kontrola kosztów: Strategia, kroki i wyzwania

sposób, w jaki firmy podchodzą do kontroli kosztów, zmienia się drastycznie, ponieważ większość branż nadal przechodzi transformacje cyfrowe.

minęły czasy, kiedy firmy koncentrowały się na kosztach. Nowa wersja kontroli kosztów to mieszane podejście, które koncentruje się na zarządzaniu kosztami i napędzaniu wzrostu.

podczas gdy większość firm boi się pomysłu przekroczenia budżetu-zwykłe cięcie kosztów nie wystarczy dzisiaj. Zamiast tego, firmy muszą skupić się na kontekście, jeśli chcą zwiększyć zyski, zoptymalizować budżety i zapewnić długoterminową stabilność finansową.

utrzymanie kursu z odpowiednimi środkami kontroli kosztów jest koniecznością, więc porozmawiajmy o kontroli kosztów i jej wielu aspektach.

co to jest kontrola kosztów?

kontrola kosztów to metoda identyfikacji i zarządzania wydatkami biznesowymi i danymi finansowymi, dzięki czemu można je analizować i obniżać w miarę możliwości. Zbieranie kosztów w skonsolidowanym formacie pozwala organizacjom tworzyć dokładniejsze i bardziej świadome prognozy, wiedzieć, gdzie mogą zminimalizować koszty i zidentyfikować obszary nadmiernych wydatków.

właśnie dlatego kontrola kosztów i zarządzanie dostawcami często idą w parze, ponieważ optymalizacja interakcji z dostawcami może przynieść znaczne oszczędności dla Twojej firmy. Możesz usprawnić renegocjacje umów, aby zablokować korzystne ceny, budować trwałe relacje z dostawcami i klientami oraz tworzyć partnerstwa, które uzupełniają obie firmy.

w końcu celem kontroli kosztów jest zapewnienie Twojej firmie potężnych ram, które mają na celu poprawę widoczności i utrzymanie kontroli nad kosztami.

dlaczego kontrola kosztów ma znaczenie

harmonogramy projektów można podzielić na komponenty i kroki, a większość menedżerów przydziela całkowity budżet każdej części zgodnie z jej potrzebami. Dążenie do kontroli kosztów pomaga:

• Śledź postępy i wskaźniki KPI (key performance indicators) i podejmuj działania naprawcze, gdy koszty wzrosną zbyt wysoko.
• utrzymuj oczekiwane marże zysku.
• Ustaw jasne oczekiwania i zapobiegaj pełzaniu zakresu.
• Osiągnij przejrzystość z kierownictwem, interesariuszami i klientami.
• Generuj przydatne wskaźniki do obsługi przyszłych projektów.

posiadanie odpowiedniego budżetu bezpośrednio wpływa na krytyczne decyzje, takie jak zatrudnienie nowych pracowników, jakie funkcje należy uwzględnić i ile czasu należy poświęcić na każdą część pracy. Dobrze utrzymany budżet, który wynika z zasad biznesowych organizacji, zasadniczo pokazuje, dokąd zmierza projekt i jak się skończy. Wydajność projektu w tym przypadku jest bezpośrednio związana z budżetowaniem.

rola oprogramowania do kontroli kosztów

nie jest tajemnicą, że zarządzanie kosztami i kontrola to obszary wymagające danych i analizy, i nie jest zaskoczeniem, dlaczego twórcy oprogramowania znaleźli tutaj aplikację do automatyzacji. Zarządzanie oparte na oprogramowaniu optymalizuje proces na wiele sposobów:

• żmudne obliczenia i inne zadania ilościowe są niemal natychmiastowe i odporne na błędy ludzkie dzięki oprogramowaniu.
• analiza jest znacznie łatwiejsza, gdy dane są wyraźnie raportowane za pomocą pulpitów nawigacyjnych i łatwych w użyciu interfejsów użytkownika.
• standaryzacja danych jest automatyczna w ten sposób, co może być przydatne w projektach na skalę międzynarodową, które muszą korzystać z wielu walut.
• integracja innych firm z innymi rozwiązaniami do zarządzania pomaga skuteczniej gromadzić dane.

zarządzanie kosztami a kontrola kosztów

możesz usłyszeć terminy takie jak „zarządzanie kosztami” i „kontrola kosztów” używane zamiennie. Chociaż są one silnie powiązane i równie ważne, istnieje subtelne rozróżnienie, które może być warte poznania, gdy rozmawiasz o nich ze swoimi zespołami.

Cost management zajmuje się przede wszystkim wszystkimi procesami dotyczącymi planowania budżetu, w tym szacowaniem, finansowaniem i finansowaniem. Zarządzanie kosztami wymaga uwagi od fazy planowania do ostatecznego zakończenia, zapewniając, że cały projekt pozostaje w zatwierdzonych granicach budżetowych. Kluczowym etapem zarządzania kosztami jest zwiększenie przewidywalności zarówno kosztów pośrednich, jak i bezpośrednich dzięki silnej odpowiedzialności, kontroli i gromadzeniu informacji.

dla porównania, kontrola kosztów dotyczy głównie projektów na etapie ich realizacji i opiera się na praktykach zarządzania kosztami w celu osiągnięcia sukcesu. Posiadanie planistów współpracujących ze sobą w celu osiągnięcia właściwego budżetowania jest sposobem kontroli kosztów.

mówiąc o kontroli kosztów, właściciele firm najpierw odłożyli „linię bazową”, a następnie zmierzyli wariancję między nią a faktycznym kosztem, podejmując działania naprawcze w celu zminimalizowania nieoczekiwanych skoków.

etapy procesu kontroli kosztów

Obsługa wydatków biznesowych zdecydowanie nie jest rozważaniem „ustaw i zapomnij”. Pomyśl raczej o tym jako o ciągłym, cyklicznym procesie, który obejmuje następujące kroki:

planowanie zasobów

kontrola kosztów rozpoczyna się od wdrożenia kontroli projektów; przewidywanie nadchodzących kosztów projektu, niezależnie od tego, czy chodzi o sprzęt, materiały, personel, czy nawet po prostu poświęcony czas. Etap planowania zasobów następuje przed rozpoczęciem rzeczywistych prac.

firmy często używają struktury podziału pracy, aby zbadać każdy podzadanie w harmonogramie i zdecydować, jakie umiejętności lub sprzęt są niezbędne dla każdego. Historyczne dane finansowe dla porównywalnych projektów i informacje zwrotne od członków zespołu są ważnymi punktami do rozważenia w tym zadaniu.

koszt szacunkowy

następny przybliżony całkowity koszt zasobów potrzebnych do pracy. Kosztorysowanie to skomplikowana sprawa, która zależy od aktualnego budżetu i ilości dostępnych informacji. O szacowaniu kosztów porozmawiamy później.

Budżetowanie

po zakończeniu prac kolejnym krokiem jest przydzielenie budżetu na każde zadanie. Budżetowanie kosztów jest kombinacją stosowania szacowanych kosztów do planowania projektu. Każda aktywność w obiegu pracy otrzymuje tutaj określoną kwotę budżetu.

monitorowanie kosztów

wreszcie, zarządzanie projektami musi obejmować obsługę zmian w budżecie. Kontrola kosztów mierzy odchylenie rzeczywistych kosztów od ustalonego z góry kosztu podstawowego i podejmuje działania w razie potrzeby. Ten krok wymaga również sprawdzenia rzeczywistych wyników tych działań.

techniki szacowania kosztów do rozważenia

wymieniliśmy szacowanie jako ważny krok w zarządzaniu kosztami. Zagłębimy się głębiej, rozmawiając o dokładnych technikach dokonywania dokładnych szacunków, zwłaszcza że budżetowanie dla złożonych przepływów pracy może być wyzwaniem.

Szacowanie współczynnika

projekty prawie nigdy nie są w pełni „zorientowane”, gdy się rozpoczynają. Zakres może nie być w pełni zdefiniowany, a niektóre funkcje mogą nadal wymagać pracy. Sporządzenie teraz szczegółowej analizy budżetowej byłoby stratą czasu, ponieważ prawdopodobnie szybko się to zmieni.

metoda estymacji czynnika jest najszybszym sposobem na uzyskanie ogólnego przeglądu tego, czego się spodziewać. SEKTOR PRZEMYSŁOWY zna jedną wygodną sztuczkę znaną jako reguła szóstych dziesiątych, gdzie oczekiwany koszt wzrasta o sześć dziesiątych wraz ze wzrostem wielkości zakładu produkcyjnego.

Estymacja parametryczna

przeszłe dane finansowe to nieocenione narzędzie do dokładnego przewidywania nowych wydatków. Metody parametryczne obejmują analizę poprzednich cen i wartości kontraktowych oraz poznanie relacji między materiałami a pracą w poprzednich pracach.

na przykład można zauważyć, że grubość blach stosowanych w projekcie inżynieryjnym konsekwentnie koreluje z wyższymi kosztami. Pomyśl o sposobach wykorzystania tych informacji przy następnym rozpoczęciu podobnego projektu.

Współczynnik ilościowy

wraz z postępem obciążenia powoli zyskujesz lepszy wgląd i masz jaśniejszy obraz w swoim umyśle, jak to się skończy. Ilościowe oszacowanie czynnika opiera się na kroku” oszacowanie czynnika ” z wcześniejszego, dołączając dane empiryczne, które uzyskujesz podczas realizacji projektu, aby dowiedzieć się bardziej precyzyjnych szacunków.

Szacowanie oparte na zasobach

technika oparta na zasobach jest opcją, jeśli czas jest uważany za wrażliwy zasób. W tym miejscu zespół oszacowuje i zarządza ilością czasu potrzebną do wykonania określonej części pracy i zaplanuje ją w kalendarzu. Utrzymanie czasu pracy pod kontrolą może być tak samo ważne, jak utrzymanie niskich kosztów pieniężnych.

stawka jednostkowa

może się to wydawać oczywiste, ale po prostu ekstrapolacja całego kosztu za pomocą mniejszej jednostki kosztu jako punktu odniesienia jest skuteczną metodą. Na przykład krótka rura może kosztować 15 USD i wymagać godziny czasu instalacji. Jeśli używasz 20 tych rur, możesz spodziewać się, że koszt wyniesie około 300 dolarów i 20 godzin pracy.

chociaż nie zawsze jest to dokładne (czas instalacji może być krótszy, na przykład, im więcej jednostek zainstalujesz na raz), jednostkowa stawka zawsze będzie narzędziem na stole każdego inżyniera kosztów.

kontrola kosztów wymaga czasu

nie możesz zdobyć wszystkiego, co musisz wiedzieć o kontroli kosztów w ciągu godziny. Proces jest w rzeczywistości wieloaspektowy i wymaga ścisłej współpracy z pracownikami i kierownikami projektów. Ale możesz być pewien, że ten wysiłek ostatecznie doprowadzi do zwiększenia produktywności.

znalezienie wartości bazowej

rozpocznij proces od ustalenia wartości bazowej w celu porównania z rzeczywistymi kosztami. Użyj historycznych danych finansowych, aby znaleźć realistyczny cel i znaleźć teoretyczny „idealny” ostateczny koszt projektu.

docelowy dochód netto

docelowy dochód netto jest metryką obliczaną poprzez pobranie zgłoszonych zysków ze sprzedaży i odjęcie kosztów stałych i kosztów zmiennych. Osiągnięcie tej kwoty jest ważne, zwłaszcza dla spółek publicznych, w których inwestorzy oczekują wzrostu zysków w miarę upływu czasu.

jako przykład wyobraź sobie, że firma chce 15 000 USD dochodu netto ze sprzedaży 80 000 USD miesięcznie. Zarząd analizuje koszty stałe i zmienne i stara się je zmniejszać do momentu osiągnięcia docelowego dochodu netto.

koszty zmienne obejmują takie rzeczy, jak zapasy, które można zmniejszyć, przechodząc na tańszych dostawców. Koszty stałe są zwykle trudniejsze do zmiany, ponieważ często są to płatności leasingowe, które są na umowie. Koszty stałe obejmują również wynagrodzenia wykorzystywane do wynagradzania pracowników.

Analiza wariancji

wariancja jest różnicą między budżetowymi i rzeczywistymi finansami. Gdy rzeczywisty koszt jest znacznie wyższy niż oczekiwana liczba, ta wysoka, ujemna wariancja zasługuje na dochodzenie w celu zidentyfikowania przyczyny i ustalenia rozwiązań.

Analiza wariancji pozwala ustalić priorytety istotnych obszarów, odkrywając, które z nich najbardziej potrzebują działań naprawczych.

Earned Value Management

jedno z najpopularniejszych podejść do analizy kosztów, earned value management (EVM) należy wyjaśnić na przykładzie. Powiedz, że masz zadanie, które ma być w połowie wykonane do końca tygodnia. Budżet na to wynosi $5,000.

jeśli jednak zadanie jest ukończone tylko w 25% po tygodniu, jakie są implikacje dla projektu? Możemy powiedzieć, że planowaną wartością jest budżet projektu pomnożony przez oczekiwane zakończenie, które w tym przypadku wynosi $5,000 x 50% = $2,500.

rzeczywista wartość wynosi jednak tylko $5,000 x 25% = $1,250. Możemy teraz obliczyć zaplanowaną wariancję, odejmując zaplanowaną wartość od rzeczywistej wartości: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

ponieważ wariancja jest ujemna, możemy powiedzieć, że ten projekt jest w tyle finansowo, sygnalizując zarządowi podjęcie działań naprawczych.

Praca bez budżetu

nie wszystkie firmy działają w oparciu o dokładny budżet. Jednak nadal możesz kontrolować koszty, planując indywidualne koszty na rachunku zysków i strat. Jeśli nastąpi nagły wzrost cen, zbadaj to pod kątem potencjalnych poprawek.

typowe wyzwania związane z kontrolą kosztów

nawet doświadczone firmy czasami popełniają błędy podczas operacji kontroli kosztów. Warto przejść przez kilka pułapek i wyzwań dla procesu, jak również. Należą do nich:

• mylenie analizy kosztów z księgowością: Księgowość zajmuje się głównie tylko zliczaniem kosztów wśród innych zadań, podczas gdy kontrola kosztów przechodzi głęboko w projekt i planuje finansowanie.
• konsekwentna analiza budżetu i prognoz: Obliczanie budżetu i przewidywanie kontroli kosztów jest często wykonywane przez oddzielnych pracowników, co skutkuje niespójnymi analizami, które mogą zagrozić wiarygodności wyników.
• wyrównywanie danych z wielu źródeł: Istotne dane finansowe mogą pochodzić od różnych podwykonawców i systemów zarządzania treścią. Potrzeba pewnego stopnia organizacji i umiejętności, aby zapewnić użyteczność wszystkich tych danych.
• wyrównywanie czasu i pieniędzy: w tym samym duchu istnieje rozbieżność między harmonogramami projektów, którzy planują obciążenie pracą zgodnie z działaniami i zadaniami, a analitykami kosztów, którzy wykorzystują transakcje i okresy podatkowe. Porównywanie tych dwóch źródeł jest kolejnym wyzwaniem związanym z kontrolą kosztów.
• dostosowywanie zmian w projekcie: wraz z rozwojem projektu zakres, funkcje lub cele mogą się zmieniać z czasem. W jaki sposób kontrola kosztów, polegająca na przewidywaniu przyszłych wydatków, radzi sobie z tym wyzwaniem?
• kontrolowanie kosztów sama kontrola kosztów: przeprowadzanie kontroli kosztów może być czasochłonne i podatne na błędy, od zbierania danych do analizy po wykonywanie działań naprawczych. Jakie wyniki są kolejną formą kosztów do rozważenia.

niezależnie od niepowodzeń, dobrze przemyślany system kontroli kosztów może sprawić, że organizacja osiągnie sukces. Standaryzacja procesu i zapewnienie firmie elastyczności jest najlepszym sposobem radzenia sobie ze skomplikowanymi lub zmieniającymi się projektami.

inwestowanie w technologię jest jednym z najlepszych kroków, które należy podjąć, aby zwiększyć szanse powodzenia projektu i zminimalizować ryzyko.

wdrożenie systemu kontroli kosztów opartego na najlepszych praktykach

teraz znasz podstawy kontroli kosztów, kluczowe korzyści i potencjalne wyzwania, które możesz napotkać podczas wdrażania systemu kontroli kosztów.

należy pamiętać, że aby uzyskać przewagę konkurencyjną, kontrola kosztów wymaga stałej komunikacji i współpracy między wszystkimi członkami zespołu. Skuteczna inicjatywa oznacza rozpoczęcie działalności na małą skalę, wczesne zdefiniowanie oczekiwań, zrozumienie kosztów i ryzyka oraz wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania kosztami.