Jak firma uzyskuje certyfikat ISO 9001 (kompletny przewodnik)

jak firma uzyskuje certyfikat ISO 9001?

1. dowiedz się wszystkiego o ISO 9001
2. Przygotuj swój zespół
3. stwórz Plan
4. Uporządkuj dokumenty
5. wdrożenie nowego systemu
6. przeprowadzenie audytu wewnętrznego
7. przygotowanie do audytu rejestracyjnego
8. utrzymuj sukces i kontynuuj doskonalenie

każdy doświadczony menedżer jakości ISO powie Ci – sekretem planowania pomyślnego wdrożenia ISO jest rozbicie procesu na łatwe do opanowania kroki i uzyskanie wsparcia najwyższego kierownictwa dla Twojego planu projektu.

1 Dowiedz się wszystkiego o ISO 9001

jeśli chodzi o dokonywanie tak dużych zmian w organizacji, wiedza to potęga. ISO 9001 może być trudne do zrozumienia. Wymagania, które określa, są liczne, ale wszystkie są tam z jakiegoś powodu. Przed podjęciem jakichkolwiek kroków w kierunku certyfikacji ważne jest, abyś dokładnie wiedział, o co Cię proszą.

powinieneś przede wszystkim zdecydować, jakie podejście chcesz przyjąć do certyfikacji. Pomoże Ci to w drodze do certyfikacji. Istnieje kilka sposobów wdrożenia ISO 9001 w swojej firmie:

1. wdrożenie wewnętrzne-ludzie w Twojej firmie ustawiają ISO 9001 tak, aby najlepiej pasował do Twojej organizacji.
2. wynajmij konsultanta-przychodzi ktoś z zewnątrz, aby pomóc w ustawieniu ISO 9001. Koszt jest wyższy, a ponieważ nie znają Twojej firmy na wylot, czasami powstałe procesy nie są najlepsze.
3. szablon lub zestaw certyfikacyjny – gotowy zestaw, który pomaga pracownikom Twojej firmy łatwiej i efektywniej wdrożyć ISO 9001.

najbardziej popularnym podejściem jest wdrożenie ISO 9001 we własnym zakresie. To, czy firma zdecyduje się na zakup szablonu ISO lub zestawu certyfikacyjnego, zależy od nich. Zestawy te są stosunkowo niedrogie i świetnie oszczędzają czas, jeśli nie musisz mieć żadnego wcześniejszego doświadczenia, jednak jeśli czujesz, że masz wystarczająco dobry chwyt za materiały, aby móc zrobić to wszystko samemu. Jak najbardziej, śmiało!

dużą częścią zapoznania się z ISO 9001 jest zrozumienie wymagań, które musisz spełnić i jak odnoszą się one do Twojej firmy. Wymagania te są podzielone na sekcje w normie. Dzięki tym sekcjom można łatwo rozdzielić procesy w organizacji na sekcję wymagań, do której mają zastosowanie.

sekcje 4-10 to te, które należy sprawdzić, aby znaleźć wymagania normy.

sekcje ISO 9001

1. zakres – zakres normy
2. odniesienia normatywne – odniesienia do standardów wspierających
3. terminy i definicje – terminy, które znajdziesz w normie
4. kontekst organizacji – dokładnie dopasuj cele i intencje biznesowe do systemu zarządzania jakością
5. przywództwo – Zapewnij pełne zaangażowanie najwyższego kierownictwa
6. planowanie – stwórz plan systemu zarządzania jakością w celu rozwiązania ryzyka, możliwości, zmiany i cele
7. wsparcie-jakie zasoby są potrzebne do systemu zarządzania jakością
8. działanie-procesy niezbędne do spełnienia wymagań dotyczących produktów i usług
9. Ocena wydajności-monitorowanie, mierzenie, analiza i ocena systemu zarządzania jakością
10. doskonalenie-ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością

2 Przygotuj swój zespół

powinieneś zdecydować się na jedną osobę w Twojej organizacji, która będzie liderem podczas całego procesu certyfikacji. Ta osoba jest na ogół menedżerem jakości lub liderem, który jest już niezwykle zaznajomiony ze sposobem funkcjonowania Twojej organizacji. Twój lider będzie znany jako Twój przedstawiciel kierownictwa.

przedstawiciel zarządu będzie odpowiedzialny za całe wdrożenie ISO 9001 w Twojej firmie. Powinni mieć odpowiednie uprawnienia do wprowadzania zmian w działalności i mieć silne zrozumienie ISO 9001 i jak to działa dla Twojej firmy.

jeśli Twoja firma ma więcej niż jedną fizyczną lokalizację, w każdej z nich należy wyznaczyć przedstawiciela zarządzającego. Jeden główny przedstawiciel zarządu z korporacji będzie nadzorować postępy wszystkich lokalnych przedstawicieli kierownictwa, aby upewnić się, że wykonują swoją pracę.

każdy członek Twojego zespołu kierowniczego powinien być w 100% zaangażowany w zmiany. Powinieneś mieć wsparcie i zrozumienie każdego członka kierownictwa. Ma to kluczowe znaczenie dla płynnego przejścia.

podstawą Twojego przejścia na system zgodny z ISO 9001 jest wsparcie najwyższego kierownictwa. Szkolenie będzie wymagane, aby upewnić się, że wiedzą dokładnie, co to będzie się działo.

Szkolenie Top Management powinno obejmować

1. wewnętrzne, operacyjne i marketingowe korzyści wynikające z ISO 9001
2. koszty i zasoby wymagane do certyfikacji ISO 9001
3. w jaki sposób będą one miały wpływ i jakiego zaangażowania oczekuje się od nich

po tym, jak Top Management będzie gotowy do przodu, powinieneś zaangażować się w szkolenie i poinformuj resztę swoich pracowników. Wdrożenie ISO 9001 wpłynie na każdy poziom twojej firmy i procesy, które wpływają na jej funkcjonowanie. Najlepiej pozwolić wszystkim, którzy pracują nad tymi procesami, wcześnie wiedzieć, w czym się znajdują i uzyskać ich wsparcie.

szkolenie pracowników powinno obejmować

1. jak działa uzyskanie certyfikatu ISO 9001
2. jak przyniesie to korzyści im i ich pracy
3. czego oczekuje się od ich liderów

wsparcie ze strony wszystkich pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu ISO 9001. Jeśli czują się zagrożeni zmianą, o której nie wiedzieli, że nadchodzi, mogą stać się bardziej przeszkodą niż pomocą. Powinieneś odbyć spotkania i seminaria z grupami pracowników z różnych sektorów Twojej firmy i przedstawić wszystkie potrzebne informacje w sposób, który mogą zrozumieć.

3 stwórz Plan

Zbuduj plan projektu ISO 9001. Top Management buy-in jest niezbędne nie tylko do planowania przeglądów zarządzania, ale zapewnienie, że cały proces przebiega sprawniej.

plan najlepiej stworzyć, gdy masz zespół, który jest w stanie osiągnąć Twoje cele. Twój zespół powinien składać się z menedżerów z różnych obszarów Twojej firmy, którzy mają uprawnienia do wdrażania zmian w swoim obszarze. Wszystkie będą pod Twoim przedstawicielem.

posiadanie zespołu znacznie ułatwi uzyskanie certyfikacji. Każdy z nich będzie miał określone obowiązki i będzie w stanie utrzymać wszystkich w swoim obszarze na zadaniu. Zespół będzie się regularnie spotykać podczas wdrażania, aby monitorować postępy, przydzielać zasoby, odpowiadać na pytania i koordynować wszystkie aspekty nowego systemu zarządzania jakością.

kiedy już wiesz, jak sobie radzisz, czas usiąść i zrobić plan na przyszłość. Należy utworzyć linię czasową dla wdrożenia z ustalonymi datami i terminami, aby zrobić rzeczy. Dzięki ustawieniu linii czasu możesz łatwiej utrzymać się na zadaniu bez innych rzeczy, które przyciągają uwagę.

analiza luk to dobry sposób, aby zobaczyć, jak system, który już masz, porównuje się z normą ISO 9001. W ten sposób będziesz w stanie sporządzić listę tego, co jest już na miejscu i co należy wprowadzić, aby spełnić wymagania. Możesz tworzyć listy zadań dla każdej sekcji standardu.

istnieje wiele list kontrolnych analizy luk dostępnych online (Dowiedz się o naszych narzędziach do analizy luk), które mogą być pomocne dla Twojej firmy, jeśli chodzi o sprawdzenie, jak wypadasz w stosunku do ISO 9001 w obecnym stanie. Możesz również zatrudnić audytora i poinformować go, że chcesz zobaczyć, które części Twojego systemu już spełniają wymagania.

4 Uporządkuj swoje dokumenty

tworzenie dokumentacji może być żmudnym zadaniem, na które wielu ludzi nie będzie czekało. Istnieje wiele wymagań technicznych dotyczących dokumentacji w ramach normy ISO 9001, które prawdopodobnie będą oznaczać, że masz wiele do zrobienia.

ważne jest, aby dokumentacja była opracowana zgodnie z wymaganiami ISO 9001, a nie tylko w celu uzyskania certyfikacji. Dzięki odpowiednio napisanym i dostępnym instrukcjom i procedurom znacznie łatwiejsze staje się wprowadzanie nowych procesów do fałdy. Każdy może skorzystać z odpowiedniej dokumentacji.

ponieważ jest na początku procesu, przygotowanie całej dokumentacji może pozornie spowolnić proces do pisku. Są sposoby, aby to przyspieszyć. Możesz kupić gotowe szablony, które sprawiają, że wprowadzanie informacji jest szybkie i łatwe. Możesz też tworzyć własne szablony, które pasują do potrzeb Twojej firmy.

dokumentacja wymagana przez normę ISO 9001

1. Polityka Jakości
2. cele jakościowe
3. Mapa procesu
4. instrukcje pracy
5. procedury
6. formularze
7. zakres systemu zarządzania jakością

cała Twoja dokumentacja powinna być specyficzna dla Twojej organizacji i całkowicie istotna. Powinien być również napisany w jasny sposób, który jest łatwy w nawigacji i zrozumieniu. Dokumenty powinny być łatwe dla wszystkich w firmie, aby uzyskać dostęp do nich, jeśli ich potrzebują.

wymagane będzie posiadanie systemu kontroli dokumentacji, który pokazuje zapisy zatwierdzania, aktualizacji i poprawek dokumentów. Tylko najbardziej aktualna wersja dokumentu powinna być dostępna dla Twoich pracowników, dając im tylko potrzebne informacje.

5 zaimplementuj nowy System

nadszedł czas, aby rozpocząć wdrażanie nowego systemu. Zaczniesz postępować zgodnie ze starannie zaplanowanymi planami, aby przejść do potrzebnego systemu zarządzania jakością. Ważne jest, aby wykonać tę część krok po kroku.

wdrożenie nowego systemu prawdopodobnie wpłynie na każdego pracownika w Twojej organizacji i na sposób, w jaki prowadzą Twoją pracę. W miarę możliwości włączaj pracowników w opracowywanie instrukcji pracy. W ten sposób, jeśli zostaną zmienione w jakiś sposób, aby spełnić wymagania, będą w tym Od początku. Są bardziej skłonni do zrozumienia, o co się od nich prosi, jeśli mają rękę w rozwijaniu go.

podczas procesu wdrażania musisz przeprowadzić szereg przeglądów zarządzania. Te recenzje będą miały wpływ na to, jakie zmiany zostały wprowadzone i gdzie można wprowadzić ulepszenia. Wykorzystaj wszystkie informacje, które masz pod ręką z każdego procesu, który przyczynia się do systemu zarządzania jakością. Zawsze znajdź sposób, aby to poprawić.

6 wykonaj Audyt Wewnętrzny

podczas wdrażania, a nawet po certyfikacji, będziesz musiał przeprowadzić audyty wewnętrzne, aby upewnić się, że Twój system zarządzania jakością spełnia wymagania. Audyty te są przeprowadzane przez jednego lub więcej członków własnego personelu, którzy zostali do tego przeszkoleni.

Szkolenie pracownika w zakresie audytu wewnętrznego można wykonać za pomocą łatwych kursów online, które dają mu wszystkie narzędzia potrzebne do wykonywania swojej pracy. W mniejszych firmach może to być przedstawiciel zarządu, który kontroluje całą firmę poza pracą, za którą są bezpośrednio odpowiedzialni. Jeśli ktoś kontroluje własną pracę, jest to uważane za niezgodność.

nie musisz audytować całej firmy na raz. Możliwe jest przeprowadzenie audytu tylko jednego obszaru lub procesu w firmie naraz. Powinieneś rozpocząć audyty wewnętrzne podczas procesu wdrażania, aby zobaczyć, gdzie rzeczy mogą nie działać. Wyniki tych audytów mogą być wykorzystane podczas przeglądów zarządzania w celu wprowadzenia ulepszeń.

7 Przygotuj się na audyt rejestracyjny

gdy będziesz gotowy do pracy, przyjdzie czas, aby ktoś niezależny od Twojej firmy przyszedł i przeprowadził audyt. Ta osoba będzie twoim rejestratorem i przeprowadzi cię do certyfikacji. Pamiętaj, aby wybrać rejestratora, który jest akredytowany przez krajową jednostkę certyfikującą. Niezależnie od tego, z kim pracujesz, audytor powinien być w pełni wykwalifikowany do audytu Twojej konkretnej organizacji.

po wybraniu rejestratora wyśle audytora do Twojej organizacji, aby ocenić, jak dobrze spełniasz wymagania. Przeprowadzą audyt zarówno dokumentacji, jak i procesów. Jeśli nie odkryją one istotnych problemów z Twoim systemem zarządzania jakością, prawdopodobnie otrzymasz certyfikat ISO 9001.

przed audytem konieczne jest przygotowanie pracowników na to, co nadchodzi. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, kiedy odbędzie się audyt i jaki jest jego cel. Pomocne byłoby ćwiczenie udzielania odpowiedzi na pytania, które może zadać biegły rewident. Powinni odpowiedzieć jasno i pokazać, że dobrze rozumieją swoją rolę w systemie.

sprawdź, czy twój obiekt jest gotowy do audytu. Posprzątaj wszystko i pozbądź się bałaganu, który może leżeć. Umieść wszystkie dokumenty w miejscu i upewnij się, że żaden nie leży tam, gdzie nie powinien być. Sprawdź, czy tablice ogłoszeń są aktualne.

masz gdzie pracować audytor, jakieś ciche Biuro. Będą musieli poświęcić sporo czasu na sprawdzanie dokumentacji i nie będą przebywać w obiekcie przez cały czas. Upewnij się, że twoja polityka jakości i procedury są łatwo dostępne.

powinien być jeden pracownik wyznaczony do przeprowadzenia audytora przez obiekt, aby pokazać im, gdzie znajdują się różne obszary. Powinni być przeszkoleni, aby nie odpowiadać na żadne pytania, chyba że zostaną specjalnie do nich skierowani. Inni pracownicy powinni odpowiadać.

jeśli nie masz większych niezgodności w swoim systemie zarządzania jakością, otrzymasz certyfikat ISO 9001. Na tym jednak proces się nie kończy. Jednym z wymogów normy ISO 9001 jest ciągłe doskonalenie, co Jednostka certyfikująca będzie śledzić.

8 Zachowaj sukces i kontynuuj doskonalenie

nie powinieneś tracić uwagi na certyfikację i utrzymanie systemu zarządzania jakością po jej otrzymaniu. Audytor zostanie wysłany do przeprowadzenia audytu nadzoru raz lub dwa razy w roku, aby upewnić się, że Twoja organizacja nadal przestrzega standardu, a także stale się doskonali.

stały monitoring i przegląd systemu zarządzania jakością jest koniecznością. Należy mieć cele na miejscu, które sprawiają, że wyniki łatwe do zmierzenia i zinterpretowania przez wszystkich członków zespołu. W ramach tych przeglądów należy dokonać przeglądu miejsc, w których należy wprowadzić zmiany, a także obszarów, w których można znaleźć nowe możliwości.

audyty wewnętrzne i przeglądy zarządzania są doskonałym sposobem na śledzenie wydajności systemu zarządzania jakością. Obie te procedury powinny być planowane w regularnych odstępach czasu, aby zapewnić, że nic nie jest zgodne z wymogami. Łatwiej jest również znaleźć ryzyko i szanse, gdy masz tego rodzaju informacje.

dzięki dodaniu informacji zwrotnych od klientów i pracowników Twoja organizacja będzie mogła stale ulepszać swój system. Możesz wdrożyć system typu Plan-Do-Check-Act, aby poprowadzić wysiłki na rzecz poprawy. Te cztery kroki dają proste ramy do pracy w kierunku udanej zmiany.

gratulujemy certyfikatu ISO 9001

dzięki tym krokom Twoja organizacja może stworzyć wydajny system zarządzania jakością, który idealnie pasuje do normy ISO 9001. Gdy już wszystko ustawisz na swoim miejscu, łatwo będzie nadal spełniać wymagania. Dobre praktyki monitorowania i przeglądów zapewniają, że Twój system pozostanie zgodny ze standardem daleko w przyszłości.

pamiętaj, aby nie patrzeć na proces certyfikacji jako całość. Nie można zacząć, jeśli martwisz się już o ostateczny audyt. Zrób to krok po kroku i przygotuj się na sukces od samego początku. Zanim się zorientujesz, będziesz miał swój certyfikat ISO 9001 w ręku.