proprietarii de afaceri mici inteligente știu cât de important este de a proteja informațiile sensibile și păstrați-l din mâini greșite. Aceasta înseamnă că aveți sisteme pentru a vă asigura că fișierele și înregistrările digitale sunt sigure și securizate. La fel de important, desigur, este modul în care gestionați toată hârtia care trece prin locul de muncă și unde merge atunci când nu mai este nevoie.
chiar și în lumea noastră online, conectată, există încă o mulțime de informații schimbate în formate fizice. Pur și simplu aruncându-l în coșul de reciclare fără a lua măsuri pentru a proteja informațiile pe care le dezvăluie este o invitație pentru hoții de date să-și facă munca murdară.
Iată o privire la unele dintre diferitele tipuri de documente ar trebui să fie sigur că sunteți mărunțirea sau distrugerea.
orice lucru care ar putea fi folosit pentru furtul de identitate
indiferent dacă dezvăluie informații personale despre un angajat sau un client, documentele care conțin informații care ar putea fi utilizate pentru furtul de identitate sunt o problemă pentru tocător. Gândiți-vă la înregistrările de salarizare pentru personalul dvs., copii ale identificării fotografiilor sau informații despre cardul de credit și adresa de domiciliu pentru clienții dvs. Dacă credeți că ceva scris sau tipărit pe o bucată de hârtie este chiar cel mai puțin sensibil, nu are sens să nu-l distrugeți.
documente legate de bănci, finanțe și impozite
fie că este vorba de înregistrări de salarizare, bugete anuale, declarații fiscale vechi și audituri, sau extrase de cont bancar și cecuri nule, nu doriți ca aceste tipuri de documente să stea intacte într-un tomberon sau într-un coș de reciclare. Dacă aveți hârtie cu detalii financiare de orice fel, chiar și informații expirate, nu plătiți prețul pentru eliminarea neglijentă! Trimite-l la tocător și ține-i pe toți în siguranță.
documente cu detalii confidențiale despre afacerea dvs.
protejați munca grea pe care o face mica dvs. afacere prin eliminarea corectă a tuturor documentelor care conțin informații proprietare care ar putea aduce beneficii concurenților dvs. Aceasta înseamnă fișiere legate de cercetarea și dezvoltarea de noi produse și idei sau planuri și propuneri pentru proiecte viitoare. Alte documente din această categorie includ orice legat de rapoarte și teste interne, formule exclusive, chiar manuale de instruire și operare.
documente legate de sănătate și resurse umane
orice fișă medicală pentru personalul sau clienții dvs. trebuie tratată cu sensibilitatea pe care o merită. Același lucru este valabil și pentru articolele legate de personal, fie că este vorba de CV-uri și aplicații, rapoarte disciplinare sau evaluări ale performanței și recenzii ale angajaților. Protejați dreptul tuturor la confidențialitate asigurându-vă că documentele din această descriere sunt tratate înainte de eliminare.
documente legale și contracte
Iată o regulă extrem de simplistă de degetul mare, care ar putea salva o durere de cap grave mai târziu: dacă un avocat a fost implicat într-un document, asigurați-vă că acesta este eliminat în mod corespunzător. Nu doriți să vă încurcați cu documente legale, contracte sau ceva similar, așa că greșiți cu precauție și trimiteți-le pe toate la tocător atunci când sunteți sigur că nu mai sunt necesare.
informații de asigurare și facturi
înregistrările legate de asigurare pentru afacerea dvs. mică și conținutul acesteia ar trebui să fie întotdeauna distruse, nu aruncate. Același lucru este valabil pentru facturile de utilități vechi sau orice altceva referitoare la locul de muncă în sine, cum ar fi facturile pentru internet și telefon mobil serviciu. Astfel de documente conțin de obicei numere de cont și detalii despre adresă, care ar trebui să fie întotdeauna păstrate private.
aveți nevoie de un loc pentru a vă ocupa de documentele sensibile? Locațiile magazinelor UPS din Canada oferă servicii sigure de mărunțire alimentate de Iron Mountain, permițându-vă să eliminați documentele personale și de afaceri în mod corect. Contactați cea mai apropiată locație pentru detalii.