Cum funcționează PRINCE2?

în ultima noastră postare pe blog, v-am oferit o prezentare introductivă a ceea ce este exact PRINCE2.

un cadru standardizat pentru managementul proiectelor, „proiecte în medii controlate”, sau PRINCE2 pe scurt, este metoda de facto pentru gestionarea și proiectarea proiectelor care acoperă o multitudine de forme, durată și domenii.

stipularea unui accent pe producerea rezultatului final, dictarea a ceea ce va fi produs, când și de către cine, mai degrabă decât direcționarea modului în care ar trebui făcute lucrurile, face PRINCE2 extrem de maleabil, scalabil și flexibil în multe tipuri de proiecte și industrii.

dar cum funcționează PRINCE2?

pentru a înțelege cum funcționează PRINCE2, este mai întâi esențial să înțelegem cum acționează valorile de bază ale PRINCE2 pentru a defini un proiect. În cadrul PRINCE2, un proiect este definit ca o organizație temporară creată pentru a genera unul sau mai multe produse în conformitate cu un caz de afaceri convenit în prealabil. Ceea ce, în termeni de bază, înseamnă că PRINCE2 se angajează, prin concentrarea sa principală asupra rezultatului final sau a produsului de afaceri, la viabilitatea afacerii.

un proiect PRINCE2 este definit de câțiva parametri, în principal că:

• proiectele sunt temporare
• proiectele nu sunt activități de linie
• proiectele necesită resurse
• proiectele sunt inițiate
• proiectele ar trebui să ofere rezultate
• proiectul aduce o schimbare
• proiectele sunt adesea inter-departamentale
• proiectele ar trebui să fie întotdeauna viabile pentru clientul de afaceri

adaptarea la mediul proiectului PRINCE2

dacă un proiect este considerat a fi operabil într-un mediu PRINCE2 controlat, funcționând în parametrii descriși mai sus, următorul pas este să adaptați mediul PRINCE2 pentru a metodă de proiectare a structurii pentru a obține cel mai puternic și mai reușit rezultat.

PRINCE2 structures proiectează printr-o structură scalabilă de trei elemente cheie, fiecare concentrându-se pe crearea unui produs final durabil. Cele trei elemente sunt cele 7 principii, cele 7 teme și cele 7 procese ale PRINCE2, care pot fi apoi adaptate pentru a se potrivi cerințelor și mediului specific al proiectului.

fluiditatea dintre metodă și mediu este esențială. Cele 7 teme pot fi adaptate atât formei, cât și domeniului de aplicare al unui proiect, sau terminologia PRINCE2 poate fi comparată cu limba existentă în mediul proiectului dvs., reducând numărul de produse de management până când rămân doar cele mai intrinseci – cum ar fi jurnalul proiectului, raportul de stare a proiectului și raportul de finalizare a proiectului. În mod similar, rolurile și procesele din cadrul PRINCE2 pot fi reduse sau adaptate.

numai principiile PRINCE2 trebuie să rămână neschimbate în toate proiectele.

o introducere principiile, temele și procesele PRINCE2

principiile, temele și procesele PRINCE2 acționează ca un ghid pentru a vă menține proiectul sub control, ceea ce este fundamental ceea ce PRINCE2 a fost creat pentru a realiza. Cele 7 principii, teme și procese sunt în mare parte inextricabile, fiecare ajutând la informarea și definirea celuilalt, construind legătura metodologiei PRINCE2. Cele 7 principii de bază, cum ar fi justificarea afacerii și managementul prin excepție, edifică cele 7 teme, în managementul riscului sau planificare, care ajută, la rândul lor, la definirea celor 7 procese.

cele 7 principii de bază din PRINCE2

cele 7 principii ale PRINCE2 sunt singura parte a cadrului care trebuie aplicată rigid, pentru a utiliza cadrul PRINCE2 pe un proiect. Ele acționează ca o bază necesară pentru cadrul care urmează să fie construit.

1.Continuarea afacerii justificare

înainte de începerea proiectului, obiectivele și valoarea așteptată a proiectului trebuie să fie decise. Acestea sunt apoi utilizate pentru a justifica continuarea proiectului, prin evaluarea consecventă a progresului proiectului, în conformitate cu obiectivele atât ale proiectului, cât și ale afacerii.

2.Învățarea din experiență

PRINCE2 necesită păstrarea unui jurnal de experiență în care sunt înregistrate riscuri, probleme, greșeli făcute, experiențe bune, idei noi și îmbunătățiri. Acționând ca bază a unui raport de experiență la punctul culminant al proiectului, jurnalul vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. în gestionarea proiectelor viitoare.

3.Roluri și responsabilități definite

în cadrul unui proiect PRINCE2, sunt recunoscute trei părți interesate, fiecare cu interese diferite în proiect: antreprenori, furnizori și utilizatori. Antreprenorul acționează ca sponsor al proiectului cu așteptarea unui utilitar; utilizatorul lucrează și evaluează rezultatele; iar furnizorul produce rezultatele. În fiecare proiect PRINCE2, există roluri și responsabilități clar definite care se îndreaptă spre reprezentarea exactă a intereselor lor respective. Aceste părți interesate cuprind apoi Comitetul Director, luând deciziile importante cu privire la proiect.

4.Supravegherea etapelor de Management

alături de etapele de planificare, execuție și supraveghere ale cadrului, PRINCE2 se integrează cu o multitudine de etape de management care necesită planificare și bugetare. Utilizând cazul de afaceri, comitetul director impune punerea în aplicare a etapei următoare, inclusiv planificarea, inclusiv bugetarea, pentru aceasta. Pentru fiecare etapă există un plan de etapă necesar care se leagă de planul de proiect pentru a fi accesibil echipei de proiect.

5.Managementul prin excepție

Managementul prin excepție este o structură de proiect care oferă un standard mai ridicat de gestionare a riscurilor. Definirea unei durate stabilite, a costului, a domeniului de aplicare și a riscului și a unui interval de toleranță acceptabil, la fiecare nivel al structurii ierarhice de management și implementarea unei politici de escaladare dacă oricare dintre aceste grade de toleranță sau încălcate. PRINCE2 asigură un nivel mai mare de control asupra derulării proiectului.

6.Focus pe produse

scopul PRINCE2 este de a crea rezultate, care sunt în cadrul, numite produse. Prin faptul că nu stipulează logistica livrării produsului, ci se concentrează pe calitate, PRINCE2 poate fi ușor combinat cu alte metodologii sau abordări de management de proiect, cum ar fi Agile – și este aplicabil universal.

7.Adaptarea la situația proiectului

PRINCE2 nu este o abordare unică pentru managementul proiectului, metoda trebuie adaptată și aplicată în beneficiul situației specifice a proiectului. În colaborare cu PRINCE2 manageri de proiect instruiți sau cu experiență, alături de orientările de ajustare pe care PRINCE2 le oferă, comitetul director va face reconcilierile necesare cu temele și procesele PRINCE2.

cele 7 teme din PRINCE2

cele 7 teme sunt domenii de cunoștințe necesare care sunt necesare pentru a fi luate în considerare pe toată durata de viață a proiectului. Acestea se referă la răspunsurile la întrebări precum: De ce, cine, ce, când, Cum ce se întâmplă dacă, care sunt efectele, unde mergem și unde vrem să mergem?

1.Business Case

business case se referă la ‘motivul’ proiectului. Conducând structura și planificarea proiectului, cazul de afaceri este stabilit de părțile interesate și ar trebui actualizat la fiecare etapă de management, devenind mai detaliat pentru a aduce proiectul mai aproape de realitate.

2.Organizație

descriind rolurile și responsabilitățile care trebuie să fie numite și ajustate pe parcursul proiectului PRINCE2, organizația se referă la ‘OMS’ al proiectului. Organizația deleagă sarcini și Definește nivelul de toleranță la care trebuie îndeplinite sarcinile, angajează managementul prin excepție și navighează interacțiunile dintre proiect și afacere.

3.Calitate

calitatea reprezintă o înțelegere universală a scopului proiectului, acoperind echipa de Proiect, Managementul și părțile interesate. Fără o articulare clară a criteriilor care constituie succesul proiectului și livrarea produsului, un proiect este probabil să eșueze. Ce este proiectul.

4.Planurile

planurile standardizate sunt esențiale pentru funcționarea proiectelor PRINCE2, de la planurile de proiect la planurile de echipă și detaliază modul și momentul proiectului. De la micro la macro, planurile permit controlul rezultatului proiectului.

5.Riscuri

deoarece proiectele sunt temporare și tind să se întâmple o singură dată, acestea conțin un procent ridicat de incertitudine cu privire la rezultatul lor. Managementul prin excepție și evaluarea continuă a proiectului atenuează potențialul riscului prin monitorizare constantă.

6.Modificările

se referă la efectele pe care problemele posibile le pot avea asupra proiectului și la modul în care ar trebui tratate – punând întrebarea: ‘ce s-ar întâmpla dacă? În conformitate cu structura de gestionare a proiectelor PRINCE2, modificările semnificative ar trebui comunicate comitetului director.

7.Progress

tema care se referă la evaluarea constantă a realizabilității planului de proiect și a rezultatelor prescrise, printr-un proces decizional structurat, monitorizarea rezultatelor și procesul de escaladare a managementului.

cele 7 procese ale PRINCE2

procesele PRINCE2 ar trebui să direcționeze producția de rezultate și să structureze obiectivele proiectului.

1.Pregătirea unui proiect

prima etapă a proiectului are loc înainte de începerea proiectului, întrebându-se dacă proiectul este chiar realizabil atunci când este evaluat alături de rezultatele dorite și costul și domeniul de aplicare preconizate ale proiectului. Pregătirea proiectului trebuie instituită prin mandatul de proiect, emis de liderii proiectului, care articulează sarcinile care sunt asociate în configurarea proiectului, inclusiv numirea managerilor de proiect. OMS va crea apoi un plan care detaliază inițierea proiectului, etapa de inițiere, pentru a da comitetului director, alături de o recomandare cu privire la continuarea sau renunțarea.

2.Conducerea unui proiect

după începerea proiectului, începe etapa de directivă. Comitetul director conduce proiectul la nivel macro, în timp ce managerii de proiect îndeplinesc sarcinile zilnice de management. În circumstanțe excepționale sau dacă se depășește un nivel de toleranță, numai atunci un comitet director poate interveni în micro-derularea proiectului.

3.Inițierea unui proiect

obiectivul principal al etapei de inițiere este de a crea o bază pentru ca comitetul director să ia o decizie cu privire la autorizarea sau respingerea proiectului propus. Deoarece finanțarea proiectului necesită o planificare atentă și o evaluare detaliată, trebuie să aibă loc o analiză a părților interesate, alături de crearea planificării proiectului, a sistemului etapizat și a strategiilor de risc, de comunicare și integrare. Documentația de proiect este, de asemenea, creată, printr-un acord între managerii de proiect și comitetul director.

4.Controlul unei etape

conducerea sau controlul unei etape se referă la munca la nivelul solului a managerului de proiect. De la autorizarea și evaluarea stadiului pachetelor de lucru, până la menținerea unei comunicări coerente cu comitetul director și evaluarea riscurilor potențiale – escaladarea sau introducerea de măsuri corective, dacă este necesar – procesul de control al etapei este cuprinzător.

5.Gestionarea livrării unui produs

toate rezultatele generate de un proiect PRINCE2 sunt denumite produse, care pot fi diferențiate între produsele de gestionare utilizate în cadrul proiectului pentru direcționarea acestuia și produsele specializate sau toate rezultatele proiectului. În timpul acestui proces, managerul de echipă își asumă responsabilitatea livrării pachetelor de lucru și a strategiilor prin care interacționează proiectul și managerii de echipă. Acest proces este în cazul în care majoritatea resurselor sunt utilizate, și este un proces asistarea la ‘direcționarea o etapă’ proces.

6.Gestionarea limitelor etapelor

proiectele PRINCE2 sunt direcționate prin etape de management și sunt planificate și adoptate de managerul de proiect. Fiecare etapă intră în joc atunci când etapa anterioară a început să se închidă și evaluate în mod constant pentru a actualiza planul de proiect și comitetul director. Etapele sunt modul în care este evaluat progresul proiectului. Dacă nivelurile de toleranță sunt încălcate, atunci procedurile corective pot fi puse în aplicare prin excepție.

7.Închiderea unui proiect

chiar dacă un proiect a fost închis înainte de încheierea corectă, în fiecare proiect PRINCE2, procesul de închidere se va încheia întotdeauna. Realizat de managerul de proiect, este necesar ca aceștia să evalueze și să încheie documentul experiențelor, să le predea organizației de linie și să creeze o recomandare pentru ca comitetul director să închidă proiectul.

după finalizarea proiectului, se întocmește un plan de revizuire, se desfășoară un proces de direcție, încheierea proiectului este anunțată oficial și comitetul director se desființează.