Jak korzystać z danych w czasie rzeczywistym do prognozowania finansowego Excela

legenda New York Yankees Yogi Berra słynnie powiedział: „Jeśli nie wiesz, gdzie idziesz, skończysz gdzieś indziej.”Dobre planowanie finansowe zaczyna się od dobrego prognozowania. Program Excel sprawia, że proces jest stosunkowo łatwy, pod warunkiem, że masz łatwy dostęp do danych na temat przeszłych wyników, bieżących sald i przyszłych prognoz.

istnieje wiele różnych typów prognoz, które możesz chcieć stworzyć, w zależności od charakteru Twojej firmy. Prognozy sprzedaży należą do najczęstszych, ponieważ większość firm widzi wahania przychodów i wahania sprzedaży z powodu obecnej sytuacji kryzysowej. Przyjrzyjmy się kilku sposobom tworzenia prognozy sprzedaży za pomocą programu Excel wraz z danymi w czasie rzeczywistym z systemów ERP i CRM.

początek prosty: prognozowanie na podstawie historii sprzedaży

najprostszym podejściem jest rozpoczęcie od serii dwukolumnowej. Załóżmy, że kolumna ” a „to seria dat, a Kolumna” B ” pokazuje cotygodniową sprzedaż z roku na rok. Najpierw zaznacz dane w tych dwóch kolumnach. Z menu Dane w programie Excel wybierz „arkusz prognozy”, a otrzymasz wykres pokazujący przeszłą sprzedaż i prognozowaną przyszłą sprzedaż.

kliknij „Opcje” (tuż pod wykresem), a będziesz mógł dostosować niektóre zmienne, które napędzają obliczenia prognozy. Na koniec kliknij przycisk „Utwórz”, a Excel wygeneruje nowy arkusz roboczy, który pokazuje prognozowaną sprzedaż, wraz z projekcją górną (optymistyczną) i projekcją dolną (pesymistyczną).

uzyskiwanie czasu rzeczywistego: łączenie się z systemami ERP i CRM

teraz, gdy masz już podstawy, przyjrzyjmy się, w jaki sposób możesz włączyć dane dotyczące sprzedaży i potoku. Linki w czasie rzeczywistym do danych źródłowych mogą aktualizować prognozę, gdy tylko pojawią się nowe informacje. Nie ma potrzeby kopiowania i wklejania informacji, co jest nie tylko żmudne, ale również może wprowadzać błędy do prognozy.

dla wielu firm dane sprzedażowe żyją w systemie ERP, a pipeline w osobnej bazie CRM. Wyświetlanie tych danych w programie Excel jest łatwe, jeśli używasz produktu zaprojektowanego specjalnie z myślą o oprogramowaniu ERP. (Szereg takich narzędzi jest dostępnych w insightsoftware, który integruje się z ponad 140 różnymi systemami ERP.)

wróćmy do prostej prognozy sprzedaży i wyobraźmy sobie, jak może wyglądać łącza danych w czasie rzeczywistym. Możesz zacząć od kolumny, która pobiera tygodniowe sumy sprzedaży bezpośrednio z systemu ERP. Daje to ten sam obraz, który miałeś wcześniej, ale zamiast ręcznie kluczować go (lub kopiować i wklejać), pochodzi bezpośrednio z oprogramowania ERP. Jeśli coś się zmieni (na przykład, jeśli wprowadzono wpis dostosowujący do liczb z zeszłego tygodnia), zostanie on automatycznie zaktualizowany w prognozie programu Excel.

w następnej kolumnie możesz dodać ważoną projekcję rurociągu. Dla wielu firm, które mogą wymagać, aby połączyć się z samodzielnym systemem CRM.

wreszcie, wykonasz prognozę na podstawie wcześniejszych sprzedaży i masz prosty sposób na zweryfikowanie prognozy w stosunku do swojego potoku. Jest to szczególnie pomocne w zrozumieniu, czy prognoza statystyczna (dostarczana przez program Excel) jest obsługiwana przez numery rurociągów pochodzące od zespołu sprzedaży.

inne typy prognoz

chociaż prognozowanie sprzedaży stanowi bardzo ważny element układanki, istnieje wiele sposobów zastosowania tych zasad. Przepływy pieniężne są siłą napędową każdej firmy, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jak sytuacja gotówkowa będzie wyglądać w nadchodzących tygodniach i miesiącach. Łącząc łącza w czasie rzeczywistym z saldami gotówkowymi, należnościami, zobowiązaniami oraz prognozowanymi przychodami i wydatkami, użytkownicy programu Excel mogą zbudować model napływów i odpływów, które są automatycznie aktualizowane w miarę zmian w firmie.

bardziej wyrafinowanym podejściem jest” model rachunku zysków i strat”, który zapewnia pojedynczą prognozę łączącą rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych w jeden model finansowy. Dobrze sformułowana prognoza 3 oświadczeń z wykorzystaniem linków w czasie rzeczywistym może zapewnić przejrzysty, aktualny wgląd w przyszłe warunki finansowe w organizacji przez cały czas.

wprowadzenie prostoty do skomplikowanego świata

specjalnie opracowane narzędzia programowe mogą znacznie ułatwić tworzenie dokładnych i łatwych w utrzymaniu raportów.

w modelu 3 wyciągów (lub z dowolną prognozą, która łączy się z danymi księgi głównej) szczególnie przydatne jest dodawanie referencji, które podsumowują salda konta na podstawie segmentów kont, działów lub zakresów kont. Zaawansowane narzędzia oferowane przez insightsoftware, takie jak Bizview, umożliwiają użytkownikom pobieranie podsumowań z wielu kont GL za pomocą symboli wieloznacznych.

spójrzmy na przykład. Jeśli numery kont GL zawierają segment oznaczający podział produktów i inny, który określa lokalizację, możesz utworzyć odniesienie do pojedynczej komórki, które pobiera wszystkie konta przychodów między 41000 a 42999, ale tylko dla linii produktów w zakresie 100-199 i tylko dla geografii 40. Twoja komórka może wyglądać mniej więcej tak: „- 40”.

magia tego podejścia polega na tym, że automatycznie pobiera z twojego GL na podstawie podanych zakresów, nawet jeśli dodasz nowe konta. To łagodzi problem konieczności sformatowania raportów za każdym razem, gdy dodawane jest nowe konto księgi głównej.

odpowiednie narzędzia programowe będą w stanie zaspokoić tego rodzaju wyrafinowane potrzeby finansowe i księgowe. Innym przykładem jest oświadczenie wielu firm, które wyciąga z wielu odłączonych systemów ERP. Jest to powszechny scenariusz w przypadku spółek zależnych, międzynarodowych podziałów lub fuzji i przejęć.

zabezpieczanie danych

wreszcie, będziesz chciał zapisać prognozę w bezpiecznym miejscu i przekazać ją właściwym osobom. Niestety, większość plików Excel produkowanych przez specjalistów finansów i księgowości są przechowywane na lokalnych dyskach twardych, gdzie są narażone na kradzież lub utratę. Ważne jest, aby przechowywać dane w centralnej lokalizacji z odpowiednim zabezpieczeniem i tworzeniem kopii zapasowych.

Dystrybucja danych prognoz może również stanowić problem bezpieczeństwa. Najłatwiej opracować prognozę w jednej lokalizacji, ale niekoniecznie chcesz, aby kierownicy działów widzieli dane z całej organizacji. Poszukaj narzędzi technologicznych, które będą obsługiwać ograniczoną dystrybucję, na przykład wysyłania wartości liczbowych bez podawania linków w czasie rzeczywistym lub konwertowania prognoz do formatu PDF przed ich dystrybucją.

Prognozy Są Zawsze Błędne . . . Ale przydatne

często mówi się, że wszystkie prognozy są błędne, ale mimo to są bardzo przydatne. Dobre planowanie zaczyna się od realistycznych oczekiwań. Microsoft Excel zapewnia znane, potężne narzędzie do ożywienia danych organizacji i zdobywania informacji, które pomagają w zarządzaniu firmą. W połączeniu z narzędziami, które łączą się z danymi przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym, prognozowanie oparte na programie Excel może być różnicą, która pomaga wyraźnie widzieć drogę i dostosować kurs w czasie, aby uniknąć przeszkód.