informatie heeft context nodig, en we moeten die context bieden op een manier die gebruikers niet belast, maar hen ondersteunt. Dit betekent dat we ten volle moeten profiteren van herkennings-en analytics-technologieën om de manier waarop we die context ontwikkelen te stroomlijnen en te automatiseren.
een van deze tools is metagegevens. Metadata biedt aanzienlijke voordelen in termen van het begrijpen van informatie op nieuwe manieren en in de mogelijkheid om die intelligentie te benutten om innovatie en de klantervaring te stimuleren.
Wat is Metadata?
er is geen enkele definitie van “metagegevens” die internationaal en universeel is overeengekomen – er zijn veel soortgelijke definities of beschrijvingen die meestal dezelfde punten bestrijken. U dient de meest geschikte en relevante aan te nemen voor de context van uw informatiebeheeractiviteiten en de organisatie waarin u werkt.
ISO-norm 15489 geeft deze eenvoudige definitie:
“Data describing content, content, and structure of records and their management through time.”
het Amerikaanse Ministerie van Defensie heeft een definitie van metagegevens in zijn DOD 5015.2-standaard, die ook vergelijkbaar is met de ISO-normen, namelijk:
“gegevens die opgeslagen gegevens beschrijven: dat wil zeggen gegevens die de structuur, gegevenselementen, onderlinge verbanden en andere kenmerken van elektronische records beschrijven.”
dit illustreert verschillende andere doeleinden die metagegevens in Erm-systemen (Electronic Records Management) dienen.
ten slotte definieert NISO, de Amerikaanse National Information Standards Organization, metagegevens als::
“gestructureerde informatie die het gemakkelijker maakt een informatiebron op te halen, te gebruiken of te beheren.”
let op de overeenkomsten en verschillen in deze definities en denk na over hoe ze zich verhouden tot de context van uw eigen werk. Metadata wordt vaak data over data of informatie over informatie genoemd.
Wat is de bedrijfswaarde van Metadata?
de primaire waarde van Metadata wordt geleverd met de manier waarop het is afgestemd op specifieke bedrijfsdoelstellingen en-doelstellingen en deze ondersteunt. Hier zijn een paar van de manieren waarop Metadata waarde aan het bedrijf brengt:
- classificatie-Metadata speelt een belangrijke rol in de classificatie, of het organiseren van uw inhoud retentie – Metadata kan worden gebruikt om dingen te volgen zoals de data die zijn gekoppeld aan een document bijbehorende record schema.
- informatiebeveiliging-metadata kunnen worden gebruikt om een beveiligingsinstelling te markeren, toegangs-en bewerkingsrechten te valideren en zo de distributie te controleren.
- Customer Experience-metagegevens kunnen ook worden gebruikt als een manier om de waardering van inhoud van gebruikers vast te leggen, bijvoorbeeld om aan te geven dat inhoud “waardevol of “nutteloos” of zelfs “gedateerd is.”
- informatie “vindbaarheid” – Metadata is uiterst waardevol als een zoek-en opzoekingsbevorderend mechanisme door gebruikers in staat te stellen een query op een bepaald veld te richten, zoals auteur, onderwerp, datum, enz.
metagegevens zijn een belangrijk onderdeel van de fase van het vastleggen, aanmaken en organiseren van inhoud tijdens de levenscyclus van de inhoud. Als de bijbehorende metadata niet wordt vastgelegd op hetzelfde moment dat de inhoud is, maakt u snel een verzameling van inhoud die moeilijk te beheren, te vinden en op te halen is.
kortom, metagegevens zijn een van de grondslagen voor een efficiënt en effectief beheer van informatie.