Wat is Companies House? Welke formulieren moet u indienen?

bij het opzetten en runnen van een bedrijf, zult u regelmatig betrokken zijn bij Companies House. In dit artikel kijken we naar de belangrijkste functies van Companies House en welke verplichtingen naamloze vennootschappen hebben.

Companies House – sleutelfuncties

Companies House is de regelgevende instantie voor de registratie van bedrijven en het bijhouden van bedrijfsregisters. Volgens de organisatie zelf, de belangrijkste functies van Companies House zijn om:

• naamloze vennootschappen op te nemen en te ontbinden;
• onderzoekt en bewaart bedrijfsinformatie die is verstrekt krachtens de Companies Act en aanverwante wetgeving; en
• maakt deze informatie beschikbaar voor het publiek.

geschiedenis

sinds 1844 is er enige vorm van registratie van ondernemingen, hoewel het oprichtingsproces en het beheer van levende ondernemingen onder de wet vallen. De registraties van bedrijven zijn wettelijk geregeld via de Companies Act 1985, 1989 en 2006 (lopend). Er zijn momenteel meer dan 4 miljoen naamloze vennootschappen geregistreerd in het Verenigd Koninkrijk, met meer dan 600.000 nieuwe bedrijven opgericht in 2019-20 alleen al.

verplichtingen van vennootschappen

de term “naamloze vennootschap” omvat verschillende soorten vennootschappen, waaronder Private Limited Companies (Ltd), Public Limited Companies (PLC) en Limited Liability Partnerships (LLP). Alle naamloze vennootschappen moeten elk jaar hun jaarrekening indienen bij Companies House, en een jaarlijkse Bevestigingsverklaring invullen (die fundamentele informatie over uw bedrijf bevat). U bent ook verplicht om het Huis van vennootschappen op de hoogte te stellen van wijzigingen in de bedrijfsgegevens (zoals wijziging van het hoofdkantoor, wijziging in de aandelenstructuur van het bedrijf, en elke wijziging in de gegevens van de directeur(s) of de secretaris van het bedrijf.

Wat zijn de belangrijkste formulieren en documenten die u naar Companies House moet sturen?

de meeste bedrijven gebruiken Webfiling om wijzigingen in te dienen bij Companies House Deze dagen, hoewel u nog steeds de optie hebt om papieren versies te gebruiken. U kunt ook een volledige lijst van alle beschikbare formulieren bekijken, van oprichting tot het sluiten van een bedrijf.

oprichting (formulier IN01 + Memorandum & statuten)

de allereerste interactie die u zult hebben met Companies House. Dit omvat formulier IN01, Plus statuten en statuten. Lees hier meer over deze incorporatieformulieren.

jaarrekening

alle vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid zijn wettelijk verplicht een boekhouding te voeren en hun jaarrekening bij Companies House te deponeren. Bestuurders zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de aflevering van de jaarrekening, en kunnen worden bestraft als de jaarrekening laat wordt afgeleverd – zelfs als het uw accountant is. Uw jaarrekening moet altijd op een hoog niveau worden opgesteld, zodat ze elektronisch kunnen worden gescand.

Bevestigingsverklaring (voorheen bekend als uw “jaarrendement”)

elke onderneming moet elk jaar een Bevestigingsverklaring indienen – die een momentopname van de onderneming op een bepaald moment geeft, met gegevens over de bestuurders, het aandelenkapitaal en het maatschappelijke adres. U moet ook een personen van significante controle (PSC) register bij te houden, die de Registrar van elke persoon of entiteit die ten minste 25% controle over het bedrijf informeert.

het Huis van vennootschappen informeren over wijzigingen in uw naamloze vennootschap

hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom u de Registrar van wijzigingen in uw vennootschap zou moeten bijwerken:

• verandering van bedrijfsnaam.
• verandering van Bedrijfsadres.
• benoemt, beëindigt of wijzigt de gegevens van bedrijfsleiders en/of secretarissen.
• wijzig de locatie of gegevens met betrekking tot uw bedrijfsgegevens.
• bijzonderheden over eventuele bijzondere resoluties.
• wijzigingen in het aandelenkapitaal van de onderneming.
• gegevens over eventuele kosten die tegen de onderneming worden ingebracht.
• verzoeken om de onderneming te schrappen (sluiten) en uit het register te schrappen.

Wat gebeurt er als u de regels niet volgt?

indien een bedrijf actief is, maar niet tijdig en nauwkeurig bedrijfsinformatie verstrekt, kunnen de functionarissen van het bedrijf in kwestie worden vervolgd.

vergeet niet dat de bestuurders van het bedrijf wettelijk verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van deze taken, zodat ze in hun persoonlijke hoedanigheid vervolgd kunnen worden als ze dat niet doen.

naast het risico van vervolging is het belangrijk om te onthouden dat er een automatische financiële sanctie is wanneer rekeningen te laat worden ingediend.

dit betekent dat alle vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid over een sterk en competent boekhoudteam moeten beschikken dat de indiening van documenten kan plannen en de problemen kan voorkomen die zich zouden kunnen voordoen bij te late indiening of helemaal geen indiening.

laatst bijgewerkt: 2 mei, 2021