sponsoring voor fondsenwerving-evenementen

u hebt uw volgende fondsenwerving evenement gepland en uitgewerkt hoeveel het zal kosten om het uit te voeren.

de volgende stap is het vinden van sponsors om de kosten te helpen dekken.

als u niet hebt geprobeerd om sponsoring voor fondsenwerving evenementen veilig te stellen, kan het overweldigend aanvoelen. Waar vind je bedrijven die geà nteresseerd zijn in het springen aan boord? En hoe moedig je ze over de lijn?

Als u een kleinere organisatie bent, kunt u bang zijn dat u te kort komt tegen grotere of meer gevestigde concurrenten.

in deze gids bespreken we hoe u de juiste sponsors kunt vinden voor uw fondsenwervingsevenement en geven we tips over hoe u contact kunt maken met potentiële sponsors (en hoe u dit niet kunt doen!).

waarom bedrijven Fondsenwervingsevenementen sponsoren

sponsoring omvat het doen van betalingen of het aanbieden van ondersteuning in natura aan uw organisatie-meestal in ruil voor goedkope promotie voor het bedrijf. Hun naam en merk staan voor de aanwezigen.

veel bedrijven willen iets teruggeven aan de lokale gemeenschap en er kunnen ook belastingvoordelen voor hen zijn. Ze zullen ook publiciteit en goodwill ontvangen voor het helpen om het evenement te laten gebeuren.

een stap-voor-stap handleiding voor het beveiligen van Sponsors voor Fondsenwervingsevenementen

Nu u weet waarom bedrijven graag sponsors van evenementen willen worden, zullen we u uitleggen hoe u de juiste sponsors kunt kiezen.

• Stap 1: Definieer uw sponsoring
• Stap 2: Werk uw Sponsoringdetails uit
• Stap 3: Start uw Outreach
• Stap 4: Wat te doen in vergaderingen
• Stap 5: Promoot uw Sponsors
• Stap 6: Sponsors bedanken

Definieer uw sponsoring

op welke bedrijven richt u zich als sponsor? Uit te werken welke een goede pasvorm zal zijn, kan helpen voorkomen dat overstretching uw middelen.

Pro tip # 1: Als u dit proces 3-4 maanden voor uw fondsenwerving start, heeft u voldoende tijd om sponsors te beveiligen. De vroege planning kan belangrijk zijn als het waarschijnlijk is dat andere organisaties tegelijkertijd sponsoring zullen zoeken. Je kunt vroeg toeslaan en minder concurrentie hebben bij het pitchen van bedrijven.

begin met na te denken over uw deelnemers aan het evenement. Welke soorten bedrijven zullen geïnteresseerd zijn in het krijgen van zichzelf voor hen? Stel een lijst van potentiële sponsors samen.

lokale bedrijven kunnen een ander goed uitgangspunt zijn. Ze zijn vaak enthousiast om betrokken te raken bij de gemeenschap — ervan uitgaande dat ze de begroting hebben om dat te doen, natuurlijk!

wanneer u uw lijst van doelsponsors samenstelt, beperk u niet tot degenen die het budget voor sponsoring kunnen hebben.

donaties in natura kunnen helpen de kosten van uw fondsenwerving te verlagen, en veel lokale bedrijven zullen dit graag doen. Zelfs als zij niet de begroting hebben om een sponsoringspakket te kopen, kunnen zij nog uw gebeurtenis op een andere manier steunen.

u kunt ook kijken naar de soorten bedrijven die al soortgelijke fondsenwervingsevenementen sponsoren. U wilt niet noodzakelijkerwijs na exact dezelfde bedrijven gaan-zij zullen waarschijnlijk deze sponsoring vernieuwen. Het geeft u een beter idee van de soorten bedrijven die u kunt richten al.

Pro tip # 2: het bereiken van bedrijven die een crossover hebben met uw missie kan leiden tot betere conversieratio ‘ s. Bijvoorbeeld, een animal rescue non-profit kan kijken om sponsoring van huisdier-gerelateerde merken veilig te stellen en non-profitorganisaties die honger bestrijden kunnen zich richten op voedselmerken.

werk uw Sponsoringgegevens uit

Creëer sponsoringpakketten voor verschillende budgetten — kom tegemoet aan kleine, middelgrote en grotere bedrijven binnen deze. Elk sponsoringspakket kan verschillende voordelen hebben. Dit kan variëren van logo plaatsingen tot bewegwijzering op het evenement, bijvoorbeeld.

u kunt ook een top-tier sponsoring pakket dat is gereserveerd voor een of twee bedrijven. De laatste kunnen extraatjes zoals korting tickets of VIP tickets voor hun werknemers in ruil voor de hogere sponsoring.

Gebruik uw evenement doelen om uw sponsoring niveaus te bepalen. Als u $10.000 door uw fondsenwerving evenement moet verhogen, streef ernaar om minstens de helft van dit in sponsoring te beveiligen. Uw top tier pakket kan dan worden ingesteld op $ 1.500 – $ 2.000, bijvoorbeeld, en feeds naar beneden vanaf daar.

u kunt uw sponsoring niveaus op:

• $250 voor de basisfuncties van de sponsoring (gericht op kleinere bedrijven) en de naam vermeldt op uw non-profit website

• $500 voor middelgrote sponsoring (gericht op het midden-en kleinbedrijf) ook zijn bedrijf opname in persberichten en het logo van plaatsingen op de bewegwijzering en marketing materialen

• $1,000 $1500 voor een hoger niveau sponsoring (gericht op de grotere bedrijven) ook de gereserveerde zitplaatsen op het evenement en bedrijfsnamen op de tafels

• $1,500 tot $2.000 voor een VIP-sponsoring-pakket (voor slechts één bedrijf) ook bevestiging van het bedrijf door event sprekers en VIP tickets

zodra u uw sponsoringspakketten hebt gebeëindigd, stelde één-pagina documenten op de gebeurtenis en sponsoringsopties samen. Markeer de impact van sponsoring op uw missie. Dit kan nuttig zijn wanneer u met ondernemingen ontmoet om sponsoringsopties te bespreken.

Maak een sponsoringsformulier voor bedrijven om te ondertekenen wanneer ze ermee instemmen om een evenement sponsor te worden.

Start uw Outreach

zodra u de basis hebt gelegd, is het tijd om wat outreach te doen.

werk door uw lijst van doelsponsors. Als uw medewerkers, vrijwilligers of bestuursleden connecties hebben bij een van deze bedrijven, gebruik dan deze “in” in uw voordeel. Je hebt meer kans om een reactie te krijgen op uw outreach inspanningen, waarop u kunt voortbouwen.

in dit stadium van uw outreach, probeer te voorkomen dat het bombarderen van uw doel sponsors met te veel informatie. Om te beginnen, het doel is om gesprekken te starten en het opzetten van vergaderingen.

hier is een voorbeeld van hoe een sponsoringsbrief te structureren:

Datum
uw naam
de naam van uw organisatie
straat
City, State ZIP

Dear ,

we ‘ ll be hosting our on at . .

we streven naar raise, en we zouden blij en dankbaar zijn als u ons zou kunnen helpen het te bereiken.

door aan boord te komen als een van onze evenementsponsors, kunt u helpen .

de bijgevoegde details enkele van de extra voordelen van het worden van een van onze corporate sponsors. Het beschrijft ook de sponsoring pakketten die beschikbaar zijn voor evenement sponsors.

ongeacht het sponsorpakket dat u kiest, zal uw bedrijfsnaam dat doen .

als uw bedrijf het comfortabeler vindt om goederen of diensten in natura te doneren, staan wij ook open om deze te ontvangen.

Ik wil graag meer vertellen over hoe we samenwerken om te helpen door sponsoring van evenementen.

aarzel niet om direct contact met mij op te nemen of als u vragen heeft of een tijd wilt instellen om te chatten.

Dank u voor het lezen

oprecht etc.,

u zult waarschijnlijk genoeg stilte krijgen — in de vroege dagen van uw outreach, althans. Laat dit u niet afschrikken follow-up op uw eerste communicatie. Stilte betekent niet altijd “Nee”. E-mails kunnen gemakkelijk glippen door de mazen als mensen bezig zijn!

het is mogelijk dat u een paar keer een follow-up moet geven voordat u een antwoord ontvangt, of dit nu van de positieve of negatieve variëteit is.

Pro tip # 1: e-mails versturen van dinsdag naar donderdag kan effectiever zijn. Probeer maandag en vrijdag zoveel als je kunt te vermijden-mensen zijn nog steeds inhalen van het weekend of aftellen naar het, zodat ze vaak minder geneigd om te reageren op e-mails.

een geïntegreerde benadering van uw bereik kan effectief zijn. Het combineren van cold calling, social media en e-mails kan helpen om een antwoord te krijgen op uw outreach.

Cold calling kan ontmoedigend zijn, maar het is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u uw communicatie naar de meest geschikte persoon stuurt. Als u kunt spreken met een beslisser, het is vaak gemakkelijker om het niveau van de belangstelling te peilen.

het verbinden met besluitvormers op sociale media kan ook helpen “opwarmen” doelsponsors voordat u uw outreach begint. Sommige organisaties hebben ook succes gehad in het gebruik van sociale media voor outreach-Facebook, Twitter, en LinkedIn kunnen allemaal goed werken voor dit.

experimenteer met uw opties en zie welke tactiek het beste voor u werkt. Probeer contact op te nemen via telefoongesprekken, voicemail-berichten achter te laten en e-mail en sociale media te bereiken.

Pro tip #2: Heb regelmatige commissievergaderingen om sponsoringvooruitgang te bespreken en uiteinden te delen over wat werkt. U kunt uw outreach activiteiten op basis van deze schakelen en het zorgt ervoor dat u niet overlappen met elkaar.

wat te doen in vergaderingen

hopelijk zullen uw inspanningen vruchten beginnen af te werpen en zult u vergaderingen met potentiële sponsors opstellen.

Toon de voordelen van sponsoring in deze face-to-face bijeenkomsten. Dit kan bijvoorbeeld de promotievoordelen omvatten, samen met belastingvoordelen en goodwill.

aan het einde van deze vergaderingen kunt u uw voorbereide documenten achterlaten om later te worden bekeken. Bedank uw doelsponsors voor het overeenkomen om u te ontmoeten en sponsoring te overwegen. Als u daarna niets hoort, volg dan 1-2 weken later.

zodra u begint het beveiligen van sponsors, vermeld deze partnerschappen in uw pitch aan andere bedrijven. Dit fungeert als een sterke vorm van sociaal bewijs. Als de bedrijven weten dat uw sponsoringspakketten populair blijken, zijn zij waarschijnlijker om ook aan boord te springen.

pro tip: stel een eenvoudige pagina op waarmee bedrijven een sponsorpakket kunnen kopen. Dit automatiseert het proces voor u en maakt het gemakkelijk voor sponsors om te committen. Zorg ervoor dat de link naar deze betaalpagina is opgenomen in de materialen die u verlaat met doelsponsors aan het einde van vergaderingen. Het maken van het zo gemakkelijk mogelijk om een sponsoringspakket te kopen verhoogt de kansen dat zij een sponsor zullen worden.

uw Sponsors promoten

zodra sponsors aan boord komen, promoot hen en bedank hen op uw website en sociale media. Tag ze in social media berichten, bijvoorbeeld. Dit kan meer bedrijven aanmoedigen om mee te doen.

de IRS heeft strikte regels over hoeveel promotie je kunt geven aan sponsors. Het echte sponsoringinkomen is niet belastbaar maar dit verandert als het om reclame (en niet sponsoring) wordt geacht te zijn.

Dit is wat de IRS zegt over het onderscheid:

“IRC sectie 513 (i) definieert een “gekwalificeerde sponsorbetaling” als elke betaling die wordt gedaan door een persoon die betrokken is bij een handel of bedrijf met betrekking tot welke er geen regeling of verwachting is dat die persoon enig substantieel rendement zal ontvangen, anders dan het gebruik of bevestiging van de naam of het logo (of productlijnen) van de handel of het bedrijf van die persoon in verband met de activiteiten van de organisatie die een dergelijke betaling ontvangt.

dergelijk gebruik of dergelijke erkenning omvat GEEN reclame voor producten of diensten van een dergelijke persoon (met inbegrip van berichten met kwalitatieve of vergelijkende taal, prijsinformatie, of andere aanwijzingen van besparingen of waarde, een goedkeuring, of een aansporing tot aankoop, verkoop of gebruik van dergelijke producten of diensten).”

dus, wat betekent dit voor uw evenement sponsoring?

u moet de producten of diensten die uw sponsors verkopen niet actief promoten of uw publiek proberen aan te moedigen hun klanten te worden.

het is prima om uw sponsors te erkennen en mensen te laten weten dat ze uw non-profit ondersteunen. Verder is het meer een grijs gebied.

u komt niet in de problemen als u wordt geacht reclamebetalingen te accepteren, maar het inkomen kan belastbaar zijn.

tip voor experts: IRS-beperkingen kunnen het lastig maken om sponsorpakketten op hoog niveau te beveiligen, maar u kunt dit nog steeds doen door een strategische aanpak te volgen. Het gaat hierbij om het opzetten van langetermijnpartnerschappen met bedrijven.

Bonustip: Dankbetuigingen

aan het einde van een fondsenwervingsevenement, kunt u sponsors op het podium roepen om dank u te zeggen of een lijst van hun namen voor te lezen.

afhankelijk van de sponsorpakketten die u aanbiedt, kunt u top facturering geven aan een select aantal sponsors en de anderen weergeven.

bedank na het evenement publiekelijk uw sponsors voor hun medewerking. Dank u briefjes of kaarten zijn een leuke manier om dit te doen. Geef een aantal vrijwilligers opdracht om in de dagen na het evenement bedankjes te schrijven en te versturen.

tip voor experts: markeer de impact die uw fondsenwerving in de echte wereld zal hebben en de rol die uw sponsors daarin hebben gespeeld. Laat ze weten wat je kon doen als gevolg van hun betrokkenheid. Als de sponsors kunnen zien maken zij een verschil aan uw werk, zullen zij waarschijnlijker een pakket volgend jaar kopen.

bedank uw sponsors ook op sociale media. Upload foto ’s van uw fondsenwervingsevenement, inclusief foto’ s met sponsor signage.

Pro tip: Als VIP-tickets geen deel uitmaken van uw sponsorpakketten, kunt u gratis passen geven aan sommige sponsors als dank u.

sponsoring krijgen voor fondsenwervingsevenementen helpt uw non-profit de kosten van het hosten ervan te dekken. Het kan u ook in staat stellen om langdurige partnerschappen met bedrijven op te bouwen.

het veiligstellen van sponsoring kan ontmoedigend zijn, maar met een duidelijk plan en veel doorzettingsvermogen, is het niet zo uitdagend als je zou denken.

zorg ervoor dat u niet over de dunne lijn gaat tussen sponsoring en reclame, of u kunt worden belast op sommige van de fondsen die worden opgehaald.