controlul costurilor: strategie, pași și provocări

modul în care întreprinderile abordează controlul costurilor se schimbă drastic, deoarece majoritatea industriilor continuă să sufere transformări digitale.

au dispărut zilele în care companiile se concentrează pe costuri. Noua versiune a cost control este o abordare combinată care se concentrează pe gestionarea costurilor și stimularea creșterii.

în timp ce majoritatea întreprinderilor se tem de ideea de a depăși bugetul—simpla reducere a costurilor nu este suficientă astăzi. În schimb, întreprinderile trebuie să se concentreze asupra contextului dacă doresc să crească profiturile, să optimizeze bugetele și să asigure sustenabilitatea financiară pe termen lung.

a rămâne pe curs cu măsuri adecvate de control al costurilor este o necesitate, așa că hai să vorbim despre controlul costurilor și numeroasele sale fațete.

ce este controlul costurilor?

controlul costurilor este metoda de identificare și gestionare a cheltuielilor de afaceri și a datelor financiare, astfel încât acestea să poată fi analizate și reduse acolo unde este posibil. Colectarea costurilor într-un format consolidat permite organizațiilor să facă proiecții mai precise și informate, să știe unde pot minimiza costurile și să identifice zonele de depășire a cheltuielilor.

acesta este motivul pentru care controlul costurilor și gestionarea furnizorilor merg adesea mână în mână, deoarece optimizarea modului în care interacționați cu furnizorii poate produce economii semnificative de costuri pentru afacerea dvs. Puteți căuta să simplificați renegocierea contractelor pentru a bloca prețurile favorabile, pentru a lucra pentru a construi relații durabile cu furnizorii și clienții și pentru a crea parteneriate care să completeze ambele afaceri.

de ce contează controlul costurilor

programele proiectelor pot fi împărțite în componente și etape, iar majoritatea managerilor alocă bugetul general fiecărei părți în funcție de nevoile sale. Efortul de a controla costurile ajută:

• Urmăriți progresul și indicatorii cheie de performanță (indicatori cheie de performanță) și luați măsuri corective atunci când costurile cresc prea mult.
• menținerea marjelor de profit așteptate.
• setați așteptări clare și pentru a preveni creep domeniu de aplicare.
• Obțineți transparență cu managementul, părțile interesate și clienții.
• generați valori utile pentru gestionarea proiectelor viitoare.

stabilirea unui buget adecvat are un impact direct asupra deciziilor critice, cum ar fi ce angajați noi să angajeze, ce caracteristici să includă și cât timp ar trebui cheltuit pentru fiecare parte a locului de muncă. Un buget bine păstrat care urmează și regulile de afaceri ale organizației vă arată în esență unde merge proiectul și cum va ajunge. Performanța proiectului în acest caz este direct legată de bugetarea acestuia.

rolul software-ului de control al costurilor

nu este un secret faptul că gestionarea și controlul costurilor sunt date și câmpuri grele de analiză și nu este o surpriză atunci de ce dezvoltatorii de software au găsit aici o aplicație pentru automatizare. Managementul bazat pe Software optimizează procesul în mai multe moduri:

• calculele obositoare și alte sarcini cantitative sunt aproape instantanee și imune la erorile umane prin intermediul software-ului.
• analiza este mult mai ușoară atunci când datele sunt raportate în mod clar prin tablouri de bord și interfețe ușor de utilizat.
• standardizarea datelor este automată în acest fel, ceea ce poate fi util pentru proiecte la scară internațională care trebuie să utilizeze mai multe valute.
• integrările terților cu alte soluții de management ajută la combinarea mai eficientă a datelor.

Managementul Costurilor vs.controlul costurilor

puteți auzi termeni precum „managementul costurilor” și „controlul costurilor” folosiți interschimbabil. Deși sunt strâns legate și la fel de importante, există o distincție subtilă care ar putea merita să fie cunoscută ori de câte ori vorbiți cu echipele dvs. despre ele.

Managementul Costurilor se ocupă în primul rând de toate procesele privind planificarea bugetului, inclusiv estimarea, finanțarea și finanțarea. Gestionarea costurilor necesită atenție de la fazele de planificare până la finalizarea finală, asigurându-se că proiectul în ansamblu rămâne în limitele bugetare aprobate. Un pas critic al gestionării costurilor este de a face atât costurile indirecte, cât și cele directe mai previzibile prin responsabilitate puternică, control și colectare de informații.

prin comparație, controlul costurilor se ocupă în principal de proiecte în timpul fazei lor de execuție și se bazează pe practicile de gestionare a costurilor pentru succes. Planificatorii lucrează între ei pentru a obține o bugetare adecvată este modul în care funcționează controlul costurilor.

când vorbim despre controlul costurilor, proprietarii de afaceri pun mai întâi o „linie de bază” și apoi măsoară variația dintre acesta și costul real, luând măsuri corective pentru a minimiza vârfurile neașteptate.

etapele procesului de control al costurilor

gestionarea cheltuielilor de afaceri nu este cu siguranță o considerație „setați-o și uitați-o”. Mai degrabă, gândiți-vă la acesta ca la un proces continuu, ciclic, care implică următorii pași:

planificarea resurselor

controlul costurilor începe prin implementarea controalelor proiectului; prezicerea costurilor viitoare ale unui proiect, fie că este vorba de echipamente, materiale, personal sau chiar doar de timpul petrecut. Etapa de planificare a resurselor are loc înainte de începerea lucrului efectiv.

companiile folosesc adesea structura de defalcare a muncii pentru a examina fiecare subtask din program și pentru a decide ce abilități sau echipamente sunt necesare pentru fiecare. Datele financiare istorice pentru proiecte comparabile și feedback-ul de la membrii echipei sunt puncte importante de luat în considerare pentru această sarcină.

estimarea costului

următorul aproximează costul total al resurselor necesare pentru lucrare. Estimarea costurilor este o chestiune complicată care depinde de bugetul dvs. actual și de cât de multe informații aveți la dispoziție. Vom vorbi mai multe despre estimarea costurilor mai târziu.

Bugetarea

odată ce lucrarea este în curs de desfășurare, următorul pas este alocarea bugetului pentru fiecare sarcină. Bugetarea costurilor este o combinație de aplicare a costurilor estimate la planificarea proiectului. Fiecare activitate din fluxul de lucru își primește propria sumă specifică din buget aici.

monitorizarea costurilor

în cele din urmă, managementul de proiect trebuie să acopere gestionarea modificărilor bugetare. Controlul costurilor măsoară variația costurilor reale față de costul de bază predeterminat și ia măsuri ori de câte ori este necesar. Acest pas necesită, de asemenea, să verificați rezultatele reale ale acestor acțiuni.

tehnici de estimare a costurilor de luat în considerare

am menționat estimarea ca un pas important în gestionarea costurilor. Să săpăm mai adânc vorbind despre câteva tehnici exacte pentru a face estimări exacte, mai ales că bugetarea pentru fluxuri de lucru complexe poate fi o provocare.

estimarea factorului

proiectele nu sunt aproape niciodată pe deplin „înțelese” atunci când încep. Este posibil ca domeniul de aplicare să nu fie complet definit și este posibil ca anumite caracteristici să necesite încă o muncă. Ar fi o pierdere de timp pentru a forma o analiză bugetară detaliată acum, deoarece aceasta s-ar schimba probabil rapid.

metoda de estimare a factorilor este cel mai rapid mod de a obține o imagine de ansamblu generală a ceea ce să se aștepte. Sectorul industrial este familiarizat cu un truc convenabil cunoscut sub numele de regula a șasea zecimi, unde costul așteptat crește cu șase zecimi pe măsură ce crește dimensiunea instalației de producție.

estimarea parametrică

datele financiare anterioare sunt un instrument neprețuit pentru prezicerea corectă a noilor cheltuieli. Metodele parametrice implică analiza prețurilor și valorilor contractelor anterioare și aflarea relațiilor dintre materiale și muncă în lucrările anterioare.

de exemplu, este posibil să observați că grosimea foilor de metal utilizate într-un proiect de inginerie se corelează în mod constant cu costuri mai mari. Gândiți-vă la modalități prin care puteți utiliza aceste informații data viitoare când începe un proiect similar.

factor cantitativ

pe măsură ce volumul de muncă progresează, veți obține încet mai multă perspectivă și veți avea o imagine mai clară în mintea dvs. despre cum se va termina. Estimarea factorului cantitativ se bazează pe Pasul” estimarea factorului ” de mai devreme prin atașarea datelor empirice pe care le obțineți în timpul executării proiectului pentru a afla estimări mai precise.

estimare bazată pe resurse

tehnica bazată pe resurse este o opțiune dacă timpul este considerat un activ sensibil. Aici, echipa va estima și gestiona timpul necesar pentru a finaliza o anumită porțiune a lucrării și a o programa într-un calendar. Menținerea sub control a duratei volumului de muncă poate fi la fel de importantă ca menținerea costurilor monetare scăzute.

rata unitară

poate părea evident, dar pur și simplu extrapolarea întregului cost utilizând o unitate de cost mai mică ca referință este o metodă eficientă. De exemplu, o conductă scurtă ar putea costa $15 și necesită o oră de timp de instalare. Dacă utilizați 20 dintre aceste conducte, vă puteți aștepta ca costul să fie în jur de 300 USD și 20 de ore de muncă.

deși nu este întotdeauna exactă (timpul de instalare poate fi mai scurt cu cât instalați mai multe unități la un moment dat, de exemplu), rata unitară va fi întotdeauna un instrument pe masa oricărui inginer de costuri.

controlul costurilor necesită timp

nu puteți ridica tot ce trebuie să știți despre controlul costurilor într-o oră. Procesul este de fapt multilateral și necesită să lucrați îndeaproape cu angajații și managerii de proiect. Dar puteți fi sigur că acest efort va duce în cele din urmă la creșterea productivității.

găsirea liniei de bază

începeți procesul stabilind mai întâi o linie de bază pentru a o compara cu costurile reale. Utilizați datele financiare istorice pentru a găsi o țintă realistă și pentru a găsi un cost final teoretic „ideal” al proiectului.

venitul net țintă

venitul net țintă este o valoare calculată prin luarea profiturilor raportate din vânzări și scăderea costurilor fixe și a costurilor variabile. Atingerea acestei sume este importantă, în special pentru companiile publice cu investitori care se așteaptă la creșterea câștigurilor în timp.

de exemplu, imaginați-vă că o afacere dorește un venit net de 15.000 USD din vânzări de 80.000 USD în fiecare lună. Managementul analizează costurile fixe și variabile și încearcă să le reducă până la atingerea venitului net țintă.

costurile variabile includ lucruri precum inventarul, care poate fi redus prin trecerea la furnizori mai ieftini. Costurile fixe sunt de obicei mai dificil de schimbat, deoarece sunt adesea lucruri precum plățile de leasing care sunt pe contract. Costurile fixe includ, de asemenea, salariile utilizate pentru plata angajaților.

analiza varianței

varianța este diferența dintre finanțele bugetate și cele reale. Atunci când costul real este mult mai mare decât cifra așteptată, această variație ridicată, negativă, merită investigată pentru a identifica cauza și a găsi soluții.

analiza varianței vă permite să acordați prioritate domeniilor esențiale descoperind care dintre ele au cel mai mult nevoie de acțiuni corective.

Managementul valorii câștigate

una dintre cele mai populare abordări ale analizei costurilor, managementul valorii câștigate (EVM) ar trebui explicat prin exemplu. Spuneți că aveți o sarcină pe care vă așteptați să o faceți pe jumătate până la sfârșitul săptămânii. Bugetul pentru aceasta este de 5.000 de dolari.

dacă, totuși, sarcina este finalizată doar 25% după o săptămână, ce implicații există pentru proiect? Putem spune că valoarea planificată este bugetul proiectului înmulțit cu finalizarea preconizată, care în acest caz este de 5.000 USD x 50% = 2.500 USD.

valoarea reală, cu toate acestea, este de numai $5,000 x 25% = $1,250. Acum putem calcula varianța programată scăzând valoarea planificată din valoarea reală: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

deoarece varianța este negativă, putem spune că acest proiect se încadrează în spatele financiar, managementul de semnalizare să ia măsuri corective.

de lucru fără un buget

nu toate întreprinderile funcționează pe un buget exact. Cu toate acestea, puteți face în continuare controlul costurilor prin trasarea costurilor individuale pe o declarație de venit. Dacă există o creștere bruscă a prețurilor, investigați-o pentru potențiale remedieri.

provocări comune ale controlului costurilor

chiar și companiile cu experiență au ocazional pași greșiți în timpul operațiunilor de control al costurilor. Merită să treceți peste câteva capcane și provocări ale procesului. Acestea includ:

• confundarea analizei costurilor cu contabilitatea: contabilitatea se ocupă în principal de numărarea costurilor printre alte sarcini, în timp ce controlul costurilor intră adânc într-un proiect și planifică finanțarea.
• analiza consecventă a bugetului și a previziunilor: calcularea bugetului și prezicerea controlului costurilor sunt adesea efectuate de angajați separați, rezultând analize inconsistente care ar putea compromite fiabilitatea rezultatelor.
• alinierea datelor din mai multe surse: Datele financiare relevante pot proveni de la o varietate de subcontractanți și sisteme de gestionare a conținutului. Este nevoie de un grad de organizare și abilitate pentru a vă asigura că toate aceste date sunt utilizabile.
• alinierea timpului și a banilor: în același sens, există o discrepanță între planificatorii de proiecte care programează volumul de muncă în funcție de activități și sarcini și analiștii de costuri care utilizează tranzacții și perioade fiscale. A face aceste două surse comparabile este o altă provocare a controlului costurilor.
• acomodarea modificărilor proiectului: pe măsură ce un proiect merge mai departe, domeniul de aplicare, caracteristicile sau obiectivele se pot schimba în timp. Cum funcționează controlul costurilor, care se bazează pe prezicerea cheltuielilor viitoare, în jurul acestei provocări?
• controlul costului controlului costurilor în sine: poate fi consumator de timp și predispus la erori pentru a efectua controlul costurilor, de la colectarea datelor până la analiză până la executarea acțiunilor corective. Ce rezultate este o altă formă de cost să ia în considerare.

indiferent de obstacole, un sistem de control al costurilor bine gândit poate stabili o organizație pentru succes. Standardizarea procesului și oferirea flexibilității companiei este cea mai bună modalitate de a face față proiectelor complicate sau în schimbare.

investiția în tehnologie este unul dintre cei mai buni pași de făcut pentru a spori șansele de succes ale proiectului și pentru a minimiza riscurile.

implementați un sistem de control al costurilor construit în jurul celor mai bune practici

acum cunoașteți elementele de bază ale controlului costurilor, beneficiile cheie și provocările potențiale pe care le puteți întâmpina atunci când implementați un sistem de control al costurilor.

este important să ne amintim că pentru a avea un avantaj competitiv, controlul costurilor necesită comunicare constantă și colaborare între toți cei din echipa ta. O inițiativă de succes înseamnă să începi de mici, să îți definești așteptările din timp, să îți înțelegi costurile și riscurile și să folosești software-ul potrivit de gestionare a costurilor.