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10 Consigli per un Perfetto Controllo-Stampa in QuickBooks
Se hai usato small business accounting prodotti nei primi giorni, si sa quanto sia frustrante è stato di stampare assegni correttamente dal software. I controlli prestampati non erano economici e probabilmente ne hai stampati almeno alcuni che non si allineavano correttamente o erano altrimenti inutilizzabili.
Figura 1: La finestra dei controlli di scrittura in QuickBooks 2013.
Stampa controlli da QuickBooks ha ottenuto più facile, e online banking ha reso questo compito meno di una necessità per molte aziende. Ma quando si eseguono controlli di stampa, la precisione è ancora necessaria.
Quindi, per ridurre al minimo la frustrazione, risparmiare tempo e denaro, e garantire che tutto sarà preciso quando i controlli vengono elaborati presso la banca, è importante utilizzare gli strumenti che QuickBooks offre in modo appropriato.
Se hai avuto problemi con la stampa di controllo o stai pensando di provarlo, tieni a mente questi suggerimenti:
1.In primo luogo, assicurarsi che si sta creando controlli standard, non stipendi. Vai a Banking / Scrivi assegni o fai clic sull’icona Scrivi assegni nella home page.
2.QuickBooks offre alcune opzioni per la creazione di controllo. Fare clic su Modifica / Preferenze / Controllo / Le mie preferenze. Qui, è possibile specificare un account predefinito per la funzione di controllo di scrittura. Fare clic su Preferenze società per ulteriori opzioni.
Figura 2: Selezionare le caselle qui per attivare le opzioni.
3.È possibile personalizzare l’aspetto dei controlli. Fare clic su File / Stampante Setup / Check / PayCheck. Specificare le opzioni della stampante e controllare lo stile, modificare i caratteri in alcuni campi, designare uno stile di stampa di pagina parziale (utilizzando il feed busta) e aggiungere il nome e l’indirizzo della società, il logo e un’immagine della firma.
Figura 3: La finestra di configurazione della stampante consente di accedere alle opzioni di output.
4.Be assicurarsi che la stampante ha abbastanza inchiostro o toner prima di iniziare un lavoro.
5.Se si stampano molti controlli, è consigliabile dedicare una stampante a tale attività. Ma assicurati i tuoi assegni in bianco. Non lasciarli nella stampante.
6.La stampante elabora le pagine in ordine inverso, prima l’ultima pagina? Ciò può causare problemi quando si stampano più controlli. Hai diverse opzioni qui. Puoi:
- Modificare le impostazioni delle proprietà della stampante in Windows e / o consultare la documentazione della stampante
- Caricare la carta per la stampa inversa o
- Modificare i numeri di controllo in QuickBooks. Vai a Liste / Piano dei conti e aprire il registro libretto degli assegni corretto per cambiarli. (Questa opzione è la meno elegante e più rischiosa, e non qualcosa che vuoi fare regolarmente. Lascia che ti aiutiamo con la configurazione della stampante se non riesci a risolvere il problema.)
7.QuickBooks supporta la stampa batch. Se stai scrivendo più controlli che ti consigliamo di stampare in seguito, fare clic sul collegamento Stampa tardi o Da stampare (a seconda della versione di QuickBooks). Quando si è pronti, è possibile selezionare File / Stampare moduli / Controlli o fare clic sul collegamento Controlli di stampa nella home page. Entrambi apriranno questa finestra:
Figura 4: Deselezionare gli elementi che non si desidera stampare per rimuoverli dal processo batch.
8. Stampare una serie di controlli e rendersi conto che hai impostato qualcosa di sbagliato? Premi il tasto Esc per fermarlo.
9.Ricontrolla per assicurarti che i tuoi numeri corrispondano prima di avviare un lavoro di stampa. Confrontare il numero nel campo Primo numero di controllo con il numero del primo controllo accodato nella stampante.
10. Rovinare un assegno o un’intera pagina di loro? Se il tuo protocollo di contabilità ti consente di saltare i numeri di controllo, ricomincia cambiando il primo numero di controllo in modo che corrisponda al numero iniziale su un nuovo lotto di spazi vuoti di controllo. In caso contrario, dovrai creare un assegno per ognuno che è stato rovinato, scegliendo un nome e un account e un importo di $0,00. Quindi annullare il controllo(s). (Fare clic su Banking / Usa Registrati e selezionare l’account. Evidenziare le transazioni, selezionare l’opzione Modifica e annullare. Non eliminarli.
Check-stampa può essere difficile, ma deve assolutamente seguire le regole. Fateci sapere se ti trovi in difficoltà o volete qualche guida in anticipo ‘ o se si desidera passare a online banking e bill-pay.
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