Jak działa PRINCE2?

w ostatnim wpisie na blogu przedstawiliśmy wprowadzenie do tego, czym dokładnie jest PRINCE2.

znormalizowane ramy zarządzania projektami, „projekty w kontrolowanych środowiskach” lub w skrócie PRINCE2, są de facto metodą zarządzania i projektowania projektów obejmujących wiele form, czasu trwania i zakresów.

zapewnienie skupienia się na wytwarzaniu efektu końcowego, dyktowaniu, co będzie produkowane, kiedy i przez kogo, zamiast kierowania tym, jak rzeczy powinny być wykonane, sprawia, że PRINCE2 jest wysoce plastyczny, skalowalny i elastyczny w wielu typach projektów i branżach.

ale jak działa PRINCE2?

aby zrozumieć, jak działa PRINCE2, należy najpierw zrozumieć, w jaki sposób podstawowe wartości PRINCE2 działają, aby zdefiniować projekt. Zgodnie z PRINCE2 projekt definiuje się jako tymczasową organizację utworzoną w celu wygenerowania jednego lub wielu produktów zgodnie z wcześniej uzgodnionym scenariuszem biznesowym. Co zasadniczo oznacza, że PRINCE2 angażuje się, koncentrując się głównie na wyniku końcowym lub produkcie biznesowym, w rentowność biznesu.

projekt PRINCE2 jest zdefiniowany przez kilka parametrów, głównie:

• projekty są tymczasowe
• projekty nie są działaniami liniowymi
• projekty wymagają zasobów
• projekty są inicjowane
• projekty powinny przynosić rezultaty
• projekt przynosi zmiany
• projekty są często międzydziałowe
• projekty powinny być zawsze opłacalne dla klienta biznesowego

dostosowanie do środowiska projektowego PRINCE2

jeśli projekt zostanie uznany za operacyjny w kontrolowanym środowisku PRINCE2, działającym w ramach opisanych powyżej parametrów, następnym krokiem jest dostosowanie PRINCE2 sposób na strukturę projektu w celu uzyskania najsilniejszego i najbardziej udanego wyniku.

PRINCE2 strukturyzuje projekty poprzez skalowalną strukturę trzech kluczowych elementów, z których każdy koncentruje się na stworzeniu trwałego produktu końcowego. Te trzy elementy to 7 zasad, 7 tematów i 7 procesów PRINCE2, które można następnie dostosować do wymagań i specyficznego środowiska projektu.

kluczem jest płynność między metodą a środowiskiem. 7 tematów można dostosować zarówno do formy, jak i zakresu projektu, lub można porównać terminologię PRINCE2 z językiem istniejącym w środowisku projektu, zmniejszając liczbę produktów zarządzania, aż do momentu, w którym pozostaną tylko najbardziej istotne – takie jak dziennik projektu, raport o stanie projektu i raport z zakończenia projektu. Podobnie role i procesy w ramach PRINCE2 można zmniejszyć lub dostosować.

tylko Zasady PRINCE2 muszą pozostać niezmienione we wszystkich projektach.

wprowadzenie zasady, motywy i procesy PRINCE2

Zasady, motywy i procesy PRINCE2 działają jak wytyczne, aby utrzymać projekt pod kontrolą, co jest zasadniczo tym, do czego został stworzony PRINCE2. 7 zasad, tematów i procesów jest w dużej mierze nierozerwalnych, a każda z nich pomaga informować i definiować inne, tworząc połączenie metodologii PRINCE2. 7 podstawowych zasad, takich jak uzasadnienie biznesowe i zarządzanie przez wyjątki, buduje 7 tematów w zarządzaniu ryzykiem lub planowaniu, które z kolei pomagają zdefiniować 7 procesów.

7 podstawowych zasad PRINCE2

7 zasad PRINCE2 to jedyna część frameworku, którą należy stosować sztywno, aby móc korzystać z frameworku PRINCE2 w projekcie. Stanowią one niezbędny fundament, na którym należy budować ramy.

1.Kontynuacja uzasadnienie biznesowe

przed rozpoczęciem projektu należy określić cele i oczekiwaną wartość projektu. Są one następnie wykorzystywane do uzasadnienia kontynuacji projektu, poprzez konsekwentną ocenę postępu projektu zgodnie z celami zarówno projektu, jak i biznesu.

2.Uczenie się na podstawie doświadczenia

PRINCE2 wymaga prowadzenia dziennika doświadczeń, w którym rejestrowane są ryzyka, problemy, popełnione błędy, dobre doświadczenia, nowe pomysły i ulepszenia. Działając jako podstawa raportu z doświadczeń w kulminacji projektu, dziennik pomoże Tobie i Twojemu zespołowi w zarządzaniu przyszłymi projektami.

3.Zdefiniowane role i obowiązki

w ramach projektu PRINCE2 wyróżnia się trzech interesariuszy, z których każdy ma inne interesy w projekcie: przedsiębiorców, dostawców i użytkowników. Przedsiębiorca działa jako sponsor projektu z oczekiwaniem użyteczności; użytkownik pracuje i ocenia wyniki; a dostawca produkuje wyniki. W każdym projekcie PRINCE2 istnieją jasno określone role i obowiązki, które zmierzają do dokładnego odzwierciedlenia ich interesów. Zainteresowane strony wchodzą następnie w skład komitetu sterującego, który podejmuje ważne decyzje dotyczące projektu.

4.Nadzorowanie etapów zarządzania

oprócz etapów planowania, realizacji i nadzoru RAM, PRINCE2 integruje się z wieloma etapami zarządzania, które wymagają planowania i budżetowania. Wykorzystując uzasadnienie biznesowe, komitet sterujący wymusza wdrożenie następnego etapu, w tym planowania, w tym budżetowania, dla it. Dla każdego etapu istnieje wymagany plan etapu, który łączy się z planem projektu, który ma być udostępniony zespołowi projektowemu.

5.Zarządzanie przez wyjątki

Zarządzanie przez wyjątki to struktura projektu, która oferuje wyższy standard zarządzania ryzykiem. Określenie ustalonego czasu trwania, kosztów, zakresu i ryzyka oraz dopuszczalnego zakresu tolerancji na każdym poziomie hierarchicznej struktury zarządzania oraz wdrożenie polityki eskalacji, jeśli którykolwiek z tych stopni tolerancji lub został naruszony. PRINCE2 zapewnia większą kontrolę nad przebiegiem projektu.

6.Koncentracja na produktach

celem PRINCE2 jest tworzenie wyników, które są w ramach, zwanych produktami. Nie określając logistyki dostawy produktu, ale koncentrując się na jakości, PRINCE2 można łatwo połączyć z innymi metodologiami lub podejściami do zarządzania projektami, takimi jak Agile – i ma zastosowanie uniwersalne.

7.Dostosowanie do sytuacji projektowej

PRINCE2 nie jest uniwersalnym podejściem do zarządzania projektami, metoda musi być dostosowana i zastosowana z korzyścią dla konkretnej sytuacji projektowej. We współpracy ze wyszkolonymi lub doświadczonymi kierownikami projektów PRINCE2, wraz z wytycznymi dostosowującymi, które zapewnia PRINCE2, komitet sterujący dokona niezbędnych uzgodnień dotyczących tematów i procesów PRINCE2.

7 tematów w PRINCE2

7 tematów to obszary wymaganej wiedzy, które są niezbędne do uwzględnienia przez cały okres trwania projektu. Dotyczą one odpowiedzi na pytania typu: Dlaczego, kto, co, kiedy, jak co jeśli, jakie są skutki, dokąd zmierzamy i dokąd chcemy iść?

1.Business Case

business case dotyczy „dlaczego” projektu. Kierując strukturą i planowaniem projektu, uzasadnienie biznesowe jest ustalane przez interesariuszy i powinno być aktualizowane na każdym etapie zarządzania, stając się bardziej szczegółowe, aby zbliżyć projekt do rzeczywistości.

2.Organizacja

opisując role i obowiązki, które należy wyznaczyć i dostosować w całym projekcie PRINCE2, organizacja dotyczy ” who ” projektu. Organizacja deleguje zadania i określa poziom tolerancji, na jaki zadania muszą być wykonywane, zatrudnia zarządzanie przez wyjątki i nawiguje w interakcjach między projektem a biznesem.

3.Jakość

jakość reprezentuje uniwersalne zrozumienie celu projektu, obejmujące zespół projektowy, kierownictwo i interesariuszy. Bez jasnego sformułowania kryteriów, które stanowią o sukcesie projektu i dostawie produktu, projekt może się nie powieść. „Co” z projektu.

4.Plany

Standardowe plany są niezbędne do pracy nad projektami PRINCE2, od planów projektowych do planów zespołowych, oraz szczegółowo określają sposób i czas realizacji projektu. Od mikro do makro, plany umożliwiają kontrolę nad wynikiem projektu.

5.Ryzyko

ponieważ projekty są tymczasowe i zdarzają się tylko raz, zawierają one wysoki odsetek niepewności co do ich wyników. Zarządzanie przez wyjątki i ciągłą ocenę projektu zmniejsza potencjalność ryzyka poprzez stały monitoring.

6.Zmiany

zmiany dotyczą skutków, jakie ewentualne problemy mogą mieć na projekt i sposobu ich traktowania-zadając pytanie: „co by się stało, gdyby?”Zgodnie ze strukturą zarządzania projektami PRINCE2 komitet sterujący powinien informować o istotnych zmianach.

7.Progress

temat, który dotyczy stałej oceny osiągalności planu projektu i zalecanych wyników, poprzez ustrukturyzowany proces decyzyjny, monitorowanie wyników i proces eskalacji zarządzania.

7 procesów PRINCE2

procesy PRINCE2 powinny kierować produkcją wyników i strukturą celów projektu.

1.Przygotowanie projektu

pierwszy etap projektu odbywa się przed rozpoczęciem projektu, pytając, czy projekt jest w ogóle osiągalny, gdy zostanie oceniony wraz z pożądanymi wynikami i przewidywanymi kosztami i zakresem projektu. Przygotowanie projektu powinno być zainicjowane mandatem projektu, wydanym przez liderów projektu, który określa zadania związane z konfiguracją projektu, w tym nazewnictwo kierowników projektu. Kto następnie stworzy plan określający rozpoczęcie projektu, etap inicjacji, aby przekazać komitetowi sterującemu, wraz z zaleceniem, czy kontynuować, czy zaprzestać.

2.Kierowanie projektem

po rozpoczęciu projektu rozpoczyna się etap dyrektywy. Komitet sterujący kieruje projektem na poziomie makro, a kierownicy projektu realizują codzienne zadania zarządcze. W wyjątkowych okolicznościach lub w przypadku przekroczenia poziomu tolerancji tylko wtedy komitet sterujący może interweniować w mikroprzedsiębiorstwo projektu.

3.Inicjowanie projektu

głównym celem etapu inicjowania jest stworzenie podstawy dla komitetu sterującego do podjęcia decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu proponowanego projektu. Ponieważ finansowanie projektu wymaga starannego planowania i szczegółowej oceny, należy przeprowadzić analizę interesariuszy wraz z tworzeniem planowania projektu, systemu etapowego i strategii ryzyka, komunikacji i integracji. Dokumentacja projektowa jest również tworzona w drodze porozumienia pomiędzy kierownikami projektu a Komitetem sterującym.

4.Sterowanie sceną

kierowanie lub kontrolowanie sceny odnosi się do pracy na poziomie gruntu kierownika projektu. Od zatwierdzania i oceny stanu pakietów prac, po utrzymywanie spójnej komunikacji z Komitetem sterującym i ocenę potencjalnych zagrożeń-eskalację lub wprowadzenie działań naprawczych, jeśli to konieczne-proces kontrolowania etapu jest kompleksowy.

5.Zarządzanie dostawą produktu

wszystkie wyniki generowane przez projekt PRINCE2 są określane jako produkty, które można odróżnić od produktów zarządzania, które są używane w projekcie do kierowania nim, a od produktów specjalistycznych lub wszystkich rezultatów projektu. Podczas tego procesu kierownik zespołu bierze na siebie odpowiedzialność za dostarczanie pakietów pracy i strategii, dzięki którym menedżerowie projektu i zespołu wchodzą w interakcje, są definiowane. Proces ten polega na wykorzystaniu większości zasobów i jest procesem wspomagającym proces „kierowania etapem”.

6.Zarządzanie granicami etapów

projekty PRINCE2 są kierowane przez etapy zarządzania i są planowane i wdrażane przez kierownika projektu. Każdy etap wchodzący w grę, gdy poprzedni etap zaczął się zamykać i konsekwentnie oceniany w celu aktualizacji planu projektu i Komitetu Sterującego. Etapy to sposób oceny postępów projektu. Jeśli poziomy tolerancji zostaną naruszone, procedury naprawcze mogą zostać wdrożone w drodze wyjątku.

7.Zamykanie projektu

nawet jeśli projekt został zamknięty przed prawidłowym zakończeniem, w każdym projekcie PRINCE2 proces zamykania zawsze się kończy. Wykonywana przez kierownika projektu, wymaga oceny i zawarcia dokumentu doświadczeń, przekazania ich organizacji liniowej i stworzenia rekomendacji dla komitetu sterującego do zamknięcia projektu.

po zakończeniu projektu sporządza się plan przeglądu, przeprowadza się proces sterujący, oficjalnie ogłasza się zakończenie projektu, a komitet sterujący rozwiązuje się.