o ile nie masz nieograniczonego miejsca w domu lub biurze, możesz zastanawiać się, czy naprawdę musisz przechowywać wszystkie dokumenty, a jeśli tak, jak długo. Nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Czas trwania zależy od rodzaju dokumentu i związanych z nim wydatków lub zdarzeń. Zanim włączysz niszczarkę, oto kilka ogólnych wytycznych dotyczących przechowywania dokumentów związanych z transakcjami na rynku nieruchomości.
the IRS Rule of Thumb
the IRS states that you should keep tax returns and the supplementary documents for co najmniej three years after you file The return. Dlaczego? Okres przedawnienia (czas, przez który urząd skarbowy musi Cię skontrolować lub czas, w którym możesz zmienić zwrot) wynosi zazwyczaj trzy lata. Jednak zasady zmieniają się od trzech lat, jeśli (1) przechowujesz dokumenty potwierdzające przez sześć lat, jeśli nie zgłosiłeś dochodu o więcej niż 25% dochodu brutto wykazanego na Twoim zwrocie; lub (2) jeśli nie zostanie złożony zwrot lub nastąpi oszustwo, statut pozostaje otwarty na czas nieokreślony. Eksperci finansowi zalecają przechowywanie dokumentów przez co najmniej siedem lat po złożeniu zwrotu.
dokumenty dla właścicieli domów
dokumenty do zachowania tak długo, jak ty lub twój współmałżonek jest właścicielem nieruchomości
- akty własności
- Condo Stowarzyszenia Przymierza, kody i ograniczenia
- wpływy i faktury poprawy kapitału
- raporty z inspekcji domu
dokumenty do zachowania do momentu wygaśnięcia gwarancji lub polisy
- umowy serwisowe i gwarancje domu
- polisy ubezpieczeniowe właścicieli domów
- paragony z naprawy domu
dokumenty do przechowywania na czas nieokreślony
- zapisy
- Oświadczenia o Ujawnieniu ostatecznych ustaleń (oświadczenie rozliczeniowe lub arkusz rozliczeniowy HUD-1)
- wykaz majątku gospodarstwa domowego
dokumenty do zachowania do momentu wygaśnięcia przedawnienia (zwykle trzy lata po terminie zwrotu).)
- deklaracje podatkowe
- Oświadczenia o Ujawnieniu ostatecznych ustaleń
- płatności z tytułu podatku od nieruchomości (zachowaj rachunki podatkowe i anulowane kontrole)
- wpływy i faktury z tytułu poprawy kapitału
- formularz 1098 Oświadczenia o odsetkach od kredytu hipotecznego
- formularz 1099-s wpływy z transakcji na rynku nieruchomości
- dowód, że twój dom był twoim głównym miejscem zamieszkania przez co najmniej dwa z poprzednich pięciu lat (np. rachunki za media, rejestracje wyborców, wcześniejsze deklaracje podatkowe)
- zapisy o zatrudnieniu w celu uzyskania pomocy na żywo (np. Dokumenty dotyczące nieruchomości inwestycyjnych
dokumenty do zachowania tak długo , jak jesteś właścicielem nieruchomości
- akty własności
- wyceny lub wyceny stosowane do ustalenia amortyzacji
- akty własności
- paragony i faktury z tytułu poprawy kapitału
- paragony z tytułu napraw i konserwacji
- paragony z tytułu płatności ubezpieczeniowych
- polisy ubezpieczeniowe
- umowy najmu najemcy
- umowy partnerstwa lub LLC dotyczące inwestycji w nieruchomości
- Oświadczenia o Ujawnieniu zamknięcia (zwane również oświadczeniem rozliczeniowym lub arkuszem rozliczeniowym HUD-1)
- oryginalne umowy sprzedaży i akty własności dla domu otrzymane w prezencie
- godziwej wartości rynkowej nieruchomości odziedziczonych w dniu śmierci zmarłego i wszelkie zasady korzystania przez spadkobierców z domu
- dekrety rozwodowe z klauzulą sprzedaży domu
- testamenty i trusty majątkowe
dokumenty dotyczące nieruchomości inwestycyjnych
dokumenty do przechowywania tak długo, jak jesteś właścicielem nieruchomości
dokumenty należy zachować do momentu wygaśnięcia polisy lub umowy
dokumenty do przechowywania na czas nieokreślony
dokumenty różne
dokumenty do zachowania tak długo, jak ty lub twój współmałżonek jest właścicielem nieruchomości
dokumenty do zachowania do momentu aktualizacji
wymagania dotyczące przechowywania dokumentów państwowych
powyższe wskazówki są zgodne z wytycznymi IRS. Ustalając, jak długo przechowywać dokumenty, nie zapomnij zbadać wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji podatkowej w Twoim stanie. Istnieją pewne stany, w których przedawnienie jest dłuższe niż IRS.
sposób przechowywania dokumentów jest równie ważny
jeśli chodzi o archiwizację dokumentów, zastanów się, jak bezpiecznie je przechowywać. Dokumenty mogą być przechowywane tradycyjnie w formie papierowej, cyfrowej lub kombinacji.
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej może wydawać się zbędne w dzisiejszym cyfrowym świecie, ale istnieją powody, aby rozważyć tę opcję. Papierowa kopia jest dobrą kopią zapasową w przypadku utraty danych. Dokumenty należy przechowywać w zamkniętej ognioodpornej szafce lub sejfie.
pamięć Cyfrowa
możesz również skanować i przechowywać dokumenty cyfrowo. Wiele firm oferuje pamięć masową w chmurze, w której można łatwo uzyskać dostęp do wszystkich plików. Po przesłaniu dokumentów należy zniszczyć niepotrzebne kopie papierowe.
upewnij się, że wszystkie odpowiednie strony wiedzą, gdzie przechowywane są dokumenty i jak do nich uzyskać dostęp. I zawsze skonsultuj się ze swoim księgowym i/lub prawnikiem podczas tworzenia polityki przechowywania rekordów. Wymogi prawne mogą się różnić w pewnych okolicznościach i powinny być brane pod uwagę przy tworzeniu polityki.