10 powodów, dla których proces zarządzania zmianą nie powiedzie się (i jak możesz odnieść sukces)

ponad 70% inicjatyw związanych z procesem zarządzania zmianami organizacyjnymi zawodzi, ale sama zmiana nie jest przeszkodą. Zmiana jest powszechna i naturalna, a nawet nieunikniona. Zmieniają się Pory roku, zmieniają się ludzie, zmieniają się pasma górskie — jednak skuteczne zarządzanie zmianami pozostaje wzniosłym, nawet nie do pokonania wyzwaniem dla wielu organizacji.

dlaczego?

zmiany organizacyjne zdarzają się codziennie. Wyzwanie polega na wprowadzaniu i zarządzaniu wytworzonymi zmianami w celowym i ukierunkowanym kierunku oraz w określonych ramach czasowych.

zmiana biegu rzeki na przestrzeni wielu lat w określonym kierunku wymaga znacznego wysiłku. Jeśli zbudujesz surową tamę, nie zastanawiając się nad jej uderzeniem w dół rzeki, wyniki mogą być druzgocące.

praca, którą wykonujesz, wprowadzając zmianę procesu lub zasady organizacyjne, jest jak zmiana biegu rzeki. Bez niezbędnego wysiłku, rozważenia i narzędzi, wyniki będą w najlepszym razie nieprzewidywalne, a w najgorszym szkodliwe.

chociaż każdy zespół stoi przed unikalnym wyzwaniem w zakresie zarządzania zmianami, znaleźliśmy dziesięć barier wspólnych dla prawie każdej branży.

zajmijmy się każdą barierą i nakreślmy wspierane badaniami strategie ich przezwyciężenia.

10 głównych powodów, dla których proces zarządzania zmianą zawodzi

1. niedociągnięcia strategiczne
2. niedocenianie skali i zakresu
3. zaniedbani interesariusze
4. słaba komunikacja
5. brak wpisowego
6. brak wizji
7. aktywny opór
8. brak oprzyrządowania
9. Bezwładność
10. brak wytrzymałości

jeśli nie planujesz, planujesz zawieść.

skuteczne zarządzanie zmianami zaczyna się od solidnej strategii. Musisz wiedzieć, dlaczego chcesz zmiany, oczekiwane wyniki, kogo to wpłynie i jak planujesz zmienić. Wiele procesów zarządzania zmianami zawodzi, ponieważ pominięto proste szczegóły logistyczne lub taktyczne lub zespół nie był odpowiednio wyposażony.

jak naprawić braki strategiczne?

ramy analizy mocnych, słabych stron, przeszkód, zagrożeń (SWOT) mogą być doskonałym miejscem do rozpoczęcia formułowania strategii.

• jakie są mocne i słabe strony Twojego zespołu i jak możesz je wykorzystać w swoim planie zarządzania zmianą?
• czy są dla Ciebie możliwości tu i teraz?
• jakie zagrożenia lub przeszkody stoją na drodze do wprowadzenia zmian?

nie możesz zaplanować każdej sytuacji awaryjnej, ale wczesna ocena problemów może zaoszczędzić masowych przyszłych bólów głowy. Albo co gorsza, nieudana inicjatywa zmiany.

co trzeba zrobić, aby dokonać zmiany organizacyjnej, którą chcesz osiągnąć?

podobnie jak w przypadku większości znaczących przedsięwzięć, często do osiągnięcia sukcesu potrzebna jest większa ilość zasobów i czasu niż początkowo oczekiwano. Wiele inicjatyw dotyczących zmian procesów nie powiodło się z powodu niedocenianego zakresu, braku zasobów lub upływu czasu.

jak zająć się rozumieniem skali i zakresu?

zanim wykonasz jeden krok w kierunku wdrożenia zmian, pomyśl o procesie Od początku do końca.

• Zaplanuj swoje zasoby z wyprzedzeniem. Określ zasoby, których potrzebujesz, kiedy i jak długo będą potrzebne.
• jak duża jest ta zmiana? Czy jest wystarczająco mały, aby wpłynąć tylko na kilka osób, czy na dużą zmianę organizacyjną?
  • nie staraj się trzymać tego wszystkiego w głowie; użyj systemu zarządzania projektami, aby śledzić i zarządzać tymi wymaganiami.

dzięki zakresowi pracy, która jest przed tobą, będziesz miał łatwiejszy czas na realizację i zarabianie wpisowego od swoich współpracowników.

zaniedbani interesariusze

łatwo jest założyć, kto będzie głównym interesariuszem w procesie zarządzania zmianami. Łatwiej zapomnieć o innych. Mają one równie znaczący udział w wyniku.

jak wyjaśnia Bruce Harpham w swoim artykule CIO, „8 sposobów, w jakie zawodzisz w zarządzaniu zmianami”

„skuteczne zarządzanie zmianami wymaga silnego wkładu ze strony interesariuszy, ale jeśli nie uda Ci się prawidłowo określić, kim naprawdę są prawdziwi interesariusze i czego będą potrzebować, aby wyjść z projektu, twoje wysiłki w zakresie zarządzania zmianami zostaną zatopione.”

jak włączyć interesariuszy od samego początku?

na najwcześniejszych etapach planów zmian musisz wziąć pod uwagę wszystkich, na których wpłynie program.

• poproś o wczesną informację zwrotną od wszystkich zainteresowanych stron
• Zbuduj zespół zarządzania zmianami lub koalicję, aby przewodzić procesowi zarządzania zmianami
• Zapewnij plany działania lub harmonogramy z dużą ilością komunikacji

te wysiłki dadzą interesariuszom poczucie odpowiedzialności za sukces planu i zwiększą widoczność procesu.

słaba komunikacja

sposób w jaki komunikujesz zmiany jest równie ważny jak twój plan wdrożenia. Nieporozumienia są źródłem wielu błędów zmian w procesie.

badanie przeprowadzone przez Willis Towers Watson wykazało, że „tylko dwie trzecie (68%) menedżerów wyższego szczebla twierdzi, że otrzymuje wiadomość o przyczynach głównych decyzji organizacyjnych. Poniżej poziomu kierownictwa wyższego szczebla, komunikat zmniejsza się dalej. Tylko połowa (53%) menedżerów średniego szczebla i 40% nadzorców pierwszego rzutu twierdzi, że ich kierownictwo dobrze wyjaśnia przyczyny głównych decyzji.”

jak można sobie wyobrazić, przy tak niskiej komunikacji wśród kierownictwa, jeszcze mniej indywidualnych pracowników ” dostał wiadomość.”

jak naprawić słabą komunikację?

menedżerowie na każdym szczeblu muszą być ściśle dopasowani. Jak wyjaśnia Victor Lipman w swoim artykule Forbes, menedżerowie powinni „znać w kościach przyczynę zmiany”. Wymaga to przemyślanego treningu, rozwagi i empatii. Pomóż menedżerom zrozumieć, w jaki sposób powinni wdrożyć tę inicjatywę, jaką rolę odgrywają, dokąd zmierza i dlaczego jest ona niezbędna.

aby uniknąć niejasności, udokumentuj proces, krytyczne kamienie milowe i kroki potrzebne do osiągnięcia tego celu.

szukasz dostawcy oprogramowania do zarządzania projektami, który rozumie zarządzanie zmianami? Poproś o demo Workzone, aby zobaczyć, jak Workzone idzie z tobą przez całą drogę do sukcesu w zarządzaniu projektami.

poproś o demo Workzone

brak wpisowego

po zidentyfikowaniu interesariuszy musisz zdobyć ich wpisowe.

skuteczne inicjatywy związane z procesem zarządzania zmianą wymagają zaangażowania od pracowników początkujących po kierownictwo wyższego szczebla i wszystkich pomiędzy nimi.

wpisowe zarówno od kierownictwa wyższego szczebla, jak i poziomu początkującego są ważne z różnych powodów. Wpisowe na wyższe stanowiska kierownicze zwiększa legitymizację twojej inicjatywy. Do codziennej realizacji potrzebne jest kierownictwo średniego szczebla i przywództwo na poziomie podstawowym. Różnica w zaangażowaniu pomiędzy uczestnictwem w procesie „bo ci kazano” a „bo w to wierzysz” to noc i dzień.

ważne jest również, aby myśleć horyzontalnie i zarabiać wpisowe od rówieśników z innych działów. Mogą być pomocnym źródłem w realizacji lub po prostu płytą rezonansową.

jak naprawić brak wpisowego?

jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby zarobić wpisowe od swoich kolegów. Często prawdą jest, że potrzebujesz innej strategii dla każdego obszaru funkcjonalnego. Ostatecznie, buy-in wymaga empatycznego procesu zarządzania zmianami. Ustal plan, który każdy może zrealizować.

• kierownictwo wyższego szczebla będzie chciało znać rzeczy wysokiego poziomu, takie jak cele, pomiary i raporty oraz ogólne cele. Pamiętaj, aby rozwiązać te problemy zapobiegawczo i pokazać, w jaki sposób twoja inicjatywa zmiany wpłynie pozytywnie na wyniki finansowe organizacji.
• liderzy zespołu będą chcieli wiedzieć, jak dobrze te plany pasują do codziennej pracy ich zespołu. Okazywać uwagę na swoje obawy i zabiegać o ich opinie.
• poszczególni współpracownicy muszą zrozumieć, w jaki sposób zainwestowane dodatkowe zasoby się zwrócą. Przekaż wartość ich udziału i oczekiwaną wypłatę.
• koledzy z różnych działów muszą wiedzieć, jak ten wysiłek wpłynie na ich pracę, zanim udzielą jej wsparcia. Zdobądź wpisowe, pokazując im uniwersalne korzyści płynące z inicjatywy zmiany. Upewnij się, że będą mogli liczyć na pomoc w każdym wyzwaniu po drodze.

brak wzroku

brak wizji może odciążyć proces zarządzania zmianą od zakupu do realizacji. Jeśli wizja jest niejasna dla Ciebie, jest niejasna dla tych, którzy wdrażają plany.

w artykule Harvard Business Review „Leading Change: Why Transformation Efforts Fail” John P. Kotter wyjaśnia niezastąpioną rolę wizji.

„w każdej udanej transformacji, jaką widziałem, guiding coalition rozwija obraz przyszłości, który jest stosunkowo łatwy do komunikowania i przemawia do klientów, akcjonariuszy i pracowników.”

bez jednolitej wizji łatwo jest zgubić inicjatywę zmian w mrocznych aspiracjach.

jak naprawić brak wzroku?

aby rozwinąć kluczowy „obraz przyszłości”, który opisuje Kotter, ważne jest, aby skrystalizować swoją wizję w prostą, spójną i fascynującą narrację, w którą zmierza cała praca.

jak będzie po wprowadzeniu zmian i jak będzie lepiej niż w obecnym stanie? Jak mamy się tam dostać?

im mniej słów możesz użyć, aby podzielić się tą wizją, tym bardziej prawdopodobne jest, że uzyska ona akceptację wśród Twojego zespołu. Jeśli nie jesteś w stanie skutecznie odpowiedzieć na te pytania na wczesnym etapie, może to oznaczać, że twój plan zmian wymaga więcej pracy przed przekazaniem go zespołowi.

opieraj się na liderach zmian, których wybrałeś, aby pomóc ci rozwinąć tę wizję i wykorzystać ich perspektywę, aby przekonująco przemawiała do szerszej publiczności.

aktywny opór

niestety wiele programów zarządzania zmianami pada ofiarą „aktywnego oporu”. Ten powód jest często mashupem powyższych powodów, ale może również wskazywać na głębszy problem kulturowy.

jak naprawić aktywny opór?

dwadzieścia lat w zarządzaniu projektami doprowadziło nas do pewnych wniosków na temat odporności na zmiany procesu. Nie jest łatwo przezwyciężyć opór zmiany procesu. Ani trochę. Jednak opracowaliśmy trzyetapową formułę, aby rozwiązać i pokonać najczęstsze źródła oporu.

oto rzut oka na proces:

Omów swoje rozwiązanie zmiany procesu z otwartym umysłem

większość pracowników chce wykonywać najlepszą pracę dla swoich pracodawców. Uważnie słuchaj opinii na temat tego, jak ta zmiana wpłynie na twój zespół i organizację. Prawdopodobnie zyskasz cenne spojrzenie na wpływ twojego planu.

Zidentyfikuj, dlaczego członkowie zespołu stawiają opór i zajmij się tym

chociaż każdy zespół i każda sytuacja są różne, istnieją trzy wspólne powody oporu wobec zmian:

1. nieufność-aby zdobyć ich zaufanie, ważne jest, aby być konsekwentnym, uczciwym, przejrzystym i chroniącym. Gdy dowiedzą się, że mogą ci zaufać, Twój zespół będzie znacznie chętniejszy do zaangażowania się w inicjatywę zmian.
2. pesymizm-dotychczasowe nieudane wysiłki na rzecz zmian mogą sprawić, że pracownicy poczują się tak, jakby nowe wysiłki na rzecz zmian były równie prawdopodobne. Pomóż im to przezwyciężyć, zdając sobie sprawę, że rzeczy mogą się zmienić.
3. komfort – zespół kompetentny w swojej bieżącej pracy będzie miał trudności z przeniesieniem tego sukcesu na nowe wyzwania. Aby zespół zaakceptował zmiany, musi pamiętać, jak długo zajęło mu zobaczenie sukcesu, który osiągnął dzisiaj. Muszą stawiać realistyczne oczekiwania, a nie w oparciu o ich obecny sukces. I potrzebują miejsca, by móc zawieść.

upewnij się, że priorytetyzujesz działania, które zwiększają zaufanie, pomagają przezwyciężyć wcześniejsze niepowodzenia i ustalają oczekiwania.

Zamień opór w plan działania

Zamień konkretne zastrzeżenia W cele, aby zarobić na zmianę. Oto formuła, którą możesz zastosować:

• przejdź do sedna problemu. Upewnij się, że nie przekręcasz ich pozycji.
  • Naprawdę?”
• pracuj razem, aby ten sprzeciw przekształcić w cel:
  • ” aby to się udało, musimy_______.”
• Get their commitment:
  • ” If we can________, are you on board with this change?”

brak oprzyrządowania

co narzędzia mają wspólnego z procesem zarządzania zmianą?

więcej niż myślisz. Bez udokumentowanego procesu zmian, pojedynczego źródła prawdy lub systemu zapisu, istotne elementy planu łatwo zostać błędnie zinterpretowane lub utracone. Program, który rozpoczął się po prawej stronie, może szybko pójść na marne bez narzędzi, które go obsługują.

jak naprawić brak odpowiednich narzędzi?

jak wyjaśniają Boris Ewenstein, Wesley Smith i Ashvin Sologar w swoim dokumencie firmowym McKinsey &, „…zastosowanie nowych narzędzi cyfrowych może sprawić, że zmiana stanie się bardziej znacząca—i trwała—zarówno dla osób, które jej doświadczają, jak i dla tych, którzy ją wdrażają.”

obecnie istnieje wiele narzędzi, które mogą ułatwić nawigację po zmianach. Przychodzą na myśl podstawowe listy zadań do zarządzania projektami. Nawet Udostępnij Google Doc pomaga zachować wszystkie myśli razem. Po prostu upewnij się, że znajdziesz wspólne narzędzie, które twój zespół przyjmie i wykorzysta.

Bezwładność

bezwładność: odporność obiektu na wszelkie zmiany jego ruchu, w tym zmianę kierunku.- Wikipedia

Im dłużej trwa proces, tym więcej ludzi inwestuje się w ten proces, tym jest im wygodniej. To duża bezwładność.

często ludzie czują się komfortowo robiąc rzeczy w określony sposób, ponieważ ” zawsze tak robiliśmy.”W pewnym momencie opracowano proces, który działał wystarczająco dobrze, aby ludzie czuli się komfortowo po nim.

jak naprawić (organizacyjną) bezwładność?

chociaż może się wydawać, że twój obecny proces jest nieruchomym obiektem, musisz zacząć od małego. Małe wygrane się sumują. Każda rozmowa to szansa na pozyskanie kogoś innego. Im więcej rozpędu możesz zbudować, tym bardziej niepowstrzymaną siłą staniesz się.

wykorzystaj swoją nową koalicję entuzjastycznych zmian, aby utrzymać ten impet.

brak wytrzymałości

chociaż dobrze opracowany i obsługiwany program zarządzania zmianami może być w stanie osiągnąć znaczącą transformację w krótkim czasie, rzadko (jeśli w ogóle) dzieje się to z dnia na dzień. Jak wyjaśnia Brent Gleeson w swoim artykule dla Inc., nawet eksperci i konsultanci ds. zarządzania zmianami uważają, że roczne plany zarządzania zmianami trwają dwa lub więcej lat.

jak naprawić brak wytrzymałości?

Większość inicjatyw zmian odbywa się w wydłużonym czasie, a częścią opracowania udanego planu zarządzania zmianami jest zrozumienie tego harmonogramu i skuteczne komunikowanie go. Jeśli wykonałeś dobrą robotę, określając zakres zmian, które chcesz osiągnąć, będziesz miał dokładniejszy obraz tego, jak długo zajmie ich wdrożenie.

przejrzystość jest kluczowa. Jeśli przewidujesz, że zmiana procesu zajmie kilka tygodni, ale zajmie siedem miesięcy, będziesz miał trudności z utrzymaniem wszystkich na pokładzie. Ważne jest również, aby pamiętać, że zmiana nie następuje z dnia na dzień. Jeśli nie jesteś w nim na dłuższą metę, nie oczekuj zmiany trzymać.

podsumowując

opanowanie procesu zarządzania zmianami jest jednym z najtrudniejszych problemów dla każdej organizacji, a Statystyki to odzwierciedlają; jednak staranne planowanie, nowoczesne narzędzia i częsta, przemyślana komunikacja pomogą Ci ułożyć talię na swoją korzyść.

współpracuj z firmą zajmującą się oprogramowaniem do zarządzania projektami, która rozumie, jak trudno jest zmienić. Zamów wersję demonstracyjną już dziś i zobacz, jak Workzone idzie z Tobą w drodze do zarządzania projektami.

poproś o demo Workzone