22 Aug cât timp trebuie să păstrați înregistrările de salarizare?
Administrația de securitate socială și IRS au emis o publicație comună care oferă indicii valoroase pentru angajatorii care doresc să curețe fișierele lor de salarizare vechi. În majoritatea cazurilor (dar nu în toate), aceasta înseamnă respectarea unei reguli de păstrare de patru ani.
publicația avertizează că nerespectarea cerințelor de păstrare a înregistrărilor poate duce la penalități considerabile și premii mari de decontare pentru angajatorii care nu sunt în măsură să furnizeze informațiile solicitate atunci când sunt solicitate de IRS sau ca parte a unui proces legat de ocuparea forței de muncă. (Înregistrările ar putea fi solicitate și de agențiile de stat.)
regula generală de evidență
așa cum se aplică angajatorilor care rețin și plătesc impozite federale pe venit, Securitate Socială și Medicare, Reporterul SSA/IRS spune că înregistrările referitoare la astfel de impozite trebuie păstrate timp de cel puțin patru ani de la data scadenței Declarației de impozit pe venitul personal al angajatului (în general, 15 aprilie) pentru anul în care a fost efectuată plata.
potrivit Reporterului SSA / IRS, aceste înregistrări includ:
- Numărul de identificare al angajatorului;
- numele angajaților, adresele, ocupațiile și numerele de securitate socială;
- sumele totale și datele plăților compensației și sumele reținute pentru impozite sau altfel, inclusiv sfaturile raportate și valoarea justă de piață a plăților fără numerar;
- sumele compensatorii supuse reținerii pentru impozitele federale pe venit, Securitate Socială și Medicare și sumele corespunzătoare reținute pentru fiecare impozit (și data reținută dacă reținerea a avut loc într-o zi diferită de cea a plății
- perioada de plată acoperită de fiecare plată a compensației;
- dacă este cazul, motivul(motivele) pentru care compensația totală și baza de impozitare pentru fiecare rată de impozitare sunt diferite;
- formularul W-4 al angajatului, certificatul de indemnizație de reținere la sursă al angajatului;
- datele de începere și de încheiere ale fiecărui angajat;
- declarații furnizate de sfaturile de raportare ale angajatului primite;
- beneficii;
- ajustări sau decontări ale impozitelor; și
- sumele și datele depozitelor fiscale.
angajatorii ar trebui, de asemenea, să respecte regula de păstrare pe patru ani pentru înregistrările referitoare la plățile de continuare a salariilor efectuate angajaților de către angajator sau de către o terță parte în cadrul unui plan de accident sau de sănătate. Aceste înregistrări ar trebui să includă datele de început și de sfârșit ale perioadei de absență, precum și suma și rata săptămânală a fiecărei plăți (inclusiv plățile efectuate de terți). Angajatorii ar trebui, de asemenea, să păstreze copii ale formularului W-4 al angajatului, să solicite reținerea impozitului Federal pe venit din salariul de boală și, dacă este cazul, copii ale formularului 8922, Recapitularea plății de boală terță parte.
se aplică o regulă diferită pentru înregistrările care justifică declarațiile de informații și declarațiile angajatorului către angajați cu privire la alocările de bacșiș. Conform Codului fiscal, aceste înregistrări trebuie păstrate timp de cel puțin trei ani de la data scadenței declarației sau declarației la care se referă.
cereri de Rambursare a impozitului reținut
Reporterul SSA/IRS spune că angajatorii care depun o cerere de rambursare, credit sau reducere a veniturilor reținute și a impozitelor pe ocuparea forței de muncă trebuie să păstreze înregistrări legate de cerere timp de cel puțin patru ani de la data depunerii cererii.
înregistrări de beneficii marginale
Codul Fiscal prevede o cerință explicită de evidență pentru angajatorii cu planuri de beneficii marginale enumerate, cum ar fi asigurarea de sănătate, cantina, Asistența educațională, asistența pentru adopție sau planul de asistență pentru îngrijirea dependentă. Aceștia sunt obligați să păstreze toate înregistrările necesare pentru a determina dacă planul îndeplinește cerințele pentru excluderea sumelor de beneficii din venituri.
notă: prevederile Codului Fiscal privind evidențele beneficiilor marginale nu specifică cât timp ar trebui păstrate evidențele referitoare la prestațiile marginale specificate. Se presupune că acestea sunt supuse regulii de patru ani în temeiul regulii de evidență în general menționate mai sus și, prin urmare, ar trebui păstrate cel puțin patru ani de la data scadenței taxei respective pentru perioada de returnare la care se referă înregistrările sau data la care se plătește taxa respectivă, oricare dintre acestea este ulterioară.
atenție: în măsura în care orice evidență a beneficiilor marginale trebuie să respecte și titlul I ERISA, se aplică o perioadă de păstrare mai lungă de șase ani.
înregistrări privind impozitul pe șomaj
Legea federală privind impozitul pe șomaj (futa) impune angajatorilor să păstreze înregistrări referitoare la compensațiile obținute și contribuțiile la șomaj efectuate. Conform regulii de evidență în general, aceste înregistrări trebuie păstrate timp de patru ani de la data scadenței formularului 940, a declarației anuale federale de șomaj a angajatorului sau a datei la care a fost plătită taxa futa necesară, oricare dintre acestea este mai târziu.
înregistrările trebuie păstrate justificative:
- valoarea totală a compensației angajaților plătite în cursul anului calendaristic;
- valoarea compensației supuse impozitului FUTA;
- contribuțiile de șomaj de stat efectuate, cu totaluri separate pentru sumele plătite de angajator și sumele reținute din salariile angajaților (în prezent, Alaska, New Jersey și Pennsylvania necesită contribuții ale angajaților);
- toate informațiile prezentate în formularul 940 (cu schema A și/sau R, după caz); și
- dacă este cazul, motivul pentru care compensația totală și sumele impozabile sunt diferite.
Reporterul SSA / IRS reamintește angajatorilor că cerințele de păstrare a înregistrărilor sunt, de asemenea, stabilite de Departamentul federal al Muncii și de agențiile de asigurare a salariilor de stat și de șomaj.
trei ani
următoarele trebuie păstrate timp de cel puțin trei ani: informațiile furnizate de Affordable Care Act (formularele 1094-B, 1095-B, 1094-C și 1095-C). Păstrați-le timp de cel puțin trei ani de la data scadenței raportării. De asemenea, păstrați declarațiile de informații și declarațiile angajatorului angajaților cu privire la alocările de bacșiș timp de cel puțin trei ani de la data scadenței returnării sau declarației la care se referă.
Payroll Partners se angajează să ajute clienții să rămână informați cu privire la știrile, evoluțiile și evenimentele curente din domeniul salarizării și al resurselor umane. Acest articol este destinat să ofere cititorilor informații generale cu privire la problemele de salarizare. Articolul nu constituie și nu ar trebui tratat ca sfaturi profesionale cu privire la utilizarea vreunei practici speciale de salarizare. S-au depus toate eforturile pentru a asigura acuratețea informațiilor. Payroll Partners nu își asumă responsabilitatea pentru dependența oricărei persoane de informațiile furnizate în articol. Cititorii ar trebui să verifice în mod independent toate informațiile înainte de a le aplica într-o anumită situație de fapt și ar trebui să determine în mod independent impactul oricărei practici particulare de salarizare. Dacă solicitați consultanță contabilă, sunteți încurajat să consultați un contabil public certificat.