kostenbeheersing: strategie, stappen en uitdagingen

de manier waarop bedrijven kostenbeheersing benaderen, verandert drastisch naarmate de meeste industrieën digitale transformaties blijven ondergaan.

voorbij zijn de dagen dat bedrijven hyper-focus op kosten. De nieuwe versie van cost control is een gemengde aanpak die zich richt op kostenbeheer en het stimuleren van groei.

terwijl de meeste bedrijven bang zijn voor het idee om over de begroting te gaan—is kostenbesparing vandaag de dag niet genoeg. In plaats daarvan moeten bedrijven zich richten op de context als ze winst willen verhogen, budgetten willen optimaliseren en financiële duurzaamheid op lange termijn willen garanderen.

op koers blijven met de juiste kostenbeheersingsmaatregelen is een must, dus laten we het hebben over kostenbeheersing en de vele facetten ervan.

Wat is kostenbeheersing?

kostenbeheersing is de methode voor het identificeren en beheren van bedrijfskosten en financiële gegevens, zodat deze kunnen worden geanalyseerd en waar mogelijk verlaagd. Het verzamelen van kosten in een geconsolideerd formaat stelt organisaties in staat om nauwkeuriger en geïnformeerde projecties te maken, te weten waar ze de kosten kunnen minimaliseren en gebieden van overbesteding te identificeren.

dit is de reden waarom kostenbeheersing en leveranciersmanagement vaak hand in hand gaan, aangezien het optimaliseren van de interactie met leveranciers aanzienlijke kostenbesparingen voor uw bedrijf kan opleveren. U kunt kijken om te stroomlijnen contract heronderhandelingen te vergrendelen in gunstige prijzen, werken aan duurzame relaties op te bouwen met leveranciers en klanten, en het creëren van partnerschappen die beide bedrijven aan te vullen.

per slot van rekening-het doel van kostenbeheersing is om uw bedrijf een krachtig kader te geven dat is ontworpen om de zichtbaarheid te verbeteren en u de controle over uw kosten te houden.

waarom kostenbeheersing van belang is

projectschema ‘ s kunnen worden onderverdeeld in componenten en stappen, en de meeste managers wijzen het totale budget toe aan elk onderdeel volgens zijn behoeften. Een inspanning leveren om de kosten te beheersen helpt:

• Volg de voortgang en KPI ‘ s (key performance indicators) en neem corrigerende maatregelen wanneer de kosten te hoog stijgen.
• handhaven van de verwachte winstmarges.
• stel duidelijke verwachtingen en voorkom dat scope kruipt.
• transparantie bereiken met management, stakeholders en klanten.
• genereer nuttige statistieken voor de afhandeling van toekomstige projecten.

het hebben van een goed budget heeft direct invloed op kritische beslissingen zoals welke nieuwe werknemers moeten worden aangenomen, welke functies moeten worden opgenomen en hoeveel tijd moet worden besteed aan elk deel van de baan. Een goed onderhouden budget dat volgt en de bedrijfsregels van de organisatie laat je in wezen zien waar het project naartoe gaat en hoe het zal eindigen. De projectprestaties zijn in dit geval rechtstreeks gekoppeld aan de budgettering ervan.

de rol van Kostenbeheersoftware

het is geen geheim dat kostenbeheer en-controle gegevens en analyse-zware velden zijn en het is dan ook geen verrassing waarom softwareontwikkelaars hier een toepassing voor automatisering hebben gevonden. Software-based management optimaliseert het proces op meerdere manieren:

• vervelende berekeningen en andere kwantitatieve taken zijn bijna direct en immuun voor menselijke fouten door middel van software.
• analyse is veel gemakkelijker wanneer de gegevens duidelijk worden gerapporteerd via dashboards en gebruiksvriendelijke gebruikersinterfaces.
• standaardisatie van gegevens gebeurt automatisch op deze manier, wat nuttig kan zijn voor projecten op internationale schaal die meerdere valuta ‘ s moeten gebruiken.
• integraties van derden met andere managementoplossingen helpen gegevens effectiever te bundelen.

kostenbeheer vs. kostenbeheersing

u kunt termen als “kostenbeheer” en “kostenbeheersing” door elkaar horen worden gebruikt. Hoewel ze sterk verwant zijn en even belangrijk, is er een subtiel onderscheid dat de moeite waard is om te weten wanneer je met je teams over hen praat.

kostenbeheer houdt zich voornamelijk bezig met alle processen op het gebied van begrotingsplanning, inclusief raming, financiering en financiering. Het beheer van de kosten vereist aandacht van de planningsfasen tot de uiteindelijke voltooiing, waarbij ervoor moet worden gezorgd dat het project als geheel binnen de goedgekeurde budgettaire grenzen blijft. Een cruciale stap in het Kostenbeheer is het voorspelbaarder maken van zowel indirecte als directe kosten door sterke verantwoording, controle en het verzamelen van informatie.Ter vergelijking: kostenbeheersing houdt zich voornamelijk bezig met projecten tijdens de uitvoeringsfase en is voor succes afhankelijk van kostenbeheerpraktijken. Het hebben van planners werken met elkaar om een goede budgettering te bereiken is hoe kostencontroles werken.

wanneer we het hebben over kostenbeheersing, zetten ondernemers eerst een “baseline” neer en meten vervolgens de variantie tussen deze basis en de werkelijke kosten, waarbij corrigerende maatregelen worden genomen om onverwachte pieken tot een minimum te beperken.

kostenbeheersing processtappen

afhandeling van bedrijfskosten is zeker geen” set it and forget it ” overweging. Zie het eerder als een continu, cyclisch proces dat de volgende stappen omvat:

Resource Planning

kostenbeheersing begint met de uitvoering van projectcontroles; het voorspellen van de komende kosten van een project, of het nu voor apparatuur, materialen, personeel, of zelfs gewoon tijd besteed. De resource planning stap vindt plaats voordat het eigenlijke werk begint.

bedrijven maken vaak gebruik van de structuur voor de verdeling van het werk om elke subtaak in het schema te onderzoeken en te beslissen welke vaardigheden of uitrusting voor elk van hen nodig zijn. Historische financiële gegevens voor vergelijkbare projecten en feedback van teamleden zijn belangrijke punten om te overwegen voor deze taak.

raming van de kosten

volgende raming van de totale kosten van de voor de werkzaamheden benodigde middelen. Kostenraming is een ingewikkelde zaak die afhankelijk is van uw huidige budget en hoeveel informatie u beschikbaar hebt. We praten later meer over kostenramingen.

begroting

zodra de werkzaamheden aan de gang zijn, is de volgende stap de toewijzing van de begroting aan elke taak. Kostenbudgettering is een combinatie van het toepassen van de geraamde kosten op projectplanning. Elke activiteit in de workflow krijgt hier zijn eigen specifieke bedrag van het budget.

kostenbewaking

ten slotte moet het projectbeheer ook rekening houden met wijzigingen in de begroting. Kostenbeheersing meet de afwijking van de werkelijke kosten ten opzichte van de vooraf vastgestelde basiskosten en neemt waar nodig maatregelen. Deze stap vereist ook dat u de werkelijke resultaten van deze acties te controleren.

kostenraming technieken om

te beschouwen hebben we schattingen genoemd als een belangrijke stap in het beheer van de kosten. Laten we dieper graven door te praten over een aantal exacte technieken voor het maken van nauwkeurige schattingen, vooral omdat budgettering voor complexe workflows een uitdaging kan zijn.

Factorschatting

projecten zijn bijna nooit volledig “uitgevogeld” wanneer ze beginnen. De scope is mogelijk niet volledig gedefinieerd, en bepaalde functies kunnen nog wat werk nodig hebben. Het zou tijdverspilling zijn om nu een gedetailleerde begrotingsanalyse te maken, aangezien die waarschijnlijk snel zal veranderen.

de factor-schattingsmethode is de snelste manier om een algemeen overzicht te krijgen van wat u kunt verwachten. De industriële sector is bekend met een handige truc bekend als de zesde tienden regel, waar de verwachte kosten stijgt met zes tienden als de omvang van de productie-installatie toeneemt.

parametrische schatting

financiële gegevens uit het verleden zijn van onschatbare waarde voor het nauwkeurig voorspellen van nieuwe uitgaven. Parametrische methoden omvatten het analyseren van eerdere contract prijzen en waarden en het vinden van de relaties tussen materialen en arbeid in eerdere werken.

u zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat de dikte van de metalen platen die in een engineeringproject worden gebruikt, consistent correleert met hogere kosten. Denk na over manieren waarop u die informatie kunt gebruiken de volgende keer dat een soortgelijk project begint.

kwantitatieve Factor

naarmate de werklast vordert, krijgt u langzaam meer inzicht en krijgt u een duidelijker beeld van hoe het zal eindigen. De kwantitatieve factorschatting bouwt voort op de” factorschatting ” – stap van eerder door empirische gegevens toe te voegen die u verkrijgt tijdens de uitvoering van het project om nauwkeurigere schattingen te berekenen.

schatting op basis van bronnen

de methode op basis van bronnen is een optie als de tijd als een gevoelig actief wordt beschouwd. Hier, het team zal schatten en beheren van de hoeveelheid tijd die nodig is om een bepaald deel van het werk te voltooien en te plannen om een kalender. Het onder controle houden van de duur van de werklast kan net zo belangrijk zijn als het laag houden van de monetaire kosten.

eenheidstarief

het lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is een effectieve methode om de volledige kosten te extrapoleren door een kleinere eenheid van kosten als benchmark te gebruiken. Bijvoorbeeld, een korte pijp zou kunnen kosten $ 15 en vereisen een uur van de installatie tijd. Als je 20 van deze pijpen gebruikt, kun je verwachten dat de kosten rond de $300 en 20 uur werk zijn.

hoewel het niet altijd accuraat is (de installatietijd kan bijvoorbeeld korter zijn naarmate u meer eenheden tegelijk installeert), zal de eenheidstarief altijd een hulpmiddel zijn op de tafel van elke kosteningenieur.

kostenbeheersing kost tijd

u kunt niet alles ophalen wat u moet weten over kostenbeheersing in een uur. Het proces is eigenlijk veelzijdig en vereist dat u nauw samenwerkt met uw medewerkers en projectmanagers. Maar u kunt er zeker van zijn dat deze inspanning uiteindelijk zal leiden tot een verhoogde productiviteit.

het Baseline vinden

Start het proces door eerst een baseline vast te stellen om te vergelijken met de werkelijke kosten. Gebruik historische financiële gegevens om een realistisch doel te vinden en vind een theoretische “ideale” uiteindelijke kosten van het project.

netto Target-inkomen

netto Target-inkomen is een maatstaf die wordt berekend door de gerapporteerde winst uit de verkoop te nemen en de vaste kosten en de variabele kosten af te trekken. Het bereiken van dit bedrag is belangrijk, vooral voor openbare bedrijven met investeerders die een winstgroei in de loop van de tijd verwachten.

als voorbeeld, stel je voor dat een bedrijf wil $ 15.000 in netto-inkomsten van $ 80.000 omzet per maand. Het management kijkt naar de vaste en variabele kosten en probeert deze te verlagen totdat het beoogde netto-inkomen is bereikt.

variabele kosten omvatten zaken als voorraad, die kunnen worden verminderd door over te schakelen op goedkopere leveranciers. Vaste kosten zijn meestal moeilijker te veranderen, omdat het vaak dingen zoals leasebetalingen die op contract. Vaste kosten omvatten ook de salarissen die worden gebruikt om werknemers te betalen.

variantieanalyse

variantie is het verschil tussen begrote en feitelijke financiële gegevens. Wanneer de werkelijke kosten veel hoger zijn dan het verwachte cijfer, verdient deze hoge, negatieve variantie onderzoek om de oorzaak te identificeren en oplossingen te vinden.Met variantieanalyse kunt u essentiële gebieden prioriteren door te ontdekken welke het meest corrigerende maatregelen nodig hebben.

Earned Value Management

een van de meest populaire benaderingen van kostenanalyse, earned value management (EVM) moet worden toegelicht aan de hand van een voorbeeld. Zeg dat je een taak hebt waarvan je verwacht dat ze tegen het einde van de week halverwege is. Het budget is $ 5.000.

indien de taak echter slechts 25% na een week voltooid is, welke gevolgen heeft het project dan? We kunnen zeggen dat de geplande waarde het projectbudget vermenigvuldigd met de verwachte voltooiing is, wat in dit geval $5.000 x 50% = $2.500 is.

de werkelijke waarde is echter slechts $ 5.000 x 25% = $ 1.250. We kunnen nu de geplande variantie berekenen door de geplande waarde af te trekken van de werkelijke waarde: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

omdat de variantie negatief is, kunnen we zien dat dit project financieel achterloopt, wat het management aanspoort corrigerende maatregelen te nemen.

werken zonder Budget

niet alle bedrijven werken met een exact budget. U kunt echter nog steeds kostenbeheersing doen door individuele kosten op een winst-en verliesrekening te zetten. Als er een plotselinge piek in de prijzen, onderzoek het voor potentiële oplossingen.

Common Challenges of Cost Control

zelfs ervaren bedrijven hebben soms fouten bij kostenbeheersing. Het is de moeite waard om te gaan over een paar valkuilen en uitdagingen voor het proces ook. Zij omvatten:

• het verwarren van kostenanalyse met accounting: Accounting behandelt voornamelijk het tellen van de kosten onder andere taken, terwijl kostenbeheersing diep in een project gaat en de financiering plant.
• consequente analyse van budget en voorspellingen: het berekenen van budget en het voorspellen van kostenbeheersing wordt vaak uitgevoerd door afzonderlijke werknemers, wat resulteert in inconsistente analyses die de betrouwbaarheid van de resultaten in gevaar kunnen brengen.
• gegevens uit meerdere bronnen op één lijn brengen: Relevante financiële gegevens kunnen afkomstig zijn van verschillende onderaannemers en contentmanagementsystemen. Het vergt een mate van organisatie en vaardigheid om ervoor te zorgen dat al deze gegevens bruikbaar zijn.
• tijd en geld op elkaar afstemmen: In dezelfde geest is er een discrepantie tussen projectplanners die de werkbelasting plannen volgens activiteiten en taken en kostenanalisten die transacties en fiscale perioden gebruiken. Het met elkaar vergelijken van deze twee bronnen is een andere uitdaging van kostenbeheersing.
• rekening houden met projectwijzigingen: naarmate een project vordert, kunnen de reikwijdte, kenmerken of doelen in de loop van de tijd veranderen. Hoe werkt cost control, die steunt op het voorspellen van toekomstige uitgaven, om deze uitdaging aan te gaan?
• beheersing van de kosten van kostenbeheersing zelf: het kan tijdrovend en foutgevoelig zijn om kostenbeheersing uit te voeren, van het verzamelen van gegevens tot de analyse tot het uitvoeren van corrigerende maatregelen. Welke resultaten zijn een andere vorm van kosten te overwegen.

ongeacht de tegenslagen kan een goed doordacht kostenbeheersingssysteem een organisatie voor succes opzetten. Het standaardiseren van het proces en het geven van flexibiliteit aan het bedrijf is de beste manier om om te gaan met ingewikkelde of veranderende projecten.Investeren in technologie is een van de beste stappen om de kans op succes van projecten te vergroten en de risico ‘ s te minimaliseren.

implementeer een kostenbeheersingssysteem gebaseerd op Best Practices

u kent nu de basisprincipes van kostenbeheersing, de belangrijkste voordelen en potentiële uitdagingen die u kunt tegenkomen bij het implementeren van een kostenbeheersingssysteem.

het is belangrijk om te onthouden dat om een concurrentievoordeel te hebben, kostenbeheersing constante communicatie en samenwerking tussen iedereen in uw team vereist. Een succesvol initiatief betekent klein beginnen, uw verwachtingen vroeg definiëren, uw kosten en risico ‘ s begrijpen en gebruikmaken van de juiste kostenbeheersoftware.