I proprietari di piccole imprese intelligenti sanno quanto sia importante proteggere le informazioni sensibili e tenerle fuori dalle mani sbagliate. Ciò significa avere sistemi in atto per assicurarsi che i file digitali e record sono sicuri e protetti. Altrettanto importante, naturalmente, è come gestire tutta la carta che passa attraverso il vostro posto di lavoro, e dove va quando non è più necessario.
Anche nel nostro mondo online e connesso, ci sono ancora molte informazioni scambiate in formati fisici. Semplicemente gettandolo nel cestino senza prendere misure per proteggere le informazioni che rivela è un invito per i ladri di dati a fare il loro lavoro sporco.
Ecco uno sguardo ad alcuni dei diversi tipi di documenti si dovrebbe essere certi che stai triturazione o distruggendo.
Tutto ciò che potrebbe essere utilizzato per il furto di identità
Se rivelano informazioni personali su un dipendente o un cliente, documenti contenenti informazioni che potrebbero essere utilizzati per il furto di identità sono un gioco da ragazzi per il trituratore. Pensa ai registri delle buste paga per il tuo personale, alle copie delle identificazioni fotografiche o alle informazioni sulla carta di credito e sull’indirizzo di casa per i tuoi clienti. Se pensi che qualcosa scritto o stampato su un pezzo di carta sia anche il meno sensibile, non ha senso non tagliuzzarlo.
Documenti relativi a banche, finanze e tasse
Che si tratti di registri dei salari, bilanci annuali, vecchie dichiarazioni dei redditi e audit, o estratti conto bancari e assegni nulli, non si desidera che questi tipi di documenti siano intatti all’interno di un cassonetto o di un cestino. Se hai carta con dettagli finanziari di qualsiasi tipo, anche informazioni scadute, non pagare il prezzo per lo smaltimento sciatto! Mandalo al trituratore e tieni tutti al sicuro.
Documenti con dettagli riservati sulla tua attività
Proteggi il duro lavoro che la tua piccola impresa sta facendo smaltendo correttamente tutti i documenti contenenti informazioni proprietarie che potrebbero avvantaggiare i tuoi concorrenti. Ciò significa file relativi alla ricerca e allo sviluppo di nuovi prodotti e idee, o piani e proposte per progetti futuri. Altri documenti in questa categoria includono tutto ciò che riguarda i rapporti interni e test, formule esclusive, anche manuali di formazione e di funzionamento.
Documenti relativi alla salute e alle risorse umane
Qualsiasi cartella clinica per il personale o i clienti deve essere trattata con la sensibilità che meritano. Lo stesso vale per gli elementi relativi al personale, che si tratti di curriculum e applicazioni, rapporti disciplinari o valutazioni delle prestazioni e recensioni dei dipendenti. Proteggere il diritto alla privacy di tutti assicurandosi che i documenti di questa descrizione siano trattati prima dello smaltimento.
Documenti legali e contratti
Ecco una regola empirica altamente semplicistica che potrebbe farti risparmiare un serio mal di testa in seguito: se un avvocato è stato coinvolto con un documento, assicurarsi che venga smaltito correttamente. Non si vuole pasticciare con documenti legali, contratti, o qualcosa di simile, in modo da sbagliare sul lato della cautela e inviarli tutti al trituratore quando sei sicuro che non sono più necessari.
Informazioni e fatture assicurative
I record relativi all’assicurazione per la tua piccola impresa e il suo contenuto dovrebbero sempre essere distrutti, non gettati via. Lo stesso vale per le vecchie bollette o qualsiasi altra cosa relativa al vostro posto di lavoro stesso, come le bollette per Internet e servizio di telefonia cellulare. Tali documenti di solito contengono numeri di conto e dettagli di indirizzo, che dovrebbero sempre essere tenuti privati.
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