med att korrekt kartlägga vem de sanna intressenterna verkligen är och vad de behöver för att komma ur projektet, sänks dina förändringshanteringsinsatser.”

hur inkluderar du intressenter från början?

i de tidigaste stadierna av dina planer för förändring måste du överväga alla som programmet kommer att påverka.

• värva feedback tidigt från alla berörda parter
• Bygg en förändringsledning eller koalition för att leda förändringshanteringsprocessen
• ge färdplaner eller tidslinjer med massor av kommunikation

dessa ansträngningar kommer att ge intressenterna äganderätt till planens framgång och ökad synlighet i processen.

dålig kommunikation

hur du kommunicerar förändring är lika viktigt som din genomförandeplan. Miscommunications är roten till många processförändringsfel.

en Willis Towers Watson-studie fann att ” endast två tredjedelar (68%) av ledande befattningshavare säger att de får meddelandet om orsakerna bakom stora organisatoriska beslut. Under ledningsnivån minskar meddelandet ytterligare. Endast hälften (53%) av mellanchefer och 40% av förstahandsledare säger att deras ledning gör ett bra jobb med att förklara orsakerna bakom stora beslut.”

som du kan föreställa dig, med kommunikation så dålig bland ledningen, ännu färre enskilda anställda ”fick meddelandet.”

Hur fixar du dålig kommunikation?

chefer på alla nivåer måste vara nära anpassade. Som Victor Lipman förklarar i sin Forbes-artikel bör chefer ”veta i deras ben orsaken till förändringen”. Det tar tankeväckande träning, omtanke och empati. Hjälp chefer att förstå hur de förväntas genomföra detta initiativ, vilken roll de spelar, vart det går och varför det är viktigt.

för att undvika tvetydighet, dokumentera processen, de kritiska milstolparna och de steg som behövs för att komma dit.

letar du efter en projekthanteringsprogramvaruleverantör som förstår förändringshantering? Begär en Workzone-demo för att se hur Workzone går med dig hela vägen till projektledningsframgång.

begär en Workzone-demo

brist på inköp

när du har identifierat vem dina intressenter är måste du tjäna deras inköp.

framgångsrika förändringshanteringsprocessinitiativ kräver inköp från anställda på nybörjarnivå till ledande ledarskap och alla däremellan.

Buy-in från både ledande befattningshavare och entry-level är viktiga av olika skäl. Senior leadership buy-in ger legitimitet till ditt initiativ. Mellanhantering och ledarskap på grundnivå behövs för det dagliga genomförandet. Skillnaden i engagemang mellan att delta i en process ”för att du har blivit tillsagd att” vs. ”för att du tror på det” är natt och dag.

det är också viktigt att tänka horisontellt och tjäna inköp från dina kamrater i andra avdelningar. De kan vara en användbar resurs i körning eller bara ett bollplank.

Hur fixar du brist på inköp?

det finns många saker du kan göra för att tjäna buy-in från dina kollegor. Det är ofta sant att du behöver en annan strategi för varje funktionellt område. I slutändan behöver buy-in en empatisk förändringshanteringsprocess. Upprätta en plan som alla kan komma bakom.

• ledande ledarskap kommer att vilja veta saker på hög nivå som mål, mätningar och rapporter och övergripande mål. Se till att ta itu med dessa problem förebyggande och visa hur ditt förändringsinitiativ kommer att påverka organisationens bottenlinje positivt.
• teamledare vill veta hur bra dessa planer passar in i deras lags dagliga arbete. Visa hänsyn till deras oro och begära deras feedback.
• enskilda bidragsgivare måste förstå hur de extra resurser som investeras kommer att löna sig på vägen. Kommunicera värdet av deras deltagande och utbetalningen du förväntar dig att få.
• kollegor över avdelningar behöver veta hur denna insats kommer att påverka deras arbete innan de ger sitt stöd. Tjäna deras inköp genom att visa dem de universella fördelarna med ditt förändringsinitiativ. Se till att de kommer att kunna räkna med dig för hjälp i alla utmaningar på vägen.

brist på syn

brist på vision kan ta bort förändringshanteringsprocessen från inköp till genomförande. Om visionen är oklar för dig är det oklart för de som genomför planerna.

i sin Harvard Business Review-artikel,” ledande förändring: Varför Omvandlingsinsatser misslyckas”, förklarar John P. Kotter visionens oersättliga Roll.

”i varje framgångsrik omvandlingsinsats som jag har sett utvecklar guiding coalition en bild av framtiden som är relativt lätt att kommunicera och tilltalar kunder, aktieägare och anställda.”

utan en enhetlig vision är det lätt för ett förändringsinitiativ att gå vilse i skumma ambitioner.

Hur fixar du brist på syn?

för att utveckla den avgörande ”framtidens bild” som Kotter beskriver är det viktigt att kristallisera din vision till en enkel, sammanhängande och övertygande berättelse om var allt arbete är på väg.

hur kommer det att vara när du har genomfört ändringarna, och hur blir det bättre än det nuvarande tillståndet? Hur förväntar vi oss att komma dit?

ju färre ord du kan använda för att dela denna vision, desto mer sannolikt blir det att få acceptans bland ditt team. Om du inte kan ta itu med dessa frågor effektivt tidigt kan det vara ett tecken på att din plan för förändring behöver mer arbete innan du tar det till laget.

luta dig mot de förändringsledare du har valt för att hjälpa dig att utveckla den visionen och använda deras perspektiv för att säkerställa att det övertygande talar till din bredare publik.

aktivt motstånd

tyvärr faller många förändringshanteringsprogram offer för ”aktivt motstånd”. Denna anledning är ofta en mashup av orsakerna ovan, men kan också indikera en djupare kulturell fråga.

Hur fixar du aktivt motstånd?

tjugo år i projektledning har lett oss till några slutsatser om processförändringsmotstånd. Det är inte lätt att övervinna processförändringsmotstånd. Inte ett dugg. Vi utvecklade dock en trestegsformel för att ta itu med och övervinna de vanligaste källorna till motstånd.

här är en titt på processen:

diskutera din processändringslösning med ett öppet sinne

de flesta anställda vill göra det bästa jobbet de kan för sina arbetsgivare. Lyssna uppmärksamt när du hör feedback om hur denna förändring kommer att påverka ditt team och organisationen. Du kommer sannolikt att få ett värdefullt perspektiv på vilken inverkan din plan kommer att ha.

identifiera varför teammedlemmar motstår och adressera det

även om varje lag och varje situation är olika, finns det tre vanliga orsaker till att motstå förändring:

1. misstro – för att förtjäna deras förtroende är det viktigt att vara konsekvent, rättvis, transparent och skyddande. När de vet att de kan lita på dig kommer ditt team att vara mycket mer villigt att delta i ett förändringsinitiativ.
2. Pessimism-tidigare misslyckade förändringsinsatser kan göra att anställda känner sig som om nya förändringsinsatser är lika troliga att misslyckas. Hjälp dem att övervinna detta genom att inse att saker kan förändras.
3. komfort-ett team som är kompetent i sitt nuvarande arbete kommer att ha svårt att överföra den framgången till nya utmaningar. För att laget ska acceptera förändring måste de komma ihåg hur lång tid det tog dem att se den framgång de har idag. De måste ställa realistiska förväntningar, inte baserat på deras nuvarande framgång. Och de behöver utrymme för att kunna misslyckas.

se till att du prioriterar åtgärder som ökar förtroendet, hjälper till att övervinna tidigare misslyckanden och ställa förväntningar.

förvandla motstånd till en handlingsplan

vänd specifika invändningar till mål för att tjäna inköp för förändring. Här är en formel du kan följa:

• gå till roten till problemet. Se till att du inte förvränger deras position.
  • ”så det jag hör dig säga är ________. Stämmer det?”
• arbeta tillsammans för att göra den invändningen till ett mål:
  • ”för att detta ska lyckas måste vi ________.”
• få sitt engagemang:
  • ” om vi kan ________, Är du ombord med denna förändring?”

brist på Verktyg

vad har verktyg att göra med en förändringshanteringsprocess?

mer än du kanske tror. Utan en dokumenterad förändringsprocess, en enda källa till sanning eller system för rekord, är det lätt för väsentliga delar av din plan att misstolkas eller förloras. Ett program som började på höger fot kan snabbt gå fel utan verktyg för att stödja det.

Hur fixar du brist på rätt verktyg?

som Boris Ewenstein, Wesley Smith och Ashvin Sologar förklarar i sitt McKinsey & företagspapper, ”…att tillämpa nya digitala verktyg kan göra förändring mer meningsfull—och hållbar—både för de individer som upplever det och för dem som implementerar det.”

många verktyg finns idag som kan göra det lättare att navigera. Grundläggande att göra-listor till projektledning programvara kommer att tänka på. Även en aktie Google Doc hjälper till att hålla allas tankar tillsammans. Se bara till att du hittar ett gemensamt verktyg som du vet att ditt team kommer att anta och använda.

tröghet

tröghet: objektets motstånd mot varje förändring i dess rörelse, inklusive en förändring i riktning.- Wikipedia

tillämpa det på en organisation. Ju längre en process har varit på plats … ju fler människor investeras … desto bekvämare är de. Det är mycket tröghet att hantera.

det är vanligt att människor blir bekväma att göra saker på ett visst sätt eftersom ”det är så vi alltid har gjort det.”Vid någon tidpunkt utvecklades en process, och det fungerade tillräckligt bra för att människor skulle bli bekväma att följa den.

Hur fixar du (organisatorisk) tröghet?

även om det kan verka som att din nuvarande process är ett fast objekt, måste du börja små. Små vinster kommer att lägga upp. Varje konversation är en chans att vinna över någon annan. Ju mer fart Du kan bygga, desto mer ostoppbar kraft kommer du att bli.

Använd din nya entusiastiska förändringskoalition för att hålla den fart.

brist på uthållighet

medan ett välutvecklat och stöttat förändringshanteringsprogram kanske kan uppnå en betydande omvandling på en liten tid, kommer det sällan (om någonsin) att hända över natten. Som Brent Gleeson förklarar i sin artikel för Inc., även förändringsledningsexperter och konsulter tycker att deras ettåriga förändringsledningsplaner tar två eller flera år.

Hur fixar du brist på uthållighet?

de flesta förändringsinitiativ sker över en utdragen tidslinje, och en del av att utveckla en framgångsrik förändringshanteringsplan är att förstå den tidslinjen och kommunicera den effektivt. Om du har gjort ett bra jobb med att beskriva omfattningen av den förändring du hoppas kunna åstadkomma, får du en mer exakt bild av hur lång tid det tar att genomföra det.

öppenhet är nyckeln. Om du projicerar att din processändring kommer att ta några veckor, men det tar sju månader, har du svårt att hålla alla ombord. Det är också viktigt att komma ihåg att förändring inte sker över en natt. Om du inte är i det för lång tid, förvänta dig inte att förändringen ska hålla fast.

Sammanfattningsvis

Mastering av förändringshanteringsprocessen är en av de mest utmanande frågorna för någon organisation, och statistiken återspeglar det; men noggrann planering, moderna verktyg och frekvent, tankeväckande kommunikation hjälper till att stapla däcket till din fördel.

samarbeta med ett projekthanteringsprogramföretag som förstår hur svårt det är att förändra. Begär en demo idag och se hur Workzone går med dig genom din projektledningsresa.

begär en Workzone demo