Un’azienda può credere che il semplice fatto di avere processi definiti li renda più efficienti ed efficaci. Questo errore può portare alla standardizzazione di tutti i tipi di passaggi e azioni all’interno dell’organizzazione. Tuttavia, questo tipo di esagerazione avrà effetti controproducenti. L’attenzione deve essere rivolta alla qualità e non alla quantità dei processi e delle definizioni dei processi. Avere un processo definito non significa automaticamente che il processo sia buono. Una questione critica è quindi: Cosa rende un processo “buono”? Come valutare e migliorare la qualità del processo?
I processi sono ovunque – ma quelli buoni?
La progettazione dei processi e l’ottimizzazione dei processi sono in circolazione da un po ‘ di tempo. Un processo di progettazione è uno dei primi passi di molti progetti, soprattutto quando si tratta di implementazione di nuovi sistemi IT. È diventato un buon senso che una progettazione di processo sbagliata causerà inutili Costi totali di proprietà. Tuttavia, la gestione dei processi non è ancora molto ben integrata nelle metodologie di progetto conosciute. Inoltre, la conoscenza di una buona progettazione dei processi spesso non è un’area chiave di competenza degli attori coinvolti in un progetto di implementazione classico, che si concentra maggiormente su una buona combinazione di competenze funzionali e tecniche.
Quindi cosa costituisce un buon processo? E quali insidie dovrebbero essere evitate quando si progetta un nuovo processo o si ridisegna uno esistente
Efficace ed efficiente-questo è ciò che un processo dovrebbe essere
La qualità dei processi può essere riassunta in due pilastri principali:
- Efficacia dei processi-I processi aiutano l’azienda a raggiungere i propri obiettivi? La domanda qui è :” Stiamo facendo le cose giuste?”
- Efficienza di processo-Sono i processi progettati in modo che i loro obiettivi siano raggiunti con il minor input possibile (tempo, materiale, attrezzature, finanziamenti, sforzi umani ecc.) o, per capovolgere l’argomento: le risorse dell’azienda sono utilizzate nel miglior modo possibile? La domanda qui è :” Stiamo facendo le cose per bene?”
Abbiamo identificato 8 caratteristiche critiche che i processi dovrebbero avere per essere sia efficienti che efficaci:
#1 – i Processi hanno bisogno di essere obiettivo-driven
#2 – la Semplicità è la chiave
#3 – Un buon processo può facilmente essere comunicati, spiegato e progettato
#4 – Un processo che deve essere robusto
#5 – Progettazione riutilizzabili e riadattabili processi
#6 – assicurarsi che i processi sono misurabili
#7 – Un buon processo deve essere controllabile
#8 – la Rilevanza e il valore aggiunto
Nel nostro ultimo punto di vista della carta, i miei colleghi Elio Campos e André Almeida, due processo a lungo termine, professionisti del design, spiegare che cosa è dietro queste regole e come valutare se i processi di un’azienda seguono queste regole o meno.
Questo documento inizia una serie di documenti che forniranno intuizioni facili da capire sul tema della progettazione dei processi. Si rivolgono a organizzazioni e consulenti che, principalmente nel corso di una implementazione o riprogettazione di un sistema, vogliono ripensare i loro processi prima di cementarli in strutture IT. Iscriviti alla nostra newsletter per rimanere informato sulle prossime pubblicazioni in questo o in altri argomenti di interesse.
Di Andreas Krüger