Cum devine o companie certificată ISO 9001 (ghid complet)

cum devine o companie certificată ISO 9001?

1. Aflați totul despre ISO 9001
2. pregătiți – vă echipa
3. faceți un Plan
4. puneți documentele în ordine
5. implementați noul sistem
6. efectuați un Audit intern
7. pregătiți-vă pentru auditul înregistrării
8. mențineți succesul și continuați să îmbunătățiți

orice manager de calitate ISO cu experiență vă va spune-secretul planificării unei implementări ISO de succes este să împărțiți procesul în pași gestionabili și să obțineți sprijinul conducerii superioare pentru planul dvs. de proiect.

1 Aflați totul despre ISO 9001

când vine vorba de a face o schimbare atât de mare în organizația dvs., cunoașterea este putere. ISO 9001 poate fi dificil de înțeles. Cerințele pe care le stabilește sunt numeroase, dar toate sunt acolo pentru un motiv. Înainte de a lua orice măsuri spre certificare este crucial că știți exact ceea ce se cere de tine.

ar trebui să decideți în primul rând ce fel de abordare doriți să luați pentru certificare. Acest lucru vă va ajuta în călătoria dvs. către certificare. Există câteva modalități prin care puteți implementa ISO 9001 în afacerea dvs:

1. implementarea internă-persoanele din cadrul companiei dvs. au creat ISO 9001, deoarece se potrivește cel mai bine organizației dvs.
2. angajează un Consultant – cineva din exterior vine să ajute la configurarea ISO 9001. Costul este mai mare și pentru că nu cunosc afacerea dvs. în interior și în exterior, uneori procesele rezultate nu sunt cele mai potrivite.
3. șablon sau kit de certificare – un kit pre-fabricat care îi ajută pe cei din cadrul companiei dvs. să implementeze mai ușor și mai eficient ISO 9001.

cea mai populară abordare de departe este implementarea ISO 9001 in-house. Depinde de ei dacă o companie alege sau nu să achiziționeze un șablon ISO sau un kit de certificare. Aceste kituri sunt relativ ieftine, și un economizor de mare de timp, dacă nu trebuie să aibă nici un fel de experiență anterioară, cu toate acestea, dacă s-ar putea simți aveți o înțelegere suficient de bun pe materialele pentru a putea face totul singur. Prin toate mijloacele, du-te pentru ea!

o mare parte din familiarizarea cu ISO 9001 este înțelegerea cerințelor pe care trebuie să le îndepliniți și modul în care acestea se raportează la compania dvs. Aceste cerințe sunt împărțite în secțiuni în standard. Cu aceste secțiuni, puteți separa cu ușurință procesele din cadrul organizației dvs. în ce secțiune de cerințe se aplică.

secțiunile 4-10 sunt cele pe care ar trebui să le căutați pentru a găsi cerințele standardului.

secțiunile ISO 9001

1. domeniul de aplicare – domeniul de aplicare al standardului
2. Referinte Normative – referinte la standardele de sprijin
3. Termeni si Definitii – termenii pe care ii veti gasi in standardul
4. contextul organizatiei – aliniati temeinic obiectivele si intentia afacerii dumneavoastra cu sistemul de management al calitatii
5. Leadership – asigurati angajamentul deplin al managementului de top
6. planificare – faceti un plan pentru ca sistemul de management al calitatii sa abordeze riscurile, oportunități, schimbări și obiective
7. Suport-ce resurse sunt necesare pentru sistemul de management al calității
8. funcționare-procesele necesare pentru îndeplinirea cerințelor pentru produse și servicii
9. Evaluarea performanței-monitorizarea, măsurarea, analiza și evaluarea sistemului de management al calității
10. îmbunătățire-îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității

2 Pregătiți-vă echipa

ar trebui să decideți o persoană din organizația dvs. care va fi lider pe parcursul întregului proces de certificare. Această persoană este, în general, un manager de calitate sau un lider care este deja incredibil de familiarizat cu modul în care funcționează organizația dvs. Liderul dvs. va fi cunoscut ca reprezentantul dvs. de conducere.

reprezentantul managementului va fi responsabil pentru întreaga implementare a ISO 9001 în afacerea dvs. Ei ar trebui să aibă autoritatea corespunzătoare pentru a face modificări în operațiuni și să aibă o înțelegere puternică asupra ISO 9001 și a modului în care funcționează pentru afacerea dvs.

dacă compania dvs. are mai multe locații fizice, ar trebui numit un reprezentant al conducerii la fiecare. Un reprezentant principal al managementului din cadrul companiei ar supraveghea progresul tuturor reprezentanților locali ai managementului pentru a se asigura că își fac treaba.

precum și persoana de top, fiecare membru al echipei de top Management ar trebui să fie 100% la bord cu schimbarea pe cale să se întâmple. Ar trebui să aveți sprijinul și înțelegerea fiecărui membru al conducerii. Acest lucru este crucial pentru o tranziție lină.

fundamentul trecerii dvs. la un sistem compatibil ISO 9001 este susținut de managementul dvs. de vârf. Instruirea va fi necesară pentru a se asigura că știu exact ce se va întâmpla.

instruirea în managementul de vârf ar trebui să includă

1. beneficiile interne, operaționale și de marketing ale ISO 9001
2. costurile și resursele necesare pentru certificarea ISO 9001
3. modul în care vor fi afectate și ce implicare se așteaptă de la acestea

după ce managementul de vârf este gata să avanseze, ar trebui și informează restul angajaților tăi. Implementarea ISO 9001 va afecta fiecare nivel al afacerii dvs. și procesele care merg în a face să funcționeze. Cel mai bine este să lăsați pe toți cei care lucrează la aceste procese să știe din timp ce sunt și să obțină sprijinul lor.

instruirea angajaților ar trebui să includă

1. modul în care obținerea certificării ISO 9001 funcționează
2. modul în care vor beneficia ei și munca lor
3. ce se așteaptă de la ei de la liderii lor

sprijinul din partea tuturor angajaților este crucial pentru succesul ISO 9001. Dacă se simt amenințați de o schimbare pe care nu știau că vine, pot deveni mai mult o piedică decât un ajutor. Ar trebui să aveți întâlniri și seminarii cu grupuri de angajați din diferite sectoare ale afacerii dvs. și să prezentați toate informațiile necesare într-un mod pe care îl pot înțelege.

3 Faceți un Plan

construiți un plan de proiect ISO 9001. Buy-in-ul de top Management este esențial nu numai pentru planificarea recenziilor de Management, ci și pentru asigurarea faptului că întregul proces merge mai bine.

un plan este cel mai bine creat atunci când aveți o echipă care este capabilă să vă atingă obiectivele. Echipa dvs. ar trebui să fie formată din manageri din diferite domenii ale companiei dvs. care au Autoritatea de a implementa schimbări în zona lor. Toți vor fi sub conducerea reprezentantului tău.

a avea o echipă în loc va face obținerea certificării mult mai ușoară. Fiecare va avea responsabilități stabilite și să fie capabil să păstreze toată lumea în zona lor pe sarcina. Echipa se va întâlni în mod regulat în timpul implementării pentru a monitoriza progresul, a aloca resurse, a răspunde la întrebări și a coordona toate aspectele noului sistem de management al calității.

odată ce știți cum vă descurcați deja, este timpul să vă așezați și să faceți un plan pentru viitor. Ar trebui să creați o linie de timp pentru implementare cu date și termene stabilite pentru a face lucrurile. Cu o linie de timp stabilită, puteți rămâne mai ușor pe sarcină fără ca alte lucruri să vă atragă atenția.

o analiză gap este o modalitate bună de a vedea cum sistemul pe care îl aveți deja în vigoare se compară cu standardul ISO 9001. Procedând astfel, veți putea face liste cu ceea ce este deja în vigoare și ce trebuie pus în aplicare pentru a îndeplini cerințele. Este posibil să puteți face liste de sarcini pentru fiecare secțiune a standardului.

există multe liste de verificare pentru analiza decalajelor disponibile online (Aflați mai multe despre instrumentele noastre de analiză a decalajelor) care pot fi utile pentru compania dvs. atunci când vine vorba de a afla cum vă clasați față de ISO 9001 în starea dvs. actuală. De asemenea, puteți angaja un auditor și să-i spuneți că doriți să vedeți ce părți ale sistemului dvs. îndeplinesc deja cerințele.

4 Obțineți documentele în ordine

Dezvoltarea documentației dvs. poate fi o sarcină plictisitoare, una pe care mulți oameni nu o vor aștepta cu nerăbdare. Există multe cerințe tehnice pentru documentație în cadrul standardului ISO 9001, ceea ce va însemna probabil că aveți o mulțime de reprelucrări de făcut.

este esențial ca documentația dvs. să fie elaborată în conformitate cu cerințele ISO 9001 și nu doar în scopul obținerii certificării. Cu instrucțiuni și proceduri scrise și disponibile în mod corespunzător, devine mult mai ușor să introduceți noi procese în pliu. Toată lumea poate beneficia de o documentație adecvată.

deoarece se află la începutul procesului, pregătirea întregii documentații poate încetini procesul până la o oprire scârțâitoare. Există modalități de a accelera. Puteți achiziționa șabloane gata făcute care fac introducerea informațiilor rapid și ușor. Sau puteți crea șabloane proprii care se potrivesc nevoilor companiei dvs.

documentație cerută de standardul ISO 9001

1. Politica de calitate
2. obiective de calitate
3. Harta proceselor
4. instrucțiuni de lucru
5. proceduri
6. formulare
7. domeniul de aplicare al sistemului de management al calității

toată documentația trebuie să fie specifică organizației dvs. și pe deplin relevantă. De asemenea, ar trebui să fie scris într-un mod clar, ușor de navigat și de înțeles. Documentele ar trebui să fie ușor pentru toată lumea în cadrul companiei pentru a avea acces la ar trebui să au nevoie de ele.

vi se va cere să aveți un sistem de control pentru documentația dvs. care să prezinte înregistrări ale aprobării, actualizărilor și revizuirilor documentelor. Doar cea mai recentă versiune a oricărui document ar trebui să fie disponibilă pentru accesul angajaților dvs., oferindu-le doar informațiile de care au nevoie.

5 Implementați noul sistem

acum este timpul să începeți să puneți noul sistem în acțiune. Veți începe să urmați planurile atent stabilite pe care le-ați făcut pentru a trece la sistemul de management al calității de care aveți nevoie. Este important să luați această parte pas cu pas.

implementarea unui nou sistem va afecta probabil fiecare angajat din cadrul organizației dvs. și modul în care vă desfășoară activitatea. Includeți angajații în elaborarea instrucțiunilor de lucru ori de câte ori este posibil. În acest fel, în cazul în care acestea sunt schimbate într-un fel pentru a îndeplini cerințele, ei vor fi în pe ea de la început. Este mai probabil să înțeleagă ce li se cere dacă au o mână în dezvoltarea acestuia.

în timpul procesului de implementare, va trebui să efectuați o serie de recenzii de management. Aceste recenzii vor lua rezultatul modificărilor pe care le-ați făcut și unde se pot face îmbunătățiri. Utilizați toate informațiile pe care le aveți la îndemână din fiecare proces care contribuie la sistemul dvs. de management al calității. Găsiți întotdeauna modalități de a face mai bine.

6 efectuați un Audit intern

în timpul implementării și chiar și după certificare, va trebui să efectuați audituri interne pentru a vă asigura că sistemul dvs. de management al calității îndeplinește cerințele. Aceste audituri sunt efectuate de unul sau mai mulți membri ai propriului personal care au fost instruiți în acest sens.

instruirea unui angajat pentru a face un audit intern se poate face cu cursuri online ușoare care le oferă toate instrumentele de care au nevoie pentru a-și face treaba. La companiile mai mici, reprezentantul conducerii poate fi cel care auditează întreaga companie, în afară de munca pentru care sunt direct responsabili. Dacă cineva își auditează propria muncă, este considerată o neconformitate.

nu trebuie să auditați întreaga companie dintr-o dată. Este posibil să auditați o singură zonă sau proces în cadrul companiei dvs. la un moment dat. Ar trebui să începeți auditurile interne în timpul procesului de implementare, astfel încât să puteți vedea unde lucrurile ar putea să nu funcționeze. Rezultatele acestor audituri pot fi utilizate la revizuirile managementului pentru a aduce îmbunătățiri.

7 Pregătiți-vă pentru auditul de înregistrare

odată ce sunteți gata de plecare, va fi timpul ca cineva independent de compania dvs. să vină și să-l auditeze. Această persoană va fi registratorul dvs. și vă va duce la certificare. Asigurați-vă că alegeți un registrator care este acreditat de un organism național de certificare. Orice auditor cu care lucrați ar trebui să fie pe deplin calificat pentru a audita organizația dvs. specifică.

odată ce alegeți un registrator, acesta va trimite un auditor organizației dvs. pentru a evalua cât de bine îndepliniți cerințele. Ei vor audita atât documentația, cât și procesele dvs. Cu excepția cazului în care descoperă probleme semnificative cu sistemul dvs. de management al calității, este posibil să primiți certificarea ISO 9001.

înainte de audit, este esențial să vă pregătiți angajații pentru ceea ce urmează. Asigurați-vă că toți știu când va avea loc auditul și scopul acestuia. Ar fi util să exersați răspunsul la întrebările pe care auditorul le poate pune. Ei ar trebui să răspundă în mod clar și să arate că au o bună înțelegere a rolului lor în sistem.

verificați pentru a vă asigura că instalația dvs. este pregătită pentru audit. Curățați totul și scăpați de orice mizerie care ar putea fi situată în jur. Pune toate documentele în loc și asigurați-vă că nici unul sunt situată în jurul în cazul în care acestea nu sunt menite să fie. Verificați dacă aviziere sunt toate până la data de informații.

au undeva pentru auditor să lucreze, un birou liniștit de un fel. Ei vor trebui să-și petreacă o sumă bună de timp verificarea peste documentația și nu va fi în instalația tot timpul. Asigurați-vă că aveți Politica și procedurile de calitate disponibile.

ar trebui să existe un angajat desemnat să ducă Auditorul prin instalație pentru a le arăta unde se află diferitele zone. Ei ar trebui să fie instruiți să nu răspundă la nicio întrebare decât dacă li se adresează în mod specific. Ceilalți angajați ar trebui să fie cei care să răspundă.

dacă nu aveți neconformități majore prezente în sistemul dvs. de management al calității, vi se va acorda certificarea ISO 9001. Totuși, procesul nu se termină aici. Una dintre cerințele ISO 9001 este de a continua să se îmbunătățească, lucru pe care organismul de certificare îl va urmări.

8 mențineți succesul și continuați să îmbunătățiți

nu ar trebui să vă pierdeți concentrarea asupra certificării și menținerii sistemului de management al calității după ce îl primiți. Un auditor va fi trimis să efectueze un audit de supraveghere o dată sau de două ori pe an pentru a vă asigura că organizația dvs. continuă să respecte standardul, precum și să se îmbunătățească constant.

monitorizarea constantă și revizuirea sistemului dvs. de management al calității este o necesitate. Ar trebui să aveți obiective care să facă rezultatele ușor de măsurat și interpretat de toți membrii echipei dvs. Aceste revizuiri ar trebui să revizuiască acolo unde trebuie făcute modificări, precum și zonele de oportunitate.

auditurile interne și recenziile de management sunt o modalitate excelentă de a urmări performanța sistemului dvs. de management al calității. Ambele proceduri ar trebui planificate la intervale regulate pentru a se asigura că nimic nu se încadrează în spatele cerințelor. De asemenea, este mai ușor să găsiți riscuri și oportunități atunci când aveți acest tip de informații.

odată cu adăugarea feedback-ului clienților și angajaților, va fi ușor pentru organizația dvs. să vă îmbunătățească în mod constant sistemul. Puteți implementa un fel de sistem Plan-Do-Check-Act pentru a vă ghida eforturile de îmbunătățire. Acești patru pași vă oferă un cadru simplu pentru a lucra spre o schimbare de succes.

felicitări pentru certificarea ISO 9001

cu ajutorul acestor pași, organizația dumneavoastră poate crea un sistem eficient de management al calității, care este perfect potrivit pentru standardul ISO 9001. Odată ce ați stabilit totul, va fi ușor să continuați să îndepliniți cerințele. Bunele practici de monitorizare și revizuire vă asigură că sistemul dvs. rămâne la standard în viitor.

nu uitați să nu priviți procesul de certificare în ansamblu. Este imposibil să începeți dacă sunteți deja îngrijorat de auditul final. Luați-o cu un pas la un moment dat și pregătiți-vă pentru succes de la început. Înainte să știți că veți avea certificarea ISO 9001 în mână.