software-ul RFP: tot ce trebuie să știți

cum să răspundeți la un software RFP

pentru companiile de tehnologie, răspunsul la software-ul RFP este un proces familiar. Cu toate acestea, dacă sunteți frustrat că eforturile dvs. de RFP durează prea mult timp și nu dau roade, poate fi timpul pentru o nouă abordare.

mai întâi, verificați dacă procesul dvs. respectă cele mai bune practici ale propunerii. Apoi, reglați fin fiecare parte a propunerii dvs. din rezumatul executiv până la prezentarea finală.

cele mai bune practici ale procesului de propunere

decideți să licitați sau să nu licitați

un motiv comun pentru care rata dvs. de câștig poate fi scăzută este că licitați pentru RFP-uri care nu sunt potrivite. Când vine vorba de software RFPs, de multe ori, cumpărătorul vrea totul, dar nu știe exact ce au nevoie. În consecință, este dificil să determinați dacă aveți șanse mari de a câștiga afacerea.

deci, înainte de a sări în crearea propunerii, examinați cu atenție domeniul de aplicare și cerințele tehnice. Apoi, faceți o listă de întrebări de urmărire pentru a înțelege ce caracteristici și funcționalități sunt întrerupătoare. Cu aceste informații, veți avea mai eficiente pentru a licita sau nu pentru a licita discuții.

descărcați această listă de verificare utilă pentru a ghida dvs. pentru a licita sau fără discuții de licitare.

Optimizați-vă planificarea proiectului de propunere

prea des, timpii de răspuns ai propunerii software sunt strânși. Clientul are o nevoie urgentă, dar dorește, de asemenea, să facă o investiție înțeleaptă. Fără o strategie de management de proiect stabilit, haos și confuzie rezultă.

există o serie de modalități încercate și adevărate de a vă organiza echipa și procesul de propunere. De exemplu, încercați o matrice RACI. Deoarece detaliază membrii echipei și rolurile lor, toată lumea știe la ce să se aștepte și ce pași urmează. Alternativ, puteți crea o cronologie a propunerii sau o diagramă Gantt pentru a urmări sincronizarea sarcinilor.

examinați conținutul propunerii anterioare

în general, RFP-urile software pun multe dintre aceleași întrebări. În loc să rescrieți răspunsurile pentru fiecare RFP, utilizați conținutul propunerii anterioare ca șablon pentru răspunsurile viitoare. Cel mai bun mod de a salva și de a găsi răspunsuri comune atunci când aveți nevoie de ele este să creați o bibliotecă de cunoștințe de propuneri sau un depozit de conținut.

unele Echipe își gestionează conținutul manual într-o foaie de calcul sau într-un document Word. În timp ce această abordare este mai bună decât pornirea răspunsurilor de la zero, informațiile devin rapid dezorganizate și datate. În consecință, multe echipe de propuneri folosesc software de gestionare a propunerilor pentru gestionarea cunoștințelor. Software-ul de răspuns RFP permite colaborarea și automatizarea propunerilor prin identificarea întrebărilor la care ați răspuns deja și sugerând răspunsul adecvat.

faceți lucrurile mai ușoare pentru subiectul dvs. experții

experții în materie (IMM-urile) trebuie să jongleze cu rolul lor cu normă întreagă, precum și cu sarcinile de propunere. Inutil să spun că este o treabă mare și nu este întotdeauna ușor pentru ei să răspundă imediat la RFP. Când trebuie să trimiteți e-mailuri de urmărire și să gestionați întârzierile, este ușor să vă frustrați. Cu toate acestea, puteți face procesul de propunere puțin mai ușor pentru toată lumea.

în timp ce sunteți obligat să întâlniți întrebări noi, utilizați biblioteca de cunoștințe pentru a finaliza cât mai mult din propunere. De exemplu, până la 80% din RFP-urile SaaS sunt completate prin automatizarea propunerilor și revizuite de managerul de propuneri înainte de a angaja IMM-urile noastre. Această abordare înseamnă o sarcină mai ușoară pentru ei și răspunsuri mai rapide pentru dvs.

propunere de revizuire și revizuire

acum e timpul să-l trage împreună. Examinați propunerea dvs. de la început până la sfârșit. Este completă și conformă? Toate răspunsurile funcționează împreună? Tonul și stilul sună ca marca ta? În cele din urmă, există greșeli, erori gramaticale sau contradicții? Poate părea lipsit de importanță, cu toate acestea, detaliile contează. Și, greșelile mici pot face o impresie mare.

aprobarea finală și prezentarea

ultimul pas în acest proces este de a obține semnul final off de la aprobator executiv. Odată ce aveți sigiliul de aprobare, asigurați-vă că trimiteți propunerea la timp și în conformitate cu cerințele de depunere.

cum să îmbunătățiți fiecare parte a propunerii dvs. software

atunci când concurați împotriva unor soluții software similare, este important să faceți propunerea dvs. memorabilă. Cel mai bine este să folosiți fiecare parte a propunerii pentru un scop specific.

ridicați rezumatul executiv

gândiți-vă la rezumatul executiv ca la introducerea dvs. către cumpărător. Nu toți cei care primesc propunerea dvs. o vor citi cu atenție. Cu toate acestea, probabil că vă vor răsfoi rezumatul executiv. Prin urmare, trebuie să o faceți să conteze. Rezumatul dvs. executiv ar trebui să explice modalitățile cele mai impactante prin care veți ajuta clientul să își atingă obiectivele, să exploreze diferențiatorii cheie și să nu fie mai mult decât o pagină lungă.

descărcați acest șablon pentru a face rezumatul executiv minunat (și ușor).

RFP scrisoare de intentie

în cazul în care rezumatul executiv este introducerea, scrisoarea de intentie RFP este chat-ul prietenos care urmează. Într-adevăr, scrisoarea de intenție creează o conexiune. Fii conversațional, abordabil și adaugă puțină personalitate pentru a-l face memorabil. În plus, este important să vă exprimați înțelegerea nevoilor clientului, să spuneți o poveste de succes și să împărtășiți viziunea dvs. pentru viitorul parteneriatului dvs.

inspirați-vă descărcând acest șablon de scrisoare de intenție RFP.

stăpânește-ți mesageria

răspunsurile RFP software câștigătoare necesită un echilibru dificil de expertiză tehnică și mesagerie abordabilă. În timp ce doriți să transmiteți expertiza dvs., aveți grijă să nu vă înstrăinați evaluatorii RFP. Nu uitați să țineți cont de utilizatorul mediu și să vorbiți într-un mod pe care îl pot înțelege.