Zarządzanie wydatkami pracowników może być skomplikowane, czasochłonne i żmudne, a także dużym kłopotem dla działu finansowego. Na szczęście istnieją sposoby, aby ten proces mniej przeciągania.
w sercu kontrolowanie wydatków pracowników jest tak naprawdę kwestią strategii. A jeśli chodzi o wydatki biznesowe, masz trzy główne potrzeby:
- monitorowanie i kontrola kosztów operacyjnych firmy
- prowadzenie analitycznej księgowości wydatków
- zbieranie wszystkich faktur i dokumentów potwierdzających
zrób te trzy dobrze, a szybko będziesz na drodze do zdrowej kultury wydawania – coś, co jest naszą pasją.
jaki jest najlepszy sposób monitorowania i kontroli wydatków pracowników? W jaki sposób możesz zapewnić swoim pracownikom elastyczność, której potrzebują, aby wyjść na świat, a jednocześnie zapewnić bezpieczeństwo i integralność funduszy firmy?
- stwórz plan zarządzania wydatkami pracowników
- 2. Wprowadzenie przejrzystych procesów wydawania
- Ustaw budżet dla każdej kategorii wydatków pracowniczych
- podaj odpowiednie metody płatności
- Digitalizacja odzyskiwanie faktur
- Scentralizuj monitorowanie subskrypcji
- śledź oszustwa w raportach wydatków
- digitalizacja i automatyzacja procesów
- Znajdź właściwą równowagę kontroli wydatków
stwórz plan zarządzania wydatkami pracowników
„nieprzestrzeganie planu oznacza niepowodzenie.”To banał nie bez powodu.
najgorszym sposobem zarządzania wydatkami w firmie jest ledwo zarządzanie nimi w ogóle. Co jest dość typowe dla bardzo młodych, małych firm. Na początku czujesz, że tak naprawdę nie potrzebujesz strategii, ponieważ kwoty, które wydajesz, są tak małe. A prezes lub kierownik biura i tak zajmuje się wszystkimi pieniędzmi.
ale ten artykuł ma pomóc Ci kontrolować wydatki pracowników. Ponieważ w pewnym momencie musisz uwolnić swój zespół, aby wykonał świetną pracę. A to będzie wymagało dostępu do funduszy.
ale jak pracownicy powinni wydawać, na co i ile im wolno? Wszystko to zostanie uwzględnione w dobrze napisanej polityce wydatków.
już o tym pisaliśmy, więc nie przesadzajmy tutaj. Ale jest kilka podstawowych zasad, o których należy pamiętać:
- zrób to proste, jasne i zwięzłe
- nie próbuj pisać artykułu prawnego lub akademickiego – zachowaj go przyjaznym
- Dołącz rzeczywiste przykłady dobrych i złych wydatków firmy
- nie wymieniaj wszystkich możliwych wydatków. Wytyczne są lepsze niż długie listy
- pomyśl o sposobach automatyzacji kroków – więcej na ten temat wkrótce
i wreszcie włącz inne zespoły w proces. Świetna Polityka wydatków ma sens dla całej firmy-nie tylko dyrektora finansowego czy kontrolera finansowego.
aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik tworzenia polityki wydatków firmy. A dla inspiracji, oto duża lista rzeczywistych polityk wydatków od firm, o których na pewno słyszałeś.
2. Wprowadzenie przejrzystych procesów wydawania
Gdy twoja polityka jest gotowa, musisz zająć się procesami. Wydatki biznesowe to coś więcej niż tylko ustalanie budżetu i przekazywanie funduszy zespołowi – do obu tych kwestii wkrótce dojdziemy.
postępując zgodnie z metodycznym i dokładnym procesem zarządzania wydatkami, nie mówiąc już o ścisłym, możesz zachęcić pracowników do kontrolowania swoich wydatków. Jasny i szczegółowy proces może być równie pomocny dla pracowników, jak dla kierownictwa.
wdrażając proces zarządzania wydatkami, należy szukać sposobów, aby pracownicy mogli go śledzić tak szybko i łatwo, jak to możliwe. Na przykład możesz dostarczyć pracownikom wstępnie wypełnione formularze, w tym automatyczne monity o niezbędną dokumentację pomocniczą.
jeszcze lepsze, nowoczesne rozwiązania do zarządzania wydatkami przeprowadzą członków zespołu przez cały proces wydawania – od zatwierdzenia, przez płatność, aż po odbiór.
ten rodzaj procesu jest najlepszym scenariuszem – Twoje zespoły nie mają wyboru i muszą przestrzegać zasad, nawet jeśli ich nie znają!
Ustaw budżet dla każdej kategorii wydatków pracowniczych
dobrym sposobem kontrolowania wydatków pracowniczych jest wdrożenie szczegółowej polityki wydatków. Obejmuje to ustalenie z wyprzedzeniem maksymalnego budżetu dla każdej kategorii wydatków: podróże służbowe, pobyty hotelowe, rachunki restauracyjne, zakup sprzętu i zaopatrzenia itp.
w przypadku wszystkich wydatków należy określić, ile każdy pracownik może ponieść i poinformować go, że nie otrzyma zwrotu poza ten limit. Niektóre kwoty lub rodzaje wydatków mogą być wstępnie zatwierdzone, podczas gdy wszystko poza tym wymaga wyraźnej zgody menedżerów.
ale zachowaj te zasady tak proste, jak to możliwe. Możesz wchodzić w niekończące się szczegóły z kwotami cenowymi, które są akceptowane, i warunkami, które muszą być spełnione. Ale zasady dotyczące wydatków działają najlepiej, gdy są krótkie, proste i gdy pracownicy mogą je zapamiętać na pamięć.
i wierzcie nam, jest to doskonale osiągalne.
podaj odpowiednie metody płatności
jeśli chcesz naprawdę skutecznie kontrolować wydatki pracowników, najlepszym rozwiązaniem jest podanie im metody płatności dostosowanej do Twoich potrzeb. Tu pojawiają się wizytówki.
dzięki kartom wydatków można je z góry załadować określoną kwotą, aby można było je wykorzystać na szeroki zakres wydatków poniesionych w terenie: restauracje, benzynę, hotele itp.
karty te łączą elastyczność z bezpieczeństwem. Pracownicy mogą wydawać tak, jak mają własną firmową kartę kredytową. Ale menedżerowie i zespoły finansowe mogą ustalić określone limity dla każdej karty i mogą dokładnie zobaczyć, co pracownik wydał w dowolnym momencie.
druga opcja: wirtualna karta kredytowa. Jest to idealne rozwiązanie dla wydatków online, takich jak rezerwacja pokoju hotelowego, wynajem nieruchomości lub pojazdu oraz zakup biletów kolejowych lub planowych. Są również idealne do subskrypcji oprogramowania i reklamy cyfrowej.
ta Jednorazowa karta może być używana zgodnie z potrzebami pracowników i może być kontrolowana w czasie rzeczywistym za pośrednictwem bezpiecznej platformy internetowej. Zapewnia to jasny i szczegółowy Nadzór, a jednocześnie umożliwia pracownikom dokonywanie zakupów online szybko i wygodnie.
wiesz co nie jest dobrym rozwiązaniem? Rozwidlanie firmowej karty kredytowej za każdym razem, gdy pracownik musi dokonać płatności. Nie tylko jest to kłopot, ale także naraża firmę na ryzyko oszustwa karty kredytowej. Niefajnie!
Digitalizacja odzyskiwanie faktur
gdy członek zespołu płaci za coś, musi zachować paragon. Co jest dość prostą koncepcją, ale prowadzi do niekończących się problemów dla zespołów finansowo-księgowych.
bo bez względu na to, jak pilni są Twoi pracownicy, od czasu do czasu zapomną lub stracą paragony. A to oznacza wiele tam iz powrotem z zespołem finansowym, aby wyjaśnić się i znaleźć te dowody płatności.
aby uniknąć marnowania czasu na zbieranie faktur i aby mieć pewność, że otrzymasz je wszystkie, musisz zdigitalizować odbiór paragonów. E-paragony są obecnie akceptowane przez urzędy skarbowe na całym świecie.
najprostszą metodą jest aplikacja do skanowania paragonów. Pracownik płaci za coś, a następnie natychmiast robi zdjęcie swojego paragonu w momencie, gdy go otrzyma.
nie ma wprowadzania danych dla zespołów finansowych, a liczba utraconych paragonów staje się znikoma.
Scentralizuj monitorowanie subskrypcji
kolejnym problemem, który wywołuje ból głowy, są subskrypcje. Uwielbiamy je, ponieważ nowoczesne narzędzia SaaS ułatwiają życie każdemu. Ale trzymanie na wierzchu każdej płatności dokonanej przez wszystkie zespoły biznesowe jest jak wirujące talerze.
między płaceniem za słowa kluczowe w Google Adwords dla działu marketingu, Salesforce dla sprzedaży i Heroku lub AWS dla zespołów technicznych, monitorowanie subskrypcji pracowników może być trudne.
wspominaliśmy już o wirtualnych kartach, które są idealnym antidotum na twoje nieszczęścia związane z wydatkami. Pozwalają one na stworzenie unikalnej, powtarzającej się karty, która będzie losowana z każdego miesiąca (lub roku).
każda karta jest przypisana do pracownika, więc wiesz, kto kontroluje każdą subskrypcję. Każda płatność ma podany powód, dane zatwierdzającego menedżera i prawidłowy kod księgowy. Więc uzgadnianie tych płatności jest prawie automatyczne.
ważną częścią jest scentralizowanie tego wszystkiego. Upewnij się, że każdy zespół korzysta z tego samego procesu i metody płatności dla swoich subskrypcji. Wtedy wiesz, skąd pochodzi każda płatność i możesz z łatwością być na bieżąco.
Wskazówka: Expendesk, centralizuje wszystkie subskrypcje, automatycznie zbiera faktury, a nawet zawiesza subskrypcje w krótkim czasie, jeśli to konieczne.
śledź oszustwa w raportach wydatków
to nie jest zabawne, ale szanse na oszustwa w raportach wydatków są wyższe niż myślisz. Z jednego raportu wynika, że aż 85% pracowników przyznaje się do kłamania w sprawach dotyczących wydatków. A 10% przekazuje fałszywe informacje na temat „cały czas.”
to nie wszystkie muszą być złośliwe kłamstwa. Czasami ludzie wymyślają szczegóły, które uważają za prawdziwe, ponieważ nie mają już potrzebnych informacji.
ale oszustwa powinny być problemem, zwłaszcza dla kontrolerów finansowych i ich zespołów. Twoim zadaniem jest dbanie o bezpieczeństwo pieniędzy firmy.
najskuteczniejszym sposobem zapobiegania temu jest po prostu pozbycie się raportów wydatków. W końcu i tak nikt nie lubi zajmować się raportami wydatków.
biorąc pod uwagę, że są one czasochłonne i łatwe do sfałszowania, rozsądnie byłoby je całkowicie wyeliminować i zdecydować się na elastyczne i sprawne rozwiązania płatnicze, takie jak te oferowane przez Spendesk.
digitalizacja i automatyzacja procesów
które z procesów zajmują najwięcej czasu, a są najmniej produktywne? Zidentyfikuj je, przejdź do cyfryzacji i zdematerializuj. Zamiast tego skup się na wydajnych narzędziach do odzyskiwania faktur, zarządzania wnioskami o zakup, a nawet wydatkami procesowymi w czasie rzeczywistym.
Automatyzacja i digitalizacja procesów pomoże Ci zobaczyć lepsze wyniki, pozwoli Twojemu zespołowi pracować z większą zwinnością i uwolni czas dla innych, ważniejszych (i mniej żmudnych!) zadania.
więcej zasobów na temat automatyzacji:
- automatyzacja wydatków: jak zautomatyzować roszczenia i zatwierdzenia wydatków
- 8 doskonałe zalety automatyzacji księgowości
- Automatyzacja Biznesu: zautomatyzuj te sześć nudnych procesów finansowych
- jak ar & automatyzacja AP zwiększa produktywność firmy
Znajdź właściwą równowagę kontroli wydatków
Zarządzanie wydatkami pracowników polega na znalezieniu właściwej równowagi między kontrolą a zwinnością, tak aby wszystkie interesy mogły być zaspokojone. Pracownicy muszą być w stanie wykonywać swoją pracę z elastycznością i wygodą, a ty musisz mieć jasny i szczegółowy nadzór nad wydatkami firmy.
rozważ nasze osiem najlepszych wskazówek (powyżej) i zastanów się, które opcje mogą być odpowiednie dla Ciebie i Twojego zespołu.
