cum să utilizați date în timp real pentru Excel financial Forecasting

New York Yankees Legenda Yogi Berra faimos a spus, „dacă nu știi unde te duci, vei ajunge în altă parte.”Planificarea financiară bună începe cu o prognoză bună. Excel face procesul relativ ușor, cu condiția să aveți acces ușor la datele dvs. despre rezultatele anterioare, soldurile curente și proiecțiile viitoare.

există multe tipuri diferite de previziuni pe care ați putea dori să le creați, în funcție de natura afacerii dvs. Previziunile de vânzări sunt printre cele mai frecvente, deoarece majoritatea întreprinderilor văd venituri fluctuante și fluctuații ale vânzărilor din cauza situației actuale de criză. Să analizăm câteva modalități prin care puteți crea o prognoză de vânzări folosind Excel împreună cu date în timp real din sistemele ERP și CRM.

pornire simplă: prognoză bazată pe istoricul vânzărilor

cea mai simplă abordare este să începeți cu o serie cu două coloane. Să presupunem că coloana „A” este o serie de date, iar coloana ” B ” vă arată vânzările săptămânale de la an la an. Mai întâi, evidențiați datele din aceste două coloane. Din meniul de date din Excel, alegeți „foaie de prognoză” și vi se va prezenta un grafic care arată vânzările anterioare și vânzările viitoare proiectate.

Faceți clic pe „Opțiuni” (chiar sub grafic) și veți putea ajusta unele dintre variabilele care conduc calculele de prognoză. În cele din urmă, faceți clic pe butonul „Creare”, iar Excel va genera o nouă foaie de lucru care vă arată vânzările prognozate, împreună cu o proiecție cu limită superioară (optimistă) și o proiecție cu limită inferioară (pesimistă).

Noțiuni de bază în timp Real: conectarea la ERP și CRM

acum, că aveți elementele de bază în loc, să ne uităm la modul în care puteți încorpora vânzări și conducte de date. Linkurile în timp real către datele sursă vă pot actualiza prognoza imediat ce devin disponibile informații noi. Nu este nevoie să copiați și să lipiți informații, ceea ce nu este doar obositor, ci și probabil să introduceți erori în prognoza dvs.

pentru multe companii, datele de vânzări trăiesc în sistemul ERP și conducta trăiește într-o bază de date CRM separată. Obținerea acestor date pentru a apărea în Excel este ușoară dacă utilizați un produs conceput special cu software ERP în minte. (O serie de astfel de instrumente sunt disponibile de la insightsoftware, care se integrează cu peste 140 de sisteme ERP diferite.)

să ne întoarcem la prognoza dvs. simplă de vânzări și să ne imaginăm cum ar putea arăta cu legăturile de date în timp real. Ați putea începe cu o coloană care trage totaluri săptămânale de vânzări direct din sistemul ERP. Acest lucru vă oferă aceeași imagine pe care ați avut-o înainte, dar în loc să o tastați manual (sau să copiați și să lipiți), vine direct din software-ul ERP. Dacă se schimbă ceva (de exemplu, dacă s-a făcut o intrare de ajustare la numerele de săptămâna trecută), aceasta va fi actualizată automat în Prognoza Excel.

în coloana următoare, puteți adăuga o proiecție ponderată a conductei. Pentru multe companii, acest lucru ar putea necesita conectarea la un sistem CRM independent.

în cele din urmă, ați efectua o prognoză bazată pe vânzările anterioare și aveți o modalitate simplă de a valida Prognoza împotriva conductei dvs. Acest lucru este util în special pentru a înțelege dacă prognoza dvs. statistică (furnizată de Excel) este susținută de numerele de conducte provenite de la echipa dvs. de vânzări.

alte tipuri de previziuni

în timp ce previziunile de vânzări oferă o piesă foarte importantă a puzzle-ului, există multe modalități de a aplica aceste principii. Fluxul de numerar este seva fiecărei afaceri, deci este esențial să înțelegem cum va arăta situația numerarului în următoarele săptămâni și luni. Prin combinarea legăturilor în timp real cu soldurile de numerar, conturile de încasat, datoriile și veniturile și cheltuielile prognozate, utilizatorii Excel pot construi un model pentru intrările și ieșirile care sunt actualizate automat ca condiții pe tot parcursul schimbării afacerii.

o abordare mai sofisticată este „modelul declarației 3”, care oferă o singură prognoză care leagă situația veniturilor, bilanțul și situația fluxurilor de numerar într-un singur model financiar. O prognoză 3 declarație bine formulată folosind link-uri în timp real vă poate oferi vizibilitate clară, actualizată la condițiile financiare viitoare din cadrul organizației dvs. în orice moment.

aducerea simplității într-o lume complicată

instrumentele software construite special pot facilita în mod semnificativ construirea de rapoarte exacte și ușor de întreținut.

cu modelul de declarație 3 (sau cu orice prognoză care se leagă de datele din registrul general), este util în special să puteți adăuga referințe care să rezume soldurile contului dvs. pe baza segmentelor de cont, a departamentelor sau a intervalelor de conturi. Instrumentele sofisticate oferite de insightsoftware, cum ar fi Bizview, permit utilizatorilor să extragă totaluri sumare dintr-o serie de conturi GL folosind metacaractere.

să ne uităm la un exemplu. Dacă numerele contului GL includ un segment care desemnează Divizia de produse și altul care specifică geografia, este posibil să doriți să creați o singură referință de celulă care să atragă toate conturile dvs. de venituri între 41000 și 42999, dar numai pentru liniile de produse din intervalul 100-199 și numai pentru geography 40. Referința dvs. de celulă ar putea arăta cam așa: „–40”.

magia acestei abordări este că trage automat din GL pe baza intervalelor specificate, chiar dacă adăugați conturi noi. Acest lucru atenuează problema de a reformata rapoartele ori de câte ori se adaugă un nou cont General ledger.

instrumentele software potrivite vor putea răspunde acestor tipuri de nevoi sofisticate de finanțare și contabilitate. Un alt exemplu este o declarație multi-companie care trage de la mai multe sisteme ERP deconectate. Acesta este un scenariu comun cu filialele, diviziile internaționale sau fuziunile și achizițiile.

păstrarea datelor în siguranță

în cele din urmă, veți dori să salvați prognoza într-un loc sigur și să o distribuiți persoanelor potrivite. Din păcate, majoritatea fișierelor Excel produse de profesioniștii din domeniul finanțelor și contabilității sunt stocate pe hard disk-uri locale, unde sunt vulnerabile la furt sau pierdere. Este important să stocați datele într-o locație centrală cu securitate și backup adecvate.

distribuția datelor prognozate poate fi, de asemenea, o problemă de securitate. Poate fi mai ușor să vă dezvoltați prognoza într-o singură locație, dar nu doriți neapărat ca șefii de departament să vadă date de la întreaga organizație. Căutați instrumente tehnologice care vor sprijini distribuția limitată, trimiterea de valori numerice fără a furniza legături în timp real, de exemplu, sau conversia previziunilor în PDF înainte de a le distribui.

Previziunile Sunt Întotdeauna Greșite . . . Dar util

se spune adesea că toate previziunile sunt greșite, dar sunt totuși foarte utile. O bună planificare începe cu așteptări realiste. Microsoft Excel oferă un instrument familiar și puternic pentru a aduce la viață datele organizației dvs. și pentru a obține informații care vă ajută să ghidați managementul companiei dvs. Atunci când sunt combinate cu instrumente care se leagă de datele întreprinderii dvs. în timp real, prognoza bazată pe Excel poate fi diferența care vă ajută să vedeți clar drumul înainte și să ajustați cursul în timp pentru a evita obstacolele.