How To Use Real-Time Data for Excel Financial Forecasting

New York Yankees legende Yogi Berra beroemde zei: “Als je niet weet waar je naartoe gaat, zul je ergens anders eindigen.”Goede financiële planning begint met goede prognoses. Excel maakt het proces relatief eenvoudig, op voorwaarde dat u gemakkelijk toegang hebt tot uw gegevens over resultaten uit het verleden, huidige saldi en toekomstige projecties.

er zijn veel verschillende soorten prognoses die u wilt maken, afhankelijk van de aard van uw bedrijf. Verkoop prognoses zijn een van de meest voorkomende, zoals de meeste bedrijven zien fluctuerende omzet en fluctuaties in de verkoop als gevolg van de huidige crisissituatie. Laten we eens kijken naar een aantal manieren waarop u een sales forecast met behulp van Excel zou kunnen maken, samen met real-time gegevens van uw ERP-en CRM-systemen.

eenvoudig beginnen: prognoses op basis van de verkoopgeschiedenis

de eenvoudigste benadering is om te beginnen met een reeks in twee kolommen. Laten we aannemen dat kolom “A” is een reeks van datums, en kolom “B” toont uw wekelijkse verkoop jaar-tot-datum. Markeer eerst de gegevens in die twee kolommen. Kies in het menu Gegevens in Excel “Voorspellingsblad” en u krijgt een grafiek te zien die eerdere verkopen en verwachte toekomstige verkopen weergeeft.

klik op” Opties ” (net onder de grafiek) en u kunt enkele variabelen aanpassen die de voorspellings berekeningen aandrijven. Klik ten slotte op de knop” Create ” en Excel zal een nieuw werkblad genereren dat u voorspelde verkopen laat zien, samen met een bovengrens (optimistische) projectie en een ondergrens (pessimistische) projectie.

real-Time Krijgen: verbinding maken met uw ERP en CRM

Nu u de basis hebt, laten we eens kijken hoe u verkoop-en pipeline-gegevens kunt opnemen. Realtime links naar uw brongegevens kunnen uw voorspelling bijwerken zodra er nieuwe informatie beschikbaar komt. Het is niet nodig om informatie te kopiëren en te plakken, wat niet alleen vervelend is, maar waarschijnlijk ook fouten in uw voorspelling introduceert.

voor veel bedrijven leven verkoopgegevens in het ERP-systeem en pijpleiding in een aparte CRM-database. Het is eenvoudig om die gegevens in Excel weer te geven als u een product gebruikt dat speciaal is ontworpen met ERP-software in het achterhoofd. (Een reeks van dergelijke tools zijn beschikbaar van insightsoftware, die integreert met meer dan 140 verschillende ERP-systemen.)

laten we teruggaan naar uw eenvoudige verkoopvoorspelling en ons voorstellen hoe het eruit zou kunnen zien met real-time datalinks. Je zou kunnen beginnen met een kolom die wekelijkse verkoop totalen trekt rechtstreeks uit het ERP-systeem. Dit geeft je dezelfde foto die je eerder had, maar in plaats van het handmatig te Keyen (of kopiëren en plakken), komt het rechtstreeks uit de ERP-software. Als er iets verandert (bijvoorbeeld als er een aanpassing is gemaakt aan de nummers van vorige week), wordt deze automatisch bijgewerkt in de Excel-voorspelling.

in de volgende kolom kunt u een gewogen pijplijn-projectie toevoegen. Voor veel bedrijven, die zou kunnen vereisen dat u een link naar een standalone CRM-systeem.

ten slotte voert u een voorspelling uit op basis van eerdere verkopen en hebt u een eenvoudige manier om de voorspelling te valideren ten opzichte van uw pijplijn. Dit is vooral handig om te begrijpen of uw statistische voorspelling (verstrekt door Excel) wordt ondersteund door de pijplijn nummers afkomstig van uw sales team.

andere typen prognoses

terwijl verkoopvoorspellingen een zeer belangrijk puzzelstukje vormen, zijn er vele manieren om deze principes toe te passen. Cash flow is de levensader van elk bedrijf, dus het is van cruciaal belang om te begrijpen hoe de cashsituatie eruit zal zien in de komende weken en maanden. Door het combineren van real-time links naar kassaldi, debiteuren, schulden, en voorspelde inkomsten en uitgaven, Excel-gebruikers kunnen een model voor instromen en uitstromen die automatisch worden bijgewerkt als de omstandigheden tijdens de bedrijfsverandering te bouwen.

een meer verfijnde benadering is het “3-overzichtsmodel”, dat één enkele prognose biedt die de winst-en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht koppelt aan één enkel financieel model. Een goed geformuleerde 3 statement forecast met behulp van real-time links kan u te allen tijde duidelijk, up-to-date inzicht geven in toekomstige financiële omstandigheden binnen uw organisatie.

eenvoud brengen in een gecompliceerde wereld

speciaal gebouwde softwaretools kunnen het aanzienlijk gemakkelijker maken om accurate en onderhoudsvriendelijke rapporten te maken.

met het 3-statement-model (of met een voorspelling die linkt naar grootboekgegevens), is het vooral handig om referenties toe te kunnen voegen die uw rekeningsaldi samenvatten op basis van rekeningsegmenten, afdelingen of reeksen van rekeningen. Geavanceerde tools die worden aangeboden door insightsoftware zoals Bizview stellen gebruikers in staat om samenvattende totalen te trekken uit een reeks van GL-accounts met behulp van jokertekens.

laten we een voorbeeld bekijken. Als uw GL-accountnummers een segment bevatten dat de productdivisie aanwijst en een ander segment dat geografie specificeert, wilt u misschien een enkele celverwijzing maken die al uw omzetrekeningen tussen 41000 en 42999 trekt, maar alleen voor productlijnen in het bereik 100-199 en alleen voor geografie 40. Je celverwijzing zou er ongeveer zo uit kunnen zien: “–40”.

de magie van deze aanpak is dat het automatisch pullt uit je GL op basis van de opgegeven bereiken, zelfs als je nieuwe accounts toevoegt. Dit verzacht het probleem van het hebben van rapporten opnieuw te formatteren wanneer een nieuw grootboek rekening wordt toegevoegd.

de juiste softwaretools zullen in staat zijn aan dit soort geavanceerde financiële en boekhoudkundige behoeften tegemoet te komen. Een ander voorbeeld is een multi-company statement dat trekt uit meerdere losgekoppelde ERP-systemen. Dit is een veel voorkomend scenario met dochterondernemingen, internationale divisies of fusies en overnames.

uw gegevens veilig houden

tenslotte wilt u uw voorspelling opslaan op een veilige plaats en distribueren naar de juiste mensen. Helaas worden de meeste Excel-bestanden die door finance-en boekhoudprofessionals worden geproduceerd, opgeslagen op lokale harde schijven, waar ze kwetsbaar zijn voor diefstal of verlies. Het is belangrijk om gegevens op te slaan op een centrale locatie met voldoende beveiliging en back-up.

distributie van prognosegegevens kan eveneens een veiligheidsrisico vormen. Het is misschien het makkelijkst om uw voorspelling op één locatie te ontwikkelen, maar u wilt niet per se dat uw afdelingshoofden gegevens van de hele organisatie zien. Zoek naar technologische tools die beperkte distributie ondersteunen, het verzenden van numerieke waarden zonder real-time links, bijvoorbeeld, of het converteren van prognoses naar PDF voordat ze worden gedistribueerd.

Voorspellingen Zijn Altijd Fout . . . Maar nuttig

vaak wordt gezegd dat alle voorspellingen verkeerd zijn, maar toch zeer nuttig. Goede planning begint met realistische verwachtingen. Microsoft Excel biedt een vertrouwde, krachtige tool voor het tot leven brengen van de gegevens van uw organisatie en het verkrijgen van inzichten die helpen begeleiden het beheer van uw bedrijf. In combinatie met tools die in realtime naar uw bedrijfsgegevens linken, kan Excel-gebaseerde forecasting het verschil zijn dat u helpt de weg duidelijk te zien en de koers op tijd aan te passen om obstakels te vermijden.