oprogramowanie RFP: wszystko, co musisz wiedzieć

jak reagować na oprogramowanie RFP

dla firm technologicznych reagowanie na Zapytania ofertowe dotyczące oprogramowania jest znanym procesem. Jeśli jednak jesteś sfrustrowany, że twoje wysiłki w zakresie zapytań ofertowych zajmują zbyt dużo czasu i nie opłacają się, może to być czas na nowe podejście.

najpierw sprawdź, czy twój proces jest zgodny z najlepszymi praktykami propozycji. Następnie dostosuj każdą część swojej propozycji, od podsumowania po końcową prezentację.

najlepsze praktyki procesu składania wniosków

zdecyduj się licytować lub nie licytować

jednym z najczęstszych powodów, dla których współczynnik wygranych może być niski, jest to, że licytujesz Zapytania ofertowe, które nie są odpowiednie. Jeśli chodzi o Zapytania ofertowe dotyczące oprogramowania, często Kupujący chce wszystkiego, ale nie wie dokładnie, czego potrzebuje. W związku z tym trudno jest określić, czy masz duże szanse na wygraną w biznesie.

więc zanim przejdziesz do tworzenia propozycji, dokładnie przejrzyj zakres i wymagania techniczne. Następnie zrób listę pytań uzupełniających, aby zrozumieć, które funkcje i funkcjonalność są łamaczami umowy. Dzięki tym informacjom będziesz miał bardziej skuteczne licytowanie lub nie licytowanie dyskusji.

Pobierz tę pomocną listę kontrolną, aby poprowadzić dyskusje na temat licytacji lub braku licytacji.

zoptymalizuj swoją propozycję planowanie projektu

zbyt często czas realizacji propozycji oprogramowania jest krótki. Klient ma pilną potrzebę, ale także chce dokonać mądrej inwestycji. Bez ustalonej strategii zarządzania projektami powstaje chaos i zamieszanie.

istnieje wiele wypróbowanych i prawdziwych sposobów organizacji zespołu propozycji i procesu. Na przykład, spróbuj macierzy RACI. Ponieważ zawiera szczegółowe informacje na temat członków zespołu i ich ról, każdy wie, czego się spodziewać i jakie kroki są następne. Alternatywnie możesz utworzyć oś czasu propozycji lub wykres Gantta, aby śledzić czas zadania.

przejrzyj treść swojej poprzedniej propozycji

Ogólnie rzecz biorąc, Zapytania ofertowe dotyczące oprogramowania zadają wiele takich samych pytań. Zamiast przepisywać odpowiedzi dla każdego zapytania ofertowego, użyj poprzedniej treści propozycji jako szablonu dla przyszłych odpowiedzi. Najlepszym sposobem na zapisanie i znalezienie typowych odpowiedzi, gdy ich potrzebujesz, jest utworzenie biblioteki wiedzy propozycji lub repozytorium treści.

niektóre zespoły zarządzają swoją zawartością ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie programu Word. Chociaż takie podejście jest lepsze niż rozpoczynanie odpowiedzi od zera, informacje szybko stają się zdezorganizowane i przestarzałe. W związku z tym wiele zespołów wnioskujących korzysta z oprogramowania do zarządzania wnioskami do zarządzania wiedzą. Oprogramowanie RFP response umożliwia współpracę i automatyzację propozycji, identyfikując pytania, na które już odpowiedziałeś i sugerując odpowiednią odpowiedź.

Ułatw sprawy swoim ekspertom

eksperci przedmiotowi (MŚP) muszą żonglować swoją pełnoetatową rolą, a także obowiązkami wnioskowymi. Nie trzeba dodawać, że jest to duża praca i nie zawsze łatwo jest im natychmiast reagować na Zapytania ofertowe. Kiedy musisz wysyłać kolejne e-maile i zarządzać opóźnieniami, łatwo jest się sfrustrować. Możesz jednak ułatwić wszystkim proces składania wniosków.

gdy będziesz musiał napotkać nowe pytania, skorzystaj z Biblioteki Wiedzy, aby wypełnić jak najwięcej propozycji. Na przykład do 80 procent zapytań ofertowych SaaS jest uzupełnianych przez automatyzację wniosków i weryfikowanych przez menedżera wniosków przed zaangażowaniem naszych MŚP. Takie podejście oznacza dla nich lżejsze obciążenie i szybsze reakcje dla Ciebie.

przegląd i weryfikacja propozycji

teraz nadszedł czas, aby zebrać to wszystko razem. Przejrzyj swoją propozycję od początku do końca. Czy jest kompletny i zgodny? Czy wszystkie odpowiedzi działają razem? Czy ton i styl brzmi jak Twoja marka? Wreszcie, czy są jakieś literówki, błędy gramatyczne lub sprzeczności? Może się to wydawać nieistotne, jednak szczegóły mają znaczenie. A małe błędy mogą zrobić duże wrażenie.

ostateczne zatwierdzenie i złożenie wniosku

ostatnim etapem procesu jest uzyskanie ostatecznego podpisu od osoby zatwierdzającej. Po uzyskaniu ich zatwierdzenia należy wysłać propozycję na czas i zgodnie z wymaganiami dotyczącymi składania.

jak poprawić każdą część swojej propozycji oprogramowania

konkurując z podobnymi rozwiązaniami programistycznymi, ważne jest, aby Twoja propozycja była niezapomniana. Najlepiej jest wykorzystać każdą część wniosku do określonego celu.

Podnieś swoje streszczenie

pomyśl o swoim podsumowaniu jako o wprowadzeniu do kupującego. Nie każdy, kto otrzyma Twoją propozycję, przeczyta ją dokładnie. Jednak, będą one prawdopodobnie przejrzeć swoje streszczenie. Dlatego musisz to liczyć. Streszczenie powinno wyjaśniać najbardziej wpływowe sposoby, w jakie pomożesz klientowi osiągnąć jego cele, zbadać kluczowe czynniki wyróżniające i mieć nie więcej niż jedną stronę.

Pobierz ten szablon, aby Twoje streszczenie było niesamowite (i łatwe).

list motywacyjny RFP

jeśli streszczenie jest wstępem, list motywacyjny RFP jest przyjaznym czatem, który następuje. Rzeczywiście, list motywacyjny tworzy połączenie. Bądź rozmowny, przystępny i dodaj trochę osobowości, aby był niezapomniany. Ponadto ważne jest, aby wyrazić swoje zrozumienie potrzeb klienta, opowiedzieć historię sukcesu i podzielić się swoją wizją przyszłości Partnerstwa.

Zainspiruj się pobraniem tego szablonu listu motywacyjnego RFP.

Opanuj swoje wiadomości

zwycięskie zapytania ofertowe wymagają skomplikowanej równowagi wiedzy technicznej i przystępnego przesyłania wiadomości. Podczas gdy chcesz przekazać swoją wiedzę, uważaj, aby nie zrażać oceniających zapytania ofertowe. Pamiętaj, aby pamiętać o przeciętnym użytkowniku i mówić w sposób, który może zrozumieć.