slimme eigenaren van kleine bedrijven weten hoe belangrijk het is om gevoelige informatie te beschermen en uit verkeerde handen te houden. Dat betekent dat er systemen zijn om ervoor te zorgen dat digitale bestanden en records veilig zijn. Net zo belangrijk is natuurlijk hoe je omgaat met al het papier dat door je werkplek gaat, en waar het naartoe gaat als het niet langer nodig is.
zelfs in onze online, verbonden wereld wordt er nog steeds veel informatie uitgewisseld in fysieke formaten. Gewoon gooien in de recycling bin zonder maatregelen te nemen om de informatie die het onthult te beschermen is een uitnodiging voor data dieven om hun vuile werk te doen.
hier is een blik op enkele van de verschillende soorten documenten waarvan u zeker moet zijn dat u ze versnippert of vernietigt.
alles wat kan worden gebruikt voor identiteitsdiefstal
of het nu gaat om het onthullen van persoonlijke informatie over een werknemer of een klant, documenten met informatie die kan worden gebruikt voor identiteitsdiefstal zijn een no-brainer voor de shredder. Denk aan payroll records voor uw personeel, kopieën van foto-identificaties, of creditcard-en huisadres informatie voor uw klanten. Als je denkt dat iets geschreven of geprint op een stuk papier ook maar een klein beetje gevoelig is, heeft het geen zin om het niet te versnipperen.
documenten met betrekking tot banken, financiën en belastingen
of het nu payroll records, jaarlijkse budgetten, oude belastingaangiften en audits, of bankafschriften en ongeldige cheques, u wilt niet dat dit soort documenten intact in een container of recycling bin. Als je papier hebt met financiële details van welke aard dan ook, zelfs verlopen informatie, niet de prijs betalen voor slordige verwijdering! Stuur het naar de shredder en houd iedereen veilig.
documenten met vertrouwelijke gegevens over uw bedrijf
beschermen het harde werk dat uw kleine onderneming doet door alle documenten met vertrouwelijke informatie die uw concurrenten ten goede zou kunnen komen, naar behoren te verwijderen. Dit betekent bestanden met betrekking tot onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten en ideeën, of plannen en voorstellen voor toekomstige projecten. Andere documenten in deze categorie omvatten alles met betrekking tot interne rapporten en tests, exclusieve formules, zelfs training en handleidingen.
documenten met betrekking tot gezondheid en personeel
medische dossiers van uw personeel of cliënten dienen met de gevoeligheid te worden behandeld die zij verdienen. Hetzelfde geldt voor items met betrekking tot personeel, of dat cv ‘ s en toepassingen, disciplinaire rapporten, of prestatie-evaluaties en beoordelingen van werknemers. Bescherm het recht van eenieder op privacy door ervoor te zorgen dat documenten met deze beschrijving worden behandeld voordat ze worden verwijderd.
juridische documenten en contracten
hier is een zeer simplistische vuistregel die u later een ernstige hoofdpijn kan besparen: als een advocaat betrokken was bij een document, zorg ervoor dat het goed wordt verwijderd. Je wilt niet rotzooien met juridische documenten, contracten, of iets dergelijks, dus wees voorzichtig en stuur ze allemaal naar de shredder als je zeker weet dat ze niet meer nodig zijn.
verzekeringsgegevens en rekeningen
gegevens met betrekking tot verzekeringen voor uw kleine onderneming en de inhoud ervan moeten altijd worden vernietigd, niet weggegooid. Hetzelfde geldt voor oude rekeningen van nutsbedrijven of iets anders met betrekking tot uw werkplek zelf, zoals rekeningen voor internet en mobiele telefoon service. Dergelijke documenten bevatten meestal rekeningnummers en adresgegevens, die altijd privé moeten worden gehouden.
hebt u een plaats nodig om uw gevoelige documenten te verwerken? De UPS Store locaties in heel Canada bieden veilige shredder diensten aangedreven door Iron Mountain, zodat u kunt beschikken over persoonlijke en zakelijke documenten op de juiste manier. Neem Contact op met uw dichtstbijzijnde locatie voor meer informatie.