Per quanto tempo devi conservare i registri delle retribuzioni?

22 Agosto Per quanto tempo si deve conservare i record del libro paga?

La Social Security Administration e l’IRS hanno pubblicato una pubblicazione congiunta che offre preziosi suggerimenti per i datori di lavoro che vogliono ripulire i loro vecchi file sui salari. Nella maggior parte dei casi (ma non in tutti), ciò significa seguire una regola di conservazione di quattro anni.

La pubblicazione avverte che il mancato rispetto dei requisiti di conservazione dei record può comportare sanzioni considerevoli e grandi premi di insediamento per i datori di lavoro che non sono in grado di fornire le informazioni richieste quando richiesto dall’IRS o come parte di una causa relativa all’occupazione. (I record potrebbero anche essere richiesti dalle agenzie statali.)

Il Record-in-Regola Generale

Come applicare ai datori di lavoro che trattenere e pagare federale sul reddito, la Sicurezza Sociale e Medicare tasse, SSA/IRS Reporter dice che i dati relativi a tali imposte devono essere conservate per almeno quattro anni dopo la data di scadenza dell’personali del dipendente redditi (generalmente 15 aprile) per l’anno in cui è stato effettuato il pagamento.

Secondo il reporter SSA / IRS, questi record includono:

• Il numero di identificazione del datore di lavoro;
• Dipendenti, i nomi, gli indirizzi, le occupazioni e i numeri di previdenza Sociale;
• totale importi e le date dei pagamenti di compensazione e importi trattenuti per le tasse o altro, compresa riportati consigli e il valore equo di mercato di i pagamenti non in contanti;
• I compensi soggetti a ritenuta d’acconto per redditi federale, Social Security e Medicare imposte, e i corrispondenti importi trattenuti per ogni fiscali (e la data trattenuto se la ritenuta si è verificato in un giorno diverso rispetto la data di pagamento);
• Il periodo di paga coperti da ogni pagamento di un indennizzo;
• Dove applicabile, la ragione(s) perché la compensazione totale e la base imponibile per ciascuna aliquota fiscale sono diversi;
• Il dipendente di un Modulo W-4, Dipendente Ritenuta d’acconto Indennità di Certificato;
• di Ciascun dipendente date di inizio e di fine del rapporto di lavoro;
• Istruzioni fornite dal dipendente di segnalazione suggerimenti ricevuti;
• Fringe benefit previsti per i dipendenti e qualsiasi richiesta di fondatezza;
• Regolazioni o insediamenti di imposte e tasse; e
• Quantità e date di depositi fiscali.

I datori di lavoro dovrebbero anche seguire la regola di mantenimento di quattro anni per i record relativi ai pagamenti di continuazione salariale effettuati ai dipendenti dal datore di lavoro o da terzi nell’ambito di un piano di infortuni o di salute. Tali registrazioni dovrebbero includere le date di inizio e fine del periodo di assenza e l’importo e la tariffa settimanale di ciascun pagamento (compresi i pagamenti effettuati da terzi). I datori di lavoro dovrebbero anche conservare copie del modulo W-4 del dipendente, richiesta di ritenuta federale dell’imposta sul reddito dalla retribuzione per malattia e, se del caso, copie del modulo 8922, riepilogo della retribuzione per malattia di terze parti.

Una regola diversa si applica per i record che comprovano qualsiasi ritorno di informazioni e dichiarazioni del datore di lavoro ai dipendenti per quanto riguarda le assegnazioni di punta. Sotto il codice fiscale, questi record devono essere conservati per almeno tre anni dopo la data di scadenza del ritorno o della dichiarazione a cui si riferiscono.

Richieste di rimborso dell’imposta trattenuta

Il reporter SSA/IRS afferma che i datori di lavoro che presentano una richiesta di rimborso, credito o riduzione delle imposte sul reddito e sul lavoro trattenute devono conservare i record relativi alla richiesta per almeno quattro anni dopo la data di deposito della richiesta.

Fringe Benefit Records

Il codice fiscale fornisce un obbligo di registrazione esplicito per i datori di lavoro con piani di fringe benefit enumerati, come l’assicurazione sanitaria, la caffetteria, l’assistenza educativa, l’assistenza all’adozione o il piano di assistenza per le cure dipendenti. Essi sono tenuti a tenere qualsiasi record sono necessari per determinare se il piano soddisfa i requisiti per escludere gli importi delle prestazioni dal reddito.

Nota: Le disposizioni del codice fiscale relative ai record dei fringe benefit non specificano per quanto tempo devono essere conservati i record relativi ai fringe benefit specificati. Presumibilmente, sono soggetti alla regola di quattro anni ai sensi della regola generale dei registri sopra citata, e quindi dovrebbero essere conservati almeno quattro anni dopo la data di scadenza di tale imposta per il periodo di restituzione a cui i registri si riferiscono o la data in cui tale imposta è pagata, a seconda di quale sia successiva.

Attenzione: nella misura in cui qualsiasi fringe benefit records deve anche essere conforme al titolo I di ERISA, si applica un periodo di conservazione più lungo di sei anni.

Record di disoccupazione fiscale

Il Federal Unemployment Tax Act (FUTA) richiede ai datori di lavoro di conservare i record relativi alla compensazione guadagnati e contributi di disoccupazione effettuati. Secondo la regola generale dei record, tali record devono essere conservati per quattro anni dopo la data di scadenza del modulo 940, la dichiarazione dei redditi annuale federale di disoccupazione del datore di lavoro o la data in cui è stata pagata l’imposta FUTA richiesta, a seconda di quale sia successiva.

I record devono essere conservati a sostegno:

• L’importo totale della retribuzione dei dipendenti corrisposta durante l’anno civile;
• L’importo dell’indennizzo per la FUTA fiscale;
• Stato di disoccupazione, contributi, con separata totali per gli importi versati dal datore di lavoro e le somme trattenute dagli stipendi ai dipendenti (attualmente, Alaska, New Jersey e Pennsylvania richiedono i contributi dei dipendenti);
• Tutte le informazioni presenti sul Modulo 940 (con tabella A e/o R in quanto applicabili); e
• Se applicabile, il motivo per cui la compensazione totale e gli importi imponibili sono diversi.

Il reporter SSA / IRS ricorda ai datori di lavoro che i requisiti di conservazione dei record sono stabiliti anche dal Dipartimento federale del lavoro e dalle agenzie di assicurazione salariale e di disoccupazione.

Tre anni

Le seguenti informazioni devono essere mantenute per almeno tre anni: Le informazioni sulla legge Affordable Care (moduli 1094-B, 1095-B, 1094-C e 1095-C). Conservarli per almeno tre anni dalla data di scadenza della segnalazione. Conservare anche le dichiarazioni di informazioni e le dichiarazioni del datore di lavoro ai dipendenti sulle assegnazioni di mancia per almeno tre anni dopo la data di scadenza del reso o della dichiarazione a cui si riferiscono.

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