Per quanto tempo devo conservare i documenti?

Quando si declutterano e si organizzano file, una domanda che mi viene comunemente posta è: per quanto tempo dovrei tenere i documenti? In questo articolo, vedremo i documenti più comuni che le persone hanno nelle loro case e considerare quanto tempo dovremmo tenerli per. Questo post è stato progettato per fornire solo consigli generali, i documenti che è necessario mantenere possono variare a seconda delle circostanze personali. Se siete in dubbio, si dovrebbe chiedere una consulenza professionale.

I documenti sono una di quelle cose che si archiviano e raramente tornano indietro. Cioè fino a quando lo spazio diventa una preoccupazione o devi muoverti. Rientrano molto nella categoria” fuori dagli occhi, fuori dalla mente”.

L’elenco che segue ti aiuterà a identificare quali record devi conservare e per quanto tempo dovresti tenerli.

Dichiarazioni dei redditi personali e documenti fiscali

L’Australian Taxation Office (ATO) consiglia di conservare i documenti relativi ai tuoi registri fiscali per 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Questo include tutti i documenti come certificati di gruppo, ricevute ed estratti conto bancari.

Buste paga

La maggior parte delle leggi relative al tuo impiego hanno uno statuto di limitazioni di 7 anni. Ciò significa che dopo 7 anni di solito non sei in grado di presentare un reclamo contro il tuo datore di lavoro. Per questo motivo, hai solo bisogno di mantenere buste paga per sette anni. Qualsiasi cosa più vecchia di questa può essere triturata e smaltita.

Dichiarazioni dei redditi aziendali e documenti fiscali

Se gestisci un’azienda o hai attività/investimenti che producono reddito, sei tenuto per legge a essere in grado di spiegare tutte le transazioni. È quindi necessario conservare una copia elettronica o cartacea di tutti i record. Come regola generale, l’ATO richiede di tenere un registro per 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Fatture

Non vi è alcun lasso di tempo impostato che si sono tenuti a mantenere le fatture una volta che sono stati pagati. È possibile scegliere di ricevere una copia digitale delle fatture, al contrario delle versioni cartacee. Questo è un ottimo modo per ridurre l’ingombro della carta.

Se c’è una controversia che è stato pagato un conto, la transazione è di solito in grado di essere rintracciato utilizzando la vostra banca o estratto conto della carta di credito. A volte può essere utile per mantenere alcune bollette in modo da poter tornare indietro su di loro e confrontare le spese e le tasse. Una buona regola empirica è quella di mantenere tutte le fatture che si consiglia di rivedere in un secondo momento per 12 – 24 mesi.

Banca, carta di credito e dichiarazioni Superannuation

Hai fatto il passaggio alla transizione a dichiarazioni senza carta? Se non ora può essere il momento di suonare intorno e richiedere copie elettroniche delle vostre dichiarazioni per ora.

Quanto spesso fai riferimento a un estratto conto bancario cartaceo quando stai comunque esaminando i tuoi conti? In questi giorni la maggior parte delle persone ha accesso ai propri account online o tramite un’app. Queste piattaforme di solito ti danno la possibilità di cercare le transazioni effettuate tra due date specificate. Quindi si può chiedere se hanno davvero bisogno di mantenere una copia fisica delle dichiarazioni a tutti?

Se avete bisogno di una dichiarazione in forma cartacea, la maggior parte delle istituzioni ristampare e rilasciarli a voi per una piccola tassa di ricerca. Si potrebbe verificare con voi banca o istituto finanziario per scoprire che cosa la tassa è. Vale la pena considerare se il tempo e lo sforzo necessari per archiviare e conservare copie cartacee dei tuoi estratti conto bancari sono superiori al costo di sostituirli nel caso in cui si verifichi una situazione insolita.

Ricevute

Quanto tempo conservi le ricevute dipende davvero dal tipo di ricevute di cui stiamo parlando. Se le ricevute sono stati utilizzati a fini fiscali si sono tenuti a tenerli per 5 anni.

È necessario conservare le ricevute per acquisti più grandi fino a quando la garanzia li copre.

Le ricevute per acquisti più piccoli possono essere conservate per periodi di tempo molto più brevi. Le ricevute per il cibo e le forniture per la casa devono essere conservate per 1 o 2 settimane nel caso in cui sia necessario restituire un articolo al negozio.

Le ricevute di vestiti e altri articoli per la casa e per la casa perdono la maggior parte del loro valore dopo averli rimossi dalla confezione originale, tolti i tag o utilizzati. Una volta che questo è accaduto si potrebbe considerare di mantenere la ricevuta per un breve periodo. Questo potrebbe essere abbastanza lungo da garantire che le merci non siano difettose. Una volta che si è soddisfatti che non si ha intenzione di restituire un articolo si può sbarazzarsi della ricevuta. Mantenere le ricevute cartacee che non utilizzerai in futuro occupa spazio prezioso nella tua casa e nessuno lo vuole.

Documenti ufficiali e documenti di identificazione

Dovresti sempre tenere documenti, come il tuo certificato di nascita o altri documenti che dimostrano la tua identità.

Alcuni documenti di identificazione come passaporti e licenze scadono. È possibile disporre di questi di una volta che li avete sostituiti. Assicurati di smaltirli in modo ragionevole, però. Non vuoi che finiscano nelle mani sbagliate.

Non buttare mai via le certificazioni di matrimonio, le qualifiche universitarie, le dichiarazioni della polizia o qualsiasi documento che potrebbe essere necessario per le apparenze in tribunale in corso o in attesa.

Garanzie e manuali di istruzioni

Si dovrebbe mantenere le garanzie per il periodo l’articolo è coperto. Questo potrebbe essere ovunque tra 1 anno a una garanzia a vita. Le garanzie devono essere trattate caso per caso.

In Australia, hai diritti sotto le garanzie dei consumatori. Ciò significa che potresti essere in grado di richiedere un reso, una sostituzione o una riparazione anche dopo che tutte le garanzie che hai da un’azienda sono scadute. Potete trovare di più su questo QUI.

È una buona idea fotocopiare la ricevuta o la prova di acquisto e allegarla alla garanzia in modo che, se è necessario presentare un reclamo, tutti i documenti necessari siano in un unico posto e facili da individuare.

La maggior parte degli elettrodomestici ha libretti di istruzioni online in questi giorni. Se si acquista un nuovo apparecchio, fare una rapida ricerca su Google per la versione PDF. Se il libretto di istruzioni è disponibile online, è possibile smaltire il libretto di istruzioni. Quanto spesso si fa effettivamente riferimento a questi libri di istruzioni in ogni caso?

Cartelle cliniche

Potrebbe essere necessario valutare se è necessario conservare documenti relativi alle cartelle cliniche caso per caso. Deve tenere un registro delle vaccinazioni, delle vaccinazioni e delle allergie che Lei o la sua famiglia ha effettuato. Probabilmente avrete bisogno di queste informazioni ad un certo punto in futuro. Quando i bambini crescono è possibile passare queste informazioni su di loro.

Si dovrebbe anche tenere tutte le cartelle cliniche che si riferiscono a una grave malattia o infortunio o qualsiasi condizione cronica e degenerativa. Può essere utile per i medici di avere accesso ai vecchi risultati dei test o raggi X per fare confronti. Si dovrebbe anche tenere tutte le cartelle cliniche che sono stati utilizzati per l’assicurazione o Centrelink reclami a meno che non si è certi che è possibile accedere a queste informazioni in un altro modo in futuro.

Molti stati in Australia richiedono al medico di tenere le cartelle cliniche per sette anni dalla data dell’ultimo ingresso o fino a quando un bambino compie 25 anni di età. Quindi c’è un’altra strada per ottenere copie delle cartelle cliniche, ma c’è un limite di tempo e potrebbe essere necessario pagare la pratica una tassa per l’accesso e la stampa del file.

Si può buttare via tutte le vecchie ricevute per le fatture mediche o farmaci una volta che li hanno richiesto attraverso Medicare o la vostra assicurazione sanitaria privata.

La tua casa

Ci sono alcuni documenti relativi alla casa che dovresti tenere come titoli, documenti legali e polizze assicurative.

Tariffe, acqua e corpo bollette aziendali di solito si può accedere attraverso il vostro consiglio locale o corpo corporate manager, se necessario. È utile per mantenere 1-2 anni in modo che è possibile fare riferimento a loro e li usa per fare il vostro bilancio familiare.

La tua auto

Vale la pena tenere una copia degli ultimi documenti di registrazione di 1 – 2 anni e un registro delle polizze assicurative e delle date in cui coprono.

Puoi richiedere la tua assicurazione anche se il periodo di copertura è passato. Ciò significa che se qualcuno fa un reclamo contro di voi per un incidente che è accaduto in passato, si può ancora rivendicare questo contro la vostra politica per quell’anno. Non è necessario conservare necessariamente una copia cartacea delle vecchie politiche, ma è necessario tenere un registro di quale azienda eri con, il numero di polizza e quali date tale politica copre.

Arte per bambini

L’arte per bambini è uno di quegli oggetti che vengono comunemente accumulati. Quanto è difficile sbarazzarsi dei capolavori del tuo piccolo? Non ci sono regole stabilite per quanti documenti conservare e quanti sbarazzarsi. Questa è una scelta personale e che solo tu puoi decidere.

Se si desidera mantenere più di quanto si è comodo memorizzazione, prendere in considerazione scattare foto di loro e la loro memorizzazione digitale o trasformarli in un libro fotografico.

Posta indesiderata e giornali

La posta indesiderata è chiamata posta indesiderata per un motivo. Vecchi cataloghi, volantini promozionali, lettere di spamming e giornali dovrebbero essere buttati fuori non appena li hai guardati. Molti di questi elementi diventano inutili una volta che un certo lasso di tempo è passato. 99.9% del tempo non c’è alcun motivo per mantenere questi documenti nella vostra casa e dovrebbe essere riciclato non appena si ottiene la possibilità.

Smaltimento dei documenti

Se si dispone di documenti, si consiglia di assumere o acquistare un trituratore. Potresti usarli per accendere il fuoco in inverno. È inoltre possibile noleggiare un bidone con serratura o sacchetto sicuro, riempirlo con il lavoro di ufficio indesiderati e una società come il servizio di triturazione documento nazionale può distruggere e smaltire i record per voi. Qualunque sia il metodo che decidi, la cosa più importante è farli uscire dalla porta una volta per tutte.

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