modul în care echipa dvs. poate defini domeniul de aplicare al proiectului

procesul de management al proiectului este unul dificil de stăpânit și, probabil, singurul aspect al acestuia care afectează cel mai mult managerii este domeniul de aplicare al proiectului. Crearea unui proiect charter sau cartografiere în programul de proiect toate par mult mai simplu și mai ușor de făcut în comparație cu stabilire în domeniul de aplicare.

dar este o greșeală să nu punem suficient timp și efort în domeniul de aplicare al proiectului. Un studiu de la Harvard a constatat că proiectul mediu și-a depășit bugetul cu 27%. Dacă doriți să evitați să faceți același lucru, trebuie să petreceți mult timp în procesul de definire a domeniului, astfel încât să nu fiți surprinși mai târziu.

dacă știți că este timpul să abordați domeniul de aplicare al proiectului, iată cum puteți pune principiile solide de gestionare a proiectului să funcționeze și să producă unul care va face proiectul un succes răsunător.

Prezentare generală: Ce este domeniul de aplicare al proiectului?

domeniul de aplicare al proiectului se referă la lista obiectivelor, termenelor și sarcinilor proiectului. Domeniul de aplicare al proiectului este adesea detaliat într-un document numit declarație de domeniu sau declarație de lucru.

stabilind un domeniu de aplicare al proiectului într-un document, oferiți întregii echipe Un ghid cu privire la toate aspectele proiectului, de la sarcinile care trebuie finalizate la resursele necesare până la obiectivele care trebuie atinse. Domeniul de aplicare al proiectului poate fi extins dacă trebuie realizate mai multe decât se credea anterior și poate fi redus dacă proiectul este prea mare pentru ca echipa să poată aborda.

un domeniu de aplicare al proiectului este o parte importantă a responsabilităților managerului de proiect și vă va ajuta să rămâneți în activitate și să evitați fluajul domeniului de aplicare al proiectului.

cum se definește domeniul de aplicare al proiectului

este ușor de spus Ce este un domeniu de aplicare al proiectului, dar nu este atât de ușor să creați un document de domeniu al proiectului. Poate avea o mulțime de detalii și părți în mișcare și nu este ceva de luat cu ușurință. Dar dacă îl împărțiți în cinci pași, procesul devine destul de simplu.

Pasul 1: definiți obiectivele

primul pas în definirea domeniului de aplicare al proiectului este definirea produsului final sau a obiectivelor — numite și „livrabile” — ale proiectului. Trebuie să fii clar cu privire la ceea ce speri că acest proiect va realiza. Este o idee bună să vă conturați obiectivele folosind regula inteligentă:

• Specific (domeniul de aplicare al proiectului prevede exact ceea ce proiectul ar trebui să realizeze)
• măsurabil (obiectivul este măsurabil nu vag)
• realizabil (este rezonabil să credem că echipa ar putea realiza acest obiectiv)
• realist (poate fi realizat relativ ușor fără a depăși bugetul)
• în timp util (poate fi realizat în intervalul de timp definit)

Sfaturi pentru definirea obiectivelor:

definirea obiectivelor este atât de importantă, deoarece stabilește tonul pentru restul domeniului de aplicare al proiectului. Iată câteva modalități prin care vă puteți asigura că vă stabiliți obiectivele corecte.

• fii flexibil: uneori obiectivele se pot schimba sau schimba cu totul pe parcursul proiectului, și asta e OK. De exemplu, dacă obiectivul dvs. este de a construi o casă cu două etaje și aveți opțiunea de a construi un pridvor dacă intrați sub un anumit buget, este în regulă să oferiți spațiu pentru ca domeniul de aplicare să se schimbe în conformitate cu obiectivele dvs.
• implică pe toată lumea: obiectivele nu ar trebui dezvoltate de o singură persoană; toate părțile interesate ar trebui să cântărească și să aducă propria perspectivă, care vă poate ajuta să includeți lucruri pe care le-ați pierdut sau să evitați obiectivele care nu ar trebui urmărite.

Pasul 2: definiți obstacolele potențiale

următorul pas pentru planificarea eficientă a proiectului este identificarea zonelor în care proiectul dvs. poate fi deraiat. Ce ar putea amenința bugetul proiectului tău? Ce ar putea cauza întârzieri majore?

de exemplu, dacă ați construi o casă mică, s-ar putea să vă confruntați cu o problemă cu vremea, dacă ar exista de două ori mai multe zile ploioase decât sunt de obicei în acea perioadă a anului, care ar putea întârzia progresul. Sau, probabil, prețul de Cherestea merge până la 5% în momentul în care comanda un transport.

Sfaturi pentru definirea obstacolelor potențiale:

obstacolele pot fi greu de prezis, dar este posibil să aveți deja o idee bună despre ceea ce este cel mai probabil să meargă prost cu proiectul, așa că începeți cu asta și lucrați spre exterior.

• nu lăsa nimic afară: Scrieți orice lucru posibil care ar putea merge prost cu proiectul.
• aveți un plan: elaborați un plan de urgență care să stabilească ce veți face pentru a atenua consecințele pentru fiecare obstacol, astfel încât să fiți pregătiți dacă se întâmplă.

Pasul 3: identificați resursele necesare

câți bani va costa proiectul? Ce consumabile sunt necesare? Câte ore de muncă vor fi necesare? Toate aceste întrebări trebuie să răspundă în detaliu. Ar trebui să faceți cercetări ample și să veniți cu cifre exacte; presupunerile educate aproape sigur vor duce la depășiri de costuri care ar putea deraia întregul proiect.

Sfaturi pentru identificarea resurselor necesare:

o contabilitate exactă a resurselor va asigura că toată lumea are instrumentele de care au nevoie pentru a menține proiectul la timp, deci acesta este un pas important.

• fiți exhaustivi: chiar și costurile mici se pot adăuga, deci creați o listă cu toate lucrurile posibile pe care le puteți gândi că proiectul va avea nevoie pentru a reuși.
• consultați-vă cu alții: Distribuiți lista pe care ați creat-o altor părți interesate din proiect pentru a vedea ce părere au și dacă ați lăsat ceva de pe listă.

Pasul 4: furnizați un program de referință

acum că ați stabilit obiectivele, obstacolele și resursele, puteți pune împreună o cronologie generală a ceea ce puteți realiza. Este important să se pună deoparte repere specifice care vor ajuta pe toată lumea să monitorizeze progresul proiectului.

de exemplu, dacă construiți o casă, prima piatră de hotar ar putea fi punerea fundației, a doua ar putea fi ridicarea cadrului structurii, a treia ar putea fi instalarea de instalații electrice și sanitare, iar a patra ar putea fi casa finalizată.

Sfaturi pentru a oferi un program de piatră de hotar:

a veni cu repere este o parte importantă a punerii în aplicare a proiectului Împreună. Odată ce este în loc, sunteți aproape terminat, și este vorba despre planul de gestionare a domeniului de aplicare de aici încolo.

• atașați datele la fiecare etapă: Nu este suficient să aveți pur și simplu repere, trebuie să le atașați și date sau nu există niciun sentiment de prioritate în sarcinile dvs. și riscați să nu terminați proiectul la timp.
• aveți un plan de urgență: dacă pierdeți o piatră de hotar, trebuie să aveți un plan în vigoare cu privire la acțiunile pe care le veți întreprinde pentru a atinge următoarea etapă la timp.

Pasul 5: enumerați părțile interesate

cu obiectivele proiectului dvs. definite, acum este timpul să creați o listă a părților interesate. Un stakeholder este oricine care are un interes sau preocupare în proiect. Pentru o companie de construcții, de exemplu, care ar include directorul executiv, directorul financiar, investitorii și managerul de construcții.

enumerați toate persoanele care ar trebui să fie la curent cu acest proiect și să aibă responsabilități semnificative în a se asigura că proiectul este executat.

Sfaturi pentru listarea părților interesate:

este important să aveți o listă exhaustivă a tuturor părților interesate, deoarece dacă vă este dor de cineva, ar putea avea ramificații majore asupra proiectului, deoarece sarcinile nu au fost finalizate din cauza faptului că cineva a fost lăsat în afara.

• parcurgeți etapele: o modalitate bună de a identifica părțile interesate este să parcurgeți fiecare aspect al domeniului de aplicare al proiectului pe care l-ați construit până acum. Întrebați-vă ce oameni sunt responsabili pentru realizarea fiecărei etape, pentru achiziționarea fiecărei resurse și pentru depășirea fiecărui obstacol. Acest lucru vă va ajuta să evitați să uitați pe nimeni.
• atașați părțile interesate la elementele planului: prin atribuirea de nume elementelor din domeniu, cum ar fi resursele, sarcinile și etapele, este clar care sunt responsabilitățile fiecăruia, ceea ce ajută proiectul să se desfășoare mai ușor.

cel mai bun software de management de proiect pentru managementul domeniului de aplicare al proiectului

crearea unui domeniu de aplicare a proiectului de la zero este un pic descurajantă, dar există multe opțiuni software care vă pot ghida. Aici sunt trei dintre cele mai bune opțiuni de software de management de proiect, care sunt deosebit de eficiente în ajutându-vă stabili un domeniu de aplicare proiect.

monday.com

monday.com oferă un planificator de sarcini cu prioritizare, care vă ajută să stabiliți etapele și un calendar de echipă partajat care vă permite să implicați toate părțile interesate. Un instrument de gestionare a resurselor ajută utilizatorii să urmărească resursele proiectului.

puteți vizualiza toate sarcinile și părțile interesate cu care sunt asociate prin intermediul monday.com tabloul de bord.

Podio

Podio are, de asemenea, funcții de prioritizare și planificare a sarcinilor și o modalitate ușoară de a introduce noi sarcini prin simpla apăsare a „T” de pe tastatură. De asemenea, are stocare de documente, astfel încât să puteți păstra domeniul de aplicare al proiectului în fișier și raportare, astfel încât să puteți aduna date despre cât de bine se descurcă proiectul.

Tabloul de bord Podio îl face ușor pentru a vedea părțile interesate de proiect și sarcini.

Scoro

Scoro are câmpuri personalizate pentru a vă permite să urmăriți și să gestionați resursele. De asemenea, are un sistem de creare și Listă de sarcini care vă va permite să vă gestionați etapele și puteți eticheta părțile interesate relevante. De asemenea, are stocare de documente și partajare de fișiere, precum și rapoarte bugetare și tablouri de bord, astfel încât să puteți urmări finanțele.

Tabloul de bord Scoro păstrează toate aspectele legate de domeniul de aplicare al proiectului într-un singur loc.

este timpul să vă creați propriul domeniu de proiect

acum, că știți ce se întâmplă în crearea unui domeniu de lucru, este timpul să începeți să lucrați pe cont propriu. Puneți-vă aceste întrebări:

• care sunt fazele ciclului meu de viață al proiectului?
• am deja o declarație de domeniu de aplicare a proiectului pe care o pot adapta și extinde?
• cât de larg sau cât de îngust ar trebui să fie domeniul de aplicare al unui proiect și am efectuat încă o analiză a domeniului de aplicare a proiectului pentru a determina acest lucru?
• ce este un domeniu de cunoștințe domeniu am nevoie pentru a aborda?

puneți deoparte câteva ore în săptămâna următoare sau două pentru a vă așeza și a parcurge pașii de mai sus. Uită-te la un exemplu de domeniu de aplicare proiect sau două pentru a vedea cum alții au făcut-o. Și apoi treci la treabă și desenează unul.