Cum Să Trimiteți Prin E-Mail Documentele Scanate De La Imprimantă?

cum să trimiteți prin e-mail documente scanate?

vă vom arăta cum să căutați și să trimiteți prin e-mail documentele dvs. în această postare. Vom demonstra o varietate de strategii, inclusiv:

• • cum se utilizează funcția Scanare către e-mail de pe imprimantă
  • care este cel mai bun mod de a căuta de pe computer?
  • cum să utilizați telefonul pentru a căuta
  • cum să trimiteți un document ca atașament la un e-mail

de asemenea, vă vom arăta cum să convertiți documentul pe hârtie într-o versiune digitală pe care dvs. și destinatarul dvs. o puteți semna online.

să începem petrecerea.

ar trebui să utilizați funcția Scanare către E-mail a imprimantei?

scanarea unui document și trimiterea acestuia prin e-mail pot părea a fi o metodă rapidă și eficientă de a face acest lucru. Este, dar nu pentru toate documentele sau destinatarii.

posibilitatea ca documentul să nu ajungă la destinatarul său este unul dintre dezavantajele majore ale utilizării funcției „Scanare către e-mail”.

când utilizați funcția „Scanare către e-mail”, este mai dificil să verificați din nou dacă adresa de e-mail pe care o introduceți este corectă, deoarece este posibil să nu primiți un mesaj de eroare dacă o faceți. Nu veți fi notificat dacă adresa de e-mail a destinatarului s-a schimbat sau dacă căsuța de e-mail este completă.

adresa de e-mail de returnare va apărea ca o adresă „fără răspuns”, astfel încât destinatarii nu vor putea răspunde la un mesaj trimis de la o imprimantă. De obicei, nu vă puteți personaliza postarea și, dacă destinatarii încearcă să vă contacteze folosind adresa de e-mail din mesaj, Nu veți primi un răspuns.

dacă doriți să utilizați funcția” Scanare către e-mail”, ar trebui să faceți acest lucru numai atunci când puteți confirma personal că e-mailul a fost trimis destinatarului destinat și ar trebui să îl utilizați numai pentru documente care nu sunt cu adevărat relevante, deoarece este posibil să nu treacă la prima încercare.

deci, ce ar trebui să faci în schimb?

alternativa mai bună: cum să scanați și să trimiteți prin e-mail un Document (+ semnați-l sau solicitați o semnătură) într-un mod sigur și la îndemână

iată câteva alternative la utilizarea funcției „Scanare către e-mail” pentru a scana, trimite prin e-mail și chiar semna un document online:

scanați documentul

Iată cum să scanați documentul utilizând orice scaner sau imprimantă multifuncțională:

cum se scanează pe Windows?

nu trebuie să utilizați un program sau un software separat pentru a căuta documente, deoarece Windows are o metodă încorporată pentru a face acest lucru.

Iată cum se face:

1. începeți accesând meniul Start.
2. pentru a deschide aplicația Scan, căutați-o și faceți clic pe ea. Dacă nu îl puteți localiza, utilizați instrumentul de căutare din colțul din stânga jos pentru a-l căuta.
3. când deschideți aplicația Scanare, Aceasta vă va informa dacă scanerul dvs. nu este atașat, caz în care ar trebui să verificați din nou dacă este pornit și conectat corect.
4. alegeți scanerul pe care îl veți utiliza din meniul derulant, precum și formularul de fișier în care veți salva scanările. Dacă aveți nevoie doar de o imagine, PNG și JPEG sunt ambele alegeri comune.
5. pentru a începe scanarea, puneți documentul cu fața în jos în scaner, apoi mergeți la Afișați mai multe > previzualizare pentru a obține o privire rapidă asupra acestuia.
6. utilizând funcția „Afișați mai multe”, puteți ajusta și setările imaginii (cum ar fi modurile color sau în tonuri de gri și rezoluția imaginii).
7. așteptați până când scanerul finalizează o scanare de previzualizare a documentului dvs. și îl afișează pe ecran. Remediați locația documentului în scaner dacă este nealiniat sau deplasat, apoi examinați-l din nou.
8. puteți alege regiunea pe care doriți să o scanați făcând clic și glisând-o până când sunteți mulțumit de destinație. Selectați „Scanare” după ce ați selectat regiunea pe care doriți să o scanați.
9. această procedură trebuie repetată pentru fiecare pagină pe care doriți să o scanați.
10. așteptați până când scanarea este completă înainte de a încerca să vă digitalizați textul.

nu uitați să depuneți hârtia într-un loc convenabil. Puteți chiar să-l salvați pe Desktop, astfel încât să nu uitați de el.

cum se scanează pe un Mac?

un instrument preprogramat pentru utilizarea scanerului este inclus cu dispozitivul Mac. Iată cum să o folosiți:

1. pregătește hârtiile.
2. lansați aplicația Previzualizare.
3. alegeți scanerul sub Fișier > Import din scaner.
4. dacă scanerul nu este identificat, verificați din nou dacă este pornit și conectat.
5. va apărea dialogul „Import” și va fi pregătită scanarea de previzualizare.
6. acum Puteți alege opțiunile de scanare. Modificați culoarea, tipul documentului, scala, orientarea și alte informații, după cum doriți.
7. pentru a începe scanarea, apăsați „Scan”, iar aplicația vă va notifica atunci când documentul a fost complet digitalizat.
8. această procedură trebuie repetată pentru fiecare pagină pe care doriți să o scanați.

documentul dvs. a fost acum digitalizat pentru dvs. Amintiți-vă unde ați salvat textul sau salvați-l pe Desktop, astfel încât să îl puteți vedea când ați terminat.

cum se scanează pe iOS?

puteți scana documentul fără scaner utilizând camera încorporată de pe iPhone sau iPad. Iată cum se face:

1. așezați hârtia pe o suprafață plană, cu iluminare bună pentru ao pregăti.
2. pe iPad sau iPhone, deschideți aplicația Note.
3. pentru a adăuga un document scanat la o notă existentă, creați o notă nouă sau alegeți o notă existentă.
4. în partea de jos a ecranului, atingeți pictograma camerei.
5. selectați „Scanare documente” din meniul derulant.
6. dacă dispozitivul dvs. nu începe imediat scanarea, îndreptați camera spre documentul pe care doriți să îl scanați și apăsați butonul declanșator pentru a începe.
7. continuați în acest mod cu fiecare pagină ulterioară.
8. hârtia dvs. a fost scanată și stocată în Note.

puteți trimite notele dvs. ca e-mail sau le puteți partaja prin mai multe aplicații.

cum se scanează pe Android?

nu există un program încorporat pentru scanarea documentelor pe Android. Cu toate acestea, puteți utiliza Google Drive pentru a căuta documentul dvs.

Iată cum se face:

1. așezați hârtia pe o suprafață plană, cu iluminare bună pentru ao pregăti.
2. pentru a construi un document nou, deschideți aplicația Google Drive și atingeți pictograma „+” din colțul din dreapta jos al ecranului, apoi selectați „Scanare.”
3. îndreptați camera spre documentul dvs., aliniați-l și apăsați butonul declanșator.
4. examinați previzualizarea, decupați și reglați setările după cum este necesar sau reluați scanarea atingând „reluați.”
5. continuați în acest mod cu fiecare pagină ulterioară.
6. documentul dvs. a fost acum scanat și salvat în Google Drive.

puteți trimite o conexiune la noul document sau puteți adăuga adresele de e-mail ale persoanelor pentru a avea acces la acesta.

trimiteți prin e-mail documentul și solicitați o semnătură (sau semnați-l)

Iată cea mai bună modalitate de a vă semna online documentul digitalizat:

utilizați software-ul de semnătură electronică

veți avea câteva opțiuni pentru a vă semna contractul după ce l-ați digitalizat. Solicitarea unei semnături printr-o aplicație de semnătură online, cum ar fi semnătura, este o modalitate gratuită și ușoară.

Signature este un program simplu și puternic de semnătură digitală care vă permite să creați semnături și documente online obligatorii din punct de vedere juridic. Semnatarii dvs. nu vor trebui să fie în aceeași poziție pentru a semna un document cu o semnătură. În schimb, se pot conecta cu telefonul, tableta sau laptopul prin internet.

semnătura este un serviciu gratuit care vă permite să construiți semnături electronice fără a fi nevoie să vă înregistrați. Puteți semna documentul online și îl puteți partaja cu mai multe persoane folosind această metodă.

Iată cum se face:

1. Înscrieți-vă pentru un cont de semnătură gratuit.
2. selectați numele celor care trebuie să semneze documentul din contul dvs.
3. atașați un titlu documentului dvs. și un mesaj personalizat persoanelor care îl vor semna:
4. alegeți modul în care veți adăuga fișierele derulând în jos. Puteți încărca fișiere de pe dispozitiv sau le puteți alege de pe un site web online, cum ar fi Contul Google Drive.
5. utilizând editorul online, deschideți documentul și adăugați câmpuri de semnătură.
6. completați numele și adresele de e-mail ale Semnatarilor. De asemenea, puteți alege o comandă de semnare pentru aceștia, iar Signature va trimite documentele utilizatorilor în acea ordine:
7. după ce ați verificat de două ori detaliile, faceți clic pe „Trimiteți-Document.”

puteți monitoriza documentul utilizând contul dvs. de semnătură după ce a fost trimis. Puteți spune dacă un destinatar durează prea mult pentru a semna în acest fel. Nu trebuie să sunați pe nimeni dacă durează prea mult; pur și simplu le puteți trimite un e-mail amintindu-le că este nevoie de semnătura lor.

când semnatarii dvs. primesc hârtia, semnătura îi va ghida prin procesul de semnare, îndrumându-i prin procesul de creare a propriei semnături și trecând peste fiecare zonă de semnătură înainte de a fi terminat.

Pro:

• • foarte ușor de utilizat
  • profesionale și personalizate
  • funcționează pe orice dispozitiv
  • vă ține în controlul procesului
  • vă ghidează și semnatarii prin fiecare pas
  • puteți începe gratuit

contra:

• • nici o aplicație mobilă disponibilă (în prezent în dezvoltare)

utilizarea clientului de e-mail

de asemenea, puteți trimite un document prin e-mail utilizând aplicația de e-mail. Rețineți că, dacă trebuie să semnați hârtia, trebuie să faceți acest lucru înainte de a o trimite, fie semnând-o fizic, fie semnând-o Electronic.

Iată cum să obțineți hârtia la persoana potrivită:

1. Deschideți contul de e-mail și conectați-vă.
2. pentru a începe să scrieți un e-mail nou, selectați „Mesaj nou.”
3. căutați o pictogramă” atașați atașamentul ” în noul panou de e-mail. Seamănă cu o agrafă de hârtie o mare parte din timp.
4. găsiți fișierul, alegeți-l și apăsați „Enter” după ce faceți clic pe el.
5. de asemenea, puteți trage și plasa Fișierul scanat în browser.
6. finalizați mesajul și furnizați adresele de e-mail ale destinatarilor.
7. acum veți returna e-mailul cu fișierul scanat atașat.

Pro:

• • ușor de utilizat
  • libertatea de a folosi
  • puteți face acest lucru de pe telefon

contra:

• • nu vă spune cine a semnat și cine nu a
  • este posibil să fie nevoie să imprimați și să semnați documentul mai întâi și să cereți Semnatarilor dvs. să facă același lucru
  • proces mai lent
  • nu la fel de profesionist ca utilizarea unei platforme specializate
    

    cum scanez de la imprimantă la e-mail?

    1. deschideți aplicația de scanare.
    2. scanați documentul.
    3. salvați-l.
    4. căutați documentul.
    5. faceți clic dreapta pe el.
    6. selectați „Share” și apoi „Mail”.
    7. compuneți e-mailul.
    8. trimite un e-mail.

    care este diferența dintre scanare și scanare la e-mail?

    nu aveți nevoie de niciun alt program pentru a trimite imaginea scanată atunci când utilizați opțiunea imprimantei „Scanare către e-mail”. Cu toate acestea, nu aveți acces la niciuna dintre caracteristicile trimiterii unui e-mail, cum ar fi introducerea unei note, asigurarea trimiterii e-mailului și editarea imaginii înainte de a o trimite.

    Scanarea către e-mail este sigură?

    cu siguranță nu. Nu puteți fi sigur dacă e-mailul a fost trimis corect, deoarece aveți acces la adresa de e-mail utilizând funcția „Scanare către e-mail”.

    în plus, prin design, imprimantele multifuncționale trimit e-mailuri în text simplu. Este posibil ca terții conectați la aceeași rețea WiFi ca imprimanta dvs. să poată intercepta aceste mesaje.

    acesta este motivul pentru care puteți utiliza funcția „Scanare către e-mail” a imprimantei numai pentru documentele neconfidențiale pe care le puteți verifica că au fost trimise corect.

    câte pagini puteți scana la e-mail?

    puteți trimite până la 999 de pagini scanate. Acest număr va depinde probabil de memoria și capacitatea imprimantei.

    cum să trimiteți documente prin e-mail?

    1. Deschideți contul de e-mail.
    2. începeți să compuneți un mesaj nou.
    3. trageți și plasați documentul în mesaj.
    4. verificați informațiile și adăugați adresa de e-mail a destinatarului.
    5. Faceți Clic Pe „Trimite.”

    cum trimit un document confidențial prin e-mail?

    dacă doriți un strat suplimentar de protecție pentru a vă menține informațiile sensibile în siguranță împotriva accesului neautorizat, puteți utiliza modul confidențial Gmail. Îl puteți utiliza pentru a seta data de expirare a unui mesaj și chiar pentru a elimina accesul la acesta.

    mesajul nu va putea fi copiat, redirecționat, tipărit sau descărcat de destinatari.

    cum scriu un e-mail cu un atașament?

    1. accesați contul dvs. de e-mail.
    2. selectați „Mesaj nou”.
    3. căutați o pictogramă de agrafă și faceți clic pe ea pentru a atașa un fișier.
    4. căutați fișierul în folderele computerului. După ce îl găsiți, faceți clic pe” Deschidere „sau” alegeți fișierul.”
    5. continuați să scrieți e-mailul.
    6. adăugați o linie de subiect și adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să o trimiteți.
    7. Faceți clic pe „Trimiteți” când sunteți gata să trimiteți e-mailul.

    concluzie

    după cum am văzut, scanarea documentelor se poate face într-o varietate de moduri. Puteți scana și trimite documente prin e-mail digital de la imprimante multifuncționale pe telefonul dvs. iPhone sau Android, indiferent unde vă aflați.

    dacă documentele dvs. au nevoie de semnături, puteți utiliza oricând semnătura gratuit pentru a obține semnături obligatorii din punct de vedere juridic.

    semnături vă poate ajuta în conversia documentelor scanate în documente care sunt gata pentru ambele părți să semneze. Apoi vă va parcurge semnatarii prin procesul de semnare, actualizându-vă pe parcurs.