jak Twój zespół może zdefiniować zakres projektu

proces zarządzania projektami jest trudny do opanowania, a być może jednym z jego aspektów, który najbardziej flummoxes menedżerów, jest zakres projektu. Tworzenie karty projektu lub mapowanie harmonogramu projektu wydaje się o wiele prostsze i łatwiejsze w porównaniu z ustalaniem zakresu.

ale błędem jest nie Wkładanie wystarczającej ilości czasu i wysiłku w zakres projektu. Jedno z badań na Harvardzie wykazało, że przeciętny projekt przekroczył budżet o 27%. Jeśli chcesz uniknąć tego samego, musisz poświęcić dużo czasu na proces ustalania zakresu, abyś później nie był zaskoczony.

jeśli wiesz, że nadszedł czas, aby zająć się zakresem projektu, oto jak możesz zastosować zasady zarządzania projektami i stworzyć takie, które sprawią, że projekt będzie wielkim sukcesem.

przegląd: co to jest zakres projektu?

zakres projektu odnosi się do listy celów projektu, terminów i zadań. Zakres projektu jest często wyszczególniony w dokumencie zwanym oświadczeniem o zakresie lub oświadczeniem o pracy.

określając zakres projektu w dokumencie, zapewniasz całemu zespołowi przewodnik po wszystkich aspektach projektu, od zadań do wykonania po potrzebne zasoby i cele do osiągnięcia. Zakres projektu można rozszerzyć, jeśli trzeba osiągnąć więcej niż wcześniej sądzono, i można zawęzić, jeśli projekt jest zbyt duży dla zespołu do rozwiązania.

zakres projektu jest ważną częścią obowiązków kierownika projektu i pomoże Ci pozostać na zadaniu i uniknąć pełzania zakresu projektu.

jak zdefiniować zakres projektu

łatwo jest powiedzieć, czym jest zakres projektu, ale nie jest tak łatwo utworzyć dokument zakresu projektu. Może mieć wiele szczegółów i ruchomych części, a nie jest to coś, co należy lekceważyć. Ale jeśli podzielisz to na pięć kroków, proces stanie się całkiem prosty.

Krok 1: zdefiniowanie celów

pierwszym krokiem zdefiniowania zakresu projektu jest zdefiniowanie produktu końcowego lub celów — zwanych również „rezultatami” — projektu. Musisz być krystalicznie czysty o tym, co masz nadzieję, że ten projekt osiągnie. Dobrym pomysłem jest zarysowanie celów za pomocą inteligentnej reguły:

• mierzalny (cel jest mierzalny, a nie niejasny)
• osiągalny (rozsądne jest przekonanie, że zespół może osiągnąć ten cel)
• realistyczny (można go osiągnąć stosunkowo łatwo bez przekraczania budżetu)
• terminowy (można go osiągnąć w określonym przedziale czasowym)
• )

Wskazówki dotyczące definiowania celów:

definiowanie celów jest tak ważne, ponieważ nadaje ton pozostałemu zakresowi projektu. Oto kilka sposobów, w jaki możesz zapewnić sobie właściwe cele.

• Bądź elastyczny: czasami cele mogą się zmieniać lub zmieniać całkowicie w trakcie projektu, i to jest w porządku. Na przykład, jeśli twoim celem jest zbudowanie dwupiętrowego domu, a masz możliwość zbudowania ganku, jeśli wejdziesz pod określony budżet, możesz zapewnić miejsce na przesunięcie zakresu zgodnie z Twoimi celami.
• zaangażuj wszystkich: celów nie powinna rozwijać jedna osoba; wszyscy interesariusze powinni wziąć pod uwagę i przedstawić własną perspektywę, co może pomóc ci uwzględnić rzeczy, które przegapiłeś, lub uniknąć celów, które nie powinny być realizowane.

Krok 2: Zdefiniuj potencjalne przeszkody

następnym krokiem do skutecznego planowania projektu jest zidentyfikowanie obszarów, w których projekt może zostać wykolejony. Co może zagrozić budżetowi twojego projektu? Co może spowodować poważne opóźnienia?

na przykład, jeśli budujesz mały dom, możesz napotkać problem z pogodą, jeśli było dwa razy więcej deszczowych dni niż zwykle o tej porze roku, może to opóźnić Twoje postępy. A może Cena tarcicy wzrośnie o 5% do momentu zamówienia przesyłki.

Wskazówki dotyczące definiowania potencjalnych przeszkód:

przeszkody mogą być trudne do przewidzenia, ale są szanse, że masz już dobre pojęcie o tym, co najprawdopodobniej pójdzie nie tak z projektem, więc zacznij od tego i pracuj na zewnątrz.

• nic nie zostawiaj: Zapisz każdą możliwą rzecz, która może pójść nie tak z projektem.
• miej plan: przygotuj plan awaryjny, określający, co zrobisz, aby złagodzić konsekwencje dla każdej przeszkody, więc jesteś przygotowany, jeśli tak się stanie.

Krok 3: Określ niezbędne zasoby

ile będzie kosztował projekt? Jakie materiały są potrzebne? Ile godzin pracy będzie wymagane? Na wszystkie te pytania należy odpowiedzieć szczegółowo. Powinieneś przeprowadzić szeroko zakrojone badania i wymyślić dokładne dane liczbowe; wykształcone domysły prawie na pewno spowodują przekroczenie kosztów, które może wykoleić cały projekt.

Wskazówki dotyczące identyfikacji niezbędnych zasobów:

dokładne rozliczanie zasobów zapewni, że każdy ma narzędzia potrzebne do utrzymania projektu zgodnie z harmonogramem, więc jest to ważny krok.

• bądź wyczerpujący: nawet niewielkie koszty mogą się sumować, więc stwórz listę wszystkich możliwych rzeczy, o których możesz pomyśleć, że projekt będzie potrzebny, aby odnieść sukces.
• skonsultuj się z innymi: Udostępnij utworzoną listę innym zainteresowanym stronom w projekcie, aby zobaczyć, co myślą i czy coś nie zostało z listy.

Krok 4: podaj harmonogram kamieni milowych

teraz, gdy już określiłeś cele, przeszkody i zasoby, możesz ułożyć ogólny harmonogram tego, co możesz osiągnąć. Ważne jest, aby odłożyć na bok konkretne kamienie milowe, które pomogą wszystkim monitorować postępy projektu.

na przykład, jeśli budujesz dom, pierwszym kamieniem milowym może być położenie fundamentów, drugim może być wzniesienie konstrukcji szkieletowej, trzecim może być instalacja elektryczna i hydrauliczna, a czwartym może być ukończony Dom.

Wskazówki dotyczące dostarczenia harmonogramu kamieni milowych:

wymyślanie kamieni milowych jest ważną częścią łączenia zakresu projektu. Po tym, jak to jest na miejscu, jesteś prawie gotowy,a wszystko zależy od zarządzania zakresem planu od teraz.

• Dołącz daty do każdego kamienia milowego: Nie wystarczy po prostu mieć kamienie milowe, trzeba również dołączyć do nich daty, lub nie ma poczucia priorytetu w swoich zadaniach i ryzykujesz nie ukończenie projektu na czas.
• miej plan awaryjny: jeśli przegapisz kamień milowy, musisz mieć plan na miejscu, jakie działania podejmiesz, aby osiągnąć następny kamień milowy na czas.

Krok 5: Lista interesariuszy

po zdefiniowaniu celów projektu nadszedł czas, aby utworzyć listę interesariuszy. Interesariusz to każdy, kto ma zainteresowanie lub obawy związane z projektem. W przypadku firmy budowlanej, na przykład, obejmowałoby to dyrektora generalnego, dyrektora finansowego, inwestorów i kierownika budowy.

Wymień wszystkie osoby, które powinny być w pętli tego projektu i mają jakiekolwiek istotne obowiązki w upewnieniu się, że projekt jest realizowany.

Wskazówki dotyczące wymieniania interesariuszy:

ważne jest, aby mieć wyczerpującą listę wszystkich interesariuszy, ponieważ jeśli kogoś przegapisz, może to mieć poważne konsekwencje dla projektu, ponieważ zadania nie zostały ukończone z powodu kogoś pominiętego.

• przejdź przez kamienie milowe: dobrym sposobem na zidentyfikowanie interesariuszy jest przejście przez każdy aspekt zakresu projektu, który do tej pory zbudowałeś. Zadaj sobie pytanie, co ludzie są odpowiedzialni za osiągnięcie każdego kamienia milowego, za zdobycie każdego Zasobu i pokonanie każdej przeszkody. Pomoże Ci to uniknąć zapomnienia o kimś.
• Dołącz interesariuszy do elementów planu: przypisując nazwy elementom w zakresie, takim jak zasoby, zadania i kamienie milowe, jasne jest, jakie są obowiązki wszystkich, co pomaga płynniej przebiegać projekt.

najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami do zarządzania zakresem projektu

Tworzenie zakresu projektu od podstaw jest trochę zniechęcające, ale istnieje wiele opcji oprogramowania, które mogą cię poprowadzić. Oto trzy z najlepszych opcji oprogramowania do zarządzania projektami, które są szczególnie skuteczne w pomaganiu w rozplanowaniu zakresu projektu.

monday.com

monday.com oferuje Harmonogram zadań z ustalaniem priorytetów, który pomaga rozłożyć kamienie milowe, oraz wspólny kalendarz zespołu, który pozwala zaangażować wszystkich interesariuszy. Narzędzie do zarządzania zasobami pomaga użytkownikom śledzić zasoby projektu.

możesz wyświetlić wszystkie zadania i interesariuszy, z którymi są powiązane, za pośrednictwem monday.com deska rozdzielcza.

Podio

Podio ma również funkcje priorytetyzacji i planowania zadań oraz łatwy sposób wprowadzania nowych zadań, po prostu naciskając „T” na klawiaturze. Posiada również przechowywanie dokumentów, dzięki czemu można przechowywać zakres projektu w pliku i raportowania, dzięki czemu można zbierać dane o tym, jak dobrze projekt radzi sobie.

pulpit nawigacyjny Podio ułatwia wyświetlanie interesariuszy projektu i zadań.

Scoro

Scoro ma niestandardowe pola umożliwiające śledzenie zasobów i zarządzanie nimi. Posiada również system tworzenia zadań i listy, który pozwoli Ci zarządzać kamieniami milowymi i możesz oznaczyć odpowiednich interesariuszy. Posiada również przechowywanie dokumentów i udostępnianie plików, a także raporty budżetowe i pulpity nawigacyjne, dzięki czemu można oglądać Finanse.

pulpit nawigacyjny Scoro przechowuje wszystkie aspekty zakresu projektu w jednym miejscu.

nadszedł czas, aby stworzyć własny zakres projektu

teraz, gdy wiesz, co się dzieje w tworzeniu zakresu pracy, nadszedł czas, aby rozpocząć pracę na własną rękę. Zadaj sobie te pytania:

• jakie są fazy mojego cyklu życia projektu?
• CZY Mam już Oświadczenie o zakresie projektu, które mogę dostosować i rozszerzyć?
• jak szeroki lub jak wąski powinien być zakres projektu i czy przeprowadziłem jeszcze analizę zakresu projektu, aby to ustalić?
• co to jest obszar wiedzy zakres muszę się zająć?

poświęć kilka godzin w następnym tygodniu lub dwóch, aby usiąść i przejść przez powyższe kroki. Spójrz na przykład zakres projektu lub dwa, aby zobaczyć, jak inni to zrobili. A potem weź się do pracy i narysuj jedną.