Cum să controlați cheltuielile angajaților în 8 pași

gestionarea cheltuielilor angajaților dvs. poate fi complicată, consumatoare de timp și obositoare și o problemă majoră pentru departamentul dvs. financiar. Din fericire, există modalități de a face acest proces mai puțin de un drag.

la inimă, controlul cheltuielilor angajaților este într-adevăr o chestiune de strategie. Și când vine vorba de cheltuieli de afaceri, aveți trei nevoi principale:

1. pentru a monitoriza și controla costurile operaționale ale companiei
2. pentru a efectua contabilitatea analitică a cheltuielilor
3. pentru a colecta toate facturile și documentele justificative

faceți aceste trei bine și sunteți rapid pe drumul către o cultură sănătoasă a cheltuielilor – ceva de care suntem pasionați.

deci, care este cel mai bun mod de a monitoriza și controla cheltuielile angajaților? Cum puteți oferi angajaților flexibilitatea de care au nevoie pentru a ieși în lume, asigurând în același timp securitatea și integritatea fondurilor companiei?

Iată ce trebuie să știți.

Creați-vă planul de gestionare a cheltuielilor angajaților

„eșecul de a planifica este de planificare pentru a eșua.”Este un clișeu pentru un motiv.

cel mai rău mod de a gestiona cheltuielile companiei este de a gestiona abia deloc. Ceea ce este de fapt destul de tipic pentru companiile foarte tinere, mici. La început, simți că nu ai nevoie de o strategie, deoarece sumele pe care le cheltuiești sunt atât de mici. Și CEO – ul sau managerul de birou se ocupă oricum de toți banii.

dar acest articol este menit să vă ajute să controlați cheltuielile angajaților. Pentru că la un moment dat, trebuie să-ți eliberezi echipa pentru a face o muncă grozavă. Și asta va necesita acces la fonduri.

dar cum ar trebui angajații să cheltuiască, pentru ce și cât sunt permise? Toate acestea vor fi incluse în politica dvs. de cheltuieli bine scrisă.

am scris deja despre aceste lucruri, așa că nu exagerăm aici. Dar există câteva principii de bază pentru a păstra în minte:

• faceți – o simplă, clară și concisă
• nu încercați să scrieți o lucrare juridică sau academică-păstrați-o prietenoasă
• includeți exemple din lumea reală de cheltuieli bune și rele ale companiei
• nu enumerați toate cheltuielile posibile. Liniile directoare sunt mai bune decât listele lungi
• gândiți – vă la modalități de automatizare a pașilor-mai multe despre acest lucru în scurt timp

și, în cele din urmă, includeți alte echipe în proces. Politicile de cheltuieli excelente au sens pentru întreaga companie-nu doar pentru CFO sau controlorul financiar.

pentru mai multe detalii, citiți ghidul nostru detaliat pentru elaborarea politicii de cheltuieli a companiei. Și pentru inspirație, iată o listă mare de politici de cheltuieli din viața reală de la companii de care ați auzit cu siguranță.

2. Puneți în aplicare procese clare de cheltuieli

odată ce politica dvs. este gata, trebuie să abordați procesele. Cheltuielile de afaceri implică mai mult decât stabilirea unui buget și acordarea de fonduri echipei dvs. – la ambele vom ajunge în curând.

urmând un proces de gestionare a cheltuielilor care este metodic și amănunțit, ca să nu spunem strict, puteți stimula angajații să-și controleze cheltuielile. Un proces clar și detaliat poate fi la fel de util pentru angajați ca și pentru management.

când implementați un proces de gestionare a cheltuielilor, asigurați-vă că căutați modalități de a-l face cât mai rapid și mai ușor posibil pentru angajați. De exemplu, puteți oferi angajaților formulare pre-completate, inclusiv solicitări automate pentru documentația justificativă necesară.

și mai bine, soluțiile moderne de gestionare a cheltuielilor vă ajută membrii echipei să parcurgă întregul proces de cheltuieli – de la aprobare, la plată, la primire.

acest tip de proces este cel mai bun scenariu – în care echipele dvs. nu au de ales decât să respecte regulile, chiar dacă nu le cunosc!

stabiliți un buget pentru fiecare categorie de cheltuieli ale angajaților

o modalitate bună de a controla cheltuielile angajaților este implementarea unei politici detaliate de cheltuieli. Aceasta include stabilirea în avans a unui buget maxim pentru fiecare categorie de cheltuieli: călătorii de afaceri, sejururi la hotel, facturi la restaurant, achiziționarea de echipamente și consumabile etc.

pentru toate cheltuielile, ar trebui să definiți cât de mult poate suporta fiecare angajat și să le anunțați că nu vor fi rambursate dincolo de această limită. Unele sume sau tipuri de cheltuieli pot fi pre-aprobate, în timp ce orice altceva în afara acestui lucru necesită aprobarea explicită a managerilor.

dar păstrați aceste reguli cât mai simple posibil. Ai putea merge în detaliu fără sfârșit cu sumele de preț, care sunt de aprobare, și condițiile care trebuie îndeplinite. Dar politicile de cheltuieli funcționează cel mai bine atunci când sunt scurte, simple și unde angajații le pot aminti pe de rost.

și credeți-ne, Acest lucru este perfect realizabil.

furnizați metode de plată adecvate

dacă doriți să fiți cu adevărat eficienți în controlul cheltuielilor angajaților, cea mai bună opțiune este să le oferiți o metodă de plată personalizată. Acest lucru este în cazul în care carduri de cheltuieli de afaceri vin în.

cu carduri de cheltuieli, le puteți încărca cu o anumită sumă în avans pentru a fi utilizate pentru o gamă largă de cheltuieli suportate în domeniu: restaurante, benzină, hoteluri etc.

aceste carduri combină flexibilitatea cu securitatea. Angajații pot petrece la fel cum au propriul card de credit corporativ. Dar managerii și echipele financiare pot stabili limite specifice pentru fiecare card și pot vedea exact ce a cheltuit un angajat în orice moment.

a doua opțiune: un card de credit virtual. Aceasta este soluția perfectă pentru cheltuielile online, cum ar fi rezervarea unei camere de hotel, închirierea unei proprietăți sau a unui vehicul și cumpărarea biletelor de tren sau plan. De asemenea, sunt ideale pentru abonamente software și Publicitate Digitală.

acest card de unică folosință poate fi utilizat în funcție de nevoile angajaților dvs. și poate fi controlat în timp real printr-o platformă de internet sigură. Acest lucru asigură o supraveghere clară și detaliată, permițând în același timp angajaților dvs. să facă achiziții online rapid și convenabil.

știți ce nu este o opțiune bună? Bifurcare peste cardul de credit al companiei de fiecare dată când un angajat trebuie să facă o plată. Nu numai că este un hassle, dar, de asemenea, expune compania dumneavoastră la riscul de fraudă card de credit. Nu e mișto!

digitizați recuperarea facturilor

când un membru al echipei plătește pentru ceva, trebuie să păstreze chitanța. Ceea ce este un concept destul de simplu, dar duce la probleme nesfârșite pentru echipele de finanțe și contabilitate.

pentru că indiferent cât de sârguincioși sunt angajații dvs., vor uita sau vor pierde încasările din când în când. Și acest lucru înseamnă o mulțime de înainte și înapoi cu echipa de Finanțe, pentru a se explica și de a găsi aceste dovezi de plată.

pentru a evita pierderea timpului de colectare a facturilor și pentru a vă asigura că le obțineți pe toate, trebuie să digitalizați colectarea chitanțelor. Încasările electronice sunt acum acceptate de birourile fiscale din întreaga lume.

cea mai simplă metodă este o aplicație de scanare a chitanțelor. Angajatul plătește pentru ceva, apoi face imediat o fotografie a primirii lor în momentul în care o primește.

nu există nicio introducere de date pentru echipele financiare, iar numărul încasărilor pierdute devine neglijabil.

centralizați monitorizarea abonamentului

o altă problemă de cheltuieli care provoacă dureri de cap este abonamentele. Îi iubim, deoarece instrumentele moderne SaaS fac viața mai ușoară pentru toată lumea. Dar păstrarea pe partea de sus a fiecărei plăți efectuate de toate echipele de afaceri este ca plăci de filare.

între plata cuvintelor cheie în Google Adwords pentru departamentul de marketing, Salesforce pentru vânzări și Heroku sau AWS pentru echipele tehnice, poate fi dificil să monitorizați abonamentele angajaților.

am menționat cardurile virtuale de mai sus, iar acestea sunt antidotul perfect pentru problemele dvs. de cheltuieli. Acestea vă permit să creați un card unic, recurent, care va fi extras din fiecare lună (sau an).

fiecare card este atribuit unui angajat, astfel încât să știți cine controlează fiecare abonament. Și fiecare plată are un motiv enumerat, detaliile managerului de aprobare și Codul contabil corect. Deci, reconcilierea acestor plăți este aproape automată.

partea importantă este centralizarea tuturor acestor lucruri. Asigurați-vă că fiecare echipă utilizează același proces și aceeași metodă de plată pentru abonamentele sale. Atunci știi de unde vine fiecare plată și poți rămâne cu ușurință deasupra tuturor.

sfat: Spendesk, centralizează toate abonamentele, colectează automat facturile și chiar suspendă abonamentele în cel mai scurt timp, dacă este necesar.

urmăriți frauda raportului de cheltuieli

nu este distractiv să vorbim, dar șansele de fraudă a raportului de cheltuieli sunt mai mari decât ați crede. Dintr-un raport, un enorm 85% dintre angajați recunosc că mint pe cererile de cheltuieli. Și 10% prezintă informații false despre „tot timpul.”

acestea nu trebuie să fie toate falsuri rău intenționate. Uneori oamenii inventează detalii despre care cred că sunt adevărate, pentru că nu mai au informațiile de care au nevoie.

dar frauda ar trebui să fie o îngrijorare, în special pentru controlorii financiari și echipele lor. Treaba ta este să păstrezi banii companiei în siguranță.

cel mai eficient mod de a preveni acest lucru este să scapi pur și simplu de rapoartele de cheltuieli. La urma urmei, nimănui nu-i place să se ocupe de rapoartele de cheltuieli oricum.

având în vedere că sunt consumatoare de timp și ușor de falsificat, ar fi înțelept să le eliminăm cu totul și să optăm în schimb pentru soluții de plată flexibile și agile, precum cele oferite de Spendesk.

digitalizați și automatizați procesele

care dintre procesele dvs. ocupă cel mai mult timp și sunt cele mai puțin productive? Identificați-le, mergeți digital și dematerializați. Concentrați-vă în schimb pe instrumente eficiente pentru recuperarea facturilor, gestionarea cererilor de cumpărare sau chiar cheltuielile de procesare în timp real.

automatizarea și digitalizarea proceselor vă vor ajuta să vedeți rezultate mai bune, să permiteți echipei dvs. să lucreze cu o agilitate mai mare și să eliberați timp pentru alte lucruri mai importante (și mai puțin obositoare!) SARCINI.

mai multe resurse pentru automatizare:

• automatizarea cheltuielilor: cum să automatizați cererile și aprobările de cheltuieli
• 8 beneficii excelente ale automatizării contabile
• automatizarea Afacerilor: automatizați aceste șase procese financiare plictisitoare
• cum ar & ap automation crește productivitatea afacerii

găsiți echilibrul corect de control al cheltuielilor

gestionarea cheltuielilor angajaților înseamnă găsirea echilibrului corect între control și agilitate, astfel încât interesele tuturor să poată fi servite. Angajații trebuie să fie în măsură să efectueze munca lor cu flexibilitate și comoditate, și trebuie să fie în măsură să aibă o supraveghere clară și detaliată asupra cheltuielilor companiei.

luați în considerare primele opt sfaturi (de mai sus) și luați în considerare ce opțiuni ar putea fi potrivite pentru dvs. și echipa dvs.