Hoe werkt PRINCE2?

in onze laatste blogpost hebben we u een inleidend overzicht gegeven van wat PRINCE2 precies is.

een gestandaardiseerd kader voor projectbeheer, “projecten in gecontroleerde omgevingen”, of kortweg PRINCE2, is de facto methode voor het beheer en het ontwerp van projecten die zich uitstrekken over een veelheid aan vormen, duur en toepassingsgebieden.

het vastleggen van een focus op de productie van het eindresultaat, het dicteren van wat zal worden geproduceerd, wanneer en door wie, in plaats van het sturen van hoe dingen moeten worden gedaan, maakt PRINCE2 zeer kneedbaar, schaalbaar en flexibel in vele projecttypes en industrieën.

maar hoe werkt PRINCE2?

om te begrijpen hoe PRINCE2 werkt, is het eerst essentieel om te begrijpen hoe de kernwaarden van PRINCE2 werken om een project te definiëren. Onder PRINCE2 wordt een project gedefinieerd als een tijdelijke organisatie die is opgericht om één of meerdere producten te genereren in overeenstemming met een vooraf overeengekomen business case. Wat in principe betekent dat PRINCE2 zich, door zijn primaire focus op het eindresultaat, of bedrijfsproduct, inzet voor de levensvatbaarheid van bedrijven.

een PRINCE2 project wordt gedefinieerd door een paar parameters, voornamelijk die:

• projecten zijn tijdelijke
• project zijn het niet de line-activiteiten
• projecten vereisen
• project worden geïnitieerd
• projecten moeten leveren resultaten
• project verandering in brengen
• projecten zijn vaak interdepartementale
• Projecten moeten altijd haalbaar zijn voor de business client

De aanpassing van de PRINCE2-Project Omgeving

Als een project wordt geacht te worden gebruikt binnen een gecontroleerde PRINCE2 omgeving, het werken binnen de parameters die hierboven zijn geschetst, de volgende stap is het op maat maken van PRINCE2 methode om structuur te projecteren om de sterkste, en meest succesvolle, uitkomst te krijgen.PRINCE2 structureert projecten door middel van een schaalbare structuur van drie sleutelelementen, elk gericht op het creëren van een duurzaam eindproduct. De drie elementen zijn de 7 principes, de 7 thema ‘ s en de 7 processen van PRINCE2, die vervolgens kunnen worden aangepast aan de eisen en specifieke omgeving van het project.

vloeibaarheid tussen methode en omgeving is de sleutel. De 7 thema ‘ s kunnen worden aangepast aan zowel de vorm als de reikwijdte van een project, of de terminologie van PRINCE2 kan worden vergeleken met de taal die binnen de omgeving van uw project bestaat, waardoor het aantal managementproducten wordt verminderd totdat alleen de meest intrinsieke overblijven – zoals het projectdagboek, project status rapport en project voltooiing rapport worden gebruikt. Op dezelfde manier kunnen de rollen en processen binnen PRINCE2 worden verminderd of aangepast.

alleen de principes van PRINCE2 moeten voor alle projecten ongewijzigd blijven.

een inleiding de PRINCE2 principes, thema ’s en processen

de principes, thema’ s en processen van PRINCE2 fungeren als een richtlijn om uw project onder controle te houden, wat in wezen is wat PRINCE2 is gemaakt om te bereiken. De 7 principes, thema ‘ s en processen zijn grotendeels onlosmakelijk met elkaar verbonden en helpen elkaar te informeren en te definiëren, waardoor de nexus van de PRINCE2-methodologie wordt geconstrueerd. De 7 basisprincipes, zoals zakelijke rechtvaardiging en management door uitzondering, vormen de 7 thema ‘ s, in Risicobeheer of planning, die op hun beurt helpen om de 7 processen te definiëren.

de 7 basisprincipes van PRINCE2

de 7 basisprincipes van PRINCE2 zijn het enige deel van het kader dat strikt moet worden toegepast om het PRINCE2-kader op een project te kunnen gebruiken. Zij fungeren als een noodzakelijke basis voor het kader waarop moet worden gebouwd.

1.Voor het begin van het project moeten de doelstellingen en de verwachte waarde van het project worden vastgesteld. Deze worden vervolgens gebruikt om de voortzetting van het project te rechtvaardigen, door een consistente evaluatie van de voortgang van het project in overeenstemming met de doelstellingen van zowel het project als het bedrijf.

2.Leren uit ervaring

PRINCE2 vereist het bijhouden van een ervaringsdagboek waarin risico ‘ s, problemen, gemaakte fouten, goede ervaringen, nieuwe ideeën en verbeteringen worden geregistreerd. Als basis voor een ervaringsrapport op het hoogtepunt van het project, zal het dagboek u en uw team helpen bij het beheer van toekomstige projecten.

3.Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

binnen een PRINCE2-project worden drie belanghebbenden erkend, elk met verschillende belangen in het project: ondernemers, leveranciers en gebruikers. De ondernemer treedt op als projectsponsor met een verwachting van een nut; de gebruiker werkt met en evalueert resultaten; en de leverancier produceert de resultaten. In elk PRINCE2-project zijn er duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden die gericht zijn op een nauwkeurige vertegenwoordiging van hun respectieve belangen. Deze stakeholders vormen vervolgens de stuurgroep, die de belangrijke beslissingen over het project neemt.

4.Het toezicht op de Beheerstadia

naast de plannings -, uitvoerings-en toezichtstadia van het kader integreert PRINCE2 met een groot aantal beheerstadia die planning en budgettering vereisen. Met behulp van de businesscase zorgt de stuurgroep voor de implementatie van de volgende fase, inclusief de planning, inclusief de budgettering. Voor elke fase is er een noodzakelijk etappeplan gemaakt dat aansluit bij het projectplan dat toegankelijk moet worden gemaakt voor het projectteam.

5.Management by Exception

management by exception is een projectstructuur die een hogere standaard van risicobeheer biedt. Op elk niveau van de hiërarchische managementstructuur een bepaalde duur, kosten, reikwijdte en risico en een aanvaardbaar tolerantiebereik bepalen en een escalatiebeleid uitvoeren indien een van deze tolerantieniveaus wordt geschonden. PRINCE2 zorgt voor meer controle over de uitvoering van het project.

6.Focus op producten

het doel van PRINCE2 is het creëren van resultaten, die binnen het kader, producten genoemd. Door niet de logistiek van de levering van het product vast te leggen, maar de nadruk te leggen op de kwaliteit, kan PRINCE2 eenvoudig worden gecombineerd met andere projectmanagementmethoden of benaderingen, zoals Agile – en is universeel toepasbaar.

7.Het aanpassen aan de Projectsituatie

PRINCE2 is geen one size fits all benadering van het projectbeheer, de methode moet worden aangepast en toegepast ten behoeve van de specifieke projectsituatie. In samenwerking met PRINCE2 opgeleide of ervaren projectmanagers, zal de stuurgroep, naast de aanpassingsrichtlijnen die PRINCE2 biedt, de nodige aansluitingen maken met de thema ‘ s en processen van PRINCE2.

de 7 thema ’s in PRINCE2

de 7 thema’ s zijn gebieden met vereiste kennis die nodig zijn om rekening te houden met de hele levensduur van het project. Ze hebben betrekking op de antwoorden op vragen als: Waarom, wie, wat, wanneer, hoe wat als, wat zijn de effecten van, waar gaan we heen, en waar willen we naartoe?

1.Businesscase

de businesscase betreft het “waarom” van het project. Aan de basis van de structuur en planning van het project, wordt de business case bepaald door de stakeholders en moet worden bijgewerkt in elke managementfase, meer gedetailleerd om het project dichter bij de realiteit te brengen.

2.Organisatie

beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden die tijdens het PRINCE2-project moeten worden benoemd en aangepast, heeft de organisatie betrekking op de ” who ” van het project. Organisatie delegeert taken en bepaalt het tolerantieniveau waaraan de taken moeten worden uitgevoerd, maakt gebruik van management bij uitzondering en navigeert interacties tussen project en bedrijf.

3.Kwaliteit

kwaliteit vertegenwoordigt een algemeen begrip van het doel van het project, waarbij het projectteam, het management en de belanghebbenden betrokken zijn. Zonder een duidelijke formulering van de criteria die het succes van het project en de levering van het product vormen, een project is waarschijnlijk mislukken. Het ‘ wat ‘ van het project.

4.Plannen

gestandaardiseerde plannen zijn essentieel voor de werking van PRINCE2-projecten, van projectplannen tot teamplannen, en beschrijven hoe en wanneer van het project. Van micro tot macro, plannen maken de controle van de uitkomst van het project mogelijk.

5.Risico ‘ s

aangezien projecten van tijdelijke aard zijn en slechts eenmaal plaatsvinden, bevatten zij een hoog percentage onzekerheid over het resultaat. Management bij uitzondering en continue projectevaluatie beperkt de potentie van risico ‘ s door constante monitoring.

6.Wijzigingen

wijzigingen betreffen de effecten die mogelijke problemen kunnen hebben op het project en de manier waarop ze moeten worden behandeld – waarbij de vraag wordt gesteld: “wat zou er gebeuren als?”Overeenkomstig de beheersstructuur van PRINCE2-projecten moeten belangrijke wijzigingen aan de stuurgroep worden meegedeeld.

7.Voortgang

het thema dat betrekking heeft op de constante evaluatie van de haalbaarheid van het projectplan en de voorgeschreven resultaten, door middel van een gestructureerd besluitvormingsproces, resultaatbewaking en het proces van escalatie van het beheer.

de 7 processen van PRINCE2

de processen van PRINCE2 moeten de productie van resultaten sturen en de doelstellingen van het project structureren.

1.Voorbereiding van een Project

de eerste fase van het project vindt plaats voordat het project begint, waarbij wordt gevraagd of het project zelfs haalbaar is wanneer het wordt beoordeeld samen met de wenselijke resultaten en de voorspelde kosten en reikwijdte van het project. De projectvoorbereiding moet worden ingesteld door het projectmandaat, afgegeven door de leiders van het project, dat de taken die zijn geassocieerd met de opzet van het project articuleert, met inbegrip van de naam van de projectmanagers. Wie stelt dan een plan op waarin de start van het project, de startfase, wordt beschreven en dat aan de stuurgroep wordt voorgelegd, samen met een aanbeveling over het al dan niet voortzetten van het project.

2.Leiding geven aan een Project

nadat het project is gestart, begint de fase van de richtlijn. De stuurgroep leidt het project op macroniveau, terwijl de projectmanagers de dagelijkse managementtaken uitvoeren. Alleen in uitzonderlijke omstandigheden of bij overschrijding van een tolerantieniveau kan een stuurgroep ingrijpen in het microbeheer van het project.

3.Het initiëren van een Project

het hoofddoel van de initiëringsfase is het creëren van een basis voor de stuurgroep om een besluit te nemen over de goedkeuring of afwijzing van het voorgestelde project. Aangezien de financiering van het project een zorgvuldige planning en gedetailleerde beoordeling vereist, moet er een analyse van de belanghebbenden plaatsvinden, naast het opstellen van de projectplanning, het fasesysteem en de risico -, communicatie-en integratiestrategieën. De projectdocumentatie wordt ook gecreëerd door middel van een overeenkomst tussen de projectmanagers en de stuurgroep.

4.Het besturen van een fase

het besturen van een fase verwijst naar het grondwerk van de projectmanager. Van het goedkeuren en evalueren van de status van werkpakketten tot het onderhouden van consistente communicatie met de stuurgroep en het beoordelen van potentiële risico ‘ s – escaleren of zo nodig corrigerende maatregelen nemen – het beheersen van een faseproces is alomvattend.

5.Beheer van een productlevering

alle resultaten die door een PRINCE2-project worden gegenereerd, worden producten genoemd, die kunnen worden onderscheiden tussen managementproducten die binnen het project worden gebruikt om het te sturen, en gespecialiseerde producten, of alle projectresultaten. Tijdens dit proces neemt de teammanager de verantwoordelijkheid op zich om werkpakketten te leveren en worden de strategieën gedefinieerd waarmee het project en de teammanagers samenwerken. Dit proces is waar de meerderheid van de middelen worden gebruikt, en is een Assisterend proces om het ‘aansturen van een fase’ proces.

6.Beheerstrapgrenzen

PRINCE2 projecten worden geleid door managementfasen en worden gepland en uitgevoerd door de projectmanager. Elke fase die in werking treedt wanneer de vorige fase is begonnen af te sluiten en consequent wordt geëvalueerd om het projectplan en de stuurgroep bij te werken. Fasen zijn hoe de voortgang van het project wordt beoordeeld. Als de tolerantieniveaus worden overschreden, kunnen bij wijze van uitzondering corrigerende procedures worden toegepast.

7.Het afsluiten van een Project

zelfs als een project werd afgesloten voordat het goed werd afgesloten, zal in elk PRINCE2-project het afsluiten altijd worden afgerond. Uitgevoerd door de projectmanager, het vereist dat ze evalueren en afsluiten van het document van de ervaringen, het overhandigen van deze aan de lijn organisatie, en het opstellen van een aanbeveling voor de stuurgroep om het project te sluiten.

na afloop van het project wordt een evaluatieplan opgesteld, wordt een sturingsproces uitgevoerd, wordt de afsluiting van het project officieel aangekondigd en wordt het stuurcomité opgeheven.