dacă nu aveți spațiu de stocare nelimitat în casa sau biroul dvs., s-ar putea să vă întrebați dacă într-adevăr trebuie să păstrați toate documentele și, dacă da, pentru cât timp. Nu există un răspuns universal. Durata de timp depinde de tipul de document și de cheltuielile sau evenimentele aferente. Înainte de a porni tocătorul, iată câteva linii directoare generale privind păstrarea documentelor legate de tranzacțiile imobiliare.
IRS regula de degetul mare
IRS prevede că ar trebui să păstreze declarațiile fiscale și documentele justificative pentru cel puțin trei ani după ce ați fișier declarația. De ce? Statutul de limitări (cantitatea de timp IRS trebuie să vă audit sau cantitatea de timp puteți modifica întoarcerea dumneavoastră) este, în general, trei ani. Cu toate acestea, regulile se modifică de la trei ani dacă (1) păstrați documentele justificative timp de șase ani dacă venitul dvs. nu este raportat cu mai mult de 25% din venitul brut afișat la întoarcere; sau (2) dacă nu se depune nicio returnare sau există fraudă, statutul rămâne deschis pe o perioadă nedeterminată. Experții financiari vă recomandă să vă păstrați documentele timp de cel puțin șapte ani de la depunerea returnării.
documente pentru proprietarii de case
documente de reținut atâta timp cât dvs. sau soțul dvs. dețineți proprietatea
- fapte de proprietate
- legăminte, coduri și restricții ale Asociației Condo
- chitanțe de îmbunătățire a capitalului și facturi
- rapoarte de inspecție la domiciliu
documente de reținut până la expirarea garanției sau a poliței
- contracte de servicii și garanții pentru locuințe
- polițe de asigurare pentru proprietarii de case
- chitanțe pentru reparații la domiciliu
documente de reținut pe termen nelimitat
- înregistrări credite ipotecare plătite (certificat de satisfacție sau eliberare de gaj)
- Declarații de dezvăluire de închidere (declarație de decontare sau foaie de decontare HUD-1)
- lista bunurilor casnice
documente de reținut până la expirarea termenului de prescripție (în general, la trei ani de la data scadenței returnării)
- declaratii fiscale
- declaratii de dezvaluire de inchidere
- plati de impozit pe proprietate (retine facturile fiscale si cecurile anulate)
- chitante de imbunatatire a capitalului si facturi
- formular 1098 declaratii de dobanda ipotecare
- Formularul 1099-s încasări din tranzacții imobiliare
- dovada că locuința dvs. a fost reședința dvs. principală pentru cel puțin doi din ultimii cinci ani (de exemplu, facturi de utilități, înregistrări ale alegătorilor, declarații fiscale anterioare)
- înregistrări de angajare pentru ajutor live (de ex., Formularul W-2s, formularul W-4S, declarațiile de plată și beneficii) păstrați toate înregistrările impozitelor pe ocuparea forței de muncă timp de cel puțin patru ani de la depunerea Q4 pentru anul
documente pentru investiții imobiliare
documente de reținut atâta timp cât dețineți proprietatea
- fapte de proprietate
- evaluări sau evaluări utilizate pentru a determina deprecierea
- chitanțe de îmbunătățire a capitalului și facturi
- chitanțe pentru reparații și întreținere
- chitanțe de plată de asigurare
documente de reținut până la expirarea poliței sau a acordului
- polițe de asigurare
- contracte de închiriere chiriaș
documente de păstrat pe termen nelimitat
- acorduri de parteneriat sau LLC pentru investiții imobiliare
- Declarații de dezvăluire de închidere (aka declarație de decontare sau foaie de decontare HUD-1)
documente diverse
documente de reținut atâta timp cât dvs. sau soțul dvs. dețineți proprietatea
- contractele de vânzare și actele originale ale proprietarilor pentru o locuință primite cadou
- valoarea justă de piață pentru proprietățile moștenite la data decesului decedatului și valoarea justă de orice reguli pentru utilizarea de către moștenitori a locuinței
- Decrete de divorț cu clauză de vânzare a locuinței
documente de păstrat până la actualizarea
- testamente și trusturi de proprietate
cerințe de păstrare a documentelor de Stat
orientările de mai sus respectă orientările IRS. Atunci când stabiliți cât timp să vă păstrați documentele, nu uitați să cercetați cerințele de păstrare a înregistrărilor fiscale ale statului dvs. Există unele state în cazul în care statutul de limitări este mai mult decât IRS.
modul în care stocați documentele este la fel de important
când vine vorba de arhivarea documentelor, luați în considerare modul în care le veți stoca în siguranță și în siguranță. Documentele pot fi stocate în mod tradițional prin hârtie, digital sau o combinație.
stocarea hârtiei
stocarea documentelor pe suport de hârtie poate părea redundantă în lumea digitală de astăzi, dar există motive pentru a lua în considerare această opțiune. O copie pe hârtie este o copie de rezervă bună în cazul unei pierderi de date. Documentele trebuie depozitate într-un dulap ignifug blocat sau într-o cutie de valori.
stocare digitală
de asemenea, puteți scana și stoca documentele în format digital. Multe companii oferă stocare bazată pe cloud, unde puteți accesa cu ușurință toate fișierele. După încărcarea documentelor, rupeți orice copii pe hârtie care nu sunt necesare.
asigurați-vă că toate părțile relevante știu unde sunt stocate documentele și cum să le acceseze. Și consultați întotdeauna cu contabilul și / sau avocatul dvs. atunci când creați o politică de păstrare a înregistrărilor. Cerințele legale pot diferi în anumite circumstanțe și ar trebui luate în considerare la crearea unei politici.