Hoe wordt een bedrijf ISO 9001 gecertificeerd (complete gids)

Hoe wordt een bedrijf ISO 9001 gecertificeerd?

1. Leer Alles Over ISO 9001
2. Voorbereiding van Uw Team
3. het Maken van een Plan
4. Krijgen Uw Documenten in Orde
5. het Implementeren van het Nieuwe Systeem
6. het Uitvoeren van een Interne Audit
7. Voorbereiden voor Uw Registratie Audit
8. Handhaven Succes en Blijven Verbeteren

Een ervaren ISO Quality Manager zal u vertellen – het geheim van het plannen van een succesvolle implementatie ISO breekt het proces af in beheersbare stappen en krijgen de steun van het top-management van uw project plan.

1 Leer alles over ISO 9001

als het gaat om het maken van zo ‘ n grote verandering in uw organisatie, kennis is macht. ISO 9001 kan moeilijk te begrijpen zijn. De eisen die het stelt zijn talrijk, maar ze zijn er allemaal voor een reden. Voordat u stappen neemt in de richting van certificering is het van cruciaal belang dat u precies weet wat er van u wordt gevraagd.

u moet eerst en vooral beslissen wat voor soort aanpak u wilt volgen voor certificering. Dit zal u helpen op uw reis naar certificering. Er zijn een paar manieren waarop u kunt gaan over het implementeren van ISO 9001 in uw bedrijf:

1. in-House implementatie-mensen binnen uw bedrijf stellen ISO 9001 op zoals het het beste past bij uw organisatie.
2. neem een Consultant in dienst – iemand van buitenaf komt binnen om te helpen bij het opzetten van ISO 9001. De kosten zijn hoger en omdat ze niet weten uw bedrijf binnen en buiten soms de resulterende processen zijn niet de beste pasvorm.
3. sjabloon of Certificatiekit-een pre-made kit die mensen binnen uw bedrijf helpt om ISO 9001 gemakkelijker en efficiënter te implementeren.

veruit de meest populaire aanpak is het intern implementeren van ISO 9001. Of een bedrijf kiest voor de aankoop van een ISO-sjabloon of certificering kit is aan hen. Deze kits zijn relatief goedkoop, en een geweldige tijd saver als je niet hoeft te elke vorm van eerdere ervaring hebben, echter, als je misschien het gevoel dat je een goed genoeg greep op de materialen om te kunnen om het allemaal zelf te doen. Ga er maar voor!

een groot deel van het vertrouwd raken met ISO 9001 is het begrijpen van de eisen waaraan u moet voldoen en hoe deze zich verhouden tot uw bedrijf. Deze eisen zijn onderverdeeld in secties in de norm. Met deze secties kunt u eenvoudig de processen binnen uw organisatie scheiden in welk gedeelte van de vereisten ze van toepassing zijn op.

secties 4-10 zijn degenen die u moet kijken om de eisen van de standaard te vinden.

de secties van ISO 9001

1. Scope-the scope of the standard
2. normatieve referenties-verwijzingen naar ondersteunende normen
3. termen en definities-de termen die u vindt in de standaard
4. Context van de organisatie-uw bedrijfsdoelstellingen en intentie grondig afstemmen op het kwaliteitsmanagementsysteem
5. leiderschap-zorgen voor de volledige inzet van het topmanagement
6. Planning – Maak een plan voor het kwaliteitsmanagementsysteem om risico ‘ s, kansen, veranderingen en doelstellingen
7. ondersteuning – welke middelen zijn nodig voor het kwaliteitsmanagementsysteem
8. operatie-de processen die nodig zijn om te voldoen aan de eisen voor producten en diensten
9. prestatiebeoordeling-het kwaliteitsmanagementsysteem monitoren, meten, analyseren en evalueren
10. verbetering-voortdurend verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem

2 Bereid uw Team voor

u moet beslissen over één persoon in uw organisatie die de leiding zal hebben gedurende het gehele certificeringsproces. Deze persoon is over het algemeen een kwaliteitsmanager of een leider die al ongelooflijk vertrouwd is met de manier waarop uw organisatie functioneert. Uw leider zal bekend staan als uw Management vertegenwoordiger.

de Managementvertegenwoordiger is verantwoordelijk voor de volledige implementatie van ISO 9001 in uw bedrijf. Zij moeten de juiste bevoegdheid hebben om wijzigingen aan te brengen in de activiteiten en hebben een sterke greep op ISO 9001 en hoe het werkt voor uw bedrijf.

als uw bedrijf meer dan één fysieke locatie heeft, moet op elke locatie een Managementvertegenwoordiger worden benoemd. Een van de belangrijkste Managementvertegenwoordigers van het bedrijfsleven zou toezicht houden op de voortgang van alle lokale Managementvertegenwoordigers om ervoor te zorgen dat ze hun werk doen.

evenals de toppersoon, moet elk lid van uw Top Management team 100% aan boord zijn met de verandering die op het punt staat te gebeuren. Je moet de steun en het begrip hebben van elk lid van de leiding. Dit is cruciaal voor een soepele overgang.

de basis van uw overstap naar een ISO 9001-compatibel systeem wordt ondersteund door uw topmanagement. Training zal nodig zijn om ervoor te zorgen dat ze precies weten wat er gaat gebeuren.

Top Management Training moet

1. interne, operationele en marketingvoordelen van ISO 9001
2. de kosten en middelen die nodig zijn voor ISO 9001 certificering
3. hoe zij zullen worden beïnvloed en welke betrokkenheid van hen wordt verwacht

nadat het Top Management klaar is om verder te gaan, moet u de rest van uw werknemers betrekken en informeren. ISO 9001 implementatie zal van invloed zijn op elk niveau van uw bedrijf en de processen die gaan in het maken van het werk. Het is het beste om iedereen die aan deze processen werkt vroeg te laten weten waar ze voor staan en hun steun te krijgen.

de opleiding van werknemers moet

1. How getting ISO 9001 certificated works
2. How it will benefit them and their work
3. wat wordt verwacht van hun leiders

de steun van alle werknemers is cruciaal voor het succes van ISO 9001. Als ze zich bedreigd voelen door een verandering waarvan ze niet wisten dat die eraan kwam, kunnen ze meer een belemmering dan een hulp worden. U moet vergaderingen en seminars hebben met groepen werknemers uit de verschillende sectoren van uw bedrijf en alle benodigde informatie presenteren op een manier die ze kunnen begrijpen.

3 Maak een plan

Maak een ISO 9001-projectplan. Top Management buy-in is essentieel om niet alleen de planning Management Reviews, maar ervoor te zorgen dat het hele proces soepel verloopt.

een plan kan het beste worden gemaakt wanneer u een team hebt dat in staat is uw doelstellingen te bereiken. Uw team moet bestaan uit managers uit de verschillende gebieden van uw bedrijf die de bevoegdheid hebben om veranderingen in hun gebied te implementeren. Ze staan allemaal onder uw Managementvertegenwoordiger.

het hebben van een team zal het behalen van certificering veel gemakkelijker maken. Zij zullen elk hun verantwoordelijkheden hebben vastgesteld en in staat zijn om iedereen in hun gebied op zijn taak te houden. Het team zal tijdens de implementatie regelmatig bijeenkomen om de voortgang te volgen, middelen toe te wijzen, vragen te beantwoorden en alle facetten van het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem te coördineren.

als je eenmaal weet hoe je het al doet, is het tijd om te gaan zitten en een plan voor de toekomst te maken. Je moet een time-line voor de uitvoering met vaste data en deadlines om dingen gedaan te krijgen te creëren. Met een time-line ingesteld op zijn plaats, kunt u gemakkelijker blijven op de taak zonder andere dingen tekenen van uw focus.

een gap-analyse is een goede manier om te zien hoe het systeem dat u al hebt zich verhoudt tot de ISO 9001-norm. Door dit te doen zul je in staat zijn om lijsten te maken van wat er al op zijn plaats is en wat er op zijn plaats moet worden gezet om aan de vereisten te voldoen. U kunt mogelijk to-do-lijsten maken voor elke sectie van de standaard.

er zijn veel checklists voor gap-analyse online beschikbaar (Lees meer over onze Gap-analysetools) die nuttig kunnen zijn voor uw bedrijf om uit te vinden hoe u zich in uw huidige toestand tegen ISO 9001 kunt meten. U kunt ook een auditor inhuren en hen laten weten dat u wilt zien welke delen van uw systeem al aan de vereisten voldoen.

4 Uw documenten op volgorde zetten

het ontwikkelen van uw documentatie kan een vervelende taak zijn, een taak waar veel mensen niet naar uitkijken. Er zijn veel technische vereisten voor documentatie binnen de ISO 9001-norm, wat waarschijnlijk betekent dat u veel werk te doen heeft.

het is essentieel dat uw documentatie wordt ontwikkeld in overeenstemming met de ISO 9001-vereisten, en niet alleen voor het verkrijgen van certificering. Met goed geschreven en beschikbare instructies en procedures wordt het veel gemakkelijker om nieuwe processen in de vouw te introduceren. Iedereen kan profiteren van de juiste documentatie.

omdat het aan het begin van het proces staat, kan het klaar krijgen van al uw documentatie het proces schijnbaar vertragen tot een schreeuwend einde. Er zijn manieren om het te versnellen. U kunt kant-en-klare sjablonen kopen die het invoeren van de informatie snel en gemakkelijk maken. Of u kunt zelf sjablonen maken die aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf.

documentatie vereist volgens de ISO 9001-Norm

1. kwaliteitsbeleid
2. kwaliteitsdoelstellingen
3. Process Map
4. werkinstructies
5. Procedures
6. formulieren
7. de reikwijdte van het kwaliteitsbeheersysteem

al uw documentatie moet specifiek zijn voor uw organisatie en volledig relevant. Het moet ook op een duidelijke manier worden geschreven die gemakkelijk te navigeren en te begrijpen is. Documenten moeten voor iedereen binnen het bedrijf gemakkelijk toegankelijk zijn als ze ze nodig hebben.

u moet beschikken over een controlesysteem voor uw documentatie dat verslagen van goedkeuring, updates en herzieningen van documenten toont. Alleen de meest recente versie van een document moet beschikbaar zijn voor uw medewerkers om toegang te krijgen, waardoor ze alleen de informatie die ze nodig hebben.

5 implementeer het nieuwe systeem

het is nu tijd om uw nieuwe systeem in werking te zetten. Je volgt de zorgvuldig gemaakte plannen om over te stappen op het kwaliteitsmanagementsysteem dat je nodig hebt. Het is belangrijk om dit deel stap voor stap te doen.

de invoering van een nieuw systeem zal waarschijnlijk invloed hebben op elke werknemer binnen uw organisatie en de manier waarop zij uw werk uitvoeren. De werknemers betrekken bij het ontwikkelen van werkinstructies waar mogelijk. Op die manier, als ze op een of andere manier worden gewijzigd om aan de eisen te voldoen, zullen ze vanaf het begin in op het. Ze hebben meer kans om te begrijpen wat er van hen wordt gevraagd als ze een hand hebben in het ontwikkelen van het.

tijdens het implementatieproces moet u een aantal managementbeoordelingen uitvoeren. Deze reviews zullen de output nemen van welke wijzigingen je hebt aangebracht en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Gebruik alle informatie die u bij de hand heeft van elk proces dat bijdraagt aan uw kwaliteitsmanagementsysteem. Vind altijd manieren om het beter te maken.

6 Voer een interne Audit

uit tijdens de implementatie en zelfs na certificering moet u interne audits uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de vereisten. Deze audits worden uitgevoerd door een of meer leden van uw eigen medewerkers die hiervoor zijn opgeleid.

het opleiden van een werknemer om een interne audit uit te voeren kan worden gedaan met eenvoudige online cursussen die hen alle hulpmiddelen geven die ze nodig hebben om hun werk te doen. Bij kleinere bedrijven kan het de Managementvertegenwoordiger zijn die het hele bedrijf anders controleert dan het werk waarvoor zij direct verantwoordelijk zijn. Als iemand zijn eigen werk controleert, wordt het beschouwd als een nonconformiteit.

u hoeft niet het hele bedrijf in één keer te controleren. Het is mogelijk om slechts een enkel gebied of proces binnen uw bedrijf tegelijk te controleren. U moet tijdens het implementatieproces beginnen met interne audits, zodat u kunt zien waar de dingen misschien niet helemaal werken. De resultaten van deze audits kunnen worden gebruikt bij management reviews om verbeteringen aan te brengen.

7 Bereid je voor op je Registratiecontrole

zodra je klaar bent om te gaan, is het tijd voor iemand die onafhankelijk is van je bedrijf om het te komen controleren. Deze persoon zal uw registrar en zal u door naar certificering. Zorg ervoor dat u een registrar die is geaccrediteerd door een nationale certificeringsinstantie te kiezen. Welke auditor u werkt met moet volledig gekwalificeerd zijn om uw specifieke organisatie te controleren.

zodra u een registrar kiest, sturen zij een auditor naar uw organisatie om te beoordelen hoe goed u aan de vereisten voldoet. Zij zullen zowel uw documentatie als uw processen controleren. Tenzij ze aanzienlijke problemen met uw kwaliteitsmanagementsysteem aan het licht brengen, ontvangt u waarschijnlijk uw ISO 9001-certificering.

vóór de controle is het van essentieel belang uw werknemers voor te bereiden op wat er gaat komen. Zorg ervoor dat ze allemaal weten wanneer de audit zal plaatsvinden en het doel ervan. Het zou nuttig zijn om te oefenen met het beantwoorden van vragen die de auditor kan stellen. Ze moeten duidelijk antwoorden en laten zien dat ze een goed begrip hebben van hun rol in het systeem.

Controleer of uw faciliteit klaar is voor de audit. Ruim alles op en ruim alle rommel op die rondslingert. Zet alle documenten op hun plaats en zorg ervoor dat er geen liggen waar ze niet horen te zijn. Controleer of prikborden allemaal up-to-date informatie zijn.

een plaats hebben waar de auditor kan werken, een stil kantoor of zoiets. Ze zullen een goede hoeveelheid tijd besteden aan het controleren van uw documentatie en zal niet in de faciliteit de hele tijd. Zorg ervoor dat u uw kwaliteitsbeleid en procedures direct beschikbaar.

er moet één werknemer worden aangesteld om de auditor door de faciliteit te leiden om hen te laten zien waar de verschillende gebieden zich bevinden. Ze moeten worden opgeleid om geen vragen te beantwoorden, tenzij specifiek gericht op hen. De andere werknemers moeten antwoorden.

als u geen belangrijke nonconformiteiten in uw kwaliteitsmanagementsysteem hebt, krijgt u uw ISO 9001-certificering. Het proces eindigt daar echter niet. Een van de eisen van ISO 9001 is om te blijven verbeteren, iets wat de certificeringsinstantie zal bijhouden.

8 behoud succes en blijf verbeteren

u moet de focus op uw certificering en het onderhoud van uw kwaliteitsmanagementsysteem niet verliezen nadat u het hebt ontvangen. Een auditor zal een of twee keer per jaar een bewakingsaudit uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw organisatie blijft voldoen aan de standaard en voortdurend verbetert.

constante monitoring en herziening van uw kwaliteitsmanagementsysteem is een must. U moet doelstellingen hebben die de resultaten gemakkelijk te meten en te interpreteren maken door alle leden van uw team. Bij deze evaluaties moet worden nagegaan waar wijzigingen moeten worden aangebracht en op welke gebieden kansen kunnen worden geboden.

interne audits en managementbeoordelingen zijn een uitstekende manier om de prestaties van uw kwaliteitsmanagementsysteem bij te houden. Beide procedures moeten regelmatig worden gepland om ervoor te zorgen dat niets achterblijft bij de vereisten. Het is ook makkelijker om risico ‘ s en kansen te vinden als je dit soort informatie hebt.

met de toevoeging van feedback van klanten en medewerkers zal het voor uw organisatie gemakkelijk zijn om uw systeem voortdurend te verbeteren. U kunt een Plan-Do-Check-Act soort systeem te implementeren om uw verbeteringsinspanningen te begeleiden. Deze vier stappen geven u een eenvoudig kader om te werken aan succesvolle verandering.

gefeliciteerd met uw ISO 9001-certificering

met behulp van deze stappen kan uw organisatie een efficiënt kwaliteitsmanagementsysteem creëren dat perfect aansluit bij de ISO 9001-norm. Zodra u alles op zijn plaats hebt gezet, zal het gemakkelijk zijn om aan de vereisten te blijven voldoen. Goede monitoring-en beoordelingspraktijken zorgen ervoor dat uw systeem tot ver in de toekomst aan de standaard blijft voldoen.

vergeet niet het certificeringsproces in zijn geheel te bekijken. Het is onmogelijk om te beginnen als u zich al zorgen maakt over uw definitieve audit. Doe het stap voor stap en stel jezelf op voor succes vanaf het begin. Voor je het weet heb je je ISO 9001 certificering in de hand.