w dzisiejszych czasach praca z pocztą e-mail i korzystanie z klientów poczty e-mail, takich jak Microsoft Outlook lub Apple Mail, jest dość skomplikowana. Jednak wysyłanie załączników do wiadomości e-mail, zwłaszcza dużych plików, jest nieco więcej niż ogólna wiedza.
w tym poście quick skills omówimy wszystko, co musisz wiedzieć, aby pomyślnie wysyłać duże pliki za pośrednictwem poczty e-mail.
więcej przydatnych strategii dla prawników znajdziesz w naszym przewodniku dotyczącym rozwiązywania problemów w programie Microsoft Word. Pobierz teraz>>
jaki jest maksymalny rozmiar załącznika e-mail?
ogólnie rzecz biorąc, podczas dołączania plików do wiadomości e-mail możesz być pewien, że do 10 MB załączników będzie w porządku. Obecnie niewiele serwerów poczty e-mail ma mniejsze limity (chociaż niektóre stare konfiguracje biurowe mogą mieć niższe limity). Gmail i Yahoo Mail, na przykład, oba pozwalają dołączyć do 25 MB.
jednak to, że można go załączyć i wysłać, nie musi oznaczać, że można go odebrać. Serwer używany przez zamierzonego odbiorcę musi być skonfigurowany tak, aby akceptował załączniki większe niż 10 MB, a to nie jest pewne.
skąd wiesz ile masz? Wszystkie usługi poczty e-mail wyświetlają Rozmiar pliku w nawiasach. Po prostu śledź, do czego dodają się załączniki. Jeśli załączniki przekraczają 10 MB, rozważ jedną z poniższych opcji.
czasami Rozmiar Pliku będzie wyświetlany w KB (kilobajtach), a nie MB (megabajtach). Istnieje 1024 kilobajty w jednym megabajt, ale dla celów szybkiej arytmetyki umysłowej można pracować na podstawie ich bycia 1,000 (jeśli jesteś po dokładnej odpowiedzi Google wyświetli szybki kalkulator konwersji, jeśli szukasz fraz takich jak „ile MB jest 716.8 KB”).
zmniejsz plik
jakie masz opcje, gdy naprawdę musisz wysłać plik, ale osiągnąłeś limit wysyłania? Jeśli przekroczysz nieco limit, możesz rozwiązać ten problem po prostu kompresując oryginalny plik.
aby to zrobić, po prostu znajdź plik w jego folderze, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz „Kompresuj.”Kompresja pliku w ten sposób często zmniejsza około 20% pliku, pomagając wślizgnąć się pod ograniczeniem załączników.
podziel pliki na wieloczęściowe archiwa
jeśli nadal chcesz wysłać plik e-mailem, możesz podjąć kroki, aby podzielić plik na mniejsze części. Na przykład, jeśli masz dokument 15 MB, który musisz wysłać e-mailem, możesz użyć oprogramowania do kompresji plików, takiego jak 7-Zip (działa tylko z systemem Windows), aby utworzyć archiwum zawierające ten plik, dzieląc go na dwa kawałki o rozmiarze 7,5 MB.
na blogu Geeka znajdują się instrukcje krok po kroku dotyczące dzielenia większych plików na mniejsze części.
możesz następnie dołączyć każdy z poszczególnych elementów do oddzielnych wiadomości e-mail, pamiętając o powiadomieniu odbiorcy, że to robisz. Odbiorca musiałby pobrać każdy załącznik osobno, a następnie użyć programu do ekstrakcji plików, aby wyodrębnić większy, podzielony plik i złożyć go z powrotem.
ta metoda działa, ale jest dość czasochłonna. Jest jeszcze jedna opcja.
wysyłaj pliki za pomocą usługi przechowywania w chmurze
najprostszą opcją podczas wysyłania plików, które są zbyt duże lub zbyt liczne, jest zamiast tego skorzystanie z usługi przechowywania i udostępniania plików w chmurze. Dostępnych jest kilka bezpiecznych i godnych zaufania opcji, w tym Dropbox i Dysk Google.
dwie największe internetowe usługi e-mail, Gmail i Outlook.com, zintegrowali swoje usługi udostępniania plików (odpowiednio Dysk Google i SkyDrive) ze swoimi produktami. Spróbuj wysłać plik, który jest zbyt duży, a zostaniesz poproszony o przesłanie go do chmury i udostępnienie łącza.
jeśli wysyłasz wiadomość za pośrednictwem programu Outlook na pulpicie lub wolisz usługę pamięci masowej online, która nie integruje się bezpośrednio z dostawcą poczty e-mail (takim jak Dropbox), nie martw się. Po prostu prześlij plik, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz „Udostępnij link”. Wystarczy wkleić link do wiadomości e-mail, a odbiorca będzie mógł uzyskać dostęp do pliku, klikając go.
Czy wiesz, że jeden prawnik może przejrzeć, zebrać i złożyć zgłoszenia sądowe w Twoim imieniu, jeśli wyślesz je do nas e-mailem?
dowiedz się więcej o e-mail do pliku>>
