informacje potrzebują kontekstu, a my musimy zapewnić ten kontekst w sposób, który nie obciąża użytkowników, ale wspiera ich. Oznacza to, że musimy w pełni wykorzystać technologie rozpoznawania i analizy, aby usprawnić i zautomatyzować sposób, w jaki rozwijamy ten kontekst.
jednym z takich narzędzi są metadane. Metadane oferują znaczące korzyści w zakresie rozumienia informacji w nowy sposób i możliwości wykorzystania tej inteligencji do napędzania innowacji i obsługi klienta.
czym są metadane?
nie ma jednej definicji „metadanych”, która byłaby międzynarodowa i powszechnie uzgodniona – istnieje raczej wiele podobnych definicji lub opisów, które w większości obejmują te same punkty. Powinieneś przyjąć ten, który jest najbardziej odpowiedni i odpowiedni do kontekstu Twoich działań w zakresie zarządzania informacją i organizacji, w której pracujesz.
Norma zarządzania rekordami ISO 15489 zapewnia tę prostą definicję:
” dane opisujące zawartość, zawartość i strukturę rekordów oraz ich zarządzanie w czasie.”
Departament Obrony USA ma definicję metadanych w swoim standardzie DoD 5015.2, który jest również podobny do standardów ISO, a mianowicie:
” dane opisujące przechowywane dane: czyli dane opisujące strukturę, elementy danych, powiązania i inne cechy zapisów elektronicznych.”
ilustruje to kilka innych celów obsługiwanych przez metadane w systemach zarządzania dokumentacją elektroniczną (ERM).
wreszcie, NISO, amerykańska Krajowa Organizacja standardów informacyjnych, definiuje metadane jako:
„uporządkowane informacje, które opisują, wyjaśniają, lokalizują lub w inny sposób ułatwiają pobieranie, używanie lub zarządzanie zasobem informacyjnym.”
zauważ podobieństwa i różnice w tych definicjach i zastanów się, jak odnoszą się one do kontekstu Twojej własnej pracy. Metadane są często nazywane danymi o danych lub informacjami o informacjach.
Jaka jest wartość biznesowa metadanych?
podstawową wartością metadanych jest to, w jaki sposób są one dopasowane do określonych celów biznesowych i ich obsługa. Oto kilka sposobów, w jaki metadane przynoszą wartość firmie:
- Klasyfikacja-metadane odgrywają kluczową rolę w klasyfikacji lub organizowaniu przechowywania treści – metadane mogą być używane do śledzenia takich rzeczy, jak daty związane z powiązanym harmonogramem rekordów dokumentu.
- bezpieczeństwo informacji – metadane mogą być używane do oznaczania ustawień zabezpieczeń, sprawdzania praw dostępu i edycji, a tym samym kontrolowania dystrybucji.
- Customer Experience – metadane mogą być również używane jako sposób na uchwycenie oceny treści przez użytkowników, na przykład wskazując, że treść jest „wartościowa lub „bezużyteczna”, a nawet „datowana”.”
- informacje „Findability” – metadane są niezwykle cenne jako mechanizm wyszukiwania i wyszukiwania, który umożliwia użytkownikom kierowanie zapytania na określone pole, takie jak autor, temat, Data itp.
metadane to ważna część fazy przechwytywania, tworzenia i organizacji cyklu życia zawartości. Jeśli powiązane metadane nie zostaną przechwycone w tym samym czasie, co zawartość, szybko utworzysz kolekcję treści, którą trudno jest zarządzać, znaleźć i pobrać.
w skrócie metadane są jednym z fundamentów efektywnego i efektywnego zarządzania informacjami.