hoe uw Team Project Scope

kan definiëren het proces van projectmanagement is moeilijk onder de knie te krijgen, en misschien is het één aspect dat managers het meest in de weg staat project scope. Het maken van een project charter of het in kaart brengen van uw project schema lijken allemaal een stuk eenvoudiger en gemakkelijker te doen in vergelijking met het leggen van de scope.

maar het is een vergissing om niet genoeg tijd en moeite in het projectbereik te steken. Uit een studie van Harvard bleek dat het gemiddelde project zijn budget met 27% overschreed. Als u wilt voorkomen dat hetzelfde te doen, moet u veel tijd besteden aan de scoping proces, zodat u later niet verrast.

als u weet dat het tijd is om de projectomvang aan te pakken, kunt u hier een goed projectmanagementprincipes aan het werk zetten en er een produceren die het project tot een doorslaand succes zal maken.

Overzicht: Wat is de reikwijdte van het project?

projectbereik verwijst naar de lijst van projectdoelen, deadlines en taken. De scope van het project wordt vaak gedetailleerd beschreven in een document genaamd een scope statement of statement of work.

door een projectomvang in een document op te nemen, geeft u het hele team een gids over alle facetten van het project, van de taken die moeten worden uitgevoerd tot de middelen die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. De reikwijdte van het project kan worden verbreed als er meer moet worden bereikt dan eerder werd gedacht, en het kan worden verkleind als het project te groot is voor het team om aan te pakken.

een projectomvang is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheden van de projectmanager, en het zal u helpen bij de taak te blijven en te voorkomen dat de projectomvang kruipt.

hoe definieer je project scope

het is gemakkelijk om te zeggen wat een project scope is, maar het is niet zo eenvoudig om een project scope document te maken. Het kan veel detail en bewegende delen hebben, en het is niet iets om licht op te nemen. Maar als je het opsplitst in vijf stappen, wordt het proces vrij eenvoudig.

Stap 1: Definieer de doelen

de eerste stap om het projectbereik te definiëren is het eindproduct of de doelen — ook wel “deliverables” genoemd — van het project te definiëren. Je moet glashelder zijn over wat je hoopt dat dit project zal bereiken. Het is een goed idee om een overzicht van uw doelstellingen met behulp van het SLIMME regel:

• Specifieke (de omvang van een project staat precies wat het project moet realiseren)
• Meetbaar (het doel is meetbaar zijn niet vaag)
• Haalbaar (is het redelijk te geloven dat het team zou kunnen bereiken van dit doel)
• Realistisch (dit kan bereikt worden relatief gemakkelijk zonder meer budget)
• Tijdige (het kan worden bereikt binnen de ingestelde tijd frame)

Tips voor het definiëren van de doelen:

het definiëren van doelen is zo belangrijk omdat het de toon zet voor de rest van uw project scope. Hier zijn een paar manieren waarop u kunt ervoor zorgen dat u de juiste doelen te stellen.

• wees flexibel: soms kunnen doelen verschuiven of helemaal veranderen in de loop van het project, en dat is OK. Bijvoorbeeld, als je doel is om een huis met twee verdiepingen te bouwen, en je hebt de mogelijkheid om een veranda te bouwen als je binnen een bepaald budget komt, is het OK om ruimte te bieden voor het bereik om te verschuiven in overeenstemming met uw doelen.
• iedereen betrekken: doelen moeten niet door één persoon worden ontwikkeld; alle stakeholders moeten afwegen en hun eigen perspectief meenemen, wat u kan helpen om dingen die u hebt gemist op te nemen, of doelen te vermijden die niet zouden moeten worden nagestreefd.

Stap 2: definieer potentiële obstakels

de volgende stap voor een effectieve projectplanning is het identificeren van gebieden waar uw project kan ontsporen. Wat kan het budget van uw project in gevaar brengen? Wat kan grote vertragingen veroorzaken?

bijvoorbeeld, als u een klein huis aan het bouwen was, zou u een probleem met het weer kunnen tegenkomen, als er twee keer zoveel regenachtige dagen waren als gewoonlijk in die tijd van het jaar, dat uw vooruitgang zou kunnen vertragen. Of, misschien gaat de prijs van hout met 5% omhoog tegen de tijd dat u een zending bestelt.

Tips voor het definiëren van potentiële obstakels:

obstakels zijn moeilijk te voorspellen, maar de kans is groot dat u al een goed idee hebt van wat er het meest waarschijnlijk fout gaat met het project, dus begin daarmee en werk naar buiten.

• niets weglaten: Schrijf alle mogelijke dingen op die mis kunnen gaan met het project.
• heb een plan: Stel een rampenplan op waarin wordt uiteengezet wat u zult doen om de gevolgen voor elk obstakel te beperken, zodat u voorbereid bent als het gebeurt.

Stap 3: identificeren van noodzakelijke middelen

hoeveel geld kost het project? Welke benodigdheden zijn nodig? Hoeveel manuren zullen er nodig zijn? Al deze vragen moeten in detail worden beantwoord. Je moet uitgebreid onderzoek doen en komen met exacte cijfers; opgeleide gissingen zullen vrijwel zeker leiden tot kostenoverschrijdingen die het hele project kunnen ontsporen.

Tips voor het identificeren van de benodigde middelen:

een nauwkeurige boekhouding van de middelen zal ervoor zorgen dat iedereen de tools heeft die hij nodig heeft om het project op schema te houden, dus dit is een belangrijke stap.

• zijn uitputtend: zelfs kleine kosten kunnen optellen, dus maak een lijst van alles wat je kunt bedenken dat het project nodig heeft om te slagen.
• overleg met anderen: Deel de lijst die je hebt gemaakt met andere stakeholders in het project om te zien wat ze denken en of je iets uit de lijst hebt gelaten.

Stap 4: Geef een mijlpaalschema op

Nu u de doelen, obstakels en middelen hebt uiteengezet, kunt u een algemene tijdlijn samenstellen van wat u kunt bereiken. Het is belangrijk om specifieke mijlpalen opzij te zetten die iedereen zullen helpen om de voortgang van het project te volgen.

bijvoorbeeld, als je een huis bouwt, zou de eerste mijlpaal kunnen zijn om de basis te leggen, de tweede zou kunnen zijn om het raamwerk van de structuur op te richten, de derde zou kunnen zijn om elektriciteit en sanitair te installeren, en de vierde zou het voltooide huis kunnen zijn.

Tips voor het verstrekken van een mijlpaalschema:

het opstellen van mijlpalen is een belangrijk onderdeel van het samenbrengen van het projectbereik. Zodra dat op zijn plaats, je bent bijna klaar, en het is allemaal over Plan scope management vanaf hier op uit.

• datums aan elke mijlpaal toevoegen: Het is niet goed genoeg om simpelweg mijlpalen te hebben, je moet er ook data aan toevoegen, of er is geen gevoel van prioriteit in je taken en je riskeert het project niet op tijd af te ronden.
• een rampenplan hebben: als u een mijlpaal mist, moet u een plan hebben over welke acties u zult ondernemen om de volgende mijlpaal op tijd te bereiken.

Stap 5: lijst van stakeholders

met de doelstellingen van uw project gedefinieerd, is het nu tijd om een lijst van stakeholders te maken. Een stakeholder is iedereen die een belang of zorg in het project heeft. Voor een bouwbedrijf, bijvoorbeeld, zou dat de chief executive officer, de chief financial officer, investeerders, en de bouwmanager omvatten.

Geef een lijst van alle personen die betrokken zouden moeten zijn bij dit project en die belangrijke verantwoordelijkheden hebben om ervoor te zorgen dat het project wordt uitgevoerd.

Tips voor het opsommen van de stakeholders:

het is belangrijk om een uitputtende lijst van alle stakeholders te hebben, want als je iemand mist, kan het grote gevolgen hebben voor het project omdat taken niet werden voltooid omdat iemand weggelaten werd.

• ga door de mijlpalen: een goede manier om belanghebbenden te identificeren is door elk aspect van de projectscope die u tot nu toe hebt opgebouwd te doorlopen. Vraag jezelf af welke mensen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van elke mijlpaal, voor het verwerven van elke bron, en voor het overwinnen van elk obstakel. Dit zal u helpen voorkomen dat iemand te vergeten.
• hecht belanghebbenden aan elementen van het plan: door namen toe te kennen aan elementen in de reikwijdte, zoals middelen, taken en mijlpalen, is het duidelijk wat ieders verantwoordelijkheden zijn, wat het project soepeler laat verlopen.

de beste project management software voor project scope management

het creëren van een project scope vanuit het niets is een beetje ontmoedigend, maar er zijn veel software opties die u kunnen begeleiden. Hier zijn drie van de beste project management software opties die vooral effectief zijn in het helpen van u lay-out van een project scope.

monday.com

monday.com biedt een taakplanner met prioritering, waarmee u de mijlpalen kunt opmaken, en een gedeelde teamkalender waarmee u alle belanghebbenden kunt betrekken. Een resource management tool helpt gebruikers bij het bijhouden van de bronnen van het project.

u kunt alle taken en de stakeholders waarmee ze zijn geassocieerd bekijken via monday.com het dashboard.

Podio

Podio heeft ook functies voor taakprioritering en planning en een eenvoudige manier om nieuwe taken in te voeren door simpelweg op “T” op het toetsenbord te drukken. Het heeft ook documentopslag, zodat u het projectbereik in het bestand kunt houden, en rapportage, zodat u gegevens kunt verzamelen over hoe goed het project het doet.

Podio ‘ s dashboard maakt het gemakkelijk om project belanghebbenden en taken te zien.

Scoro

Scoro heeft aangepaste velden waarmee u bronnen kunt volgen en beheren. Het heeft ook een taak creatie en lijst systeem dat u zal toestaan om uw mijlpalen te beheren, en u kunt relevante stakeholders taggen. Het heeft ook opslag van documenten en het delen van bestanden, evenals budget rapporten en dashboards, zodat u de financiën kunt bekijken.

Scoro ‘ s dashboard houdt alle aspecten van het projectbereik op één plaats.

het is tijd om uw eigen projectscope te maken

Nu u weet wat er allemaal in het creëren van een scope van werk gaat, is het tijd om zelf te gaan werken. Stel jezelf deze vragen:

• Wat zijn de fasen in de levenscyclus van mijn project?
• heb ik al een project scope statement dat ik kan aanpassen en uitbreiden?
• hoe breed of hoe smal moet de reikwijdte van een project zijn, en heb ik een projectomvanganalyse uitgevoerd om dat vast te stellen?
• Wat is een kennisgebied dat ik moet behandelen?

Reserveer een paar uur in de volgende week of twee om te gaan zitten en de bovenstaande stappen te doorlopen. Kijk naar een project scope voorbeeld of twee om te zien hoe anderen het hebben gedaan. En dan gewoon aan het werk en maak er een.