22 sie jak długo trzeba przechowywać dokumentację płacową?
Social Security Administration i IRS wydały wspólną publikację, która oferuje cenne wskazówki dla pracodawców, którzy chcą oczyścić swoje stare pliki płac. W większości (ale nie we wszystkich) przypadków oznacza to przestrzeganie czteroletniej Zasady zatrzymywania.
Publikacja ostrzega, że niespełnienie wymogów dotyczących przechowywania danych może skutkować znacznymi karami i dużymi nagrodami za rozliczenia dla pracodawców, którzy nie są w stanie dostarczyć wymaganych informacji na żądanie IRS lub w ramach procesu sądowego związanego z zatrudnieniem. (Zapisy mogą być również wymagane przez agencje państwowe.)
reguła zapisów ogólnych
w odniesieniu do pracodawców, którzy wstrzymują i płacą podatki federalne, ubezpieczenia społeczne i Medicare, Reporter SSA/IRS mówi, że zapisy dotyczące takich podatków muszą być przechowywane przez co najmniej cztery lata po terminie zwrotu podatku dochodowego od osób fizycznych pracownika (zazwyczaj 15 kwietnia) za rok, w którym dokonano płatności.
według reportera SSA / IRS zapisy te obejmują:
- numer identyfikacyjny pracodawcy;
- nazwiska, adresy, zawody i numery ubezpieczenia społecznego pracowników;
- całkowite kwoty i daty płatności odszkodowań i kwot wstrzymanych z tytułu podatków lub w inny sposób, w tym zgłoszone napiwki i godziwą wartość rynkową płatności bezgotówkowych;
- kwoty odszkodowań podlegające potrąceniu z tytułu dochodów federalnych, podatków z tytułu ubezpieczeń społecznych i Medicare oraz odpowiadające im kwoty wstrzymane dla każdego podatku (oraz data wstrzymana, jeśli potrącenie nastąpiło w innym dniu niż data płatności);
- okres wypłaty odszkodowania objęty każdą wypłatą odszkodowania;
- w stosownych przypadkach, powody, dla których całkowite odszkodowanie i podstawa opodatkowania dla każdej stawki podatkowej są różne;
- formularz pracownika W-4, zaświadczenie o pobieraniu zasiłku u źródła przez pracownika;
- daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia każdego pracownika;
- oświadczenia złożone przez pracownika otrzymane wskazówki sprawozdawcze;
- świadczenia dodatkowe wypłacane pracownikom i wszelkie wymagane uzasadnienie;
- korekty lub rozliczenia podatków; oraz
- kwoty i daty wpłat podatkowych.
pracodawcy powinni również stosować się do czteroletniej Zasady zatrzymywania w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej kontynuowania płac wypłacanych pracownikom przez pracodawcę lub osobę trzecią w ramach planu wypadkowego lub zdrowotnego. Takie zapisy powinny zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia okresu nieobecności oraz kwotę i tygodniową stawkę każdej płatności (w tym płatności dokonanych przez osoby trzecie). Pracodawcy powinni również przechowywać kopie formularza pracownika W-4, wniosku o Federalne potrącenie podatku dochodowego z wynagrodzenia chorobowego oraz, w stosownych przypadkach, kopie formularza 8922, podsumowania wynagrodzenia chorobowego osoby trzeciej.
inna zasada dotyczy zapisów potwierdzających wszelkie zwroty informacji i oświadczenia pracodawcy dla pracowników dotyczące przydzielania napiwków. Zgodnie z Ordynacją podatkową rejestry te muszą być przechowywane przez co najmniej trzy lata od daty wymagalności zeznania lub oświadczenia, do którego się odnoszą.
wnioski o zwrot potrąconego podatku
Reporter SSA/IRS mówi, że pracodawcy, którzy składają wniosek o zwrot, kredyt lub zmniejszenie potrąconych podatków dochodowych i zatrudnienia, muszą przechowywać zapisy związane z roszczeniem przez co najmniej cztery lata od daty złożenia wniosku.
dokumentacja świadczeń dodatkowych
kodeks podatkowy zapewnia wyraźny wymóg prowadzenia dokumentacji dla pracodawców z wymienionymi programami świadczeń dodatkowych, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne, kawiarnia, pomoc edukacyjna, pomoc adopcyjna lub plan pomocy w opiece zależnej. Są oni zobowiązani do prowadzenia wszelkich rejestrów niezbędnych do ustalenia, czy program spełnia wymogi wyłączenia kwot świadczeń z dochodów.
Uwaga: przepisy Kodeksu Podatkowego dotyczące ewidencji świadczeń dodatkowych nie określają, jak długo należy prowadzić ewidencję dotyczącą określonych świadczeń dodatkowych. Można przypuszczać, że podlegają one zasadzie czteroletniej zgodnie z przytoczoną powyżej zasadą ewidencji ogólnej, a zatem powinny być przechowywane co najmniej cztery lata po terminie wymagalności takiego podatku przez okres składania deklaracji, do którego odnoszą się te zapisy, lub przez datę zapłaty takiego podatku, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
Uwaga: w zakresie, w jakim wszelkie rejestry świadczeń dodatkowych muszą być również zgodne z tytułem i ERISA, obowiązuje dłuższy okres przechowywania wynoszący sześć lat.
dokumentacja podatkowa dla bezrobotnych
Federalna ustawa o podatku od bezrobocia (Futa) wymaga od pracodawców przechowywania dokumentacji związanej z uzyskanymi odszkodowaniami i składkami na wypadek bezrobocia. Zgodnie z ogólną zasadą, takie zapisy muszą być przechowywane przez cztery lata od daty wymagalności formularza 940, rocznego federalnego zeznania podatkowego pracodawcy dla bezrobotnych lub daty zapłaty wymaganego podatku FUTA, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
zapisy powinny być zachowane:
- łączna kwota wynagrodzenia pracowniczego wypłaconego w ciągu roku kalendarzowego;
- kwota odszkodowania podlegającego podatkowi FUTA;
- składki na bezrobocie dokonane przez państwo, z oddzielnymi sumami dla kwot zapłaconych przez pracodawcę i kwot potrąconych z wynagrodzeń pracowników (obecnie Alaska, New Jersey i Pensylwania wymagają składek pracowniczych);
- wszystkie informacje podane na formularzu 940 (odpowiednio z harmonogramem A i/lub R); oraz
- , jeśli ma zastosowanie, powód całkowitego odszkodowania i podlegającego opodatkowaniu kwoty są różne.
Reporter SSA / IRS przypomina pracodawcom, że wymagania dotyczące przechowywania rekordów są również ustalane przez Federalny Departament Pracy i państwowe agencje płac i ubezpieczeń na wypadek bezrobocia.
trzy lata
następujące dokumenty muszą zostać zachowane przez co najmniej trzy lata: informacje o Affordable Care Act (formularze 1094-B, 1095-B, 1094-C i 1095-C). Przechowuje je przez okres co najmniej trzech lat od daty wymagalności zgłoszenia. Przechowuje również Zwroty informacji i oświadczenia pracodawcy dla pracowników dotyczące przydzielania napiwków przez co najmniej trzy lata od daty wymagalności zwrotu lub oświadczenia, do którego się odnoszą.
Payroll Partners pomaga klientom na bieżąco informować o nowościach w zakresie płac i zasobów ludzkich, rozwoju sytuacji i aktualnych wydarzeniach. Ten artykuł ma na celu dostarczenie czytelnikom ogólnych informacji na temat kwestii płacowych. Artykuł nie stanowi i nie powinien być traktowany jako fachowa porada dotycząca stosowania jakiejkolwiek konkretnej praktyki płacowej. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby zapewnić dokładność informacji. Payroll Partners nie ponosi odpowiedzialności za poleganie jakiejkolwiek osoby na informacjach podanych w artykule. Czytelnicy powinni niezależnie zweryfikować wszystkie informacje przed zastosowaniem ich do konkretnej sytuacji faktycznej i niezależnie określić wpływ konkretnej praktyki płacowej. Jeśli szukasz porady księgowej, zachęcamy do skonsultowania się z certyfikowanym księgowym.