How to write a cover letter for manuscript submission

Dr.Arianna Ferrini, freelance scientific writer on Kolabtree, deelt haar toptips over het schrijven van een begeleidende brief voor manuscript submission.

wanneer u een manuscript naar een tijdschrift stuurt, moet u vaak een begeleidende brief bijvoegen. De begeleidende brief is een formele manier om te communiceren met de redacteur van uw gekozen tijdschrift en is een uitstekende gelegenheid om te benadrukken wat uw onderzoek nieuw en publicatie-waardig maakt. Het doel van een begeleidende brief van een manuscript is om de hoofdredacteur van de publicatie te dwingen het manuscript te aanvaarden op basis van de veronderstelling dat het manuscript een oplossing biedt om een onvervulde behoefte op het specifieke gebied op te lossen.

waarom u een begeleidende brief nodig hebt voor het indienen van een manuscript

• om te dwingen: zoals het schrijven van een professionele begeleidende brief bij het solliciteren naar een baan, een begeleidende brief moet overtuigend worden geschreven om te helpen wijzen op alle opmerkelijke kwaliteiten van het manuscript. Een goed geschreven sollicitatiebrief kan uw paper helpen de volgende fase na de indiening te bereiken, dat is de peer-review fase.
• om het belang te vermelden: geef aan welke impact en bijdrage het manuscript kan hebben op het specifieke gebied. Een effectieve methode om dit te doen is om de onvervulde behoefte te benadrukken en te laten zien hoe het manuscript die onvervulde behoefte heeft opgelost.
• om invloed uit te oefenen: de taal van de begeleidende brief moet zodanig worden geschreven dat de publicatie zich bijzonder voelt omdat zij zijn gekozen om het manuscript te publiceren.

wat u in uw begeleidende brief moet opnemen

een begeleidende brief van een manuscript moet een duidelijke structuur hebben om ervoor te zorgen dat het publiek de inhoud gemakkelijk kan lezen. Gezien het belang ervan is het de moeite waard om wat tijd te besteden aan het schrijven van een coherente en overtuigende brief. Het moet de volgende onderdelen bevatten::

• inleidende opmerkingen. Hier moet u de datum en dan adres de hoofdredacteur door hun titel.
• verzoek om inlichtingen. Hier geeft u het verzoek, inclusief de volledige titel van het manuscript en ten minste de naam van de eerste auteur (bijvoorbeeld zoiets als “namens mijn coauteurs, ik ben het indienen van het oorspronkelijke manuscript getiteld door voor overweging voor publicatie in ).Specificeer het soort papier dat u indient (bijv. beoordeling, onderzoek, case study, enz.). Vergeet niet dat sollicitatiebrieven zijn afzonderlijke bestanden van uw manuscript, dus ze moeten altijd essentiële details zoals titel en namen van auteurs bevatten. Hier moet u ook een verwijzing naar een verleden onderzoek brief (indien verzonden) toe te voegen.
• Achtergrond. Dit moet een achtergrond op hoog niveau zijn van uw topictom aan te geven waarom onderzoek op dit gebied belangrijk is. Bijvoorbeeld, in het geval van een biomedisch onderzoek paper gekoppeld aan een ziekte, je zou kunnen zeggen het aantal getroffen mensen, de hoge kosten van de gezondheidszorg, en de noodzaak voor behandelingen.
• onvervulde behoefte. Beschrijf de onvervulde behoefte (nogmaals, voor biomedisch onderzoek zou dit de onvervulde klinische behoefte zijn) en leg uit waarom meer publicaties nodig zijn.
• samenvatting van het manuscript. Dit deel moet een samenvatting van het manuscript bevatten, waarin de belangrijkste bevindingen duidelijk worden aangegeven. Hier moet u ook aangeven waarom de lezer van het tijdschrift geïnteresseerd zou zijn in het werk.
• toestemming van de auteur. Deze sectie is belangrijk en moet iets bevatten als ” alle auteurs hebben gelezen, bewerkt en bijgedragen aan de inhoud van dit manuscript. Dit werk is niet eerder gepubliceerd en wordt niet overwogen voor publicatie elders.”
• ending regards. Bedank de hoofdredacteur voor hun aandacht en sluit de brief af. Hoewel elke auteur kan corresponderen met de redactie van het tijdschrift, worden sollicitatiebrieven meestal geschreven en ondertekend door de corresponderende auteur van het blad.

te vermijden fouten

het verstrekken van een begeleidende brief bij de indiening van uw manuscript kan zeer nuttig zijn voor u en voor de redacteur van het tijdschrift. Echter, om ervoor te zorgen dat de redacteur serieus rekening te houden met uw publicatie, zijn er een aantal fouten te vermijden.

• slechte opmaak, structuur en grammatica. Dit is het belangrijkste. Denk aan je brief als het visitekaartje van je manuscript: je wilt een goede indruk maken. Voordat u een begeleidende brief naar het tijdschrift van uw keuze, zorg ervoor dat het geen grammatica, spelling, en interpunctie fouten bevat. Bovendien moet het worden aangelegd in een mooi en leesbaar formaat en gemakkelijk te volgen. Vermijd het gebruik van te veel jargon of acroniemen en houd de taal Eenvoudig.
• Overselling van uw werk. Hoewel het belangrijk is om het innovatieve karakter van uw onderzoek te benadrukken, is het net zo belangrijk om uw werk niet te overschatten en arrogant te klinken.
• niet in overeenstemming met de richtsnoeren van het tijdschrift. Elk tijdschrift heeft zijn eigen richtlijnen als het gaat om manuscript voorbereiding, en hetzelfde geldt voor de begeleidende brief. Voordat u begint te schrijven, controleer de richtlijnen van uw gekozen tijdschrift zorgvuldig en zorg ervoor dat u zich houdt aan wat wordt gevraagd. Sommige tijdschriften willen bijvoorbeeld dat de auteur potentiële recensenten voorstelt of een shortlist van soortgelijke artikelen bevat die eerder door het tijdschrift zijn gepubliceerd. Sommige tijdschriften vereisen dat u specifieke verklaringen en openbaarmaking (bijv., naleving van ethische normen, belangenconflicten, akkoord met de voorwaarden van indiening, copyright sign-over, enz.). Als je hun regel niet volgt, is het geen eerste goede indruk.
• uw samenvatting kopiëren naar de begeleidende brief. Het zijn twee verschillende dingen met twee verschillende doelstellingen. Het doel van de begeleidende brief is om het belang van het werk te vermelden en waarom het tot dat specifieke tijdschrift behoort.
• waardoor het te “vaag”is. Vergeet niet dat de editor altijd zijn lezers in gedachten zal hebben; daarom moet u niet vaag zijn en een “copy-paste” sollicitatiebrief gebruiken. In plaats daarvan moet u het aanpassen aan het specifieke tijdschrift dat u Richt en benadrukken waarom uw werk past binnen het bereik van het tijdschrift. U kunt de scope van het tijdschrift meestal vinden op hun website.
• beweren dat u de eerste bent die iets toont terwijl het in werkelijkheid al is getoond. Deze fout komt vaker voor dan je zou denken, en het zal de editor ergeren en ze vragen stellen uw hele werk. Vaak worden deze fouten onbedoeld gemaakt, dus zorg ervoor dat u de huidige literatuur hebt gecontroleerd en dubbel gecontroleerd voordat u uw manuscript verzendt. Zoals elke onderzoeker weet, is het schrijven van een manuscript een lang proces, en het zou goed kunnen zijn dat je een aantal net-off-the-press papers mist in de verschillende maanden/jaren vanaf het begin van het project tot de voltooiing van het manuscript.
• geeft een lange biografie van uzelf en uw carrière. Tenzij uitdrukkelijk wordt verzocht, dient dit niet in een begeleidende brief te worden opgenomen.
• waardoor de begeleidende brief te lang wordt. In het algemeen mag een begeleidende brief niet langer zijn dan één gedrukte pagina. U moet selectief zijn om uw belangrijkste punten opvallen en ook niet om een drukke editor ‘ s kostbare tijd te verspillen.

hoe vergroot u de kans dat uw manuscript wordt geaccepteerd

een goede manier om de kans dat uw manuscript wordt geaccepteerd te vergroten is door een brief te sturen om de belangstelling te peilen en de eerste opmerkingen van de hoofdredacteur te ontvangen voordat een manuscript daadwerkelijk wordt ingediend. Het doel van het verzenden van een manuscript onderzoek brief is om het doel tijdschrift te beïnvloeden om geïnteresseerd te zijn in het herzien/accepteren van het manuscript. Een onderzoeksbrief moet drie hoofdonderdelen hebben: inleiding en top-line bericht, een boeiende synthese van het manuscript, en het onderzoek gevolgd door een wrap-up.

een brief met een manuscript moet de aandacht van de redacteur trekken en communiceren dat uw onderzoek iets nieuws en innovatief is, dat het potentieel heeft om het veld te veranderen. Sleutelwoorden zijn “roman”, “state-of-the-art”, “spannend”, “eerste”, “eerste ooit”, “nooit eerder getoond”, “baanbrekend”, “potentiële paradigmaverschuiving”.

u dient de onderzoeksbrief te schrijven zodra het doeljournaal is geïdentificeerd, en de auteursgroep bepaalt de belangrijkste berichten/gegevens van het manuscript. Aan de andere kant, moet u de begeleidende brief te schrijven wanneer het manuscript is voltooid en klaar voor indiening. Het is altijd een goed idee om een ervaren en gepubliceerde collega te vragen om uw manuscript inquiry en sollicitatiebrief te lezen en u eerlijke feedback over hen te geven.

Bottom line

een goede begeleidende brief kan u helpen uw manuscript te “verkopen” aan de journal editor. Het indienen van een begeleidende brief bij uw manuscript geeft u de mogelijkheid om uit te leggen waarom uw manuscript moet worden overwogen en waarom het van belang zou zijn voor de lezers van dat specifieke tijdschrift. Een begeleidende brief moet van de hoogst mogelijke kwaliteit zijn. Voordat u het indient, voert u een checklist uit om het proza glad te strijken en zorg ervoor dat u alle relevante secties en informatie hebt opgenomen.

een grote manuscript begeleidende brief:

• dwingt het publiek
• verklaart het belang van het manuscript voor het veld
• laat het tijdschrift zich gelukkig voelen dat u bij hen kwam

vinkt u deze vakjes aan?

hulp nodig bij het opstellen van een begeleidende brief voor het indienen van manuscripten? Huur ervaren freelance wetenschappelijke schrijvers op Kolabtree.