informațiile au nevoie de context și trebuie să furnizăm acest context într-un mod care să nu împovăreze utilizatorii, ci să îi susțină. Aceasta înseamnă că trebuie să profităm din plin de tehnologiile de recunoaștere și analiză pentru a eficientiza și automatiza modul în care dezvoltăm acest context.
un astfel de instrument este metadatele. Metadatele oferă beneficii semnificative în ceea ce privește înțelegerea informațiilor în moduri noi și capacitatea de a utiliza aceste informații pentru a stimula inovația și experiența clienților.
ce sunt metadatele?
nu există o definiție a „metadatelor” care să fie convenită la nivel internațional și Universal – mai degrabă, există multe definiții sau descrieri similare care acoperă în mare parte aceleași puncte. Ar trebui să îl adoptați pe cel mai potrivit și relevant pentru contextul activităților dvs. de gestionare a informațiilor și al organizației în care lucrați.
standardul ISO de gestionare a înregistrărilor 15489 oferă această definiție simplă:
„date care descriu conținutul, conținutul și structura înregistrărilor și gestionarea lor în timp.”
Departamentul Apărării al SUA are o definiție a metadatelor în standardul DoD 5015.2, care este, de asemenea, similar cu standardele ISO, și anume:
” date care descriu datele stocate: adică date care descriu structura, elementele de date, relațiile și alte caracteristici ale înregistrărilor electronice.”
acest lucru ilustrează câteva dintre celelalte scopuri servite de metadate în sistemele de gestionare a înregistrărilor electronice (ERM).
în cele din urmă, NISO, organizația națională a standardelor de informații din SUA, definește metadatele ca:
„informații structurate care descriu, explică, localizează sau facilitează recuperarea, utilizarea sau gestionarea unei resurse informaționale.”
observați asemănările și diferențele dintre aceste definiții și gândiți-vă la modul în care acestea se raportează la contextul propriei lucrări. Metadatele sunt adesea numite date despre date sau informații despre informații.
care este valoarea de afaceri a metadatelor?
valoarea principală a metadatelor vine cu modul în care este aliniat la și sprijină obiectivele și obiectivele specifice de afaceri. Iată câteva dintre modalitățile prin care metadatele aduc valoare afacerii:
- clasificare-metadatele joacă un rol cheie în clasificare sau în organizarea reținerii conținutului – metadatele pot fi utilizate pentru a urmări lucruri precum datele asociate cu programul de înregistrare asociat al unui document.
- securitatea informațiilor – metadatele pot fi utilizate pentru a semnaliza o setare de securitate, validând drepturile de acces și editare și controlând astfel distribuția.
- Customer Experience – metadatele pot fi, de asemenea, folosite ca o modalitate de a capta evaluarea utilizatorilor de conținut, de exemplu, indicând faptul că conținutul este „valoros sau „inutil” sau chiar „datat.”
- informații „Findability” – metadate este extrem de valoros ca un mecanism de căutare și recuperare consolidarea permițând utilizatorilor să vizeze o interogare pe un anumit domeniu, cum ar fi Autor, Subiect, Data, etc.
metadatele reprezintă o parte importantă a fazelor de captare, creare și organizare a conținutului din ciclul de viață al conținutului. Dacă metadatele asociate nu sunt capturate în același timp cu conținutul, veți crea rapid o colecție de conținut dificil de gestionat, găsit și recuperat.
pe scurt, metadatele reprezintă unul dintre fundamentele pentru gestionarea eficientă și eficientă a informațiilor.