7 kluczy do lepszej komunikacji ze współpracownikami

7 grudnia 2020

Nikola Baldikov

komunikacja jest niezwykle ważna. Podczas gdy niewielu kwestionuje to, mamy tendencję do podkreślania komunikacji w naszym życiu osobistym. Z drugiej strony firmy często koncentrują się na tym, jak lepiej komunikować się z klientami.

niestety rzadko rozważamy konsekwencje tego, jak komunikujemy się w pracy. Jednak zaniedbanie tych poziomych i pionowych linii komunikacji w miejscu pracy może mieć dramatyczny wpływ. Słaba komunikacja może mieć wpływ na wszystko, od współpracy między współpracownikami po podejmowanie decyzji, wdrażanie filozofii i strategii zarządzania, wydajność, z jaką wszystko się robi, i ogólny sukces biznesowy.

dlaczego ważna jest dobra komunikacja wewnętrzna

dobra komunikacja wewnętrzna jest coraz trudniejsza do osiągnięcia, zwłaszcza że coraz więcej zespołów pracuje wirtualnie. Ale właśnie dlatego jest to bardziej istotne niż kiedykolwiek.

Produktywność

do 28 godzin tygodniowo spędza się na pisaniu wiadomości e-mail, wyszukiwaniu informacji i wewnętrznej współpracy. Skuteczne kanały komunikacji nie tylko uniemożliwiają pracownikom wiedzy marnowanie prawie całego tygodnia pracy, ale także pomagają uniknąć miażdżenia zaangażowania i morale pracowników.

elastyczność

praca zdalna jest tutaj. Podczas gdy pandemia COVID-19 przyspieszyła to przejście, pracownicy coraz bardziej domagają się bardziej elastycznych warunków pracy. Technologie specyficzne dla biznesu, takie jak aplikacje do komunikatorów, narzędzia do wideokonferencji i oprogramowanie do wirtualnej współpracy, zapewniają elastyczność w miejscu pracy bez obniżania produktywności.

Kultura zespołu

Komunikacja wewnętrzna jest często główną przyczyną pracy zdalnej. W rzeczywistości pracownicy zdalni powołują się na samotność i odłączenie jako największe wady pracy w domu. Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej pomaga uniknąć rozłączenia pracowników i toruje drogę do prawdziwej kultury zespołowej, która napędza wydajność.

jak lepiej komunikować się w pracy

zdrowa komunikacja może zakorzenić się tylko dzięki proaktywności. Na szczęście, dlatego tu jesteś! Dzięki tym prostym krokom możesz zacząć promować kulturę prawdziwego połączenia i współpracy. Co więcej, są one osiągalne praktycznie w każdym środowisku pracy.

1. Wprowadzenie przejrzystych kanałów komunikacji

komunikacja w pracy może ucierpieć z powodu prostego faktu, że pracownicy nie wiedzą, jak powinni się komunikować. Jeśli struktura władzy jest niejednoznaczna, może nie być jasne, kto komu podlega. Innym razem pracownicy mogą nie wiedzieć, gdzie znaleźć informacje. A jeśli nie masz solidnych kanałów do obsługi różnorodnych przepływów informacji, komunikacja może się zatrzymać.

dobra strategia komunikacji powinna uwzględniać to wszystko. Każdy zespół, niezależnie od jego wielkości, funkcjonalności czy poziomu formalności, musi mieć jasno określony porządek dziobania, a każdy pracownik wie, gdzie pasuje. Pomaga to szybciej rozwiązywać problemy i ułatwia komunikację i współpracę.

zaimplementuj wiki firmy z możliwością wyszukiwania za pomocą wyznaczonego menedżera wiedzy. Zmniejsza to liczbę niepotrzebnych pytań i pościgów za informacjami, które zakłócają przepływ pracy.

na koniec rozważ narzędzie do komunikacji zespołowej, takie jak Brosix. Kompleksowy komunikator dla firm Brosix oferuje bogate funkcje komunikacji i współpracy, w tym Czat indywidualny i Grupowy, połączenia głosowe i wideo, zestaw narzędzi do współpracy oraz zaawansowane funkcje kontroli administracyjnej. Został zaprojektowany, aby wspierać lepszą komunikację między współpracownikami.

2. Szanuj preferencje komunikacyjne innych

istnieje wiele preferowanych metod komunikacji w całym biurze. W końcu nie tylko różne pokolenia pracują razem pod jednym dachem korporacyjnym, ale także wiele środków komunikacji.

jeśli jest współpracownik, który nigdy nie odpowiada na maile, przestań je wysyłać. Jeśli zespół IT woli być dostępny za pośrednictwem czatu, wyślij IM zamiast zastanawiać się, dlaczego nie odbierają.

jeśli masz firmowy intranet lub Portal HR z profilami pracowników, poproś członków zespołu o wskazanie preferowanych metod i narzędzi komunikacji. Poznaj indywidualne preferencje swoich współpracowników i znajdź je tam.

3. Sprawdź, jak się komunikujesz

czasami nieskuteczna komunikacja wcale nie zależy od drugiej strony. To Ty. Mów w żargonie korporacyjnym lub otwórz się zbytnio osobiście, a współpracownicy mogą się od Ciebie oderwać lub całkowicie od Ciebie uciec. Zapakuj wiadomości błyskawiczne i e-maile za pomocą emoji, a koledzy mogą nie traktować cię poważnie. Czy twój język jest odpowiedni do spotkań lub rozmów z przełożonymi?

co więcej, zwracaj uwagę na niewerbalne sygnały, takie jak brak kontaktu wzrokowego lub słaba mowa ciała, które mogą spowodować, że inni cię zignorują lub wykorzystają.

to, jak się komunikujesz, jest odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu. Jeśli masz problemy z przekazaniem wiadomości, sprawdź swój własny styl komunikacji i preferencje. Lepsze zrozumienie sposobu komunikowania się może pomóc naprawić wszelkie słabe punkty, a także skuteczniej potwierdzić siebie i swoją wiadomość.

4. Zachowaj pisaną komunikację prostą i bezpośrednią

utrzymuj pisaną komunikację krótką i słodką. Nie ma wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby przekopać się przez akapity-długie e-maile. Zbyt złożone wyjaśnienia i zalecenia od samego początku mogą mylić. Zamiast tego Załóżmy, że odbiorca zrozumie wszystko bezpośrednio lub odpowie własnymi pytaniami; następnie możesz wyjaśnić lub rozwinąć w razie potrzeby. Unikaj również akronimów i zbyt technicznego żargonu, ponieważ spowalniają proces. Jeśli musisz zagłębić się w szczegóły, użyj podtytułów, punktorów i pogrubionych czcionek, aby wyróżnić kluczowe wiadomości.

5. Buduj znaczące, profesjonalne relacje

znalezienie sposobów interakcji na bardziej osobistym poziomie otwiera drzwi do znaczącej komunikacji. Poświęć więc trochę czasu na poznanie swoich współpracowników. W końcu spędzasz większość tygodnia z tymi ludźmi!

proste działania budowania zespołu mogą pomóc i nie muszą być rygorystycznie zaplanowane. Udostępnianie zdjęć, dedykowanie kanału do swobodnej rozmowy, wirtualna kawa lub granie w wirtualne gry quizowe można przeprowadzić na kanałach, z których prawdopodobnie już korzystasz, takich jak komunikatory, czaty grupowe i połączenia wideo.

pozwala to współpracownikom dzielić się osobistymi doświadczeniami i budować relacje zawodowe napędzane zaufaniem i wzajemnym szacunkiem. Pozwala nawet pracownikom budować szczere koleżeństwo z kierownikami zespołów i przełożonymi, usprawniając przepływ pracy w firmie.

6. Słuchaj uważnie

ze wszystkich sygnałów ostrzegawczych, że komunikacja może być lepsza, słuchanie leci pod radarem. To dlatego, że większość z nas jest tak naprawdę złym słuchaczem, ale nawet o tym nie wiemy. Wielozadaniowość, gdy ktoś z tobą rozmawia, planowanie reakcji lub przerywanie, to wszystko wskazuje na to, że Twoje umiejętności słuchania mogą wymagać trochę pracy.

gdy ktoś do ciebie mówi, poświęć całą swoją uwagę. Rób notatki, notując szybkie przypomnienia jedno-lub dwu-wyrazowe. Poczekaj, aż skończą, a następnie zadaj pytania, aby potwierdzić swoje punkty. Praktykowanie empatycznego słuchania może mieć efekt domina zachęcając współpracowników do poprawy własnego słuchania, jak również.

7. Krytykuj konstruktywnie

nikt nie cieszy się z wytykania swoich wad. Więc kiedy musicie prowadzić trudną rozmowę, zachowujcie konstruktywność. Zawstydzanie kogoś lub poniżanie go nie przyniesie lepszego rezultatu. Daj konkretne porady lub wskazówki, jak poprawić. Rozważ regularne opinie, które zawierają pozytywne wzmocnienie. Kiedy pracownicy są konsekwentnie informowani o kwestiach związanych z wydajnością, opinie i krytyka są mniej zastraszające.

korzyści płynące ze skutecznej komunikacji w pracy

po prostu lepsza komunikacja pozwala przedsiębiorstwom osiągnąć wiele konkretnych korzyści. Są to jedne z najbardziej namacalnych zalet według myśli wiodących specjalistów na temat komunikacji.

• informacje i dzielenie się wiedzą w czasie rzeczywistym
• śledzenie postępów projektów i zadań
• koordynacja harmonogramów i obowiązków
• Bezpieczeństwo i Ochrona Informacji

W Brosix bierzemy tę radę sobie do serca. Komunikacja jest przecież istotą naszej działalności. Staramy się pomagać współpracownikom i zespołom lepiej komunikować się za pomocą naszych narzędzi do komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym, zaawansowanych opcji kontroli administracyjnej i najlepszych w swojej klasie zabezpieczeń. Wypróbuj Brosix już dziś i dowiedz się, jak może pomóc Twojej firmie.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov jest menedżerem marketingu cyfrowego w Brosix, specjalizującym się w marketingu SAAS, SEO i strategiach zasięgu. Poza pasją do marketingu cyfrowego, jest zapalonym fanem piłki nożnej i uwielbiam tańczyć. Połącz się z nim na LinkedIn lub Twitterze @baldikovn