10 motive pentru care procesul de gestionare a schimbărilor eșuează (și cum puteți reuși)

peste 70% din inițiativele procesului de gestionare a schimbărilor organizaționale eșuează, dar schimbarea în sine nu este piatra de poticnire. Schimbarea este comună și naturală, chiar inevitabilă. Anotimpurile se schimbă, oamenii se schimbă, lanțurile muntoase se schimbă — totuși gestionarea cu succes a schimbărilor rămâne o provocare înaltă, chiar insurmontabilă pentru multe organizații.

de ce este asta?

schimbarea organizațională se întâmplă în fiecare zi ca o chestiune de curs. Provocarea constă în instituirea și gestionarea schimbărilor fabricate într-o direcție deliberată și concentrată și într-un interval de timp specificat.

modificarea cursului unui râu de-a lungul multor ani într-o direcție specifică necesită eforturi semnificative. Dacă construiți un baraj brut cu puțin gând la impactul său în aval, rezultatele pot fi devastatoare.

munca pe care o faceți atunci când instituiți o schimbare de proces sau principii organizaționale este ca și cum ați schimba cursul unui râu. Fără efortul, considerația și instrumentele necesare, rezultatele vor fi imprevizibile în cel mai bun caz și dăunătoare în cel mai rău caz.

deși fiecare echipă se confruntă cu o provocare unică de gestionare a schimbărilor, am găsit zece bariere comune în aproape fiecare industrie.

să abordăm fiecare barieră și să schițăm strategiile susținute de cercetare pentru a le depăși.

Top 10 motive pentru care procesul de gestionare a schimbărilor eșuează

1. deficiențe strategice
2. subestimarea scării și a domeniului de aplicare
3. părțile interesate neglijate
4. comunicare slabă
5. lipsa de Buy-in
6. lipsa viziunii
7. rezistența activă
8. lipsa de scule
9. inerție
10. lipsa de anduranță

deficiențe strategice

dacă nu reușiți să planificați, intenționați să eșuați.

gestionarea cu succes a schimbărilor începe cu o strategie solidă. Trebuie să știți de ce doriți schimbarea, rezultatul(rezultatele) așteptat (E), care va avea un impact, și modul în care aveți de gând să se schimbe. Multe procese de gestionare a schimbărilor eșuează deoarece detaliile logistice sau tactice simple au fost trecute cu vederea sau echipa nu a fost echipată corespunzător.

cum remediați deficiențele strategice?

cadrul de analiză a punctelor forte, punctelor slabe, obstacolelor, amenințărilor (SWOT) poate fi un loc minunat pentru a începe să vă formulați strategia.

• care sunt punctele forte și punctele slabe unice ale echipei dvs. și cum le puteți folosi pe cele din planul dvs. de gestionare a schimbărilor?
• există oportunități disponibile pentru tine aici și acum?
• ce amenințări sau obstacole stau în calea capacității tale de a implementa schimbarea?

nu puteți planifica pentru fiecare situație de urgență, dar evaluarea problemelor devreme poate salva dureri de cap masive viitoare. Sau mai rău, o inițiativă de schimbare eșuată.

subestimarea scării și a domeniului de aplicare

ce va fi nevoie pentru a realiza schimbarea organizațională pe care sperați să o realizați?

ca și în cazul majorității întreprinderilor semnificative, există adesea o cantitate mai mare de resurse și de timp necesare pentru a obține succesul decât se aștepta inițial. Multe inițiative de schimbare a proceselor au eșuat din cauza unui domeniu de aplicare subestimat, a lipsei de resurse sau a timpului scurs.

cum abordați înțelegerea scării și domeniului de aplicare?

înainte de a face un singur pas spre implementarea schimbării, gândiți-vă la proces de la început până la sfârșit.

• Planificați-vă resursele din timp. Descrieți resursele de care veți avea nevoie atunci când veți avea nevoie de ele și pentru cât timp veți avea nevoie de ele.
• cât de mare este această schimbare? Este suficient de mic pentru a afecta doar câțiva oameni sau o schimbare organizațională la scară largă?
  • nu încercați să păstrați totul în cap; utilizați un sistem de management de proiect pentru a urmări și gestiona aceste cerințe.

prin definirea domeniului de activitate care vă așteaptă, veți avea un timp mai ușor de executat și de câștigat buy-in de la colegii dvs.

părțile interesate neglijate

este ușor să presupunem cine vor fi principalele Dvs. părți interesate în procesul de gestionare a schimbării. Este chiar mai ușor să uiți pe alții. Ei au o miză la fel de substanțială în rezultatul.

după cum explică Bruce Harpham în articolul său CIO, „8 moduri în care eșuezi la managementul schimbării”

„gestionarea cu succes a schimbării necesită o contribuție puternică din partea părților interesate, dar dacă nu reușești să stabilești corect cine sunt cu adevărat părțile interesate și ce vor avea nevoie pentru a ieși din proiect, eforturile tale de gestionare a schimbării sunt scufundate.”

cum includeți părțile interesate de la început?

în primele etape ale planurilor tale de schimbare, trebuie să iei în considerare pe toată lumea pe care programul o va afecta.

• solicitați feedback din timp de la toate părțile interesate implicate
• construiți o echipă sau o coaliție de gestionare a schimbării pentru a conduce procesul de gestionare a schimbării
• furnizați foi de parcurs sau termene cu multă comunicare

aceste eforturi vor oferi părților interesate proprietatea asupra succesului planului și o vizibilitate sporită asupra procesului.

comunicare slabă

modul în care comunicați schimbarea este la fel de important ca planul dvs. de implementare. Comunicările greșite sunt rădăcina multor eșecuri de schimbare a procesului.

un studiu Willis Towers Watson a constatat că „doar două treimi (68%) dintre managerii superiori spun că primesc mesajul despre motivele din spatele deciziilor organizaționale majore. Sub nivelul conducerii superioare, mesajul scade în continuare. Doar jumătate (53%) dintre managerii de mijloc și 40% dintre supraveghetorii de primă linie spun că managementul lor face o treabă bună de a explica motivele din spatele deciziilor majore.”

după cum vă puteți imagina, cu o comunicare atât de slabă în rândul conducerii, și mai puțini angajați individuali „a primit mesajul.”

cum remediați comunicarea slabă?

managerii de la fiecare nivel trebuie să fie strâns aliniați. După cum explică Victor Lipman în articolul său Forbes, managerii ar trebui „să știe în oasele lor motivul schimbării”. Acest lucru necesită o pregătire atentă, considerație și empatie. Ajutați managerii să înțeleagă cum se așteaptă să implementeze această inițiativă, ce rol joacă, unde se îndreaptă și de ce este esențial.

pentru a evita ambiguitatea, documentați procesul, etapele critice și pașii necesari pentru a ajunge acolo.

Cauti un furnizor de software de management de proiect care înțelege managementul schimbării? Solicitați o demonstrație Workzone pentru a vedea cum Workzone merge cu dvs. pe întregul drum spre succesul managementului de proiect.

solicitați o demonstrație Workzone

lipsa Buy-in-ului

după ce ați identificat cine sunt părțile interesate, va trebui să câștigați buy-in-ul acestora.

inițiativele de succes ale procesului de gestionare a schimbărilor necesită buy-in de la angajații entry-level la conducerea superioară și toată lumea între ele.

Buy-in-ul de la conducerea superioară și entry-level sunt importante din diferite motive. Buy-in-ul conducerii superioare adaugă legitimitate inițiativei dvs. Managementul de mijloc și conducerea la nivel de intrare sunt necesare pentru implementarea de zi cu zi. Diferența de implicare între a lua parte la un proces „pentru că ți s-a spus” vs. „Pentru că crezi în el” este zi și noapte.

de asemenea, este important să gândiți orizontal și să câștigați buy-in de la colegii dvs. din alte departamente. Acestea ar putea fi o resursă utilă în execuție sau doar o placă de sondare.

cum remediați lipsa buy-in-ului?

există multe lucruri pe care le puteți face pentru a câștiga buy-in de la colegii dvs. Este adesea adevărat că veți avea nevoie de o strategie diferită pentru fiecare zonă funcțională. În cele din urmă, buy-in-ul are nevoie de un proces empatic de gestionare a schimbărilor. Stabiliți un plan pe care toată lumea îl poate obține în urmă.

• conducerea superioară va dori să știe lucruri la nivel înalt, cum ar fi obiectivele, măsurătorile și rapoartele și obiectivele generale. Asigurați-vă că abordați aceste preocupări în mod preventiv și arătați cum inițiativa dvs. de schimbare va avea un impact pozitiv asupra liniei de jos a organizației.
• conducătorii echipei vor dori să știe cât de bine se încadrează aceste planuri în munca de zi cu zi a echipei lor. Arătați considerație pentru preocupările lor și solicitați feedback-ul lor.
• contribuitorii individuali trebuie să înțeleagă modul în care resursele suplimentare investite vor plăti pe drum. Comunicați valoarea participării lor și răsplata pe care vă așteptați să o aducă.
• colegii din departamente trebuie să știe cum acest efort va avea impact asupra muncii lor înainte de a-i oferi sprijinul. Câștigați buy-in-ul lor, arătându-le beneficiile universale ale inițiativei dvs. de schimbare. Asigurați-vă că vor putea conta pe dvs. pentru asistență în orice provocări de-a lungul drumului.

lipsa vederii

lipsa de viziune poate de-Feroviar procesul de gestionare a schimbării de la buy-in la execuție. Dacă viziunea este neclară pentru dvs., este neclară pentru cei care implementează planurile.

în articolul său Harvard Business Review, „Leading Change: Why Transformation Efforts Fail”, John P. Kotter explică rolul de neînlocuit al viziunii.

„în fiecare efort de transformare de succes pe care l-am văzut, Coaliția directoare dezvoltă o imagine a viitorului care este relativ ușor de comunicat și face apel la clienți, acționari și angajați.”

fără o viziune unificată, este ușor ca o inițiativă de schimbare să se piardă în aspirații tulburi.

cum rezolvi o lipsă de viziune?

pentru a dezvolta cruciala „imagine a viitorului” pe care o descrie Kotter, este important să vă cristalizați viziunea într-o narațiune simplă, coerentă și convingătoare a direcției în care se îndreaptă toată lucrarea.

cum va fi odată ce ați implementat modificările și cum va fi mai bine decât starea actuală? Cum ne așteptăm să ajungem acolo?

cu cât poți folosi mai puține cuvinte pentru a împărtăși această viziune, cu atât va fi mai probabil să câștigi acceptare în rândul echipei tale. Dacă nu puteți aborda aceste întrebări în mod eficient din timp, poate fi un semn că planul dvs. de schimbare are nevoie de mai multă muncă înainte de a-l duce la echipă.

sprijiniți-vă pe liderii de schimbare pe care i-ați selectat pentru a vă ajuta să dezvoltați acea viziune și să folosiți perspectiva lor pentru a vă asigura că vorbește convingător publicului dvs. mai larg.

rezistență activă

din păcate, multe programe de gestionare a schimbărilor cad victime „rezistenței active”. Acest motiv este adesea un mashup al motivelor de mai sus, dar poate indica și o problemă culturală mai profundă.

cum remediați rezistența activă?

douăzeci de ani în managementul de proiect ne-au condus la câteva concluzii despre rezistența la schimbarea procesului. Nu este ușor să depășești rezistența la schimbarea procesului. Nici un pic. Cu toate acestea, am dezvoltat o formulă în trei pași pentru a aborda și depăși cele mai comune surse de rezistență.

iată o privire asupra procesului:

discutați soluția de schimbare a procesului cu o minte deschisă

majoritatea angajaților doresc să facă cea mai bună treabă pe care o pot pentru angajatorii lor. Ascultați cu atenție în timp ce auziți feedback despre modul în care această schimbare vă va afecta echipa și Organizația. Veți obține probabil o perspectivă valoroasă asupra impactului pe care planul dvs. îl va avea.

identificați de ce membrii echipei rezistă și abordați-l

deși fiecare echipă și fiecare situație sunt diferite, există trei motive comune pentru a rezista schimbării:

1. neîncredere – pentru a le câștiga încrederea, este esențial să fii consecvent, corect, transparent și protector. Odată ce știu că pot avea încredere în tine, echipa ta va fi mult mai dispusă să se angajeze într-o inițiativă de schimbare.
2. pesimism – eforturile anterioare de schimbare eșuate pot lăsa angajații să se simtă ca și cum eforturile de schimbare noi sunt la fel de susceptibile de a eșua. Ajutați-i să depășească acest lucru realizând că lucrurile se pot schimba.
3. confort – o echipă care este competentă în activitatea lor actuală va avea dificultăți în a transfera acest succes la noi provocări. Pentru ca echipa să accepte schimbarea, trebuie să-și amintească cât le-a luat să vadă succesul pe care îl au astăzi. Ei trebuie să stabilească așteptări realiste, nu pe baza succesului lor actual. Și au nevoie de spațiu pentru a putea eșua.

asigurați-vă că acordați prioritate acțiunilor care sporesc încrederea, ajută la depășirea eșecurilor din trecut și stabilesc așteptări.

transformă rezistența într-un plan de acțiune

transformă obiecțiile specifice în obiective pentru a câștiga buy-in pentru schimbare. Iată o formulă pe care o puteți urma:

• ajungeți la rădăcina problemei. Asigură-te că nu le denaturezi poziția.
  • „deci, ceea ce vă aud spunând Este ________. Este corect?”
• lucrați împreună pentru a transforma această obiecție într-un obiectiv:
  • „pentru ca aceasta să reușească, trebuie să ________.”
• Obțineți angajamentul lor:
  • „dacă putem ________, sunteți la bord cu această schimbare?”

lipsa sculelor

ce legătură au instrumentele cu un proces de gestionare a schimbărilor?

mai mult decât ați putea crede. Fără un proces de schimbare documentat, o singură sursă de adevăr sau un sistem de înregistrare, este ușor ca elementele esențiale ale planului dvs. să fie interpretate greșit sau pierdute. Un program care a început pe piciorul drept poate merge rapid fără instrumentele care să-l susțină.

cum remediați lipsa instrumentelor adecvate?

după cum explică Boris Ewenstein, Wesley Smith și Ashvin Sologar în lucrarea companiei McKinsey &, „…aplicarea de noi instrumente digitale poate face schimbarea mai semnificativă—și durabilă—atât pentru persoanele care o experimentează, cât și pentru cei care o implementează.”

există astăzi multe instrumente care pot facilita navigarea schimbării. Listele de bază pentru a face software-ul de management de proiect vin în minte. Chiar și o cotă Google Doc ajută la menținerea gândurile tuturor împreună. Asigurați-vă că găsiți un instrument comun pe care știți că echipa dvs. îl va adopta și utiliza.

inerție

inerție: rezistența obiectului la orice schimbare a mișcării sale, inclusiv la o schimbare de direcție.- Wikipedia

aplică asta unei organizații. Cu cât un proces a fost mai lung…cu atât mai mulți oameni sunt investiți…cu atât sunt mai confortabili. Aceasta este o mulțime de inerție pentru a face față.

este obișnuit ca oamenii să se simtă confortabil făcând lucrurile într-un anumit fel, deoarece „așa am făcut-o întotdeauna.”La un moment dat, a fost dezvoltat un proces și a funcționat suficient de bine pentru ca oamenii să se simtă confortabil în urma acestuia.

cum remediați inerția (organizațională)?

deși poate părea că procesul dvs. actual este un obiect imobil, trebuie să începeți mic. Micile victorii se vor aduna. Fiecare conversație este o șansă de a câștiga pe altcineva. Cu cât poți construi mai mult impuls, cu atât vei deveni o forță mai de neoprit.

folosește-ți noua coaliție de schimbare entuziastă pentru a menține acel impuls.

lipsa de anduranță

în timp ce un program de gestionare a schimbărilor bine dezvoltat și susținut poate fi capabil să realizeze o transformare semnificativă într-o perioadă mică de timp, rareori (dacă vreodată) se va întâmpla peste noapte. După cum explică Brent Gleeson în articolul său pentru Inc., chiar și experții și consultanții în managementul schimbărilor își găsesc planurile de gestionare a schimbărilor de un an care durează doi sau mai mulți ani.

cum remediați lipsa de rezistență?

majoritatea inițiativelor de schimbare au loc într-un calendar prelungit, iar o parte a dezvoltării unui plan de gestionare a schimbărilor de succes este înțelegerea acestui calendar și comunicarea eficientă a acestuia. Dacă ați făcut o treabă bună de a contura domeniul de aplicare al schimbării pe care sperați să o realizați, veți avea o imagine mai exactă a cât timp va dura pentru ao implementa.

transparența este esențială. Dacă proiectați că schimbarea procesului dvs. va dura câteva săptămâni, dar durează șapte luni, veți avea dificultăți în a ține pe toată lumea la bord. De asemenea, este important să ne amintim că schimbarea nu se întâmplă peste noapte. Dacă nu sunteți în el pe termen lung, nu vă așteptați ca schimbarea să rămână.

în concluzie

stăpânirea procesului de gestionare a schimbărilor este una dintre cele mai dificile probleme pentru orice organizație, iar statisticile reflectă acest lucru; cu toate acestea, planificarea atentă, instrumentele moderne și comunicarea frecventă și atentă vor ajuta la stivuirea pachetului în favoarea ta.

partener cu o companie de software de management de proiect care înțelege cât de greu este să se schimbe. Solicitați o demonstrație astăzi și vedeți cum Workzone merge cu dvs. prin călătoria dvs. de management de proiect.

solicitați o demonstrație a zonei de lucru